CUENTAS & DOCUMENTOS POR COBRAR
Por: Caury de los
Santos
OBJETIVOS
Reconocer las principales partidas que integran el rubro de las cuentas por cobrar en una empresa.
Relacionar la partida de clientes con el ciclo de operación de los negocios.
Reconocer la importancia de la adecuada administración de las cuentas y los documentos por
cobrar para la estabilidad financiera de una organización.
Identificar al mayor auxiliar de clientes como una herramienta útil de control de las cuentas por
cobrar.
Manejar contablemente las cuentas incobrables y sus métodos de estimación.
Comprender la contabilización de los documentos por cobrar recibidos de los clientes.
Transferir la propiedad de documentos a instituciones financieras.
Reconocer las normas de información financiera aplicables a las partidas por cobrar.
Elaborar un análisis financiero de las partidas por cobrar.
Concepto Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos que son propiedad de
una organización, los cuales generarán un beneficio en el futuro; forman parte de la clasificación de
activo circulante.
Se Clasifican:
Clientes : son las cuentas pendientes de pago que se derivan de la actividad normal de la
empresa, ya sea la venta de mercancías o la prestación de servicios a crédito.
Documentos por cobrar : esta partida está integrada por los documentos pendientes de pago
que surgen por la venta de mercancías o la prestación de servicios a crédito.
Funcionarios y empleados : son las cuentas o documentos que se originan por préstamos
otorgados a los empleados, funcionarios o accionistas de la empresa.
Deudores diversos : son los documentos o cuentas que se originan por transacciones distintas a
la actividad normal de la empresa.
Otras Cuentas por cobrar:
Intereses por Cobrar
Dividendos por Cobrar
Rentas por Cobrar
Otros conceptos por Cobrar
Los más comunes son: clientes y documentos por cobrar.
Relación de clientes con el ciclo de ventas y cobros
Presentación en el Balance General
La cuenta clientes solo se usa cuando se trata de importes adeudados por clientes, partidas por
cobrar que se clasifican como un activo circulante en el balance general.
Los importes por cobrar correspondientes a préstamos a funcionarios de la compañía, anticipos a
empleados, documentos recibidos y los intereses acumulados sobre los documentos por cobrar
también se consideran activo circulante , si se piensa cobrarlos dentro de un año o menos.
Las partidas por cobrar a largo plazo, que no se cobrarán en el transcurso de un año (o menos), se
muestran en la sección otros activos del balance general.
Cuentas incobrables:
Es normal que un negocio que vende mercancías y servicios a crédito tenga algunos clientes que no
paguen sus cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se clasifican en el rubro de gasto
por cuentas incobrables , en la sección de gastos de operación /gastos de venta del estado de
resultados . El monto de gasto por cuentas incobrables que resulte varía según las políticas generales
de crédito de la compañía.
Al terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para obtener una
cifra razonable de las pérdidas en cuentas incobrables que aparecerán en el estado de resultados.
Cuando algunas cuentas de clientes adquieren carácter de dudosas o incobrables, deben disminuirse
para que muestren la suma estimada de futuros cobros; de otra forma, el importe que aparece en el
balance general no se ajustaría a la realidad y la situación financiera del negocio que se presentaría a
los administradores, acreedores y otros grupos interesados sería engañosa.
El importe del balance general se ajusta utilizando la cuenta estimación de cuentas incobrables , de
naturaleza acreedora, presentada después de la cuenta clientes . Este proceso es necesario para
cumplir con el postulado básico de asociación de costos y gastos con ingresos y lograr incluir todos
los gastos en el periodo correspondiente.
Ajustes por cuentas incobrables
En general es difícil determinar cuáles serán los clientes que no pagarán sus cuentas; por
tanto, si se desea que el importe que aparezca en el balance general sea el correcto, es
necesario estimar las cuentas que con el tiempo serán incobrables. Cuando se registra el
asiento de ajuste para reconocer las pérdidas por cuentas incobrables del periodo, se
estima un monto de cuentas incobrables.
Por ejemplo, suponiendo que se quiere crear una provisión o estimación de cuentas
incobrables por $30 000, el registro de la operación sería el siguiente:
Métodos para Calcular las cuentas Incobrables
Existen dos métodos básicos para estimar las pérdidas por cuentas incobrables y un
tercer método de cancelación directa. Los gastos por la estimación de cuentas
incobrables propuesta en los métodos 1 y 2 no se aceptan para propósitos fiscales.
1. Método del porcentaje de las ventas .El método del porcentaje de las ventas, o del
estado de resultados , estima las pérdidas por cuentas incobrables utilizando un
porcentaje de las ventas netas a crédito para llegar a una cantidad razonable. Para
determinar la tasa estimada es necesario examinar y analizar el porcentaje de pérdidas
experimentadas sobre el total de las ventas netas a crédito de periodos anteriores.
Después se aplica el porcentaje estimado al total de las ventas a crédito del periodo,
menos el importe de las devoluciones y bonificaciones sobre ventas. No debe restarse o
sumarse cualquier saldo.
existente en la cuenta estimación por cuentas incobrables provenientes de periodos
anteriores para determinar el importe de ajuste de cuentas malas.
El cálculo de la provisión por cuentas incobrables es: $
2. Método del porcentaje de cuentas por cobrar
Mediante el método del porcentaje de cuentas por cobrar, o del balance general , se estima el
importe de las pérdidas en cuentas incobrables, con base en un porcentaje del saldo existente en la
cuenta clientes . Para llegar a un porcentaje razonable es necesario analizar los cobros realizados
durante un periodo considerable. La tasa o porcentaje determinado se aplica al saldo de la cuenta
clientes para obtener el saldo de la cuenta estimación de cuenta incobrable y determinar el importe
del ajuste por cuentas incobrables. Debe recordarse que el porcentaje o tasa utilizados no es más que
una estimación, por tanto es muy probable que nunca llegue a ser igual que el importe exacto de las
cuentas incobrables del año y que la cuenta de estimación puede tener un saldo deudor o acreedor al
final del periodo contable, antes de los ajustes.
2. Método del porcentaje de cuentas por cobrar
Cancelación de cuentas de clientes
Cuando la cuenta de un cliente se convierte en incobrable debe eliminarse de los registros contables.
Para registrar la cancelación se hace un cargo a la estimación de cuentas incobrables y se abona a
clientes, siempre y cuando se haya realizado previamente la estimación.
Reapertura de cuentas de clientes
En algunos casos, una cuenta que se había cancelado por incobrable puede cobrarse en
forma total o parcial en una fecha posterior; cuando se recibe el pago debe invertirse el
asiento de cancelación y se lleva la cuenta a los registros para hacer asientos en la
cuenta del cliente. Una vez registrado el asiento invertido y el cobro recibido a cuenta, los
libros mostrarán que la cuenta fue cancelada y recuperada más tarde. En el caso de que
el cliente haga una compra a crédito en el futuro, toda la información necesaria para
aprobar o rechazar su pedido se encontrará en los registros. Para mostrar la reapertura de
cuentas obsérvese el ejemplo de la empresa Pisos Modernos, S.A. El asiento realizado
para cancelar su cuenta fue el siguiente:
Documentos por cobrar
Al obtener un préstamo de una institución financiera o alguna otra entidad, en general se
requiere que el prestatario pague ciertos honorarios, llamados intereses , por el uso del
dinero.
Cuando el prestatario recibe el dinero, firma una promesa por escrito de que pagará al
prestamista en una fecha futura el monto del préstamo más los intereses.
Esta promesa por escrito firmada por el prestatario se llama pagaré.
Una compañía puede aceptar documentos de un cliente como pago de un adeudo
(documentos por cobrar ); casi siempre los documentos que se reciben de clientes o los
que se entregan a proveedores son pagarés.
El interés que se recibe de un cliente, cuando efectúa el pago del documento, se acredita
a ingreso por interés; por su parte, el interés pagado sobre un documento dado a un
acreedor se carga a la cuenta gastos de intereses .
Documentos por cobrar
Por ejemplo, el 2 de junio de 2014, la empresa Mármoles Italianos, S.A., recibió de un
cliente un documento por un año con un valor de $350 000, con un interés de 12% anual;
al vencimiento del documento, es decir, después de transcurrido un año de plazo, el
cliente pagó su deuda y Mármoles Italianos registró:
