¿Qué es documentos comerciales?
Los documentos comerciales son registros escritos que constituyen
prueba de las operaciones de comercio que realiza una empresa o un
emprendedor, y que tienen validez legal y contable.
Engloban desde contratos hasta recibos, facturas y albaranes, entre otros.
Son necesarios para presentarlos ante la administración tributaria, para
justificar movimientos de fondos y en la gestión de relaciones con clientes,
proveedores y otros actores económicos.
Características de los documentos comerciales
Para que estos documentos sean considerados válidos deben cumplir con
una serie de características:
Legalidad: Deben ajustarse a las normativas vigentes del país en
el que se operen.
Autenticidad: Tienen que ser verdaderos, y su contenido reflejar con
exactitud las operaciones realizadas.
Integridad: No pueden estar mutilados ni presentar enmiendas que
los hagan sospechosos de alteración.
Legibilidad: Su contenido debe ser claro y comprensible para todas
las partes que los manejan.
Tipos de documentos comerciales
Existen diversos documentos comerciales que se utilizan en el día a
día de una empresa.
Algunos de los más comunes incluyen:
Facturas. Letras de
cambio.
Recibos.
Cheques.
Albaranes o notas de
entrega. Pagarés.
Presupuestos. Notas de
crédito.
Pedidos.
Notas de débit
Contratos.
Los documentos comerciales se pueden clasificar atendiendo a
tres criterios esenciales: la vinculación, la legitimación o el
contenido.
Según la vinculación de los intervinientes, los documentos
comerciales son:
Negociables. Son los documentos que representan una promesa de pago
(cheques, letras de cambio, pagarés, facturas cambiarias…).
No negociables. Son los que sirven de mero soporte para la
transacción, y no contienen vinculación directa de pago (facturas,
pedidos, notas de crédito, presupuestos…).
Según la legitimación jurídica, los documentos comerciales se dividen en:
Públicos. Las partes suscriben sus acuerdos ante un notario o ante
funcionarios judiciales, que legitiman y dan fe pública de dichos
acuerdos.
Privados. Los acuerdos se suscriben directamente entre las partes, sin la
presencia de ningún interviniente adicional que tenga que dar fe de ninguno
de sus términos.
Y según el contenido, los documentos comerciales pueden ser:
Informativos. Son los que brindan datos relativos a las mercancías, tales
como las condiciones de pago, el precio o su estado.
De soporte. Son lo que se emplean para probar la realización de una
transacción mercantil, y para ejecutar o respaldar una obligación de
pago.
Funciones de los documentos comerciales
Los documentos comerciales no solo demuestran la existencia de una
transacción comercial, sino que también:
Acreditan derechos y obligaciones de las partes involucradas.
Facilitan el rastreo y la comprobación de las operaciones.
Sirven como herramientas de gestión y control interno en una
empresa.
Son imprescindibles para la realización de auditorías.
Asisten en el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Contribuyen a la resolución de posibles controversias o
reclamaciones. Reglas para la elaboración de documentos
comerciales
Para que estos documentos sean eficaces y cumplan sus funciones
de manera correcta, debemos seguir una serie de reglas durante su
elaboración:
1. Incluir todos los datos relevantes tales como nombres,
identificadores fiscales, descripción de los productos o servicios,
cantidades, precios, fechas, y firmas cuando es necesario.
2. Respetar el formato estipulado por ley para ciertos documentos,
por ejemplo, en el caso de las facturas.
3. Mantener un archivo organizado y sistemático que permita un rápido
acceso a la información contenida en ellos.
4. Asegurarse de la correcta número de la serie en caso de
documentos secuenciales como las facturas o los recibos.
