Microsoft Office

Project 2010
Curso Básico
Unidad 1
 CONVENCIONES
En este material se dan instrucciones acerca del uso de los diferentes comandos
de MS Project 2010.
Para guiarle en su localización, se utiliza la siguiente nomenclatura:
<Nombre_ficha> | { <Nombre_opción> | <Nombre_grupo> }
[ | <Nombre_comando> ] [ | <Nombre_cejilla> ]
Donde:
<Nombre_ficha>: Es una de las fichas de la cinta de opciones de Project
<Nombre_opción>: Es una opción del Menú Archivo
<Nombre_grupo>: Es el nombre de uno de los grupos lógicos de
comandos
<Nombre_comando>: Secuencia de uno o más comandos de la cinta de
opciones
<Nombre_cejilla>: Es el nombre de una de las cejillas de la ventana
De los elementos indicados entre ‘{‘ .. ‘}’ se utiliza uno
Los elementos indicados entre ‘[‘ .. ‘]’ son opcionales
 CONVENCIONES
Ejemplos:
“Proyecto | Propiedades | Información de Proyecto”
indica que debe seleccionar la ficha “Proyecto” y en el grupo
“Propiedades” seleccionar el botón “Información de
Proyecto”.
“Vista | Zoom | Escala Temporal | Escala Temporal… |
Período no laborable”
indica que debe seleccionar la ficha “Vista” y en el grupo
“Zoom” el botón “Escala Temporal”, luego la opción “Escala
Temporal…” y en la ventana desplegada la cejilla “Período no
laborable”.
 RECOMENDACION
Se recomienda que conforme se estudie el
contenido de este material se realicen en forma
paralela los pasos indicados en la aplicación MS
Project 2010, para una mayor comprensión.
 Tema 1
Conceptos Básicos de
Microsoft Project 2010
 Microsoft Project 2010

Un proyecto es:
Un esfuerzo temporal que se lleva a
cabo para crear un producto, servicio
o resultado único1.

1
Guía PMBOK®, Quinta Edición, Project Management Institute
 Microsoft Project 2010

La administración de proyectos es:

Un conjunto de disciplinas y procesos
que se usan para organizar un equipo
de personas asignadas temporalmente
para alcanzar los objetivos de un
proyecto.
 Microsoft Project 2010

Microsoft Office Project 2010 es:

Una poderosa herramienta de

software que le ayuda a aplicar los
conceptos de administración de
proyectos para completar éstos dentro
del tiempo y presupuesto definidos.
 Microsoft Project 2010

Beneficios de Microsoft Office Project:

 Permite la programación de sus proyectos
 Permite controlar el avance de sus proyectos
 Permite controlar las finanzas de sus proyectos
 Facilita la administración de los recursos
 Facilita la comunicación del avance de sus
proyectos
 Mejora la productividad
 Microsoft Project 2010

Primer paso – Iniciar MS Project 2010

MS Project 2010 es una aplicación de la

familia de Microsoft Office, aún cuando
se adquiere e instala de forma
independiente.
 Microsoft Project 2010

Primer paso – Iniciar MS Project 2010

Para iniciar esta

aplicación, la
podemos localizar
en la carpeta de
aplicaciones de
Microsoft Office
 Microsoft Project 2010

Elementos de la Pantalla de Project 2010

La interfaz de Project 2010 utiliza los
estándares que tienen las aplicaciones de
Microsoft Office a partir de la versión 2007.
A continuación se muestran y se describen
los principales elementos de la misma.
 Microsoft Project 2010

Elementos de la Pantalla de Project 2010

 Microsoft Project 2010

Elementos de la Pantalla de Project 2010

Cinta de Opciones: Presenta los diferentes comandos
de Project 2010, agrupándolos en fichas y
grupos lógicos.
Área de tabla: parte del área de trabajo que muestra
los datos en formato tabular.
 Microsoft Project 2010

Elementos de la Pantalla de Project 2010

Área de Gráfico de Gantt: parte del área de trabajo que
muestra las actividades del proyecto con el
formato de un Diagrama de Gantt.
Escala temporal: indica el período de tiempo reflejado
en el Diagrama de Gantt.
Barras de desplazamiento: permiten la navegación
horizontal y vertical en las áreas de datos.
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Vistas en Project 2010

Project cuenta con una gran variedad de
vistas, que son diferentes formas de ver
la información de un proyecto.
 Microsoft Project 2010

Vistas en Project 2010

La vista seleccionada por defecto al crear un
proyecto se llama Diagrama de Gantt, que
incluye un área con una tabla y un área gráfica
que muestra el diagrama de Gantt asociado a
los datos incluidos en la tabla.
Con esta vista trabajaremos en forma inicial.
 Microsoft Project 2010

Vistas en Project 2010

Las vistas se agrupan en diferentes tipos:
Vistas de Tareas
Muestran información relativa a tareas
Vistas de Recursos
Muestran información relativa a recursos
Vistas de Asignaciones
Muestran información relativa a la asignación
 Microsoft Project 2010

Visualización de la Lista de Vistas

La lista de vistas puede ser accesada en
las fichas “Tarea” y “Recurso".
Cómo …
Para visualizar la Lista de Vistas,
seleccione Tarea | Ver | Diagrama de Gantt o
Recurso | Ver | Organizador de Equipo.
 Microsoft Project 2010

Visualización de la Lista de Vistas

Recomendación

Haga clic en cada una de las

vistas para visualizarlas en
el área de trabajo
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Iniciar un nuevo Proyecto

Al invocar Project se crea un proyecto en
blanco.
 Microsoft Project 2010

Iniciar un Nuevo Proyecto

Inicie el proyecto digitando los datos básicos
del mismo.
Cómo …
Para inicializar las propiedades básicas del
proyecto seleccione Archivo | Información |
Información del Proyecto | Propiedades
Avanzadas.
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Iniciar un Nuevo Proyecto

Inicie el proyecto
digitando los datos
básicos del mismo.
 Microsoft Project 2010

Iniciar un Nuevo Proyecto

Descripción de campos de Propiedades:
Título: Muestra por defecto el nombre del archivo.
Corresponde al título del proyecto.
Asunto: Referencia que describe sobre qué trata el
proyecto.
Autor: Nombre autor del documento.
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Iniciar un Nuevo Proyecto

Administrador: Nombre del Gerente del Proyecto.
Organización: Nombre de la organización donde
se implementa el proyecto.
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Habilitar la Tarea Resumen del Proyecto

Para visualizar el resumen de la duración
y fecha de inicio y fin del proyecto,
despliegue la tarea resumen.
Cómo …
Seleccione Formato | Mostrar u ocultar y marque la
casilla de verificación “Tarea de resumen del
proyecto”.
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Habilitar la Tarea Resumen del Proyecto

 Microsoft Project 2010

Habilitar la Tarea Resumen del Proyecto

Compruebe
El número de identificación de la tarea en la
columna de la izquierda es 0 (cero).
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Fecha de comienzo o fin del proyecto

Dependiendo de las características del proyecto,
éste se calendariza a partir de una fecha de
comienzo (hacia adelante) o a partir de una fecha
de fin (hacia atrás).
La calendarización a partir de una fecha de fin se
utiliza cuando hay una fecha límite que no puede
sobrepasarse.
 Microsoft Project 2010

Fecha de comienzo o fin del proyecto

Cómo …
Para indicar la fecha de comienzo o fin del proyecto,
seleccione Proyecto | Propiedades | Información del
proyecto.

Digite los parámetros (descritos a continuación) y al

finalizar seleccione el botón Aceptar.
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Fecha de comienzo o fin del proyecto

Cómo …
Digite o seleccione la “Fecha de comienzo”. Si desea
seleccionar una fecha de fin, cambie el valor por
defecto del parámetro “Programar a partir de:” y
luego coloque la “Fecha de fin”.
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Fecha de comienzo o fin del proyecto

Cómo …
Para seleccionar una
fecha, puede utilizar la
característica de tipo
calendario del campo,
seleccionando el
triángulo de la derecha.
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Fecha de comienzo o fin del proyecto

Cómo …
Para digitar un valor de fecha, haga clic en el campo y
proceda a editarlo.
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Creación de Tareas
Un proyecto se divide en fases que representan
entregables, las cuales son desarrolladas por
tareas del proyecto.
Estas tareas, a su vez, pueden estar compuestas
por subtareas.
Una vez que haya desarrollado su EDT (Estructura
de Desglose del Trabajo) puede digitarla en
Project.
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Creación de Tareas

Cómo …
Utilice la tabla de entrada de la Vista Diagrama de Gantt para
digitar las tareas.

Digite los nombres de las fases y las tareas a partir de la

primer línea libre en la columna “Nombre de tarea”.
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Creación de Tareas
Digite las fases y tareas incluidas en la
siguiente imagen:
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Duración de Tareas
Project por defecto tiene configurada la
programación manual de las tareas. Por esta razón,
como se puede observar en el ejemplo anterior, no
se asigna ninguna duración a las tareas que se
digitan.
Cómo …
Para realizar una programación automática, seleccione las
tareas deseadas y seleccione Tarea | Tareas |
Autoprogramar.
 Microsoft Project 2010
Duración de Tareas

Project al autoprogramar coloca por defecto una

duración correspondiente a un día al crear una tarea.

Nótese que esta duración incluye un signo de

pregunta al final.
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Duración de Tareas
Cómo …
Para realizar por defecto una programación automática para
todas las tareas nuevas, seleccione Archivo | Opciones |
Programación | Opciones de programación de este
proyecto… y seleccione “Programada automáticamente” en
la opción “Nuevas tareas creadas”.
 Microsoft Project 2010

Duración de Tareas
En Project puede registrar la duración de las
tareas en diferentes unidades de tiempo:
minutos (m), horas (h), días (d), semanas (s) y
meses (ms).
Al digitar las duraciones, digite el valor
numérico seguido de la abreviatura de la
duración (mostrada anteriormente entre
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Duración de Tareas
Digite las duraciones mostradas para las
tareas marcadas en la siguiente imagen:
 Microsoft Project 2010

Duración de Tareas

Compruebe
Hay variaciones en el Diagrama de Gantt, en
la duración mostrada en la tarea resumen y
las duraciones modificadas quedan sin signo
de pregunta.
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Duración de Tareas
La duración de una tarea corresponde al
tiempo necesario para ejecutarla.
La duración de la TAREA RESUMEN
corresponde al tiempo necesario para
cumplir con todas las tareas del proyecto.
Ambos valores considerados, en general, en
días hábiles.
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Tipos de Duración de Tareas

Estimada: la duración registrada se considera una
estimación poco confiable. Este tipo de duración
viene por defecto y está identificada por un signo de
pregunta (?).
Específica: la duración registrada se considera como
una muy buena estimación de lo que será la duración
real de la tarea. Si no es estimada se considera
específica.
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Tipos de Duración de Tareas

Cómo …
Para modificar el tipo de duración de la tarea, dé
doble clic sobre la tarea, seleccione la cejilla “General”
o “Avanzado” en la ventana “Información de la Tarea”
y marque\desmarque la casilla ‘Estimada’.
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Modificar Unidad de Tiempo por Defecto

La unidad de tiempo por defecto (días) que
Project utiliza, al digitar las duraciones de las
tareas y para desplegar las duraciones de las
tareas resúmenes, puede ser modificada.
Al modificar este valor no se afectan las unidades
de tiempo de las duraciones previamente
digitadas.
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Modificar Unidad de Tiempo por Defecto

Cómo …
Seleccione Archivo | Opciones | Programación | Opciones de
programación de este proyecto:
y sustituya el parámetro del campo “Mostrar duración en”.

Puede
seleccionar
Minutos, Horas,
Días, Semanas o
Meses
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Creación de Subtareas
La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)
tiene una estructura o esquema Fase\Tareas
que no se ve reflejado aún en Project.
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Creación de Subtareas
Para crear este esquema, donde se definen las
subtareas correspondientes a cada fase, se
utiliza el concepto de sangría.
Las tareas que forman parte de una fase son
seleccionadas y se les aplica una sangría.
Si queremos revertir el proceso, se selecciona
la(s) tarea(s) y se anula la sangría.
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Creación de Subtareas
Para definir subtareas utilizamos los siguientes
botones, ubicados en Tarea | Programación
Aplicar sangría Convierte la tarea en una
subtarea de la tarea que le antecede
Anular sangría Elimina la sangría de la tarea
seleccionada
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Creación de Subtareas
Seleccione las tareas indicadas en la siguiente imagen y
aplíqueles la sangría. Practique, además, la anulación de
sangría.
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Creación de Subtareas
Resultados esperados:
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Creación de Subtareas - Cambios resultantes:

El proceso anterior efectuó los siguientes cambios:
Tareas tipo fase (1):
 Antes del nombre de tarea aparece un signo menos, que si es presionado con el ratón se
convierte en un más y se ocultan las subtareas.
 Los datos de las tareas se ponen en negrita.
 Los datos de las duraciones y las fechas no pueden modificarse.
 La barra azul que representa la tarea en el Diagrama de Gantt es sustituido por una barra que
cubre sus subtareas.
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Creación de Subtareas - Cambios resultantes:

El proceso anterior efectuó los siguientes cambios:
Tareas a las que se les aplicó la sangría (2):
Al valor del nombre de la tarea se le aplica una sangría.
La tarea queda con una dependencia con respecto a la tarea superior
inmediata.
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Creación de Tareas Repetitivas

Son tareas que se repiten en forma
periódica. Ej.: Reuniones de seguimiento.
Cómo …
Posiciónese en la línea donde desea insertar la tarea.
Seleccione Tarea | Insertar | Tarea | Tarea Periódica y
realice la configuración correspondiente de la tarea.
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Creación de Tareas Repetitivas

Configure la siguiente tarea repetitiva:
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Creación de Tareas Repetitivas

Resultados esperados:
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Creación de un Hito
Tarea especial con duración de 0 (o una
pequeña duración).
Representa un evento especial en el
desarrollo del proyecto.
Ejemplos:
Fin de una fase, cierre del proyecto,
firma de un acuerdo, etc.
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Creación de un Hito
Cómo …

Método 1. Digite 0 en la duración de la tarea.

Método 2. Dé doble clic sobre la tarea, seleccione la
cejilla “Avanzado” en la ventana “Información de la
Tarea” y marque\desmarque la casilla “Marcar la
tarea como hito”.
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Creación de un Hito
 Microsoft Project 2010

Creación de un Hito
Resultados esperados:
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Tareas de Edición
Eliminar una tarea
Cómo …
Seleccione la tarea a
eliminar, seleccione el
botón derecho del ratón y
la opción “Eliminar tarea”.
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Tareas de Edición
Mover una tarea
Cómo …
Seleccione la tarea a mover y mantenga presionado el
botón izquierdo del ratón, mueva el cursor y posicione
la línea gris en el lugar deseado y suelte el botón
izquierdo.
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Tareas de Edición
Insertar y Ocultar una Columna
Cómo …
Para insertar una columna: Seleccione Formato |
Insertar columna y selecciónela en la lista
desplegada.
Para ocultar una columna: seleccione la columna
con un clic en el nombre de la misma, dé clic derecho
y luego Ocultar Columna.
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Tareas de Edición
Modificar el formato de los valores en las
columnas tipo fecha.
Cómo …
Seleccione Archivo | Opciones | General |
Vista del proyecto y para el parámetro
“Formato de fecha” seleccione el formato
deseado.
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Tareas de Edición
Modificar el formato de los valores en las
columnas tipo fecha.

Algunos
formatos
incluyen la
hora.
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Unidad 1
Práctica/Tarea
U1-1. Reunión de Accionistas #1