CENTRO DE EDUCACIÓN ALTERNATIVA MARTÍN CARDENAS
GESTIÓN
DOCUMENTAL
ESTUDIANTES:
LILIAN GABRIELA HUANCA ROMERO
YOSELIN VILLA PACHECO
DOCENTE: LIC. IRMA
GESTIÓN 2025
DEFINICIÓN
Consiste en controlar:
La creación
La recepcón
El mantenimiento
La utilización
La disposición
De los documentos.
En la DGAC (Dirección General de Aeronáutica Civil) al
área que gestiona de manera responsable un control
eficaz y sistemático, incluye la metodología de recibir y
despachar la correspondencia interna y externa.
La norma ISO 15489-1;2001 Busca:
Proteger los documentos
Facilitar la recuperación de documentos
Orientar
Gestionar los riesgos y amenazas
Vincular la gestión
PROPÓSITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
a) Aplicar a todos los documentos
con formatos o soportes. e) Proteger los documentos.
b) Regular la asignación en la
organización de archivos,
sistemas y procesos. f) Funcionar habitualmente la
fuente de informacion.
c) Incorporar documentos ligados
a las actividades de organización. g) Proporcionar un acceso
fácil con medidas de control.
d) Organizar los documentos.
COMPONENTES DEL SISTEMA DE ARCHIVOS
Estos componentes estan dentro del Sistema de Gestion Documental con su
pataforma de:
Sofware
Archivos digitales
Red tecnologica recursos humanos especializados
SECRETARIA DE RECEPCIÓN Y DESPACHO DE
CORRESPONDENCIA
Decreto Supremo N° 23934 Reglameto Comun de Procedimientos
Administrativos y de Comunicación de los Ministerios abril 1995 estabece la
creacion de esta unidad con el nombre de Unidad de Recepcion y Despacho de
Correspondencia.
La secretaria de recepción y despacho de correspondencia en la DGAC, se
encarga de gestionar y controlar el flujo de correspondencia externa que
permiten responder de manera eficiente y eficaz.
FUNCIONES DE LA SECRETARIA DE RECEPCIÓN Y
DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
Realizar el control y
Aplicar los lineamientos monitoreo de la
manual de funciones. correspondencia
ingresada y despachada.
Administrar y gestionar Ofrecer servicios de
la correspondencia. información.
Aplicar los instrumentos de Emitir reportes periódicos a
identificación, registro y flujo requerimientos de instancias
de correspondencia externa. autorizadas.
OPERACIONES
RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA
DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA
FLUJO DOCUMENTAL EN UNIDADES
ORGANIZACIONALES
Recepción y Derivación – Area Encargada
Recepción y Derivación entre
Funcionarios
PROCEDIMIENTO DE ARCHIVAR
1. IDENTIFICACION 4. DESCRIPCIÓN
Deternima que area o Permiten la ubicación y
unidad produjo o recibio. acceso a la documentacion.
2. CLASIFICACIÓN 5. INSTALACIÓN
Divide y separa los Coloca los documentos
documentos. fisicamente en su lugar de
soporte o conservacion.
3. ORDENACIÓN 6. SIGNATURIZACIÓN
A = Alfabético
C = Cronológico Coloca signos, datos o
N = Numérico códigos.
PROCEDIMIENTO
Para realizar el plan de tranferencia al repositorio posterior debera cumplir lo
siguiente:
Efectuar el proceso de valoración
Preparar y Organizar
Realizar el inventario
Realizar la transferencia
Para realizar la documentación digital y digitalizada, se establece parámetros y
criterios en el marco de la legislación vigente.
Para realizar las consultas y prestamos se debe emplear un sistema de control
que permita determinar datos completos y se utilizara los siguientes
instrumentos:
Hoja de registro – préstamo de documentación
Sistema de código de barra enlazado al Sistema de Base de Datos
Los prestamos de documentación tendrán un plazo de no mas de 10 días hábiles.
¡GRACIAS!
