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nt
Planta
a
Colanta
Manual de procesos y
procedimientos
logísticos.
04 d e abril d e
2016
Funza
Índice
1
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n ta
pág.
Introducción…………………………………………………………………
……………… ……
………….
3
Objetivo
general…………………………………………………………………………
……………………
………… 4
Manual de procesos y
procedimientos…………………………………………………… 5 –
………………… 11
Flujograma manual de procesos a
leche………………………………………………………
F
…l …
u j…
ogramas……………………… 5 ……………………………………………
……………………
… … … … … … … … . . 12- 17
Formatos
importantes……………………………………………………………………
……………………
… … . 18- 20
Tabla de conservación de la
leche……………………………………………………………………
……….
21
D e fi n i c i o n e s … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
………………………………
……………………. 22
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a
Introducción
El siguiente manual de proc sos y procedimientos esta realizado con
el fin de aclarar, analizar y mejorar ca a e ón e la adena productiva
de la empresa en cuestión (Colanta) y de esta ma o r analizar
cada una de las áreas de la empresa que intervi en o
productivo.
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Objetivo general
El objetivo general de este anual de procesos y procedimientos es:
1. tener claridad de cuáles son las re a empresa que
intervienen de manera directa en este proceso.
1.1 capacitar a todo rso empresa sobre estos procesos
e manera en que y la an.
se
2. Identificar los errores y de cada proceso.
[Link] identificación de los estos nos permite mejorar en los
procesos ya establecidos.
2. la identificación de estos nos permite reducir el margen de
error.
[Link] reducción del margen de error nos permite al ahorro de
insumos y bienes materiales.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROSEDIMIENTOS LOGISTICOS
COLANTA
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Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compañía en
ese momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sanción.
¿De qué es encargada el área logística en la compañía?
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La logística empresarial, por medio de la administración logística y de la cadena de suministro,
cubre la gestión y la planificación de actividades de los departamentos de compras,
producción, transporte, almacenaje, manutención y distribución.
Funciones específicas asignadas a los empleados del área logística de la compañía.
Las siguientes funciones que se van a nombrar están en orden desde el primer paso de la
cadena de producción.
APROVISIONAMIENTO
Función numero 1
Recibimiento de la materia prima (leche) en el área de llegada de la empresa.
Descripción de la función:
1. Es obligación del operario dar recibo al pedido en la mayor brevedad posible,
descargándolo y transportándolo a las instalaciones para su debida refrigeración; esto
con el fin de evitar algún daño en el producto ocasionado por factores externos (como
el clima).
2. ES obligación del operario hacer las pruebas fisicoquímicas y pruebas micro
biológicas.
3. ES obligación del operario hacer las debidas pruebas de plataforma.
4. Es obligación del operario hacer firmar los debidos formatos de recibo de la
mercancía.
5. Es obligación del operario revisar que la orden del pedido corresponda a la orden que
acaba de llegar. De no ser así comunicarlo con la mayor brevedad al jefe inmediato del
área.
6. Cualquier anomalía en los pasos citados anteriormente comunicarlo con el jefe
inmediato del área.
Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compañía en
ese momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de .
sanción
Función numero 2
Organización de la materia prima (leche) dentro de las instalaciones de la empresa
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Descripción de la función:
1. Es obligación de los operarios cumplir con las BPM de acuerdo al 30-75.
2. Es obligación de los operarios el Inspeccionamiento de estructura y lugar
donde se va a hace el recibo de la materia prima
3. Es obligación del operario mantener en orden el recibo de las
mercancías.
4. Es obligación del operario cumplir con las normas establecidas para el
manejo de alimentos.
5. Es obligación del operario darle rotación al producto hacia el área de
producción teniendo en cuenta la fecha de caducidad del producto.
Función numero 3
Cuidados y Mantenimiento del producto en las instalaciones antes de ser solicitado por el
área de producción.
1. Es obligatorio de los operarios y del inspecciona miento de la personas de control de
calidad en acopiar la leche en un cuarto frio de acuerdo a los parámetros de
temperatura asignados a la leche según el decreto 616, mientras es utilizada por
producción.
A l m a c e n a m i e n t o d e la leche
Luego de ser ordeñada, la leche posee la temperatura corporal
de la vaca, alrededor de 37ºC, temperatura a la cual la
multiplicación de bacterias se realiza con extrema facilidad,
razón por la cual, para mantener su pureza, es
indispensable enfriarla al instante que se termina el ordeñe.
El motivo por el cual se lleva a cabo el almacenamiento de la
leche cruda, es mantener la pureza e higiene sin
conservantes, utilizando solamente el frío. Para lograr una
leche de alta calidad, es necesario enfriar la leche en forma
muy rápida a menos de los 4 ºC en tanques especialmente
diseña os, donde qued a macenada hasta que es retirada
p r el termo de recolección.
Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compañía en
ese momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sanción.
Pro ce d imie nto s d e producción
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El área operativa es donde se realiza directamente el producto o servicio, es decir se está en
contacto con el personal que es la mano de obra.
Funciones específicas asignadas a los empleados del área operativa de la compañía.
Los empleados del área operativa son los encargados de transformar la
materia prima recibida y almacenada por el área logística; para dar paso
a los diferentes productos.
Función numero 1
Cumplir y acatar las normas est ble s las diferentes entidades gubernamentales
en el trato de alimentos, más cífi oductos lácteos.
1. Usar la debida dotaci p e r r el cuidado del producto y el cuidado del
operario mismo.
2. El operario debe estar para el buen manejo de productos lácteos.
1. el operario debe e citado sobre todos los procesos de producción que
se llevan a cabo en la planta.
2.2 El operario debe tener conocimientos sobre todos los procesos del área
logística que se llevan en la planta.
Función numero 2
Cumplir con las funciones asignadas dentro del área de producción, teniendo en cuenta el
protocolo de el buen uso de las diferentes maquinas o herramientas para la agilización de
la empresa.
1. El operario debe estar capacitado en el manejo de las diferentes herramientas
para la agilización de procesos en la empresa.
1. el operario debe portar la protección estipulada por la compañía para su propia
protección y evitar algún tipo de accidente o incidente laboral.
Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compañía en
ese momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sanción.
Función numero 3
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Para todos los empleados de la parte de producción, es indispensable facilitar el proceso
de almacenamiento del producto luego de que este esté terminado nuevamente al área
de
logística.
Distribución:
S e encarga del centro de transporte y el servicio al cliente, para
ello se plantea las siguientes funciones:
Centro de Transporte
Trasladar los productos en l anti has que el proceso de planeación de
inventario requiere.
Planeación de rutas.
Programación de mantenimi ehículos y triciclos. Registro y monitoreo de
Entregas de producto
Presupuesto de transporte.
Llevar controles de kilometraje de las unidades.
Registro de los incidentes encontrados en las diferentes rutas.
Mantener una comunicación efectiva con personal de unidades.
Procesos y procedimientos del área de servicio al cliente
Objetivo del área de ventas de la compañía.
Aunque la marca ya cuenta con un buen posicionamiento a
nivel nacional e internacional:
Vendedores y personal con contacto directo al cliente
final:
1. Es necesario que mantengan una buena comuni ció
con el cliente final.
[Link] necesario que el personal de esta área conozca l producto y sus beneficios para
incrementar las ventas.
Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compañía en
ese momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sanción.
3. Es obligatorio para el personal de esta área el uso de uniforme en horario laboral.
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4. Es obligatorio para el personal de esta área el porte de su carnet para la correcta
identificación por parte del cliente y al ingreso en las instalaciones de la planta si algún día
lo requiere.
5. El empleado de esta área debe estar capacitado y calificado para
diferentes tipos de herramientas tecnológicas que maneja el área comercial para la
manejar venta.
correcta los
. 6. Es obligación del empleado de esta área la claridad a la hora de tomar pedidos para
evitar inconformidades en el
7. es muy importante para la compañía l debido seguimiento de los pedidos entregados
al cliente para identificar alguna nconf idad
Canales de servicio al clien u ompañía
m
Tanto el cliente interno como ede contactarse al área de servicio al cliente por
los diferentes canales ya establecidos por la compañía, los canales son:
Canales no digitales: Líneas telefónicas o servicio de punto de venta
Canales digitales tradicionales: Correo electrónico o sitio web.
Nuevos canales digitales: twitter, Facebook, entre otras redes sociales.
Normas generales para los jefes de área o encargados.
Los encargados o jefes de área son personas calificadas en su área correspondiente que
cumplen con los parámetros establecidos por la compañía, sin embargo es necesario
aclarar:
1. E s obligación de todos los jefes de área tener conocimiento de
todos los pro esos qu se lleva a cabo de a co pañía.
2. Como su nombre lo indica es el jefe di ecto e los operarios o empleados del
área comercial (vendedores, entre otros).
Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compañía en
ese momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sanción.
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3. Está prohibido las relaciones de noviazgo o matrimonio entre jefes o sub
alternos.
4. Dependiendo del área de la cual se esté responsabilizando a la persona. Esta
debe tener los cursos, estudios e información precisa de su respectivo
proceso.
5. Son encargados de cosas como:
1. incumplimiento de alguna norma leve o grave
2. control de asistencia
3. brindar permiso no remunerados y remunerados
5.4 tener una carpeta de a u o de sus empleados donde contengan
documentos esenciale en de una emergencia.
5. A esta person per a permisos.
6. A esta person pera a inasistencias con o sin justificación
7. A esta person era ga justificaciones medicas como:
1. incapac
2. recome médicas importantes que pongan en peligro la
integrid ajador.
Nota: Las funciones mencionadas anteriormente pueden variar dependiendo de la necesidad de la compañía en
ese momento. Cualquier incumplimiento de estas funciones es causa de sanción.
Flujogramas de la compañía
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En el siguiente título encontraremos los diferentes f ujogramas de la organización.
flujograma nos permite tener claridad en los pr ceso que mencionamos anteriormente.
Flujograma de recibo de mercancía.
El siguiente flujograma especifica el proceso de llegada de la mercancía a las
instalaciones de la empresa.
Flujograma de pedido de la mercancía para entrega al cliente
final
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El siguiente flujograma específica el proceso que el área comercial con el área de
logística realiza para el debido envió de los pe dos echos por el cliente final.
Flujogramas sobre el proceso y manejo de la leche en la compañía
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En los siguiente flujogramas vamos a evidenciar los diferentes procesos por los que pasa
la leche en la compañía antes de ser empacada y almacenada para su venta.
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Flujograma del proceso de venta y entrega de mercancía en la compañía
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El siguiente flujograma evidencia el proceso de venta y entrega de mercancía que se
realiza en el área comercial y logística de la empre
.
Formatos importantes en algunos procesos de la compañía
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Es indispensable para la compañía la elaboración de formatos para el soporte físico de
información requeridos, que son en muchas ocasiones muy importantes.
Comprobante de recibo de mercancía
El siguiente documento es utilizado para la recepción de mercancías y su firma significa
que el pedido llego como se planeó con anterioridad.
Recibo de entrega del producto al cliente final
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Este recibo se entrega al cliente final y su firma significa que el pedido llego como
correspondia, de no ser asi el vendedor debe aclarar el por que de la entrega de esa
manera; y esta en manos del cliente final , rechaza o firmar el recibo y aceptar la
entrega.
Formato de asistencia laboral
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El siguiente formato debe hacerse firmar por el jefe del área con el fin de llevar un control
de la asistencia de los empleados.
Este formato debe ser diligenciado todos los d s.
TA BL A D E C O N S E R VA S I O N D E L A
LECHE
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DEFINICION
ES
Manua
l:
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Instrumento administrativo que contiene en forma explícita,
ordenada
sistemáticay información sobre objetivos, políticas,
organización y procedimientos de los ó ganos atribuciones,
de una
institución;
como así
las instrucciones o acuerdos que s consideren necesarios
para la
ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como
marco de referencia los objetivos de la institución.
Logística:
el proceso de planear, implementar y controlar efectiva y
eficientemente
el flujo de aprovisionamiento, almacenamiento, transporte y
distribución
de bienes, servicios e información relacionada, desde el punto de
origen
hasta el punto de consumo, con el propósito de satisfacer lo
Procedimient
o: s
Es un conjunto de
requerimientos de los
acciones u operaciones que tienen que
realizarse
la misma de
clientes. forma, para obtener siempre el mismo resultado
bajo
mismas las
circunstancias.
Proceso:
Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que al
interactuar juntas en los elementos de entrada los
convierten
resultados en
.
Flujograma:
También denominado diagrama de flujo, es una muestra visual
de una línea de pasos de acciones que implican un proceso
determinado. Es decir, el flujograma consiste en representar
gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de
todo tipo a partir de símbolos.
Comprobante:
Documento en el que queda constancia de la realización de
algo, particularmente de haber efectuado un pago, cobro,
entrega, compra etc.
Producto:
Cosa producida natural o artificialmente, o resultado de un
trabajo u operación.
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