UNIVERSIDAD NACIONAL DE
TRUJILLO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
ADMINISTRACION
INTEGRANTES:
CHAVEZ MARIN ELIZABETH
MONTALBO CUEVA JENNIFER
MORILLO POMA RUT
SALDAÑA MUNARES MARICIELO
TISNADO PORTAL JENNYFER
GESTION
DOCUMENTAL
DESARROLLO DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el
dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios,
cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las
carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los
documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos
en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten
hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de
recuperación de información mediante sistemas de codificación y
clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los
informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la
complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas
computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a
partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas,
la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British
Library, que en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico
MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogación legible por
máquina, para sus bases de datos. Unos años más tarde el uso de las
tecnologías de información y comunicación se hizo común en la
administración pública y privada, con el uso generalizado de bases de
datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones
ofimáticas.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de
gestión documental: desde el simple registro manual de la
correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas
informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa
propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que
además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los
expedientes, capturan información desde bases de datos de producción,
contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas,
centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y
CONCEPTO
La gestión documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos
que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en la
organización:
■ Al Personal de la Empresa
■ A clientes y Proveedores
La gestión documental se ha convertido en una necesidad y en un
problema para las organizaciones, representados en gastos en locales y
almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservación,
tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos,
duplicaciones, gastos de fotocopias-fax, etc.
■ La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar
de forma frecuente la información archivada. En otros es la
importancia de los documentos o el volumen de información lo
que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que
ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas
tradicionales de archivo y almacenamiento.
■ La Gestión Documental supone un verdadero reto para muchas
organizaciones. Incluye conceptos como son "auditorias de la
información", "gestión electrónica de documentos", etc.
BENEFICIOS DE EMPLEAR LA PRÁCTICA DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
■ Establecer un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa /
Cliente.
■ Aumentar el valor de la información de la empresa.
■ Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una
forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda
la documentación necesaria para su actividad de negocio, con
las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos,
reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de
espacio físico, resolución del problema de localización de
documentos.
■ Evitar la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de
información interna. Aplicando el uso racional de los recursos La gestión
documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma
más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen
drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados,
fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y
fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización
pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto
estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su
réplica electrónica.
■ Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de
costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por
el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior
distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
PROPÓSITO
• Contar con los formatos adecuados en
función de las necesidades de la organización.
• Identificar y proteger información vital.
• Mejorar la gestión de los procesos y de los
procedimientos.
• Contribuir a racionalizar las cargas de
trabajo.
• Administrar eficazmente los recursos y
sistemas destinados al manejo de la
información de la
organización.
• Interrelacionar correctamente la gestión
documental con la estructura organizacional.
• Evaluar la gestión documental de la
organización.
CLASES DE FORMULARIOS
De línea De columnas
Es la clase de formulario más sencilla que existe, Contiene columnas y renglones para su llenado
pues su contenido se basa en datos fijos (letras) que y se utiliza cuando los datos que se anotan
van seguidos de una línea sobre la cual se deben (variables) son afectados por varios datos fijos
anotar los datos variables. En un mismo renglón que regularmente se ponen en la parte superior
pueden aparecer distintos datos fijos, de modo que del formulario (encabezado) o, en casos
se van formando líneas en cada uno de ellos. especiales, al pie.
De casillas Combinado
Esta clase se utiliza para formularios cuya información es La composición de este tipo de formulario incluye
excesiva. Consiste en encerrar un dato fijo dentro de un más de una alternativa de presentación por lo que
cuadro o rectángulo llamado casilla, preferentemente en puede combinar casillas y bloques .
el ángulo superior izquierdo y con letra pequeña pero
legible; de esta forma, el dato variable se distingue
fácilmente del fijo. Las casillas, que se forman en línea
horizontal, ocupan un renglón.
OPCIONES PARA SU ELABORACIÓN
OFFSET MIMEÓGRAF FOTOGRABAD ROTOGRABAD A MÁQUINA COMPUTADORA
O O O
Cada lámina Considerad Consta de
soporta hasta Se emplean Se utiliza la Es análoga al a por 2 herramientas
300 mil esténciles o fotografía. fotograbado, razones: como procesador
impresiones con plantillas aunque en de texto, hojas de
lugar de -Por el
buena hechas con usuario al cálculo, gestor de
resolución y máquina, grabar en base de datos,
placas que están
bajo costo. impresora o destinadas. creación de
a mano. metálicas ecuaciones y
Conviene -Por el
planas se fórmulas, creación
utilizarla en Se volumen y
emplean de presentaciones
procesos que recomienda costo
rodillos de y generador de
requieren de para tirajes
cobre. gráficos.
grandes de 100 a 500
impresiones. ejemplares.
UTILIZACIÓN
USO NORMAL
El uso generalizado de las
formas se ha convertido en un
recurso automático, por lo
que modificar su estructura es
un paso natural.
CAMBIOS
Cuando los procesos se
modifican se necesita
implementar un proceso más
depurado para ajustar las
formas.
SISTEMA DE
GESTION
DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
SISTEMA
COMPUTARIZADO
DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
RASTREAR
CONJUNTO DE
PROGRAMAS
DOCUMENTOS
ALMACENAR SOPORTADOS EN
PAPEL
SOFTWARE DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL
SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Estos documentos no tienen una organización clara
de sus contenidos
Son todos aquellos programas
de ordenador creados para la
gestión de grandes cantidades
de documentos. Generalmente se encuentran comprimidos y además de
texto pueden contener cualquier otro tipo de
documentos multimedia como imágenes o vídeos.
La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con
índices almacenados en una base de datos permite el acceso
rápido mediante diversos métodos a la información contenida en
los documentos.
Características de
sistema de gestión
documental
Se trata de la aprobación de los sistemas de
CONFORMID gestión documental por los demás procesos
AD: de la organización.
Se trata de la experiencia con que
INTEROPERABILI trabajan los sistemas de gestión con los
DAD: demás sistemas en el intercambio de
información.
Deben mantener la
información
SEGURIDAD:
administrativa en un
entorno seguro.
Es la descripción de los
metadatos, estos nos
METADESCRIPCI ayuda a ser mas
ÓN: ordenados y precisos
frente a la información
que estamos analizando.
Debe permitir que sean
agregados nuevos
contenidos a los
ACCIÓN DE documentos, en forma de
CONTENIDOS: metadatos, sin que se
altere la autenticidad,
integridad de los
documentos.
DISEÑO Y
Establece el uso y manejo
FUNCIONAMIEN
abreviado del sistema
TO:
GESTIÓN Ofrece la capacidad de
concernir y despachar
DISTRIBUIDA información de manera
: fluida y ágil.
Ofrece los mecanismos
exactos y autosuficientes
DISPONIBILID para orientar y acceder a
AD Y ACCESO: la información cuando
esta sea requerida.
NEUTRALIDA El estado certifica la libre
aceptación de tecnología,
D es decir la organización
TECNOLÓGICA puede elegir el sistema
: que sea mas adecuado.
📌 PASOS PARA LA GESTION DOCUMENTAL 📌
1. PLANEACION:
Consiste en analizar las necesidades
que tiene la entidad en cuanto a: Necesitamos unos
• manejo de información. requisitos técnicos o
instrumento
• como vamos a implementar el
manuales
programa. instructivos
• como se pondrá en marcha todo el formatos para poder
proceso que vamos a mejorar. explicarle todos sus
• cuales son los aspectos que tenemos trabajadores lo que
que mejorar. se va ha
• que herramientas necesitamos implementar.
también.
2. PRODUCCIÓN: 📌
Vamos a producir los documentos que genera la
empresa o sea sus características.
Basada en esta vamos a producir también de acuerdo a
los alineamientos funciones y necesidades de la
empresa.
Se estudiara el formato que debe tener su estructura y
su finalidad dependiendo del área competente
Básicamente la creación de documentos
📌 3. GESTIÓN Y TRAMITE
Es necesario para:
Registro
Vinculación
Distribución
Disponibilidad
Acceso
De documentos también para la consulta
control y seguimiento y solución de
asuntos.
Luego se procede ala verificación de folios
Forman parte de la gestión y el tramite copias, anexos y firmas que sean
la recepción de documentos que se competencia de la entidad para así poder
radicarse (asignación de un consecutivo
emiten por una persona natural o
fecha y hora de recibo o envió nombre del
jurídica remitente o destinatario)
📌 4. ORGANIZACIÓN:
Proceso donde se desarrolla un conjunto de gestiones orientadas
hacia la clasificación y descripción de documentos de una
empresa o institución sea publica o privada.
La clasificación consiste en dar una distribución
jerárquica a los documentos agrupándolos en grandes
conjuntos.
5. TRANSFERENCIA
Remisión de los documentos de archivo de gestión al central y de este al
histórico.
Estos son un listado se serien con correspondientes tipos
documentales a los cuales se asigna tiempo de permanencia a cada
etapa del ciclo vital de los documentos lo que significa que es el
procedimiento mediante el cual se hace el traslado controlado de los
documentos.
Archivo de Archivo Archivo
gestión central histórico
6. DISPOSICIÓN
Selección de los documentos en cualquier de sus 3
edades con miras a la conservación temporal permanente
o eliminación.
7. PRESERVACIÓN
Mediadas fijadas para garantizar buen estado de los documentos puede
sr preventiva o de intervención directa siendo métodos utilizados para
asegurar la durabilidad física de los documentos por medio de controles
efectivos incluyendo los atmosféricos.
8. VALORACIÓN
Se determinan los valores primarios y segundarios de los documentos
con el fin de establecer su permanencia en las diferentes faces del
archivo
VALOR PRIMARIO: son lo que tiene los documento mientras sirven a
la institución
VALOR SEGUNDARIO : es el que ele interesa a los investigadores y
surge cuando acaba el valor primario
