CONTROL
CONCEPTO
Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado
por la administración de una dependencia o entidad
que permite la oportuna detección y corrección de
desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el
curso de la formulación, instrumentación, ejecución
y evaluación de las acciones, con el propósito de
procurar el cumplimiento de la normatividad que
las rige, y las estrategias, políticas, objetivos, metas
y asignación de recursos.
Inspección, comprobación, fiscalización o
intervención.
ELEMENTOS DEL CONCEPTO
RELACION CON LO PLANEADO:
Con el propósito de procurar el cumplimiento de la
normatividad que las rige, y las estrategias, políticas,
objetivos, metas y asignación de recursos.
MEDICION:
En el curso de la formulación, instrumentación, ejecución
y evaluación de las acciones.
DETECTAR DESVIACIONES:
Permite la oportuna detección y corrección de
desviaciones, ineficiencias o incongruencias.
ESTABLECER MEDIDAS CORRECTIVAS:
Preventivo y correctivo.
IMPORTANCIA DEL CONTROL
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, alas personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro (crea
mejor calidad).
4. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de
planeación.
5. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores (Producir ciclos más
rápidos).
6. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la
productividad de todos los recursos de la empresa.
7. Facilita la delegación y el trabajo en equipo.
PRINCIPIOS DEL CONTROL
• DE LA OPORTUNIDAD.
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error. De
tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
• DE LAS DESVIACIONES.
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas
necesarias para evitarlas en el futuro.
• COSTEABILIDAD.
Es establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en
relaciona con las ventajas reales que este reporte.
• DE EXCEPCIÓN.
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir
costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requiere el control.
• DE LA FUNCIÓN CONTROLADA.
Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada
con la actividad a controlar (JUEZ y PARTE).
PROCESO DE CONTROL
1. ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES
Un estándar puede se definido como una unidad de medida que sirve como modelo,
guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. (línea base).
Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son mas que
los objetivos definidos de la organización.
Rendimiento de beneficios.
Posición en el mercado.
Productividad.
Calidad del producto.
Desarrollo de personal.
Evaluación de la actuación.
TIPOS DE ESTÁNDARES
Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación varia de
acuerdo con las necesidades especificas del área donde se implementen:
ESTÁNDARES ESTADÍSTICOS: Llamados también históricos, se elaboran con
base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma
empresa o de empresa competidoras.
ESTÁNDARES FIJADOS POR APRECIACIÓN: Son esencialmente juicios de
valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en áreas en
donde la ejecución personal es de gran importancia.
ESTÁNDARES TÉCNICAMENTE ELABORADOS: Son aquellos que se
fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de
trabajo especifica.
2. MEDICIÓN DE RESULTADOS.
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la
aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas
de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades
es uno de los problemas mas difíciles, sobre todo en áreas
con aspectos eminentemente cualitativos.
Para llevar acabo su función, esta etapa se vale
primordialmente de los sistemas de información; por tanto,
la efectividad del proceso de control dependerá directamente
de la información recibida, misma que debe ser oportuna,
confiable, valida, con unidades de medida apropiada y fluida.
3. CORRECCIÓN
La utilidad concreta y tangible del control esta en la
acción correctiva para integrar las desviaciones en
relación con los estándares. El tomar acción correctiva es
función de carácter netamente ejecutivo; no obstante,
antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la
desviación es un síntoma o una causa.
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la
relación mas estrecha entre la planeación y el control.
3. RETROALIMENTACION
Es básica en el proceso de control, ya que a
través de la retroalimentación, la información
obtenida se ajusta al sistema administrativo al
correr del tiempo.
De la calidad de la información, dependerá el
grado y rapidez con que se retroalimente el
sistema.
IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL
Antes de establecer un sistema de control se requiere:
• Cortar con los objetivos y estándares que sean estables.
• Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con
los controles.
• Que los resultados finales de cada actividad se
establezcan en relación con los objetivos.
• Evaluar la efectividad de los controles:
Eliminando aquellos que no sirven.
Simplificándolos.
Combinándolos para perfeccionarlos.
CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, este debe
reunir ciertas características para ser efectivo:
REFLEJAR LA NATURALEZA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad
que desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de un sistema de control distinto al
de una empresa grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas serán
diferentes a los controles del departamento de producción.
OPORTUNIDAD
Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su
aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las
personas a las que se van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser
útiles, crean confusiones.
UBICACIÓN ESTRATÉGICA
Resulta imposible implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es
necesario establecerlos en áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.
FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL
Existen cuatro factores que deben ser considerados
al aplicar el proceso de control:
• CANTIDAD (se aplica en actividades en las que el
volumen es importante).
• TIEMPO (control de fechas programadas).
• COSTO (determinación de erogaciones).
• CALIDAD (especificaciones que debe reunir un
determinado producto o servicio).
TÉCNICAS DE CONTROL
Son las herramientas de las que se auxilia el
administrador para llevar a cabo el proceso de
control.
Sistemas de información.
Reportes e informes.
Auditoria.
Presupuestos.
Contabilidad.
Estadísticas.
TIPOS DE CONTROL
1) CONTROL SEGÚN LA PERIODICIDAD DE APLICACIÓN:
• PRELIMINAR o PREVIO
• CONCURRENTE
• POSTERIOR
2) CONTROL POR AREAS FUNCIONALES
• PRODUCCIÓN
• RECURSOS HUMANOS
• VENTAS
• FINANZAS
• ADMINISTRATIVO
• GESTION
3) SEGÚN EL AMBITO:
• INTERNO
• EXTERNO
4) ATENDIENDO EL GRADO DE FORMALIZACIÓN:
• CONTROL FORMAL
• CONTROL INFORMAL
5) SEGÚN LA NATURALEZA DEL CONTROL:
• ESTRATEGICO
• DIRECTIVO
• OPERATIVO
TIPOS DE CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA
CONTROL INTERNO
CONTROL FISCAL
CONTROL DISCIPLINARIO
CONTROL FINANCIERO
CONTROL DE GESTION
CONTROL POLITICO
CONTROL SOCIAL
