Funciones del
Archivo General
de Protocolos
El Archivo General de
Protocolos es una
dependencia crucial de la
Presidencia del Organismo
Judicial en Guatemala.
Recepción y Custodia de Tomos
de Protocolo
Recepción de Tomos Entrega de Tomos
El Archivo General de Protocolos es La entrega de tomos de Protocolo se
responsable de recibir y custodiar los puede realizar en la sede central del
tomos de Protocolo entregados por Archivo, en delegaciones
notarios, sus albaceas, herederos u departamentales y regionales, o en
otras personas autorizadas. Esto juzgados de primera instancia civil
incluye escrituras públicas, razones de donde no haya delegación. En el acta
legalización, actas de protocolización, de entrega se hará constar el estado
razón de cierre, índice y atestados. de los tomos.
Entrega Temporal
En caso de entrega temporal por desempeño de cargo público o ausencia del país, el
Archivo solo recibirá los tomos de Protocolo, no las hojas de papel sellado sin usar,
que deberán quedar en poder del notario.
Destrucción de Hojas de Papel Sellado
Recepción
Destrucción
Cuando se entreguen tomos de Protocolo
de notarios fallecidos, pensionados o La destrucción se llevará a cabo en
inhabilitados, el Archivo recibirá también presencia del Director o Subdirector, y si
las hojas de papel sellado especial para es posible, del notario o la persona que
protocolo sin utilizar. entregó las hojas. Se levantará un acta
detallando el proceso.
1 2 3
Resolución
El Director o Subdirector del Archivo
dictará la resolución ordenando la
inmediata destrucción de las hojas de
papel sellado sin utilizar.
Procedimiento de Destrucción
1 Método de 2 Separación de 3 Registro de
Destrucción Tomos Destrucción
Las hojas de papel Si las hojas sin utilizar El Archivo llevará un
sellado especial para estuvieran dentro de registro informático
protocolo sin utilizar un tomo de protocolo, detallado de la
podrán ser destruidas el Director o información
por trituración, Subdirector autorizará consignada en las
pulverización, su separación del actas de destrucción,
incineración u otro tomo antes de la incluyendo datos del
medio que garantice destrucción. El notario, cantidad de
su inutilización total. reempaste del tomo hojas, números de
se hará por cuenta del orden, registro y
Archivo. quinquenio.
Entrega ante Juzgados
Acta de Entrega Remisión al Archivo Garantía de Seguridad
Cuando la entrega de Dentro de 8 días, el juez Estos procedimientos
tomos y hojas de papel remitirá los tomos de buscan garantizar la no
sellado se realice ante protocolo al Archivo utilización de las hojas de
juzgados de primera General de Protocolos para papel sellado especial para
instancia civil donde no su custodia, y las hojas de protocolo, y asegurar la
haya delegación del papel sellado sin utilizar recepción, verificación y
Archivo, el juez hará para su destrucción. destrucción adecuada de
constar en acta los datos las mismas.
del notario, número de
colegiado, clave, tomos
entregados y cantidad de
hojas sin utilizar.
Derogación de Acuerdo Anterior
Derogación Vigencia
El presente Acuerdo deroga en su totalidad el El Acuerdo entrará en vigencia el día
Acuerdo número cuarenta guión dos mil dos, siguiente de su publicación en el Diario de
de la Corte Suprema de Justicia, de fecha Centro América, órgano oficial de la
veinte de noviembre del mismo año. República de Guatemala.
Fundamento Legal
Artículo 54 inciso f) Artículo 77
El presente Acuerdo se fundamenta Además, se fundamenta en lo
en lo establecido en el artículo 54 establecido en el artículo 77 de la
inciso f) de la Ley del Organismo Ley del Organismo Judicial.
Judicial.
Tarifas del Archivo
General de
Protocolos
La Corte Suprema de Justicia ha establecido nuevas tarifas para
los servicios prestados por el Archivo General de Protocolos, con
el objetivo de mejorar su funcionamiento, reestructuración y
modernización, y brindar un servicio más eficiente a los notarios
y usuarios en general.
Certificaciones y Copias
Certificaciones y Copias Copias Simples Legalizadas
Certificadas El costo será de Q.75.00 si es del
El Archivo cobrará Q.75.00 por año en curso, y Q.100.00 si es de
cada certificación o copia años anteriores.
certificada de instrumentos
públicos.
Registros y Anotaciones
Registro de Firmas y Modificaciones de Registro de Poderes
Sellos Firmas y Sellos y Otros
El registro de firma y sello El registro de cambio y/o El registro de poderes,
de notarios tendrá un modificación de firma y revocatorias,
costo de Q.150.00. sello tendrá un costo de sustituciones,
Q.100.00. modificaciones y
renuncias, así como otras
inscripciones, anotaciones
o cancelaciones, tendrá
un costo de Q.125.00 por
cada operación.
Otros Servicios
1 Suspensión de Poderes 2 Legalización de Firmas
El costo por suspensión de El costo por cada acta de
poderes, revocatorias, legalización de firmas de
sustituciones, modificaciones y notarios será de Q.150.00.
renuncias, así como otras
inscripciones, anotaciones o
cancelaciones, será de Q.30.00.
3 Apertura de Plicas
El costo por cada apertura de la plica de testimonios especiales,
testamentos comunes abiertos y donaciones por causa de muerte, así
como sus revocatorias o modificaciones, será de Q.75.00.
Visualización y Consultas
Visualización de Imágenes Consultas a Distancia
El derecho de visualización de imágenes a Las consultas a distancia vía conexión a
través del sistema de monitores o pantallas internet u otra comunicación remota
conectados al sistema de autorización tendrán un costo de Q.10.00 por cada
tendrá un costo de Q.15.00 por documento. consulta a los diferentes registros.
Envío de Documentos
Avisos Trimestrales Avisos de Cancelación
El envío de avisos trimestrales vía El envío de avisos de cancelación de
conexión a internet u otra comunicación instrumento público vía conexión a
remota tendrá un costo de Q.10.00 por internet u otra comunicación remota
documento. tendrá un costo de Q.10.00 por
documento.
Consulta de Protocolos
Protocolos de Notarios Fallecidos Emisión de Etiquetas
La consulta de los protocolos de La emisión de etiquetas adhesivas con
notarios fallecidos tendrá un costo de los datos de los notarios tendrá un costo
Q.5.00 por tomo. de Q.2.00.
Avisos Notariales
1 Elaboración de Avisos 2 Venta de Formularios
La elaboración de avisos La venta de formularios tendrá
notariales de protocolos de un costo de Q.5.00 por cada
notarios fallecidos tendrá un uno.
costo de Q.25.00 por aviso.
Costos Adicionales
Costo por Hojas Exención de Cobro
Además de las tarifas establecidas, el Cuando el Archivo incurra en un error al
Archivo cobrará Q.5.00 por cada hoja o ejecutar una inscripción, anotación,
fracción escrita en los documentos, modificación o cancelación, o al razonar
pudiendo extenderlos por medio de los documentos, la rectificación o
fotocopias o cualquier otro medio de enmienda no causará cobro alguno para
reproducción. el usuario.
Revisión y Vigencia
Revisión de Tarifas 1
La Corte Suprema de Justicia
revisará cada dos años las tarifas
contempladas en este acuerdo, a 2 Entrada en Vigencia
instancia del Director del Archivo El presente acuerdo entrará en
General de Protocolos. vigencia el 19 de septiembre de
2011 y deberá publicarse en el
Diario de Centro América.
Creación e
implementació
n del Sistema
Electrónico de
la Unidad de
Supervisión
Se autoriza la creación e
implementación del Sistema
Electrónico de la Unidad de
Supervisión Notarial, con lo que se
facilitará el cumplimiento de lo
dispuesto en el Título XII del
Código de Notariado.
Vigencia y
autorización
1 de abril de 2019
Autorización para
la Destrucción de
Testimonios de
Poderes
Registro Electrónico de Poderes
Registro Ágil Almacenamiento y Autorización de
El Registro Electrónico
Custodia Destrucción
de Poderes es un Sin embargo, el Por ello, se autoriza al
sistema moderno y Registro enfrenta un Archivo General de
eficiente que permite problema de Protocolos a destruir los
registrar los poderes y almacenamiento y testimonios que no
sus modificaciones en custodia de los sean retirados en un
un plazo no mayor a 12 testimonios de plazo de 3 meses, para
horas. escrituras públicas que resolver este problema
no son retirados por los de almacenamiento.
usuarios.
Procedimiento de Destrucción
1 Depuración
El Jefe del Registro Electrónico de Poderes deberá depurar los
testimonios que no han sido retirados, al vencimiento del plazo de
3 meses.
2 Acta Administrativa
La destrucción de los testimonios deberá constar en un acta
administrativa, detallando la información relevante de cada poder.
3 Registro Vigente
La destrucción del testimonio no implica la cancelación del
registro, pero sí el pago de los costos correspondientes para
obtener un segundo testimonio.
Divulgación de la Autorización
1 Recibos de Pago 2 Rótulos en 3 Entrada en Vigor
La autorización de
Ventanillas El Acuerdo entrará en
destrucción se También se colocarán vigor al día siguiente
imprimirá en los rótulos legibles en las de su publicación en
recibos de pago ventanillas de el Diario Oficial.
entregados a los recepción de
usuarios del Registro. documentos,
informando a los
usuarios.
Antecedentes del Registro de Poderes
Código de Notariado Acuerdo 38-2004 Problema de
Almacenamiento
Según el Código de En 2004, se creó el
Notariado, es atribución Registro Electrónico de Sin embargo, muchos
del Director del Archivo Poderes, un sistema ágil y usuarios no retiran los
General de Protocolos moderno para el registro testimonios presentados,
registrar los poderes y sus de mandatos. lo que genera un
modificaciones en un libro problema de
especial. almacenamiento y
custodia.
Justificación de la Autorización
Registro de Poderes Almacenamiento Autorización de
El Registro Electrónico de Sin embargo, el
Destrucción
Poderes es un sistema almacenamiento de los Por ello, se autoriza la
eficiente que permite testimonios no retirados se destrucción de los
registrar mandatos en un ha convertido en un testimonios no retirados en
plazo corto. problema. 3 meses, para resolver este
problema.
Beneficios de la Autorización
Optimización de Eficiencia Operativa Servicio al Usuario
Espacio El personal del Registro Los usuarios podrán
La destrucción de los podrá enfocarse en sus retirar sus testimonios en
testimonios no retirados funciones principales, sin el plazo establecido,
liberará espacio de tener que custodiar evitando su destrucción.
almacenamiento en el documentos
Registro. abandonados.
Responsabilidades y Sanciones
Responsabilidad Descripción
Jefe del Registro Debe depurar los testimonios no
retirados en el plazo de 3 meses. El
incumplimiento se considera falta grave.
Usuarios Deben retirar sus testimonios en el plazo
de 3 meses para evitar la destrucción.
Registro y Constancias
Registro Vigente Segundo Testimonio Acta Administrativa
La destrucción del Si se solicita una La destrucción de los
testimonio no implica la constancia o testimonios se hará
cancelación del registro razonamiento de constar en un acta
del poder. El registro segundo testimonio, el administrativa que
permanece vigente. usuario deberá pagar detallará la información
los costos relevante.
correspondientes.
Divulgación y Entrada en Vigor
Divulgación Entrada en Vigor
La autorización de destrucción se divulgará El Acuerdo entrará en vigor al día siguiente
a los usuarios a través de los recibos de de su publicación en el Diario de Centro
pago y rótulos en las ventanillas. América, el órgano oficial de Guatemala.
Suprimiendo la
Exigencia de
Legalización de
Documentos Públicos
Extranjeros
En un esfuerzo por facilitar los procesos administrativos y fomentar la colaboración
internacional, el Congreso de la República de Guatemala ha aprobado el Convenio
Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros.
Este importante paso hacia la simplificación burocrática busca agilizar los trámites y
promover el intercambio de información entre Guatemala y otros países,
fortaleciendo los vínculos y la cooperación a nivel global.
Beneficios del Convenio
Ahorros de Tiempo y Facilidad de Fortalecimiento de
Costos Movimiento Vínculos
La eliminación del Al simplificar los Al eliminar barreras
requisito de legalización procedimientos de burocráticas, este
de documentos públicos autenticación de convenio incentiva una
extranjeros reduce documentos, se agiliza la mayor cooperación y
significativamente los circulación de personas, entendimiento mutuo
trámites y los gastos bienes y servicios a través entre Guatemala y otros
asociados, permitiendo a de las fronteras. Esto países. Esto sienta las
las personas y empresas promueve una mayor bases para el desarrollo
ahorrar tiempo y recursos fluidez en los de relaciones más sólidas
valiosos. Esto fomenta intercambios comerciales y la búsqueda de
una mayor eficiencia en y la libre movilidad de los soluciones conjuntas a
los procesos ciudadanos, fortaleciendo problemas comunes, en
administrativos y facilita los lazos entre Guatemala beneficio de todos los
las transacciones y el resto del mundo. involucrados.
internacionales.
Aplicación del Convenio
1 Reconocimiento de Documentos
El Convenio establece que los documentos públicos extranjeros serán
reconocidos y aceptados sin necesidad de legalización adicional, siempre y
cuando lleven la Apostilla de La Haya, un sello que certifica su autenticidad.
2 Designación de Autoridad
El Ministerio de Relaciones Exteriores de Guatemala ha sido designado como
la autoridad competente para la aplicación del presente Convenio,
asegurando su correcta implementación y supervisión.
3 Entrada en Vigor
El Decreto que aprueba este Convenio entrará en vigencia al día siguiente de
su publicación en el Diario Oficial, marcando el inicio de una nueva era de
colaboración y eficiencia administrativa entre Guatemala y el resto del
mundo.
Principios Rectores
1 Facilitación de Trámites 2 Fomento de la Cooperación
El Convenio tiene como objetivo Al eliminar la exigencia de
simplificar los procesos de legalización, se fortalecen los
autenticación de documentos vínculos de colaboración entre
públicos extranjeros, reduciendo la Guatemala y otros países,
carga burocrática y promoviendo una favoreciendo el intercambio de
mayor eficiencia en los información y la búsqueda de
procedimientos administrativos. soluciones conjuntas a problemas
comunes.
3 Respeto a la Soberanía 4 Promoción del Desarrollo
El Convenio se enmarca dentro de los La simplificación de trámites y el
principios de la Constitución Política fortalecimiento de los vínculos
de Guatemala, que establece la internacionales contribuyen a crear
necesidad de mantener relaciones un entorno más favorable para el
internacionales basadas en el respeto desarrollo económico, social y
mutuo y el beneficio equitativo entre cultural de Guatemala, en línea con
los Estados. los objetivos de su política exterior.
Impacto en la Ciudadanía
Agilidad en Trámites Movilidad Facilitada
Los ciudadanos y empresas La eliminación de la legalización
guatemaltecas se verán de documentos públicos
beneficiados por la mayor agilidad extranjeros promueve una mayor
y simplificación de los trámites libertad de movimiento para los
que implica el Convenio, lo que les ciudadanos, lo que incentiva el
permitirá ahorrar tiempo y turismo, los intercambios
recursos en sus gestiones académicos y las oportunidades
internacionales. de negocios a nivel internacional.
Fortalecimiento de Vínculos
Al facilitar los trámites y fomentar la cooperación internacional, el Convenio
contribuye a estrechar los lazos entre Guatemala y el resto del mundo, lo
que se traduce en mayores oportunidades para los ciudadanos en diversos
ámbitos.
Proceso de Implementación
Publicación Designación Difusión y Seguimiento y
del Decreto de Autoridad Capacitación Evaluación
El Decreto que El Ministerio de Se llevarán a Se establecerán
aprueba el Relaciones cabo campañas mecanismos de
Convenio será Exteriores de de difusión y seguimiento y
publicado en el Guatemala programas de evaluación
Diario Oficial, asumirá el rol de capacitación para periódica para
dando inicio autoridad informar a la garantizar la
formal a su competente para ciudadanía y a correcta
entrada en vigor. la aplicación del los funcionarios implementación
Convenio. públicos sobre los del Convenio y
alcances y realizar los
procedimientos ajustes
del Convenio. necesarios.
Países Parte del Convenio
Alcance Global Vínculos Fortalecidos Oportunidades de
El Convenio Suprimiendo la La participación de
Desarrollo
Exigencia de Legalización Guatemala en este Al formar parte de este
de los Documentos Convenio le permite acuerdo internacional,
Públicos Extranjeros ha estrechar sus lazos con una Guatemala se abre a
sido ratificado por más de amplia red de países, nuevas posibilidades de
100 países, lo que lo facilitando el intercambio crecimiento económico,
convierte en un de información, la cultural y social, al mismo
instrumento de movilidad de personas y la tiempo que fortalece su
cooperación internacional cooperación en diversos posición en el escenario
de gran alcance y ámbitos. global.
Apostilla de La Haya
Sello de Reconocimient Proceso Ágil Garantía de
Autenticidad o Internacional La obtención de la
Legalidad
La Apostilla de La Este sistema de apostilla es un La Apostilla de La
Haya es un sello o apostilla es procedimiento Haya es una
certificado que se reconocido a nivel rápido y eficiente, herramienta que
coloca en los mundial, lo que lo que contribuye a brinda seguridad
documentos facilita la agilizar los trámites jurídica a los
públicos circulación de y a reducir los documentos
extranjeros para documentos entre tiempos de espera públicos,
garantizar su los países que para los usuarios. facilitando su
autenticidad, forman parte del aceptación e
eliminando así la Convenio, implementación en
necesidad de simplificando los diferentes
legalización trámites y los jurisdicciones.
adicional. costos asociados.
Beneficios para Empresas
Reducción de Costos La eliminación de la legalización de
documentos públicos extranjeros
permite a las empresas ahorrar en
trámites y gastos administrativos, lo que
se traduce en un impacto positivo en sus
finanzas.
Agilidad en Trámites Los procesos administrativos se
simplifican y aceleran, lo que facilita la
realización de operaciones comerciales y
transacciones internacionales de manera
más eficiente.
Expansión Internacional La facilitación de los trámites y la mayor
movilidad de documentos fomentan la
internacionalización de las empresas,
abriendo nuevas oportunidades de
negocio y mercados.
Competitividad Al reducir los costos y agilizar los
procesos, las empresas guatemaltecas
se vuelven más competitivas en el
ámbito internacional, lo que les permite
mejorar su posicionamiento y acceder a
nuevas oportunidades.
Implementación en Guatemala
Aprobación del Convenio 1
El Congreso de la República de
Guatemala aprueba el Convenio
Suprimiendo la Exigencia de 2 Designación de Autoridad
Legalización de los Documentos
El Ministerio de Relaciones
Públicos Extranjeros, dando el
Exteriores de Guatemala es
primer paso hacia su
designado como la autoridad
implementación en el país.
competente para la aplicación del
Convenio, asegurando su correcta
implementación y supervisión.
Campaña de Difusión 3
Se llevan a cabo campañas de
información y capacitación
dirigidas a la ciudadanía,
empresas y funcionarios públicos Monitoreo y Evaluación
para dar a conocer los alcances y
4
procedimientos del Convenio. Se establecen mecanismos de
seguimiento y evaluación
periódica para garantizar la
efectiva implementación del
Convenio y realizar los ajustes
necesarios en caso de ser
requeridos.
