ETAPA DE CONTROL DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO
CURSO DE PRINCIPIOS DE
ADMINISTRACIÓN
Lic. Mabel Calvo
CONCEPTO DE “CONTROL”
• El Control se estudia como la última etapa del Proceso
Administrativo. La etapa de Planificación y la del Control, están
relacionadas a tal grado, que la información obtenida a través
del proceso de Control es básica para poder reiniciar el proceso
de planeación.
• El Control es primordial porque aunque una Empresa cuente con
magníficos Planes, una adecuada Estructura organizacional, y
una Dirección eficiente, los ejecutivos no podrán verificar la
situación real, sin un mecanismo que cerciore que lo
“actuado”, está conforme a lo “planificado
• Propósito = Preveer y Corregir Errores…Y no solo
registrarlos / Señalar debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE CONTROL
• RELACION CON LO PLANEADO:
• El Control verifica si lo que se planeó se ejecutó. Muchas de las técnicas de
planeación, lo son también de planificación.
• MEDICION:
• Para Controlar es imprescindible medir y cuantificar resultados, los cuales
deben responder a estándares preestablecidos.
• DETECCION DE DESVIACIONES:
• Consiste en identificar las DIFERENCIAS entre lo planeado y lo ejecutado
• ESTABLECIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS:
• Tanto para prever como para corregir diferencias. Estas realimentan el
proceso de Planeación incorporando los cambios que se requieran para
continuar con los procesos
•
IMPORTANCIA DEL CONTROL
El Control es importante porque:
1- Establece mecanismos y medidas para corregir o
mejorar actividades, para obtener los objetivos
planeados.
2- Se aplica a todo: cosas, actos, personas, procesos, etc.
3- Identifica y analiza rápidamente las causas que
pudieron generar las deviaciones, para evitar que se
presenten en el futuro.
•
QUE SON LOS ESTANDARES
Un Estándar puede ser definido como una “Unidad de
medida” que sirve como MODELO, o PATRON, con
base al cual opera el Control.
Representan el estado de ejecución deseado. Los
Objetivos de la Organización, pueden ser un tipo de
estándar.
Ejemplos:
- Horas Hombre laboradas / cifras de producción.
- Cantidades / de producción, de capacitaciones, etc.
- Aspectos de Calidad, etc.
CARACTERISTICAS QUE DEBE REUNIR UN SISTEMA DE
CONTROL
OPORTUNIDAD:
Debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo
ideal que las descubran antes de que se produzcan.
ACCESIBILIDAD:
Todo control debe construir con medidas sencillas y fáciles de
interpretar. Para facilitar su aplicación. Es indispensable que
los datos e informes de los controles sean accesibles para las
personas encargadas de dirigirlos.
UBICACIÓN ESTRATEGICA:
Los controles no se pueden aplicar a todas las actividades de la
organización, sino para aquellas que son estratégicas y que
tienen mayor impacto en el diario quehacer.
EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD
Para que un control sea efectivo, debe desarrollarse en forma
permanente, su aplicación por lo regular, se aplica de las
siguentes formas:
CONTROL PRELIMINAR: EXANTE
El que se efectúa antes de realizar las actividades, es como una
verificación de que se tiene lo que se necesita. Dirige el futuro y
prevè los problemas de antemano.
CONTROL CONCURRENTE:
Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades,
como un proceso continuo,
CONTROL POSTERIOR: EXPOS
Se aplica después de haber realizado las actividades
planeadas, su objetivos es general información producto de
comparar lo actuado contra lo ejecutado.
ASPECTOS QUE CUBRE EL CONTROL
Un mecanismo o instrumento de control debe considerar los
siguientes elementos.
ASPECTOS DE CARÁCTER CUANTITATIVO: (números)
Cantidad / tiempo y Costo.
Cantidad se aplica de aspectos de volumen / El Tiempo para
control de fechas programadas / El Costo para erogaciones
de ciertas actividades.
Ej: Número de facturas realizadas vrs Número de facturas programadas
ASPECTOS DE CARÁCTER CUALITATIVO: (Descripciones)
Calidad. Se refiere a las especificaciones que debe reunir un
determinado producto o ciertas funciones de la empresa.
Ej: Las camisas deben llevar la marca al lado derecho superior y dos botones
en cada esquina del cuello vrs las características observadas
COMO APLICAMOS EL CONTROL
OBJETIVOS ANALISIS DE
DETERMINACION DE
PLANIFICADOS DESVIACIONES .
DESVIACIONES
DETERMINACION
DE CAUSAS
INICIA GENERADORAS
PROCESO DE ¿ESTAN DENTRO DE
CONTROL LOS LIMITES
ACEPTADOS? DEFINICION Y
MEDICION DE APLICACIÓN DE
RESULTADOS MEDIDAS
CORRECTIVAS
SI NO
COMPARACION
DE RESULTADOS RETROALIMENTA-
CION
ESTANDARES U CONTINUA
OBJETIVOS VRS LO EL
PROCESO DE
EJECUTADO PROCESO
PLANIFICACION
Recordemos a que se le llama
la Cadena de Valor
Es el método básico para crear
mas valor en el cliente. Es la
suma de los productos (insumos
generados por cada
Departamento de la Empresa)
Actividades Actividades
primarias secundarias
[Link]ística [Link]ística Infraestruc Desarrollo
[Link] [Link] Gerencia
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nes o y ventas de RH
interior exterior empresa Tecnología
