DOCUMENTOS

FORMALES
¿QUÉ SON DOCUMENTOS
FORMALES?

•Los documentos formales o

administrativos son el soporte en
el que se materializan los distintos
actos de la Administración Pública,
la forma externa de dichos actos.
 Los documentos formales o administrativos
son una comunicación escrita de carácter
oficial que se utiliza tanto en la
administración pública como en la privada,
con el fin de permitir el cumplimiento de las
leyes y las normas internas de cada
entidad o institución
Funciones
Son dos las funciones
primordiales que cumplen los
documentos administrativos:

Función de constancia. Función de

comunicación

El documento asegura la Los documentos

pervivencia de las administrativos sirven
actuaciones como medio de
administrativas al
constituirse en su soporte comunicación de los actos
material. de la Administración.
Principios fundamentales que rigen la
redacción de los Documentos
administrativos

Los documentos administrativos o formales se

redactan teniendo en cuenta determinadas normas,
pautas, o esquemas establecidos con el fin de uniformizar
su uso.
Los D.A. deben ser elaborado lo
mas simple y breve posible, lenguaje sencillo y común.
Tener presente el principio de la
racionalización. Redactar documentos directos, concretos
y precisos .
Deberá prevalecer la razón y la
apreciación de su contenido.
Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir
a la acción en el menor tiempo y lograr sus objetivos.
Características
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un
documento pueda ser calificado como documento administrativo.

 Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a

aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto
alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos
administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia
organización administrativa.

 Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento

administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que
integran la organización de una Administración Pública.

 Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de

requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la
actividad administrativa.
Tipos de documentos
 Carta
 Oficio
 Solicitud
 Informe
 Constancias
 Certificados
 Actas
 Memorandos
 Concepto:
fecha

Es un documento de carácter Destinatari

Cuerpo:
privado que se utiliza fuera o Saludo
del estado y entre personas Asunt
naturales para tratar asuntos o
despedida
de interés común
relacionados con la vida
cotidiana
La
carta Una carta es un medio de
Comunicación escrita por
un emisor (remitente) enviado a
un receptor (destinatario).

Documento
interno y
externo
Estilos :
Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de
correspondencia de ámbito profesional, laboral,
institucional...etc.
Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa
un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la

única diferencia de que ésta es específicamente para
familiares.

Muy formal: En estos casos se nota una distancia aún mayor

con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se
dirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.:
Directora de la institución).
 Partes de la carta:
 fecha del día y lugar al que se Lima, 30 de junio de
dirige. 2020
 Destinatario: nombre, dirección a Señor:
Martín Arellano
quien va dirigida, Alcides
 Saludo: Vocativo Juliaca
en fórmulas establecidas. Estimado Profesor
 personal o consolidado

 Exposición del asunto

temas pertinentes.
 Despedida: cortesía con la que
se da término a la carta.
 Firma: clara, o en sustitución
también puede llevar el
nombre en extenso.
 Lima, 08 de setiembre de 2019
Señorita
Sofía León Morales
[Link] 241,
Ciudad -TACNA

Estimada Señorita :

Por medio de la
presente que por
conducto notarial dirijo,
le reitero nuestra
preocupación al no
haberse acercado a
efectuar la cancelación
de su cuenta pendiente
con la compañía. La letra
venció hace más de 20
días.
Le hacemos presente
 Institución Educativa
―Marcelino Champagnat‖

Lima, 08 de setiembre de 2020

Señor:
José Reynafarje Perez
Padre de Familia
Presente.-

Es grato dirigirme a Usted para saludarlo y a la vez hacer de su

conocimiento que su menor hijo será suspendido por el
incumplimiento del reglamento del colegio por 5 días empezando
desde la fecha.

Atentamente,

María del Carmen Chalco

Coordinadora de O.B.
 EL OFICIO
 El oficio es un documento protocolar. Se usa con
la finalidad de comunicar y coordinar acciones,
invitar, pedir información, contestar, remitir
documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de
trabajos administrativos.

• Partes:

Documento
externo
 MISMAS
Tiene varias partes según la ubicación y estas
constituyen:

Es el extremo superior del

documento y comprende las siguientes partes:

Inscripción que identifica a la institución que

remite el documento.
Denominación

que

da

el
gobierno a cada año calendario
Numeracio Parte que individualizael documento e
n:
identifica a la institución destinataria.
Compuesto por:
 Nombre completo del documento: OFICIO
 Nª correlativo del documento integrado por 3 digitas (025).
 Las 2 ultimas cifras del año calendario entre guiones - 20 -
 Las siglas de la Inst. separado por – ó /.

Parte que identifica a la

persona,
dependencia o Inst.. a quien se remite el documento.
Es la síntesis del contenido de un documento o del motivo
que le origen.
Hace mención a los antecedentes del
documento que se elabora.
cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de
documento.
 Extremo inferior del documento
integrado por las siguientes partes
Es la palabra o frase que se emplea cuando
se ha concluido la redacción de un texto.
Comprende el nombre, apellido y la rubrica.
: Parte que identifica al responsable de la
comunicación.
Instrumento que autentica o legaliza el
documento que se envía.
Se emplea únicamente cuando al documento
que remitimos se acompaña con otros ( recibos,
facturas, etc..)
Menciona a las autoridades a quienes se
envía copia del documento.
Identifica a los responsables de la
elaboración del documento.
Partes del oficio:
 Membrete: nombre, dirección, teléfono y
ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
 Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y
año en que se expide la carta
 Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código
postal de la persona a quien se dirige la carta
(destinatario).
 Vocativo: expresión de cortesía que une al
firmante con el destinatario.
 Texto: exposición del asunto que motiva la
carta.
 Antefirma: razón social o denominación de la
causa.
 Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de
explicar o quieras aclarar.
 Año de la universalización de la salud”.

OFICIO Nª 053 -20 – USMP

Lima, 08 setiembre de 2020
Señor: Ing. Ricardo León Castillo.
Director de la Escuela de Ing. Comercial
de la Universidad San Martin de Porres

Asunto: Invitación a una conferencia de Retail-

Plaza Vea
Refderente: oficio N°001-20-usmp
Es grato dirigirme a Usted para hacer de su conocimiento que se llevará acabo
la conferencia de Retail-Plaza Vea en la Universidad Privada de Tacna en la Facultad
de Ciencias Empresariales el día 20 de octubre a las 6:30 pm. del presente año.
Conocedor de sus técnicas y proyectos hago propicia la invitación para que pueda asistir
en dicha actividad como ponente en el tema de Marketing.
Espera de su amable respuesta y de antemano agradeciendo por su
valiosa participación en la conferencia, me despido.
Atentamente.

Ing. Carlos Ávila Béjar

Director de la Escuela de
Marketing Comercial
 La Solicitud
Concepto: Partes :

Documento
interno
 SOLICITO: Justificación de Inasistencias

Srta. Directora de la Escuela de Negocios Internacionales

Sofía León Morales
S.D.

Maritza Rojas Mori, D.N.I. 53476772, alumna del cuarto año de la facultad
de economía de la USMP; me presento ante usted y expongo:
Que, habiéndome encontrado delicada de salud y estando con
descanso médico, pido a usted pueda facilitarme el poder dar las
evaluaciones correspondientes de los días no asistidos,
agradeciendo su comprensión me despido.
Por lo expuesto, solicito a usted me autorice por ser de justicia.

Adjunto la copia de mi certificado medico.

Lima,08 de setiembre de 2020

Maritza Rojas.
Código 0994567
 EL
MEMORANDO
Es una comunicación escrita en forma breve y diplomática
de uso interno de las empresas o instituciones, en el que
se recuerdan hechos y razones
para que se tengan presentes en
algún momento, ya sean
instrucciones, información o petición. La mayoría de las
oficinas cuentan con formatos específicos
de memorándum, pero si no fuese
así se elaborará en media hoja con los siguientes
elementos:
• Membrete.
• Fecha. Document
• Destinatario o interno
• Asunto.
• Firma.
• Referencias finales
 Atentamente,

_____________________________________

Cresalida Campos
Coordinadora del
programa de Educación
Memorando Nª 256 -20 - GV

Para : Mauricio del Moral, Director General

De : María Chalco Lazo
Asunto : Reunión de Ventas
Fecha : 12 de setiembre de 2020
El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual
el día 22 de setiembre de 2020. En la reunión se
discutirán los temas referentes al incremento de ventas
que se ha alcanzado en el último trimestre.
Es muy importante contar con su presencia.
Saludos a UD.
Atentamente,

María Chalco Lazo

Gerente
 Es un documento por el cual se hace conocer el avance
o la culminación de acciones encomendadas o la
ocurrencia de hechos considerado de interés

Clases de informes:
Documento
interno

Ordinario
Extraordinario
Técnico
 Informe Nº 0007

Para :SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO ― Claretiano‖

DE : SUB DIRECTOR DE PRIMARIA

ASUNTO : Dictado de charlas sobre desastres naturales.

Fecha: Lima, 30 de agosto de 2020

Tengo a bien dirigirme a su digno despacho a fin de hacerle llegar el presente

informe sobre las dos charlas programadas en el mes de agosto, sobre Desastres
Naturales.
Logros:
Se contó con la participación desinteresada de parte del Ingeniero Alberto
Valdivia Torres, distinguido padre de familia de nuestra institución Educativa, quien
dicto dos charlas sobre los desastres naturales, los días 15 y 20 de agosto.
Estuvieron a la altura del disertante, quien también proyecto dos videos referidos a
los desastres naturales.
Se contó con la participación de todos lo señores profesores y del alumnado en general.
Sugiero que se continúe con las charlas y capacitaciones para el personal de servicio
de nuestro plantel.
Es todo lo que tengo que informar para su conocimiento.

Atentamente:

John Valderrama Ampuero

Presidente de Defensa Civil.
 Es un documento que contiene la información o
acreditación de un hecho real y que ha sido
previamente comprobado o verificado por la persona
que lo expide.
 CERTIFICADO
Documento
externo

Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado

hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando
se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para
demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce
normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con
autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha
cumplido con lo afirmado en el documento.
LA CONSTANCIA ES UN
DOCUMENTO SIMILAR AL
CERTIFICADO, LOS DOS
ACREDITAN LA VERACIDAD DE
HECHOS O SITUACIONES QUE SE
HAN DADO O SE DAN EN LA
REALIDAD. La constancia se usa en
las instituciones tanto
públicas como privadas.
Se redacta en papel A4 o
en formulario preparado, o
propósito, para cada caso.
(Las constancias que se
expiden en formularios se
suelen enumerar
correlativamente).
 TIPOS DE
CONSTANCIAS
 Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar
que se ha pagado por un servicio o producto. Según
su formato, puede ser una factura, una boleta, un
ticket u otro.
 Una constancia de alumno regular: sirve para constatar
que una persona es o ha sido un(a) alumna(o) o un(a)
estudiante regular de una institución educacional, es
decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o
estuvo debidamente registrado(a).
 Una constancia de empleo o constancia de trabajo o
constancia de servicios: suele ser elaborada por una
institución y sirve para hacer constar que una persona
ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno
o más puesto(s) y por un tiempo específicos y por
salarios determinados.
DIFERENCIA ENTRE
CERTIFICADO Y
CONSTANCIA

Los certificados se expiden

al termino de algún
evento.
La constancia se emite
cuando todavía no se
termina el evento (durante)
 PARTES

• Se inicia indicando: El secretario…

(organismo o institución que expide)
• En forma espaciada Al centro la
palabra CERTIFICA
• Cuerpo o contenido del documento,
donde se expone razones de hecho y
derecho.
• Término del Certificado: finaaliza con
la siguiente frase: “se expide la
presente a soliciyud del interesado
para fines que crea conveniente.
• Lugar y fecha de expedición.
• Firma y sello de la dependencia que
expide
 Modelo de certificado de trabajo

MABE PERU S.A

RUC Nº .20293670600

CERTIFICA

Que Carla Mendoza Dueñas identificada con D.N.I. Nº 45545634, ha laborado

en esta empresa, desde el 06 de junio del 2006 hasta el 23 de mayo del 2009,
ocupando el cargo de Asesora de Ventas
La Srta. Carla Mendoza Dueñas durante el tiempo de su permanencia,
ha demostrado puntualidad, honestidad y responsabilidad en las
labores encomendadas.
Se expide el presente documento, de acuerdo a Ley, para los fines que el
interesado crea conveniente.

Lima, 12 de junio de 2009

———————————————————
Representante Legal Julio Rojas Hidalgo
DNI 00789623
 Constancia

La Secretaria de la Facultad de o d o n t o l o g í a que suscribe,

deja constancia de que el alumno Carlos Alberto Ávila
Béjar con código 2010035920 se encuentra matriculado
actualmente en el 1er ciclo del año académico 2020.
Se expide la presente a petición del interesado.

Lima, 8 de setiembre de 2020

Dr. Carlos Cava Bergiu Sofía León Morales

Decano Secretaria
 Clases :

Concepto: • Acta de trabajo

• Acta de sesión
• Estaciones o
momentos de la
sesión
Es un Documento
que contiene el
testimonio las
de acciones mas Partes
importantes que han
acontecido en la
relación formal de * Titulo
determinados * Texto
actos administrativos * Firma
* Post Firma
* Con copia
* Pie de
pagina
 ACTAS
• Un acta es un documento en el que se
asientan los acuerdos tomados en una
reunión y, en forma resumida, las
deliberaciones acontecidas en la misma.
Normalmente se escriben directamente en
un libro que se llama "Libro de actas".
• Los requisitos que se exigen para levantar
actas están regulados por el Código de
Comercio y también por los estatutos de la
empresa o asociación.
• Para iniciar la sesión de acta debe asistir un
quorum del 50 má uno.
Documento
interno y legal
 DIRECC. GRAL. DE
ADMON.

ACTA DE ENTREGA-
RECEPCIÓN

Siendo las 10 hrs. del día 21 de abril del 2010, reunidos

en el 5o. piso del edificio marcado con el número 67 de la Calle de Magnolia, Colonia
Guerrero, en México, D.F., el Lic. Raúl Caballero Borja, Ex director General de
Administración , Lic. Gabriel Espinosa Guerrero, designado por el C. Oficial Mayor
a partir del 16 de abril de , Director General de Administración, así como los CC.
Licenciados Luis Sánchez Pérez y Carlos Labastida Ochoa, quienes fungen como
Testigos de asistencia, se procedió al levantamiento de la Presente Acta de Entrega-
Recepción de los bienes y recursos de la Dirección General de Administración: ---------
RECURSOS FINANCIEROS. Se entrega Informe Financiero al 15 de abril, efectivo por la
cantidad de $10,600.00 depositados en la cuenta No. 542320-7 del Banco Nacional
de México, según Estado de Cuenta anexo. -----------
RECURSOS MATERIALES. Se entrega inventario de mobiliario y equipo de oficina,
relación del parque vehicular e
informe de los bienes inmuebles propiedad de la Direc. Gral. de Admón.
RECURSOS HUMANOS. Se entrega plantilla de recursos humanos al servicio de la
Dirección Gral. de Amón. -------
DECLARACIONES: -----------------
El Lic. Gabriel Espinosa Guerrero, declara que recibe los recursos .objeto de esta Acta
con las reservas de Ley, para que si procede, hacer valer sus derechos en su oportunidad.
- -El Lic. Raúl Carballido Borja, declara que entrega todos y cada uno de los bienes sin
excepción con la situación que guardan a la fecha de su renuncia como Director Gral. de
Admón.
Se cierra la presenteENTREGA RECIBE
acta a las 18 horas del día de la fecha firmando al calce los que en
ella intervinieron.
Lic. Raúl Carballido Borja Lic. Gabriel Espinosa Guerrero

TESTIGOS
Lic. Luis Sánchez Pérez Lic. Carlos Labastida Ochoa
 HOJA DE VIDA
Concepto
Clases:

•Por presentarse con

Es un documento que contiene documentos Sustentarios o
información sobre las acciones sin ellos.
mas sobresalientes de una •C.V. Documentado
persona . •C.V. Sin Documentar
•Por su grado de
complejidad
•C.V. Básico
•C.V. Fines
Profesionales
•C.V. Fines
 HOJA DE VIDA

Es un documentos que se genera dentro de la organización y se

registra la información del personal que labora dentro de la
organización especificando, información laboral, académica, y
competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el
departamento de Talento Humano de la compañía.
Características
 Este documento es estipulado por cada
organización para la decisión del manejo
de información interno se puede archivar
de manera física o digital.
 Se recomienda que la información sea
breve, veraz y eficaz
 Es una cubierta que reserva y guarda
comunicaciones escritas o documentos comerciales.
Es el complemento de la Carta, por esto siempre que

Sobr
realizamos cartas, elaboramos el sobre
correspondiente.

eEl sobre no se debe sellar con cinta

adhesiva, ni con pegante líquido, estos
elementos pueden deteriorar el
documento.
Tercio izquierdo: Se emplea para
anotaciones tales como: Confidencial,
personal, contiene disquete, videocinta,
cinta magnética, muestras, entre otras,
las cuales se ubican centradas en la
parte inferior del texto.
 PARTES

Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo.

Datos del destinatario: Centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de
acuerdo con el sobre.
Tratamiento: Título académico, con mayúscula inicial.
Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o mayúscula
inicial, se escriben los dos apellidos. Sin negrilla.
Cargo: Se escribe con mayúscula inicial.
Empresa: Se anota en la línea siguiente al cargo, con su
denominación: Razón social, sigla o acrónimo.
Dirección o apartado: Se utiliza una de las dos. Destino: Puede ser
local, nacional o internacional.