Manual de Procedimientos:
Definición, Objetivos y Elaboración
PROCEDIMIENTO
Los procedimientos en una empresa son el conjunto de pasos u
operaciones que se realizan de manera rutinaria para el desarrollo de
las actividades operativas y productivas de la entidad, estos
procedimientos son claramente definidos y planificados, y tienen un
propósito y un alcance a cargo de un personal responsable de su
ejecución.
Un manual de procedimientos es una herramienta de gestión que describe en forma
pormenorizada y secuencial las operaciones para el funcionamiento de cualquier
empresa o negocio, es un instrumento de medición que permite asegurar la calidad en
los procesos y las técnicas para su buena ejecución.
Si usted tiene una empresa y desea expandirse, abrir sucursales, crear franquicias o
implementar un sistema de gestión de calidad como el ISO9001, será necesario realizar
un manual de procedimientos.
Por eso lo que hoy aprenderemos:
1. ¿Qué es un Manual de Procedimientos?
2. Objetivos del Manual de Procedimientos
3. Ventajas de los Manuales de Procedimientos
4. ¿Como hacer un Manual de Procedimientos?
1.¿Qué es un Manual de Procedimientos?
Un procedimiento es un documento con una sucesión cronológica y secuencial de un
conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo
dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
Un manual de procedimientos es un documento en el que se agrupan los diferentes
procedimientos necesarios para completar una tarea de una misma forma, teniendo
como fin establecer una adecuada comunicación a los actores involucrados que les
permita realizar sus tareas en forma ordenada y sistemática.
Manual de Procedimientos
El Manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el que hacer
cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. En los manuales de procedimientos son
consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse
para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede
hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente
programadas en orden lógico y en un tiempo definido.
La diferencia entre Procedimiento y Manual de Procedimientos es que todo procedimiento
implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de
realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de
métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes
operaciones de una empresa..
2. Objetivos del Manual de Procedimientos
Entre los objetivos más importantes que tiene establecer un Manual de
Procedimientos se tiene:
Da a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de dependencia,
responsabilidades y políticas institucionales.
Propicia la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan
realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.
Evita duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar
omisiones.
2. Objetivos del Manual de Procedimientos
Propicia mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia
administrativa.
Facilita la inducción de los nuevos colaboradores de la institución.
Permite la integración de todos los colaboradores así como la funcionalidad integral del
personal.
Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos
Logra ser un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno.
3. Ventajas de los Manuales de Procedimientos
Las ventajas de contar con manuales de procedimientos actualizados son:
Auxilian en el adiestramiento, inducción al puesto y capacitación del personal. Es más
fácil capacitar al personal cuando tienes un manual de procesos actualizado. Esto te
permitirá que los nuevos colaboradores, empiecen leyendo el manual y se enamoren de
la cultura de tu negocio.
Estandarizar conocimientos: Contar con un manual de procesos, permite a una empresa
estandarizar sus conocimientos para todo el personal. Sobretodo es importante, ya que
el producto y servicio entregado a los clientes será siempre el mismo, sin importar quien
lo elabore. Es importante no solo documentar los procesos, sino capacitar al personal
para lograr que se cumpla lo que está escrito.
3. Ventajas de los Manuales de Procedimientos
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el
desarrollo de las actividades de rutina.
Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la
información.
Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y
desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
Son guías del trabajo a ejecutar.
4. ¿Como hacer un Manual de Procedimientos?
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir lo siguientes:
I. Definir el contenido:
Introducción
Objetivos: Se debe definir los objetivos y estos deben ser claros, pues como se ha
indicado, el procedimiento es una descripción de tareas que ordenadas y en secuencia
nos llevarán a una meta, la cual desde el principio debe quedar clara para el lector y
plasmada en el objetivo.
Áreas de aplicación: Se debe definir el o las áreas de acción que cubren los
procedimientos.
Responsables: Se debe definir qué personas de la empresa se involucrarán y quiénes son
los responsables de cada acción a realizarse.
Formatos: En esta sección se incluyen formas impresas o digitales que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como
apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su
uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números
indicadores que permitan asociarlas en forma concreta.
Diagramas de flujo: En esta sección se añaden los flujos que permiten saber cuál es la
secuencia de la información o de los documentos a lo largo del procedimiento que se
describe.
Terminología: En esta sección se ingresa la lista de conceptos de carácter técnico
relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta
