BASE LEGAL PROCESO
OBJETIVOS RESPONSABILIDA
D
GRUPO DE
ELEMENTOS GLOSARIO
FLUJOGRAMA
ESPECIALIZACION
Artículo 209 C.N. Las entidades administrativas deben coordinar sus
actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado.
Artículo 269 C.N. En las entidades Públicas, las autoridades
correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la
naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control
interno de conformidad con lo que disponga la Ley.
Artículo 1 Ley 87/93. El control interno se expresa a través de las
políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las
respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura
administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de
dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de
manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y
programación, de selección, inducción y capacitación de personal.
ARTÌCULO 107 DE LA LEY 42/93. Se debe establecer un sistema de
control de inventarios, el cual periódicamente debe ser revisado y exigir
a quienes tenga a cargo el manejo de bienes o fondos, la constitución de
Póliza de manejo.
RESOLUCION 03975 DEL 22 NOVIEMBRE DEL 2000. Por la cual se
expide el Manual de Manejo Administrativo de Los bienes de Propiedad
de la Policía Nacional.
Determinar mecanismos para ejercer el control legal y técnico
de los bienes.
Codificar y Clasificar los bienes.
Fijar la responsabilidad de los funcionarios que tienen bienes a
su cargo, en las etapas de administración, custodia y manejo.
Establecer métodos y procedimientos para la Confrontación
física.
Seguimiento de Bienes desde el punto de partida hasta el
punto de llegada – con verificación de movimientos ò registros
contables.
ELEMENTOS DE CONSUMO
Son los que se consume por el primer uso que se hace de ellos, o porque al
ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como
Unidad.
ELEMENTOS DE CONSUMO CON CONTROL ( Explosivos, Repuestos,
Llantas)
ELEMENTOS DE CONSUMO SIN CONTROL (Grasas, combustibles,
Drogas)
ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos y
perecen por deterioro total, obsolescencia, numero de horas de uso por
razón de su naturaleza.
ELEMENTOS DEVOLUTIVOS SIN ROTULAR ( Armas y Accesorios,
ACTIVOS FIJOS
De MAYOR valor
De MENOR Valor.
BIENES INMUEBLES
Son los que no se pueden mover de un lugar a otro, también son
aquellos elementos que por su uso, destino, o aplicación forman
parte del inmueble y no pueden trasladarse sin menoscabo.
Edificaciones.
Tuberías.
Cableados.
Lotes.
INTENDENCIA
ARMAMENTO
COMUNICACIONES
TRANSPORTES
REMONTA Y VETERINARIA
TELEMATICA
SANIDAD
VESTUARIO
AVIACION
LLANTAS Y LUBRICANTES
SERVICIOS.
ENTRADA DE BIENES
SE DEFINE COMO LA ACCION QUE DETERMINA EL INGRESO FISICO Y
REAL DE LOS BIENES AL ALMACEN O BODEGA, SEGÚN LA NATURALEZA
DEL BIEN Y EL MECANISMO DE ADQUISICION.
OBJETIVOS
Efectuar los registros matemáticos, contables y computarizados.
Conformidad de recibido a satisfacción.
Confrontación de las especificaciones de los bienes.
CLASES DE ENTRADAS
REMESA - COMPRA - REPOSICION
PRODUCCION DE ELEMENTOS - SOBRANTE S - COMPENSACION
POR RECONSTRUCCION DE EQUIPO - DEVOLUCION - DONACION
TRASPASO - APROVECHAMIENTO DE INSERVIBLES - NACIMIENTO DE
SEMOVIENTES.
SALIDA DE BIENES
Es el procedimiento por el cual los bienes salen físicamente del
Almacén, con la respectiva orden de salida legal que identifica clara y
detalladamente el bien.
CLASES
SUMINISTRO - SUMINISTRO POR SUSTRACION.
CESION DE BIENES - POR VENTA DIRECTA.
POR TRASLADO DE BIENES - REMESA
BAJA DE BIENES
Proceso administrativo mediante el cual la entidad, retira
definitivamente de su patrimonio, los bienes y equipo de su propiedad.
CLASES
Salidas por merma, rotura, desuso o vencimiento.
Inservibles por uso - remate.
Desmantelamiento de máquinas y equipos.
Destrucción de inservibles y sacrificio de semovientes en malas
condiciones.
Artículo 48 Numeral 3 Ley 734/2000. Da lugar a que por culpa
gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del estado o a cargo
del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o
bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya
confiado por razón de sus funciones.
A ninguna persona se le puede hacer firmar inventario de bienes
que no estén bajo su inmediato control o responsabilidad
administrativa, disciplinaria y fiscal por razón de los bienes de los
cuales se hagan cargo y, por lo tanto, serán responsables directa e
individualmente por la pérdida, daño, o deterioro de los mismos.
Cuando se trate de entrega de bienes a entidades o personas
naturales o jurídicas, la firma en el comprobante es la de su
representante legal o de la persona que este autorizada legalmente
para recibirlos, cumpliendo los requisitos de anotar su documento de
identidad y sello, si lo hubiere.
El almacenista no puede hacer firmar el comprobante de salida
de bienes del almacén por el destinatario mientras no le entregue
todos los bines que en él figuren, tampoco expedirle constancias
de que queda debiendo o que posteriormente le entrega
determinados elementos.
El Almacenista es el encargado de mantener actualizada las
novedades, movimientos y saldos de bienes en bodega, en
servicio o en poder de terceros, debidamente clasificados por
cuenta, por dependencias y responsables.
Las personas que deban rendir inventario (31 diciembre de
cada año) que se encuentren en vacaciones, los elaborarán y
rendirán cuentas antes de salir a ellas.
ACTIVO. Conjunto de recursos económicos o bienes y derechos
que posee una persona natural o jurídica y que son fuente potencial
de beneficios.
COSTO HISTORICO. Constituido por el precio de adquisición o
importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha
incurrido el ente para la prestación de servicios, en la formación y
colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación.
DEPRECIACION. Reconocimiento racional y sistemático del costo
de los bienes, distribuidos durante su vida útil estimada, con el fin de
obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de
manera que se conserve la capacidad operativa del ente público.
PRECIO DE MERCADO. Es el valor que resulta de la interacción
de las fuerzas de la oferta y la demanda en el mercado.
REGISTRO CONTABLE. Asiento contable que debe ser realizado para
reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte
el ente público y atiende las normas generales de acusación y
prudencia. Este puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el
principio de partida doble.
VIDA UTIL. Tiempo normal de operación de un activo fijo en
términos de utilidad para su propietario; el periodo de vida, podrá ser
mayor o menor que la vida material o cualquier vida económica
comúnmente reconocida.
INVENTARIO. Relación detallada de existencias materiales
comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: Unidades de
existencia, descripción y referencias del producto o del activo, valor de
compra, precio de venta, fecha de adquisición, etc.
F L U J O G R A M A
M a c r o p r o c e s o : A D M IN IS T R A C IÓ N D E L O S P r o c e s o : A D M IN IS T R A R A L M A C E N E S
R E C U R S O S L O G IS T IC O S
A c c i ó n o t a r e a q u e r e q u ie r e p r o c e d i m i e n t o :
E la b o r ó : F e c h a d e e m is ió n : C ó d ig o :
E Q U IP O E S T A N D A R IZ A C IO N O G E S I
R e v i s ó : F e c h a ú ltim a a c t u a liz a c ió n : E d ic ió n N r o .
P O L IC ÍA N A C IO N A L
G R U P O A S E S O R D E O G E S I 0 8 /0 9 /2 0 0 4
A p r o b ó : F e c h a d e P u b lic a c ió n : A r c h iv o :
G R U P O D E S A R R O L L O O R G A N IZ A C IO N A L O G E S I
1 . A n a liz a r d o c u m e n t o s
p a r a la r e c e p c ió n d e l b ie n
¿ C o r r e s p o n d e la N O
d o c u m e n t a c ió n y 3 . In fo rm a r q u e n o s e r e c ib e
e le m e n t o s ?
S I
2 . R e c e p c ió n d e l b ie n
4 . E j e c u t a r a c t iv id a d
e n t r a d a d e b ie n e s
5 . E n v ió d o c u m e n t a c ió n a
c o n t a b ilid a d
6 . A n a liz a r r e q u e r im ie n t o
S I
¿ H a y N O 8 In fo rm e d e n o
e x is t e n c ia s ? e x is t e n c ia d e l b ie n
7 . E j e c u t a r a c t iv id a d
s a lid a d e b ie n e s
9 . E n v ió s o p o r t e s a
c o n t a b ilid a d
P á g in a 1 d e 1
Macroproceso: Proceso:
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES
LOGISTICOS Fecha de emisión: Código:
Revisó: Fecha última Edición Nro.
POLICÍA NACIONAL
Aprobó: actualización: Archivo:
DOCUMENTO RIESGOS ACIONES
RESP PREVENTIVAS
COMO ONSA
ACTIVIDAD BLE SALE ENTRA
1. Recibir la documentación de Técnico Contrato, normas, La documentación Revisar la
la oficina de contratación Almace
Analizar especificaciones llegue incompleta, el documentación
nista y
docume Se revisa que este completa supervi técnicas, registro contrato no este y contrato en el
sor del presupuestal, póliza de bien elaborado, o momento de
ntos Si esta incompleta o mal contrat garantía, copia, que no sea del recepcionarlos
para la elaborada se oficia a la unidad o
aprobación póliza si la almacén
para que envíen los
recepci documentos faltantes o hay, oferta, factura
ón del corrijan
bien ClClasificar la recepción de
elementos según resolución
No. 3975 del 22/11/00
Verificando lo estipulado en
el documento soporte contra
el bien o servicio, ya sea por:
compra, remesa, donación,
recuperación, incautación,
sobrante, transferencia,
producción, comodato,
nacimiento de semoviente
( con historia clínica y avaluó).
no Corresponde la
Documentación y
elementos se devuelve a la
unidad para su corrección
