PROCESAMIENTO DE DATOS
PARA LA GESTIÓN
EXCEL
1
índic
e Página
El entorno de Excel 5
La pantalla principal 6
El libro de trabajo 11
La hoja de cálculo 15
Tipo de datos en Excel 19
Valores numéricos 20
Datos de tipo texto 23
Fórmulas 27
Trabajar con números y textos 31
Introducir datos 32
Modificar información 37
Borrar y eliminar celdas 41
Operaciones básicas 45
Crear una fórmula simple 46
Análisis de las fórmulas 50
Cálculos con funciones básicas 54
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Excel es una hoja de cálculo que nos
permite manipular datos numéricos y de
texto en tablas formadas por la unión
de filas y columnas.
Una hoja de cálculo es lo que utilizaban
los contables para llevar sus registros,
antes de que aparecieran los
ordenadores. Las hojas de cálculo en
programas informáticos aparecieron en
1960, y fueron desarrolladas para
simular las hojas de trabajo contable,
que se utilizaba en ese entonces, y
automatizar el trabajo.
Excel es un programa que suele estar
instalado por defecto en un ordenador,
porque está incluido en las aplicaciones
del sistema. Si no es el caso, hay que
instalar el programa Excel tras adquirirlo
o descargarlo.
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El entorno de trabajo
básico de Microsoft Excel
es un archivo de libro de
trabajo, que puede
contener una o más hojas
de cálculo. Pero a
diferencia de un libro de
contabilidad, cuando se
introducen los datos en
Microsoft Excel, el
programa es el que ejecuta
los cálculos de forma
electrónica.
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LA PLANTILLA PRINCIPAL
Cuando se inicia la hoja de cálculo
electrónica llamada Excel 2016, su
finalidad es realizar cálculos con diferentes
tipos de datos, poder ordenarlos, filtrarlos
y producir gráficas que representen de una
manera sencilla la interpretación de
resultados; por ello, es necesario conocer
perfectamente la pantalla principal de la
hoja de cálculo.
El ambiente de Windows Cada elemento de
aporta la facilidad de que la pantalla principal
todas sus aplicaciones tiene una función
tienen una apariencia particular ,que es
muy similar.
necesario conocer.
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EL ENTORNO DE
EXCEL
LA PANTALLA PRINCIPAL
ABRIR EL PROGRAMA EXCEL
Antes de abrir el programa Excel
debemos localizarlo. El icono de Excel,
sin importar la versión que estemos
utilizando, siempre tendrá tonos verdes
y una X. Podemos encontrarlo en 3
ubicaciones distintas:
En el escritorio: se trata de un acceso directo al programa que
aparecerá en el Escritorio del ordenador. Sólo necesitamos hacer doble
clic encima y automáticamente se nos abrirá un libro de Excel en
blanco.
En el menú de Inicio: para ello deberemos pinchar en el botón de Inicio
del ordenador y buscar en la parte izquierda el programa de Excel.
También podemos escribir Excel en el buscador del menú de Inicio y
nos aparecerá. A continuación, lo seleccionaremos pinchando encima y
se abrirá un libro de Excel en blanco.
En archivos: si hemos recibido un archivo de Excel, ya sea por email, en
un USB o lo tenemos guardado en una carpeta de nuestro ordenador,
sólo tendremos que hacer doble clic sobre dicho archivo guardado y se
nos abrirá.
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EL ENTORNO DE
EXCEL
LA PANTALLA PRINCIPAL
ÁREA DE TRABAJO
La pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones; es decir, está
formada por filas y por columnas. De esta manera, se forman pequeños
recuadros que conocemos como celdas, donde cada una de ellas tendrá una
dirección única que estará conformada por la columna y la fila a la que
pertenece; es decir, la dirección será una letra (columna) y un número (fila).
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EL ENTORNO DE
EXCEL
LA PANTALLA PRINCIPAL
DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE TRABAJO
Componentes de la pantalla principal de la
hoja de cálculo electrónica.
1.- Barra de herramientas de acceso rápido.
2.- Barra de título.
3.- Definición de cuenta.
4.- Botón opciones de presentación de la
cinta de opciones.
5.- Botón minimizar.
6.- Botón restaurar.
7.- Botón cerrar.
8.- Botón opción archivo.
9.- Barra menú principal.
10.- Información - ayuda.
11.- Compartir en la red.
12.- Cinta de opciones.
13.- Cuadro de nombres.
14.- Barra fórmulas.
15.- Botón insertar función.
16.- Cuadro de contenido.
17.- Columnas.
18.- Filas.
19.- Celda activa.
20.- Barra de navegación de hojas.
21.- Hoja activa.
22.- Añadir hojas.
23.- Barra desplazamiento horizontal.
24.- Barra desplazamiento vertical.
25.- Barra estado.
26.- Modos de presentación de la hoja de
cálculo.
27.- Zoom - acercamiento.
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EL ENTORNO DE
EXCEL
LA PANTALLA PRINCIPAL
LAS BARRAS BARRA DE TÍTULO
Contiene el nombre de la hoja de
cálculo.
BARRA DE MENÚS
Contiene los nombres de los
menús de Excel.
BARRA DE HERRAMIENTAS
Contiene las herramientas de la
Hoja de Calculo. BARRA DE FORMULAS
Área situada debajo de la barra de
herramientas. Se puede ver la fórmula
de la celda activa. Se pueden editar las
fórmulas.
BARRA DE DESPLAZAMIENTO
Permite desplazarse por los
BARRA DE ESTADO contenidos de la página, cuando el
Situada en parte inferior de la tamaño de ésta es superior al
pantalla, aparece la situación en que disponible en la ventana.
se encuentra Excel.
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Un libro de trabajo Excel es un archivo que
EL LIBRO DE TRABAJO contiene una o más hojas de cálculo, que
permiten introducir y almacenar datos
relacionados. Por omisión, al crear un nuevo
libro Excel, éste toma el nombre de Libro1 y
contiene tres hojas de cálculo.
Se pueden
El nombre del libro del crear cuantos libros
trabajo, al igual que las de trabajo se
requieran, siendo el
hojas de cálculo, pueden
límite la memoria y la
cambiarse si así se desea. capacidad de disco
duro del
ordenador.
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EL ENTORNO DE
EXCEL
EL LIBRO DE TRABAJO
CEAR LIBROS EXCEL
La creación de un libro de Excel puede
variar en función de las condiciones en
las que lo queramos: si es nuevo, si está
vacío, si tiene una plantilla.
Abordamos aquí la forma de crear un
libro nuevo.
El proceso para crear un libro nuevo es prácticamente igual en todas
las últimas versiones, a partir de Excel 2010:
Paso 1: haz clic en la pestaña Archivo de la barra de menú
Paso 2: elige la opción Nuevo
TRUCO:
Podemos crear un libro de Paso 3: selecciona la viñeta Libro en blanco
trabajo de Excel nuevo
con el método abreviado Automáticamente se abrirá una
del teclado [Ctrl] + U o ventana nueva con el nombre Libro
desde la página de Inicio
de Excel haciendo clic en la más un número.
viñeta Libro en blanco.
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EL ENTORNO DE
EXCEL
EL LIBRO DE TRABAJO
GUARDAR LIBROS EXCEL
versiones de Excel anteriores a 2007. Sin embargo, sí que
En función del tipo de archivo que elijamos para guardar
últimas versiones de Excel tienen una extensión de .xlsx,
pero este tipo de archivos son incompatibles con las
Hacer clic en la pestaña Archivo y
el libro de Excel nuevo, su extensión cambiará. Las
podemos guardar los libros de Excel en versiones
selecciona la opción Guardar.
Elegir la ubicación en la que se quiere
anteriores a la de 2007.
guardar el nuevo libro de Excel.
Se abrirá la ventana de Guardar como, se
pincha en el campo de “Nombre de
archivo” y se escribe el nombre con el que
se quiere guardar el libro de Excel.
Hacer clic en TIPO si se quiere
modificar el tipo de archivo del libro.
TRUCO
Se puede acceder a la opción de Pinchar en el botón GUARDAR
guardar a través del teclado con el
comando [Ctrl] G o pinchando en el
icono de disquete de la barra de
herramientas de acceso rápido.
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EL ENTORNO DE
EXCEL
EL LIBRO DE TRABAJO
ABRIR LIBROS EXCEL
Abrir libro de trabajo permite usar uno que previamente se
ha elaborado y guardado.
La forma de abrir un libro de trabajo guardado, al
igual que otros archivos que no son Excel, es la
Hacer clic en la pestaña Archivo
Seleccionar Abrir
siguiente:
Seleccionar la ubicación donde el
archivo está guardado
Seleccionar el archivo que se desea
abrir
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LA HOJA DE CÁLCULO
La hoja de cálculo se organiza en una
cuadrícula simple compuesta por filas y
columnas de celdas donde se pueden
incorporar números y/o fórmulas de forma
ordenada.
Contiene funciones que permiten
incorporar de forma simple relaciones más
complejas entre las diferentes celdas.
Ayuda en la creación de
gráficos o diagramas a Facilita una
visualización de
través de los números o los elementos
porcentajes insertados. creados e
introducidos.
INTRODUCCIÓN AL USO DE EXCEL
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EL ENTORNO DE
EXCEL
LA HOJA DE
LAS FILAS YCÁLCULO
LAS COLUMNAS
Las hojas de cálculo se forman por filas y
columnas que forman cuadrados llamados celdas.
Las columnas en las hojas de cálculo se
determinan con letras empezando por la A, sigue
la B, C, D,…
Las filas en las hojas de cálculo se determinan
con números empezando por el 1, sigue el 2, 3,
4,…
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EL ENTORNO DE
EXCEL
LA HOJA DE
CÁLCULO
LAS CELDAS
Las celdas son la intersección
entre una fila y una
columna. Los rectángulos en los
que se divide la hoja de
cálculo, se denominan celdas.
Se dirá que
la celda esta activa cuando se
tiene el cursor del ratón
posicionado en ella, como se
puede ver en la imagen, esto
significa que la celda esta
enmarcada por sus cuatro lados
con un borde.
Cuando una celda esta activa los
datos que se introducen se
sitúan en dicha celda.
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EL ENTORNO DE
EXCEL
LA HOJA DE
INSERCIÓN Y CÁLCULO
ELIMINACIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS
INSERTAR CELDAS EN UNA
HOJA INSERTAR FILAS
Seleccionar las celdas sobre EN UNA HOJA
las que se quiere añadir las Seleccionar la fila sobre la que
nuevas. se quiere añadir otra, ya que
las filas siempre se añaden por
Seleccionar el menú encima de la seleccionada.
Insertar. Seleccionar el menú Insertar.
Situarse sobre el botón para Elegir la opción Filas.
ampliar el menú. Todas las filas por debajo de la
Elegir la opción Celdas... nueva, bajarán
una posición.
Esta opción no aparecerá si
no hay celdas seleccionadas. AÑADIR UNA
Aparece el cuadro de diálogo COLUMNA
de la derecha. Seleccionar la columna
delante de la cual se quiere
Elegir la opción deseada añadir otra, (las columnas
dependiendo de si las celdas siempre se añaden a la
seleccionadas queremos que izquierda de la
se desplacen hacia la seleccionada).
derecha o hacia abajo de la Seleccionar el menú
selección. Insertar.
Elegir la opción Columnas.
Fajarse como desde aquí
también se permite añadir Todas las columnas por la
derecha de la nueva, se
filas o columnas enteras. incrementarán una
Hacer clic sobre Aceptar. posición.
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Excel permite trabajar con
diferentes tipos de datos,
como números, fechas o texto.
Normalmente, cuando se
introduce un dato en una
celda, Excel interpreta el tipo
de dato del que se trata y le
aplica el formato correcto;
pero esto no siempre es así,
por lo que deberás saber cómo
hacer que cada dato se
corresponda con su tipo
correcto.
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Es un tipo de dato que representa
cantidades numéricas, es decir números
(0 – 9) con signo positivo o negativo, y que
pueden contener punto decimal.
Al introducir el dato en una hoja, el
programa reconocerá el tipo de dato, y lo
alineará a la derecha.
NUMÉRICOS
VALORES
Al igual que con los
números, si comienzas a
Si quieres que sea
escribir con los signos igual considerado como
(=) o más (+), Excel texto, deberás
interpreta que lo que sigue a escribir un
continuación, es una apóstrofe (')
fórmula. delante.
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TIPO DE DATOS EN EXCEL
VALORES NUMÉRICOS
TIPOS DE DATOS NUMÉRICOS
Este tipo de dato de Excel puede tener un
formato especial; es decir, se puede
desplegar el valor de diferentes maneras. Por
ejemplo, el valor "23" puede representarse
también como "23,00" o "23$".
Sobre estos datos, es importante
distinguir entre el valor de una celda y el
valor desplegado por celda. En el
ejemplo anterior, los datos tienen el
mismo valor pero son desplegados de
forma diferente debido al formato
aplicado, lo que modifica su apariencia
pero no su valor.
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TIPO DE DATOS EN EXCEL
VALORES NUMÉRICOS
INTRODUCIR NÚMEROS EN EXCEL
Al utilizar el punto (.) del teclado numérico,
se entenderá que lo que deseas introducir es
Debes tener en cuenta los siguientes aspectos
una coma decimal.
cuando vayas a introducir un número:
El punto (.) del teclado alfanumérico se
considera separador de miles.
Puedes agregar símbolos de moneda como;
$, S/. o € para designar un valor en moneda.
Al utilizar símbolos como más (+), menos (-),
multiplicación (*) o división (/), se
interpretará como un cálculo.
Un número seguido de % se considera un
porcentaje. Nada más introducirlo, Excel
dividirá el valor entre 100.
La interpretación de que se trata de un calculo, se hará si el
primer carácter introducido en la celda es un igual (=) o un más
(+).
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DATOS DE TIPO TEXTO
Contiene cadenas de caracteres
alfanuméricos, conocidos también como
etiquetas, pueden contener letras (A – Z),
caracteres especiales y números, siempre
que no se vaya a realizar ningún tipo de
cálculo. Este tipo de datos se utiliza para
introducir por ejemplo nombres,
direcciones, meses, etc.
Por defecto, Excel alinea el texto al lado
izquierdo de la celda.
Un texto debe iniciarse con
cualquier carácter que no sea un
dígito o un signo de igual.
Para escribir texto,
Principalmente se escribe texto
hacer un clic sobre la
en una hoja de cálculo para
celda deseada y
identificar la información, y se
empezar a escribir.
caracteriza porque Excel no
puede realizar cálculos con él.
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TIPO DE DATOS EN EXCEL
DATOS DE TIPO
TEXTO
INTRODUCIR TEXTO EN EXCEL
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos cuando se
vayan a introducir caracteres alfanuméricos.
Para introducir texto como una constante, selecciona
una celda y escribe el texto. El texto puede contener
letras, dígitos y otros caracteres especiales que se
puedan reproducir en la impresora.
Si al escribir texto, se coloca mas información de la
que puede verse en la celda, Excel trunca la
información que se despliega, mostrando en la celda
solo parte de ella.
Pero también puede desbordarse el contenido sobre
la celda siguiente. Esto sucede porque el ancho de la
columna no es lo suficientemente grande para
mostrar el contenido de la celda.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
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TIPO DE DATOS EN EXCEL
DATOS DE TIPO
TEXTO
TIPOS DE DATOS ALFANUMÉRICOS
Se pueden introducir números acompañados
de otros caracteres, para que Excel considere
el dato como tipo texto.
Los datos tipo texto son alineados de forma
automática a la izquierda de la celda.
Ejemplo de datos tipo texto: Nombre,
Encabezado1, xyz25, etc.
Son todos aquellos que están
conformados por letras o símbolos como
:"", > < ; [ ] ;{} ; ¿? ; ¡! .
Su objetivo es proporcionar información
en la hoja de cálculo.
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TIPO DE DATOS EN EXCEL
DATOS DE TIPO
FORMATO TEXTO
DE LOS DATOS
El formato que se le puede
dar a un dato dependerá
precisamente del tipo; así,
el formato de los datos
tipo texto más comunes es:
Tipo de fuente, tamaño,
color, estilos (negrita,
cursiva, subrayado),
alineaciones, orientación
del texto en la celda y las
operaciones permitidas en
la pestaña «Fuente»,
del cuadro de diálogo
«Formato de celdas».
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Las fórmulas son un tipo de dato que
contiene instrucciones para realizar
cálculos.
Todas las formulas deben comenzar con el
FÓRMULA
signo igual (=)
Por defecto, Excel alinea el dato al lado
izquierdo de la celda.
S
Excel sigue las reglas
Tipos de
matemáticas generales para los operadores. Hay cuatro
cálculos, que son: paréntesis, tipos diferentes de
exponentes, multiplicación y operadores de cálculo:
división, además de suma y aritmético, comparación,
resta. concatenación de texto y
referencia.
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TIPO DE DATOS EN EXCEL
FÓRMULA
S
OPERACIONES ARITMÉTICAS
Para ejecutar las operaciones
matemáticas básicas como suma, resta,
multiplicación o división, combinar
números y generar resultados
numéricos, se usan los siguientes
OPERADORES ARITMÉTICOS
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