Competencia:

Tramite de documentos
RAP 1:
Interpretar el procedimiento de
gestión y tramite de documentos
de archivo teniendo en cuenta la
política institucional y la
normativa
EMPRESA
ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL DE
LA EMPRESA
La estructura orgánica funcional de una empresa se caracteriza
por agrupar a los trabajadores según sus especialidades, donde
cada grupo cuenta con un supervisor o jefe de área. Esta estruc
tura permite que las áreas sean autónomas en sus procesos int
ernos, pero trabajen en conjunto hacia los objetivos empresaria
les. Además, esta organización ayuda a definir claramente las fu
nciones de las diferentes unidades administrativas, facilitando l
a coordinación y el cumplimiento del plan estratégico de la emp
resa. En resumen, la estructura orgánica funcional es un instru
mento clave para mejorar la eficiencia y la comunicación dentro
de la organización.
PGD
El Programa de Gestión Documental – PGD es el instrumento archivístico que le permite al Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN formular y documentar a corto, mediano y largo
plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental, encaminados a la
planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde
su origen hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación y preservación.
QUE ES LA GESTION DOCUMENTAL
PROCESOS DE LA GESTION
DOCUMENTAL
CADENA DEL PROCESO GD
Programa de Gestión Documental
GESTION Y TRAMITE DE
DOCUMENTOS
La gestión de trámite documental implica la organización, control y administración de todos los
documentos y registros de una organización.
Esto incluye:

•Elaboración y revisión: Establecer directrices para la creación, revisión y aprobación de documentos.

•1.
Almacenamiento y recuperación: Registro y almacenamiento sistemático de documentos para facilitar su a
cceso y conservación.

•2,
Estrategias de preservación: Seguir pasos y criterios para garantizar la preservación a largo plazo de los doc
umentos.

•3,
Control de documentos: Asegurar que todos los documentos sean gestionados de manera eficiente y cump
lan con las normativas.
PROCESOS DE LA GD
• Planeación
Conjunto de actividades encaminadas a la
planeación, generación y valoración de los
documentos de la entidad, en cumplimiento con
el contexto administrativo, legal, funcional y
técnico. Comprende la creación y diseño de
formas, formularios y documentos, análisis de
procesos, análisis diplomático y su registro en el
sistema de gestión documental.
• Producción
Actividades destinadas al estudio de los
documentos en la forma de producción o
ingreso, formato y estructura, finalidad, área
competente para el trámite, proceso en que
actúa y los resultados esperados.
PROCESOS DE LA GD
• Gestión y trámite
Conjunto de actuaciones necesarias
para el registro, la vinculación a un
trámite, la distribución incluidas las
actuaciones o delegaciones, la
descripción (metadatos), la
disponibilidad, recuperación y acceso
para consulta de los documentos, el
control y seguimiento a los trámites
que surte el documento hasta la
resolución de los asuntos.
PROCESOS DE LA GD
• Disposición de documentos
Selección de los documentos en cualquier etapa
del archivo, con miras a su conservación
temporal, permanente o a su eliminación, de
acuerdo con lo establecido en las tablas de
retención documental o en las tablas de
valoración documental.
•
Preservación a largo plazo
Conjunto de acciones y estándares aplicados a
los documentos durante su gestión para
garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de
registro o almacenamiento.
•
PROCESOS DE LA GD
• Valoración
Proceso permanente y continuo, que
inicia desde la planificación de los
documentos y por medio del cual se
determinan sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del
archivo y determinar su destino final
(eliminación o conservación temporal o
definitiva)Fuente: República de
Colombia. Decreto 2609 del 14 de
diciembre de 2012 (Reglamenta el Título
V de la Ley 594 de 2000), Artículo 9°.]
PROCESOS DE LA GD
• Organización
Conjunto de operaciones técnicas para declarar
el documento en el sistema de gestión
documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel
adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente.
• Transferencia
Conjunto de operaciones adoptadas por la
entidad para transferir los documentos durante
las fases de archivo, verificando la estructura, la
validación del formato de generación, la
migración, refreshing, emulación o conversión,
los metadatos técnicos de formato, los
metadatos de preservación y los metadatos
descriptivos.
DEFINICIONES
• La Tabla de Valoración Documental (TVD): • Inventario Documental:
Es un listado de asuntos o series documentales a los cuales Son instrumentos de recuperación de información que
se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición describen de manera exacta y precisa las series o
final. Se elabora y aplica a los documentos producidos y se asuntos de un fondo documental.
encuentran en segunda o tercera etapa del ciclo vital del
documento, es decir la documentación semiactiva de uso • Tablas de Retención Documental
administrativo y legal ocasional o inactiva que ha dejado de Las Tablas de Retención Documental son un
emplearse con fines legales o administrativos. La TVD es una instrumento archivístico que determina cuales son los
herramienta para la administración de documentos que documentos de cada una de las áreas productoras de la
permite organizar técnicamente los documentos que hacen
falta de los fondos documentales acumulados de las
organización, cuáles son sus plazos y las condiciones
entidades para la conservación o eliminación sin importar si se
trata de una entidad pública o privada, en otras palabras,
son una guía que indica que documentos deben ser
conservados y por cuanto tiempo.
Las TRD se utilizan para clasificar los documentos
según su valor jurídico, administrativo e histórico lo que
ayuda a garantizar que la documentación se conserve
durante el tiempo necesario. Además, las TRD también
ayudan a asegurar que los documentos sean accesibles
y estén disponibles para su uso cuando lo necesiten.
FORMATOS
FORMATOS
FORMATOS
FORMATOS
GESTION DE LA INFORMACION
La gestión de la información o Information management (IM) se refiere a un ciclo de
actividad organizativa: la adquisición de información de una o más fuentes, la custodia y
distribución de esa información a quienes la necesitan, y su eliminación final mediante el
archivo o la eliminación.
Este ciclo de organización de la información involucra una variedad de partes
interesadas, incluidos aquellos que son responsables de asegurar la calidad,
accesibilidad y utilidad de la información adquirida; aquellos que son responsables de su
almacenamiento y eliminación seguros; y aquellos que lo necesitan para la toma de
decisiones. Las partes interesadas pueden tener derechos para originar, cambiar,
distribuir o eliminar información de acuerdo con las políticas de gestión de información de
la organización.
La gestión de la información abarca todos los conceptos genéricos de la gestión, incluida
la planificación, organización, estructuración, procesamiento, control, evaluación y
presentación de informes de las actividades de información, todo lo cual es necesario
para satisfacer las necesidades de aquellos con roles organizacionales o funciones que
dependen de información
GESTION DE LA INFORMACION
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACION
LEY 1712 DE 2014
La Ley 1712 de 2014 establece el
derecho de acceso a la información pública
en Colombia y crea la Ley de Transparencia
. Su objetivo es regular el acceso a la información pública,
los procedimientos para ejercer este derecho y las excep
ciones a la publicidad de la información. Esta ley es funda
mental en la lucha contra la corrupción y el fraude, promo
viendo la transparencia en la gestión pública. Además, se
basa en el principio de máxima publicidad, garantizando q
ue la información sea accesible a todos los ciudadanos.
 EPP
• Los Equipos de Protección Personal son elementos, • Cómo se clasifican los EPP?
dispositivos y herramientas que tienen como objetivo
proteger la salud y la vida de los trabajadores en cualquier Los EPP se clasifican según su función y su nivel de protección.
actividad que implique riesgos. Se utilizan para prevenir Entre las clasificaciones más comunes se encuentran las
accidentes laborales y enfermedades profesionales que siguientes:
puedan derivarse de la exposición a factores de riesgo en
el lugar de trabajo. • Protección de la cabeza: Casco de seguridad, gorros y gorras
• Cuáles son las características de los EPP? de protección.
• Según la Asociación Chilena de Seguridad (ACHS), los • Protección de los ojos y la cara: Gafas, viseras y pantallas de
Equipos de Protección Personal deben tener las siguientes protección facial.
características:
• Protección del sistema respiratorio: Máscaras, respiradores y
• Ser cómodos y ajustados al cuerpo del trabajador. filtros.
• Estar fabricados con materiales resistentes y duraderos. • Protección de las manos y los brazos: Guantes, mangas y
• Cumplir con las normas y estándares de seguridad muñequeras.
establecidos en el país donde se encuentra la empresa.
• Protección de los pies y las piernas: Zapatos y botas de
• Permitir la movilidad del trabajador en su actividad
laboral.
seguridad, polainas y calcetines.
• Ser fácilmente identificables y distinguibles por su color y • Protección del cuerpo: Ropa de trabajo, trajes de protección,
forma. chalecos y arneses.
USOS DE LOS EPP
Qué son para qué sirven los EPP cuáles son las características y la
importancia de los EPP?
Los Elementos de Protección Personal tienen como función principal proteger
diferentes partes del cuerpo, para evitar que un trabajador tenga contacto
directo con factores de riesgo que le pueden ocasionar una lesión o enfermedad.
¿Cuáles son las características de los EPP?
Características
•Tienen la función de minimizar los riesgos a los que está expuesto el trabajador.
•Su uso es OBLIGATORIO.
•Es de uso individual.
•Deben ser apropiados para la tarea.
•Se utilizan cuando: No se ha podido eliminar el riesgo en su origen. No es posible
colocar una protección colectiva. Existe un riesgo residual.
¿Cómo se clasifican los elementos de EPP?
Los equipos de protección individual se clasifican, en función de las
consecuencias de los riesgos, en categoría I, categoría II y categoría III.
Se consideran de esta categoría a aquellos equipos de protección individual
destinados a proteger contra riesgos mínimos.
USOS DE LOS EPP
Por qué usamos EPP?
El equipo de protección personal es un equipo especial que se usa para crear una barrera entre usted
y los gérmenes . Esta barrera reduce la posibilidad de tocar, exponerse y propagar gérmenes. El
equipo de protección personal (EPP) ayuda a prevenir la propagación de gérmenes en el hospital.
¿Cuál es el propósito de los EPP en el cuidado de la salud?
Uso de EPP en entornos de atención médica
El equipo de protección personal, o PPE, según lo define la Administración de Salud y Seguridad
Ocupacional, o OSHA, es "ropa o equipo especializado, usado por un empleado para protegerse
contra materiales infecciosos ".
¿Cuál es la clasificacion y su mantenimiento de los EPP?
• Mantenimiento y Cuidado de EPP
⋅ Limpiar, lavar y desinfectar continuamente los EPP. ⋅ Mantener los protectores auditivos
higiénicamente aseados para evitar infecciones. ⋅ Almacenar las gafas de seguridad en lugares en
donde no se puedan quebrar.