Documentos
comerciales Diana Carolina
Camargo
Skarlet Julianny Oliva
Karen Lorena López
Ruth Tatiana Sánchez
Documentos Comerciales
Son aquellos que se utilizan en el ámbito de los negocios para
formalizar y registrar diferentes tipos de transacciones y acuerdos.
Estos documentos son fundamentales para llevar un control legal,
administrativo y financiero de las operaciones comerciales.
CLASIFICACIÓN
CONTABLES NO CONTABLES
Son aquellos que se utilizan para Son aquellos que no afectan
registrar, justificar y evidenciar directamente la contabilidad, pero son
transacciones financieras de una necesarios para el desarrollo de
empresa. actividades comerciales
Factura de venta Remisiones
Recibos de cobro Cotizaciones
Comprobante Ingreso / Egreso Órdenes de Pedido
Nota crédito / débito de empresa Órdenes de Compra
Nota crédito / débito de bancos Ordenes de Entrega
Comprobante de consignación Remesa
Recibo de caja Hoja de vida
Solicitudes
DOCUMENTOS CONTABLES
Son registros escritos
que sirven para
evidenciar y justificar
las transacciones
económicas y
financieras de una
empresa u
organización.
Factura de Venta
La factura de venta se constituye como un
título valor, que el vendedor o prestador del
servicio podrá librar y entregar, o remitir al
comprador o beneficiario del servicio, con el
objetivo de que dicho documento certifique la
operación de consumo efectuada,
generalmente, el original se entrega al cliente
y se elaboran dos copias, una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad
Código de Comercio y
el Estatuto Tributario
Recibo de Caja
Un recibo de caja es un documento contable
que se utiliza para registrar los diferentes
recaudos de dinero que tenga la empresa por
concepto de cualquier transacción comercial
El recibo de caja se entrega en original al
cliente, se guarda una copia para el archivo
consecutivo y otra se anexa al diario de
contabilidad
Decreto 2420 de 2015
Decreto 1625 de 2016
Recibo de Caja menor
El recibo de caja menor es un soporte
de los gastos pagados en efectivo, por
cuantías mínimas que no requieren el
giro de un cheque, para ello se
establece un fondo denominado caja
menor. La caja menor es un fondo en
efectivo que se crea en las empresas
para manejar pequeños desembolsos,
y se asigna a una persona como
responsable de su manejo
Decreto 2768 de 2012
Comprobante de Egreso
Llamado también orden de pago o
comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero en efectivo,
cheque o sus equivalentes
La normativa que rige a los
comprobantes de egreso incluye el
Código de Comercio, el Estatuto
Tributario y el Consejo Técnico de la
Contaduría Pública (CTCP).
Comprobante de diario
El comprobante de diario es un instrumento
formal utilizado en contabilidad para documentar
transacciones financieras y sirve como
evidencia tangible de las mismas.
Decreto 1625 de 2016
Decreto 442 de 2023
el Oficio 4360 de 2020 de la
DIAN
Nóminas
Una nómina es el recibo del pago de un salario. Se
trata de un documento que la empresa entrega al
trabajador en el que se recogen el sueldo que recibe a
cambio del trabajo realizado, las retenciones que se le
practican y otras percepciones económicas
adicionales.
La nómina sirve de justificante de que el trabajador ha
percibido su sueldo y también de que se han realizado
los pagos correspondientes a la Seguridad Social del
trabajador y las retenciones del IRPF.
Resolución 000013 de 2021 y la
Resolución 000037 de 2021
Notas de contabilidad
Es un documento interno que las
empresas utilizan para registrar las
operaciones contables que no
tienen un soporte externo o para las
cuales no existen documentos
específicos
Decreto 2649 de 1993
Ley 1314 de 2009
Decreto 2420 de 2015
Ley 527 de 1999
Resolución 411 de 2023
Consignaciones Bancarias
Es un comprobante que los bancos
entregan a sus clientes para que lo usen
al depositar dinero
Ley 594 de 2000.
Ley 962 de 2005.
Acuerdo 004 de 2013.
Decreto 1080 de 2015.
Notas Bancarias
Una nota de débito bancaria
es un documento contable que
registra gastos financieros,
como comisiones bancarias,
chequeras, y el impuesto
4x1000.
Las notas bancarias pueden
ser de débito o de crédito
Ley 1328 de 2009
Decreto 2443 de 2022
Decreto 455 de 2023
Documentos no
Contables o
Informativos
Son aquellos documentos que no se
utilizan directamente para registrar
transacciones financieras o para elaborar
estados financieros dentro de la
contabilidad de una empresa. Aunque
pueden contener información relevante
para la administración o el
funcionamiento de la empresa, no son
parte del proceso de registro contable
formal.
Órdenes de compra
Documento que formaliza la solicitud de
bienes o servicios a un proveedor. Es un
documento legal que establece los
términos de la transacción
Decreto 1510 de 2013, la Ley 1474 de
2011, y la página de Colombia Compra
Eficiente
Órdenes de compra
Una orden de compra en Colombia es
un documento que formaliza la solicitud
de bienes o servicios de un comprador
a un proveedor, este documento es
esencial para establecer un acuerdo
claro sobre los términos son
especialmente comunes entre
migrantes que envían dinero a sus
familiares o seres queridos en el país.
Colombia Compra Eficiente
Decreto 1510 de 2013
Decreto 310 de 2021
Circular Externa 008 de 2022
Remisiones
La remisión es un documento que
acompaña a la mercancía que se
envía a un destinatario. Es utilizado
para controlar los movimientos de
productos entre las diferentes áreas
de la empresa
Se encuentra regulada por
normas fiscales como el
Decreto 1625 de 2016
Reglamento Único de la DIAN.
Cotizaciones
Es un documento que detalla el
costo estimado de un producto o
servicio que una empresa o
persona ofrece a un cliente
potencial.
No tiene una normatividad
específica, pero debe cumplir con
las normativas generales sobre
transparencia y claridad
Órdenes de Pedido
Una orden de pedido u orden de compra es un documento
que formaliza la solicitud de bienes o servicios de un
comprador a un proveedor. Este documento es esencial para
establecer un acuerdo claro sobre los términos de la
transacción, incluyendo la descripción del producto, cantidad,
precio, condiciones de pago y entrega.
Código de Comercio
Ley 1150 de 2007
Decreto 1510 de 2013
Colombia Compra Eficiente
Remesa
Una remesa es una
transferencia de dinero, bien
sea nacional o internacional,
que puede ser utilizada tanto
para pagos personales como
para transacciones
comerciales
Superintendencia Financiera
Decreto 663 de 1993
Decreto 444 de 1967
Hojas de vida
Es un documento que resume la
información personal, académica y
profesional de una persona, en Colombia
es un requisito común para postular a
empleos tanto en el sector público como
en el privado.
Ley 190 de 1995
Decreto 2842 de 2010
Ley 1266 de 2008
Títulos
Valores
Es un documento legal que
representa un derecho de crédito y
puede ser transferido de una
persona a otra. Es decir, se trata de
un instrumento que otorga al titular el
derecho de exigir una obligación
económica a otra persona (por
ejemplo, dinero) bajo ciertas
condiciones. Los títulos valores son
fundamentales en el comercio y las
finanzas, ya que permiten la
circulación de dinero y bienes sin
necesidad de utilizar efectivo
directamente.
Letras de Cambio
La letra de cambio es un título
valor mediante el cual una persona
(librador) ordena a otra (librado)
pagar una cantidad determinada a
un tercero (beneficiario).
Está regulada también
por el Código de
Comercio en los
artículos 647 a 722
Pagarés
Un pagaré es un título valor mediante el cual una persona
(el suscriptor) se compromete de manera formal a pagar
una suma de dinero a otra (el beneficiario) en un plazo
determinado
En Colombia, está regulado por el
Código de Comercio en los
artículos 722 a 733
Cheques
Es un título valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena
a un banco llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a
la orden de un tercero llamado “beneficiario”. Es utilizado para pagar, sin la
necesidad de utilizar físicamente dinero.
Ley 75 de 1916 Donde se
establece la la reglamentación de
los cheques en Colombia
Facturas cambiarias de compraventa y transporte
Es un documento que acredita la
transferencia de la propiedad de un
bien o servicio de un vendedor a un
comprador. El vendedor puede
librar, entregar o remitir la factura al
comprador. No se puede librar una
factura cambiaria que no
corresponda a una venta efectiva.
Carta de Porte
Es un documento legal utilizado en el
transporte de mercancías, que sirve
como contrato de transporte entre el
transportador y el remitente. Este
documento acredita el envío de
bienes y especifica las condiciones
bajo las cuales se realizará el
transporte.
Conocimiento de Embarque
Es un documento que sirve
como contrato de
transporte y recibo de
mercancías, emitido por el
transportista al cargador.
Certifica que las
mercancías han sido
recibidas para su transporte
y especifica los términos
del mismo.
Certificado de Depósito de mercancías
Es un título valor que representa
mercancías depositadas en un
almacén general de depósito.
Incluye detalles como nombre del
almacén, descripción de las
mercancías, constancia de
depósito y costos.
Bono de Prenda
Es un título valor que
incorpora un crédito
prendario sobre mercancías
depositadas en un almacén
general de depósito.
