SOPORTES
CONTABLES
SOPORTES CONTABLES
■Son los documentos que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una
empresa. Se elaboran en original y tantas
copias como las necesidades de la empresa
lo exijan, Se archivan en orden cronológico.
Los soportes son de orden externo o interno
COMPROBANTES
INTERNOS
■Son todos los documentos elaborados
internamente por la empresa para el control y
registro de sus operaciones con terceros:
■Recibos de caja y caja menor
■Comprobantes de egreso
■Facturas de venta
■Notas crédito y debito
■Comprobantes de diario de resúmenes
■Nominas
■Notas de contabilidad
■Entradas y salidas de almacén
■Ordenes de compra
■Cheque
COMPROBANTES
EXTERNOS
■Sirve de soporte a las transacciones pero
son elaborados por tercero. Como
■ Consignaciones bancaria
■ Pagares
■ Letras de cambio
■ Remisiones
■ Facturas por compras
REQUISITOS
■Nombre o razón social de la empresa que lo
emite
■Nombre, número y fecha del comprobante
■Descripción del contenido del documento.
■Firmas de los responsables de elaborar,
revisar, aprobar y contabilizar los
comprobantes.
INTERNOS
■Recibos de caja:
En este constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se
entrega al cliente y las copias se archivan
una al archivo consecutivo y la otra se anexa
al comprobante diario de contabilidad.
■Comprobantes de egreso o de pago:
Respalda el pago de una determinada
cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente en la empresa se elabora por
duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia
para el archivo consecutivo.
■Factura de venta:
Es un documento que el vendedor entrega al
comprador, generalmente se elaboran la
original que se entrega al comprador y dos
copias una para el archivo y otra para el
comprobante de diario.
Requisitos legales factura
de venta
■Las facturas de venta deben expedirse con
los siguientes requisitos:
■ Estar denominada expresamente facturas de venta,
preimpreso
■ Numeración en orden consecutivo, preimpreso
■ Apellidos y nombres o razón social, NIT del vendedor o
de quien preste el servicio, preimpreso
■ Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los
bienes o servicios
■ Fecha de expedición
■ Descripción especifica o genérica de los
servicios prestados
■ Valor total de la operación
■ El nombre o razón social y NIT del impresor de
la factura, preimpreso
■ Indicar la calidad del retenedor del impuesto
sobre las ventas
■ Discriminación del impuesto sobre las ventas
para los obligados a cobrar IVA
DOCUMENTOS EQUIVALENTES
A LAS FACTURAS
■Estos documentos en ocasiones hacen el
papel de facturas de venta
■ Tiquetes de maquinas registradoras
■ Boletas de ingreso a espectáculos públicos
■ Tiquetes de transporte
■ Extractos expedidas por sociedades fiduciarias, fondos
de inversión, de valores y de pensiones y cesantías
■ Factura electrónica: se elabora en el lenguaje universal
EDIFACT y se pasa de un computador a otro
■ Los recibos de pago de matriculas y pensiones
■ Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los
respectivos comprobantes de pago
NOTA DEBITO
■Es un comprobante que utiliza la empresa
para cargar en la cuenta de sus clientes, en
un mayor valor por concepto de omisión o
error en la liquidación de facturas y los
intereses causados por financiación o por
mora en el pago de sus obligaciones.
NOTA CREDITO
■Cuando la empresa concede descuentos y
rebajas que no están liquidados en la factura,
o cuando los clientes hacen devoluciones
totales o parciales de las mercancías. Para
su contabilización se utiliza un soporte que
se denomina nota crédito.
COMPROBANTES DE
DIARIO
■Es un documento que se debe elaborar
previamente al registro de cualquier
operación y en el cual se indicara el numero,
fecha de origen, descripción y cuantía de la
operación, así como las cuentas afectadas
por el asiento. A cada comprobante se le
anexaran los documentos que lo justifiquen.
NOTAS DE
CONTABILIDAD
■En el se registran las operaciones que no
tienen un soporte contable especifico.
■ Asientos de corrección, ajuste y cierre.
CHEQUE
■Es un titulo valor por medio del cual una
persona llamada girador (quien posee una
cuenta corriente bancaria) ordena a un banco
llamado girado, que pague una determinada
suma de dinero a la orden de un tercero
llamado beneficiario.
EXTERNOS
■Consignaciones Bancarias:
Es un comprobante que elaboran los bancos
y suministran a sus cuentahabientes para
que lo diligencien al consignar. El original
queda en el banco y una copia con el sello
del cajero o el timbre de la maquina
registradora sirve de soporte para la
contabilidad.
PAGARÉ
■Titulo valor mediante el cual una persona se
obliga a pagar cierta cantidad de dinero en
una fecha determinada. Generalmente este
documento se utiliza para respaldar créditos
bancarios.
LETRA DE CAMBIO
■Es un documento negociable o titulo valor es
una orden incondicional de pago que da una
persona llamada girador a otra llamada
girado, para que se pague a la orden o al
portador cierta suma de dinero, a una fecha
determinada.
