UNIDAD 4.
GESTION DEL ALCANCE
PROYECTO
ACTA DE
CONSTITUCION
Participación activa
Influencia directa
IDENTIFICACION DE GESTION DE EXPECTATIVAS,
INTERESADOS INTERESADOS NECESIDADES
Proyecto: elaboración de un columpio
Y entonces ¿por qué es importante el alcance?
UNIDAD 4. GESTION DEL ALCANCE
Incluye los procesos requeridos para
garantizar que el proyecto incluya
todo el trabajo requerido, y
únicamente el trabajo requerido,
para completar el proyecto con
éxito.
Gestionar el alcance del proyecto se
enfoca primordialmente en definir y
controlar que se incluye y que no se
incluye en el proyecto.
El objetivo principal de la gestión del
alcance es definir y controlar qué se
incluye y que no se incluye en el
proyecto.
UNIDAD 4. GESTION DEL ALCANCE
INICIO PLANEACION MONITOREO CIERRE
1. Planear gestión del
1. Validar el alcance
alcance
2. Controlar el alcance
2. Recopilar requisitos
3. Definir alcance
4. Crear EDT/WBS
UNIDAD 4. GESTION DEL ALCANCE
1. Planificar la Gestión del Alcance: proceso de crear un plan de gestión del alcance que documente
como se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto y del producto.
2. Recopilar Requisitos: Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los
requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.
3. Definir el Alcance: Es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.
4. Crear la EDT/WBS: Es el proceso de subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes
mas pequeños y mas fáciles de manejar
5. Validar el Alcance: Es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se
hayan completado.
6. Controlar el Alcance: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto y del alcance del producto, y
de gestionar cambios a la línea base del alcance
UNIDAD 4. GESTION DEL ALCANCE
ALCANCE DEL PROYECTO ALCANCE DEL PRODUCTO
Trabajo que debe realizarse para Atributos, característica y
entregar un producto, servicio o funciones que le dan forma a un
resultado con las funciones, producto, servicio o resultado.
atributos, características
especificadas Se mide respecto a los requisitos
detallados del producto o del
Se mide respecto al plan del servicio.
proyecto. La definición del
El termino “requisito” esta definido
alcance, la WBS, el cumplimiento como una condición o capacidad que
del proyecto y se mide respecto a debe estar presente en un producto,
la gestión del proyecto servicio o resultado a fin de satisfacer
un acuerdo u otra especificación
impuesta formalmente
1. PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE
Depende del ciclo de vida que haya planteado para su proyecto:
• En un ciclo de vida predictivo, los entregables del proyecto se definen al comienzo
del proyecto y cualquier cambio en el alcance es gestionado en forma progresiva.
• En un ciclo de vida adaptativo o ágil, los entregables son desarrollados a través de
múltiples iteraciones, donde se define y se aprueba un alcance detallado antes del
comienzo de una iteración.
ENTONCES, PLANIFICAR EL ALCANCE SE REFIERE A:
- Determinar el proceso que documenta un plan de gestión de alcance que determina
como se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto y del producto.
- Es un plan subsidiario, es decir, hace parte del plan del proyecto
- Depende del ciclo de vida que se haya establecido para el proyecto, pero generalmente
se hace por única vez o en puntos definidos del proyecto
- Se puede hacer de manera formal o de manera informal, depende de la cultura
organizacional
PLANIFICAR EL ALCANCE
1. ACTA DE CONSTITUCION
HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS
TECNICAS
SALIDAS
2. Plan de la dirección del
proyecto
- Plan de calidad Juicio de expertos - Plan de gestión del alcance
- Descripción del ciclo de vida
del proyecto (las fases por las
cuales atraviesa el proyecto) Análisis de datos - Plan de gestión de
(análisis de alternativas: Se requisitos
- Enfoque de desarrollo
evalúan diversas formas de
(cascada, iterativo, recolección de requisitos, elaboración
adaptativo, ágil o híbrido) del alcance del proyecto y del
producto, creación del producto,
validación del alcance y control del
3. Factores ambientales alcance)
4. Activos en los procesos de
la organización Reuniones
Salidas del plan de alcance:
1. Plan de gestión del alcance: es el plan que describe la forma como será planeado, ejecutado
y monitoreado el alcance del proyecto, esto incluye:
- La línea de base APROBADA del enunciamiento del alcance, la estructura de desgloce de
trabajo (EDT/WBS) y el diccionario de la WBS/EDT
- Determina cómo se hace el enunciado del alcance
- Cómo se aceptan de manera formal los entregables
- Cómo se realizan las solicitudes de cambio frente al alcance
- El plan disminuye la corrupción del alcance
** La ejecución se va dando en la medida que realicen interacciones, es decir en la medida que
se avance se va involucrando, tiempo, costos, calidad y riesgos.
Salidas del plan de alcance:
2. Plan de gestión de requisitos: describe como se analizarán, documentarán y gestionarán los
requisitos del proyecto y del producto. Los requisitos son las expectativas o necesidades que
tiene la organización respecto al proyecto. Este plan incluye:
• Cómo serán planificadas, monitoreadas y reportadas las actividades asociadas a los
requisitos y que se informara sobre estas.
• Cómo se iniciarán los cambios, como se analizará el impacto, como será el monitoreo,
seguimiento y reporte, así como los niveles de autorización requeridos para aprobar dichos
cambios
• El proceso para priorizar los requisitos
• Las métricas que se utilizarán y el fundamento de su uso
• La estructura de trazabilidad que refleja los atributos de requisitos capturados en la matriz
de trazabilidad
Ejemplo de un plan de gestión de alcance
2. RECOPILAR REQUISITOS
• La recopilación de requisitos se basa en definir las necesidades de los involucrados, de tal manera
que quede documentado para lograr alcanzar los objetivos del proyecto. Se considera la base para
definir el alcance del producto y del proyecto.
• Condiciones o capacidades que tiene que cumplir el proyecto
• El éxito del proyecto depende del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del
proyecto y del producto.
• Recuerde qué requisitos son necesidades cuantificadas y documentadas del patrocinador, cliente u
otros interesados.
• Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del
sponsor, del cliente, y de otros interesados.
• Deben quedar analizados y registrados con un muy buen nivel de detalle, de tal manera que permita
medirlos una vez inicie el proyecto.
• La recopilación de requisitos se basa en definir las necesidades de los involucrados, de tal manera
que quede documentado para lograr alcanzar los objetivos del proyecto. Se considera la base para
definir el alcance del producto y del proyecto.
• Condiciones o capacidades que tiene que cumplir el proyecto
• El éxito del proyecto depende del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del
proyecto y del producto.
• Recuerde qué requisitos son necesidades cuantificadas y documentadas del patrocinador, cliente u
otros interesados.
• Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del
sponsor, del cliente, y de otros interesados.
• Deben quedar analizados y registrados con un muy buen nivel de detalle, de tal manera que permita
medirlos una vez inicie el proyecto.
CARACTERISTICAS DE LOS REQUISITOS
Necesario Lo que pida un interesado debe ser necesario para el proyecto o el producto
No ambiguo El texto debe ser claro, preciso y tener una única interpretación posible
Conciso Debe redactarse en un lenguaje comprensible en lugar de uno de tipo técnico y especializado,
aunque aún así debe referenciar los aspectos importantes
Consistente Ningún requisito debe entrar en conflicto con otro requisito diferente, ni con parte de otro
Completo Los requisitos deben contener en sí mismos toda la información necesaria, y no remitir a otras
fuentes externas que los expliquen con más detalle
Alcanzable Un requisito debe ser un objetivo realista, posible de ser alcanzado con el dinero, el tiempo y
los recursos disponibles
¿Verificable Se debe poder verificar con absoluta certeza, si el requisito fue satisfecho o no? Esta
verificación puede lograrse mediante inspección, análisis, demostración o testeo
REQUISITOS QUE SE DEBEN INCLUIR EN EL PLAN
• Necesidades del negocio u oportunidades que deben ser • Requisitos Financieros
alcanzadas (Objetivos estratégicos)
• Requisitos jurídicos
• Objetivos del Proyecto que deben ser logrados
• Criterios de aceptación de los productos o (exigibles por
• Requisitos de exigencia metodológica o documental el cliente o entidades externas)
• Requisitos por cada entregable producto servicio resultado • Lineamientos de la organización y políticas
• Requisitos de Calidad • Impactos de los requisitos sobre otros productos,
procesos o
• Requisitos de Medio ambiente • proyectos
• Requisitos de Seguridad industrial • Impactos y requisitos de trabajo sobre las áreas
funcionales o
• Requisitos de Salud Ocupacional • proveedores del servicio
• Requisitos de Responsabilidad Social • Impacto de áreas externas, reguladoras, vigilantes
• Requisitos de Mercadeo Publicidad y/o Comerciales • Requisitos de, entrenamiento, manejo de cambio
• Requisitos de Manejo de Reclamaciones • Requisitos de pruebas
Recopilación de datos
HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS
TECNICAS
SALIDAS
• Tormenta de ideas
1. ACTA DE CONSTITUCIÓN • Entrevistas
DEL PROYECTO • Grupos focales
• Cuestionarios y encuestas
2. PLAN PARA LA DIRECCION
• Estudios comparativos
DEL PROYECTO: Plan de
.3 Análisis de datos
alcance, plan de requisitos, • Análisis de documentos
Plan de involucramiento de .4 Toma de decisiones
interesados. • Votación
3. DOCUMENTOS DE • Análisis de decisiones con
- Documentación de
PROYECTO: registro de múltiples criterios
requisitos
supuestos, registro de .5 Representación de datos
lecciones aprendidas, registro • Diagramas de afinidad - Matriz de trazabilidad
de interesados. • Mapeo mental de
.6 Habilidades interpersonales
requisitos
y de equipo
4. Documentos de negocio • Técnicas de grupo nominal
• Observación/conversación
5. Acuerdos • Facilitación
6. Factores ambientales .7 Diagramas de contexto
.8 Prototipos
7. Activos de la organización
ENTRADAS: TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS
1. Las reuniones , face to face con los interesados claves suele ser
1. Acta de constitución: : En este documento esta la muy efectivo para conocer las expectativas de los interesados
descripción del proyecto y los requisitos iniciales del
proyecto que servirán después para detallar los requisitos 2. Técnicas grupales , cuando los interesados son demasiados se
en esta etapa del proyecto pueden hacer reuniones grupales para concertar las expectativas ,
se puede usar tormentas de ideas o método Delphi.
2. Plan de gestión de requisitos: En este documento esta la
descripción de como voy a recolectar los requisitos, 3. Revisando información , como por ejemplo del caso de negocio ,
contratos, requisitos legales o normativos que tengan que ver con
analizar , actualizar y gestionar. el proyecto.
3. Registro de interesados: El Registro de interesados 4. Métodos de observación , no se tiene claro el requisito , se
identifica a los interesados conocidos, su poder y su requiere la observación diaria de la operación para entender que
interés en el proyecto, una evaluación de sus expectativas, requisitos se pueden usar , esto aplica para proyectos TI
y un análisis de sus necesidades de comunicación
5. Prototipo, se usan cuando la solución final puede ser muy
costosa , ,luego se requiere construir un modelo a escala y
4. Contratos: En los contratos con los proveedores o someterlo a prueba para obtener los requisitos de construcción,
clientes se encuentran requisitos de obligatorio generalmente se usan varios prototipos hasta llegar al prototipo
cumplimiento en lo que corresponde al producto real y posterior a eso arrancar la fase de diseño o construcción del
proyecto.
Documento de recopilación de requisitos: Describe como los requisitos individuales cumplen
con las necesidades del negocio, Se van construyendo en alto nivel hasta que llegar aun nivel
detallado cuando se conozca mas de el . Es decir, esta documentación es la que se va usar en
la matriz
Fuente:Preparación efectiva para el examen PMP(R) -CAPM(R)DomuzConsultoría 2017
SALIDAS DE LA RECOPILACION DE REQUISITOS
Matriz de trazabilidad de Requisitos: Vincula los requisitos del producto con los entregables, es un documento de
seguimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto y se debe validar al final del proyecto si se cumplió con los requisitos
definidos
INFORMACION RELEVANTE QUE SE
PUEDE INCLUIR:
• Necesidades, oportunidades,
metas y objetivos del negocio;
• Objetivos del proyecto;
• Alcance del proyecto y entregables
de la EDT/WBS;
• Diseño del producto;
• Desarrollo del producto;
• Estrategia y escenarios de prueba
• Requisitos de alto nivel con
respecto a los requisitos más
detallados.
TALLER: RECOPILACIÓN DE REQUISITOS
DEFINIR EL ALCANCE
• La definición del alcance es el proceso que consiste en desarrollar una
descripción detallada del proyecto y del producto.
• El beneficio clave de este proceso es que describe los límites del producto,
servicio o resultado y los criterios de aceptación
• Selecciona los requisitos definitivos del proyecto a partir de la documentación de
requisitos desarrollada durante el proceso Recopilar Requisitos.
• La preparación de un enunciado detallado del alcance del proyecto se elabora a
partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones
documentados durante la iniciación del proyecto. Durante la planificación del
proyecto, el alcance del proyecto se define y se describe de manera mas
especifica conforme se va recopilando mayor información acerca del proyecto
HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS
TECNICAS
SALIDAS
1. 1. Acta de constitución del
proyecto
[Link] para la dirección del 1. Enunciado del
proyecto alcance del proyecto
[Link] de expertos
Plan de Gestión del Alcance. [Link]álisis de datos
3. Documentos del proyecto. 2. Actualización de
- Análisis de alternativas.
- Registro de supuestos documentos
[Link] de decisiones.
- Documentación de -Registros de
- Análisis de decisiones con supuestos
requisitos multicriterio - Documentación de
- Registros de riesgos. [Link] requisitos
- Factores ambientales - interpersonales y de equipo - Matriz de
- Activos de los procesos de - Facilitación. trazabilidad
la organización 5. Análisis de producto - Registro de
interesados
Salidas–Enunciado del alcance del Proyecto
La declaración del alcance podría contener:
Descripción del alcance del producto. Esta descripción elabora gradualmente las características del producto,
servicio o resultado descrito en el acta de constitución del proyecto y en la documentación de requisitos.
Entregables. Cualquier producto, resultado o capacidad único y verificable para ejecutar un servicio que se debe
producir para completar un proceso, una fase o un proyecto. Los entregables también incluyen resultados
complementarios, tales como los informes y la documentación de dirección del proyecto. Estos entregables se pueden
describir de manera resumida o muy detallada.
Criterios de aceptación. Conjunto de condiciones que debe cumplirse antes de que se acepten los entregables.
Exclusiones del proyecto. Identifica lo que esta excluido del proyecto. Establecer explícitamente lo que esta fuera
del alcance del proyecto ayuda a gestionar las expectativas de los interesados y puede reducir la corrupción o
deslizamiento del alcance.
** Aunque en ocasiones se percibe que el acta de constitución del proyecto y el enunciado del alcance del proyecto son redundantes en cierta medida,
difieren en el nivel de detalle que contiene cada uno.
Qué necesitamos para definir el enunciado del alcance del proyecto:
1. Acta de constitución del proyecto: En este documento esta la descripción del proyecto y los
requisitos iniciales del proyecto que servirán después para detallar los requisitos en esta etapa del
proyecto
2. Plan de gestión del alcance: En este documento esta la descripción de como se va construir el
enunciado de alcance, que herramientas voy a usar. Que entradas requiero para definir el
enunciado de alcance.
3. Registro de riesgos: Cuando se analicen los riesgos del proyecto y se registren , estos tienen una
respuesta en caso que sucedan, esta estrategia de respuesta puede cambiar el alcance del
proyecto , sobre todo en el caso que veamos que el riesgo es inminente
4. Matriz de requisitos y Documentos de requisitos: Los requisitos aprobados se convierten en el
alcance detallado del proyecto . La sumatoria de los requisitos es la composición del enunciado del
alcance
CREAR LA EDT/WBS
Crear la EDT/WBS es el proceso de subdividir los entregables
del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más
pequeños y más fáciles de manejar.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona un
marco de referencia de lo que se debe entregar.
Una EDT es básicamente una construcción gráfica de las
partes que componen el proyecto y se va aumentando el
detalle hasta definir los entregables concretos del proyecto
que se van a entregar
El nivel mas detallado de una EDT WBS son los paquetes de
trabajo NO son actividades
Paquete de trabajo Actividades agrupadas las cuales se
pueden programar estimar controlar
CREAR LA EDT
Fuente: Pizarro, 2018
ENTRADAS
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
SALIDAS
1. Plan para la dirección del
Proyecto - Línea base del
Plan de Gestión del Alcance - Juicio de expertos alcance
[Link] del proyecto - Descomposición - Actualización de
documentos
- Enunciado del alcance del
- Registro de
proyecto supuestos
- Documentación de - Documentación de
requerimientos requisitos
- Factores Ambientales
- Activos de los procesos de
la organización
Usando fases del ciclo
de vida del proyecto en
primer nivel y los
entregables del
producto y del proyecto
en el segundo nivel
COMO CONSTRUIR LA EDT?
Descomposición, es un proceso de desglose del proyecto desde su mas alto nivel ( Entregables o fases ) hasta llegar a
la
medida mínima que son los paquetes de trabajo, mínima medida de medición que agrupa tareas y se puede medir su
costo.
La EDT finaliza una vez que se establecen las cuentas de control para los paquetes de trabajo y un identificador único de
un código de cuentas. Los identificadores servirán para consolidar información sobre los costos, el cronograma y los
recursos.
Juicio de expertos, equipo del proyecto , expertos que hayan participados en proyectos similares.
Salidas: Línea de base del alcance:
- Enunciado del alcance +WBS + Diccionario de la WBS
Una línea base solo pueda cambiarse mediante procedimientos formales de
control de cambios y se utiliza como base de comparación durante la
realización de los procesos de verificar (validar) el Alcance y controlar el Alcance,
así como de otros procesos de control.
Diccionario WBS : Proporciona información detallada sobre los
entregables ,actividades, programación de los componentes de la WBS .
La información debe incluir:
-Código de cuenta
-Descripción del trabajo
-Supuestos y restricciones
-Hitos
-Responsables
-Recursos
-Estimación Costos
