Secretariado Ejecutivo
Módulo: # 9
Técnicas Secretariales
Tema:
INSTRUCCIONES PARA ELABORAR SU
PRESENTACION EN PAWER POINT O
CANVAS
Participante:
MARITZA LUCIANO
Facilitadora:
HILDA CASTRO
Fecha:
02.12.2024
FRASE MOTIVADORA
Su arduo trabajo, dedicación y atención a los detalles son verdaderamente
apreciados y estamos agradecidos de tenerlo en nuestro equipo. Gracias
por todo lo que hace para que nuestra oficina sea un éxito .
Introducción
En la siguiente presentación se
estará brindando información
detallada sobre la técnicas y áreas
secretariales, algunas de sus
definiciones y áreas de
desempeño laboral de las
secretarias ejecutivas tomando
como referencias a las
profesionales graduadas de la
carrera de Secretariado Ejecutivo.
Contenido.
• Definiciones de Secretaria, Secretaria Ejecutiva y Asistente
Administrativa y Oficinista.
• Concepto de Oficina y Oficina Administrativa
• Funciones Principales que realiza una Secretaria
• Rol principal de una Secretaria
• Habilidades y Actitudes de una Secretaria
• Mobiliario que se utiliza en una Oficina Secretarial.
• Equipos que maneja y utiliza una Secretaria
• Importancia de una Secretaria en una organización.
• Ética Profesional de una Secretaria.
Diga las Razones o Motivaciones que le impulsaron a
tomar el Curso de Secretariado
Ejecutivo y que beneficios le está reportando ahora o
en el futuro.
1.1 DEFINICIONES
Secretaria: es la persona que se encarga de las labores administrativas de un
organismo, institución o corporación y desempeña las funciones de extender
actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de esa entidad.
secretarios ejecutivos: actúan como jefes ejecutivos y consejeros no
ejecutivos, así como administradores y secretarios generales. Proporcionan
soporte para reuniones y juntas, incluso a la junta directiva y equipos de
administración. A menudo aconsejan sobre aspectos legales en una reunión.
Asistente Administrativa: Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de
contactos, entre otros. Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma
digital. Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento
de la base de datos.
Oficinista: Ejecutar labores relacionadas con trámites, gestión documental,
suministro de información, recolección y cotejo de datos, grabar y respaldar
información en discos, revisión y envío de correos electrónicos, atención del
público y otras tareas similares.
1.2 CONCEPTO DE OFICINA Y OFICINA ADMINISTRATIVA
CONCEPTO DE OFICINA: Una oficina es un lugar en el que se lleva a cabo
un trabajo, que puede ser de muy diversa índole. En el contexto de esta
publicación se considerará como oficina el lugar, establecimiento o local
destinado al desarrollo de algún tipo de trabajo profesional de gestión,
administración u otro.
CONCEPTO OFICINA ADMINISTRATIVA: Una oficina administrativa
es un espacio físico o virtual dentro de una organización
donde se llevan a cabo todas las tareas relacionadas con la
gestión y administración de la empresa. Es el lugar donde
se hacen actividades como la planificación, organización,
control y seguimiento de los recursos y procesos
empresariales.
1.3 FUNCIONES
PRINCIPALES QUE REALIZA
UNA SECRETARIA
Los secretarios prestan apoyo administrativo a los
directivos y otros profesionales. Sus responsabilidades
incluyen usar el ordenador para redactar cartas,
informes y otros documentos.
Por lo general, contestan llamadas telefónicas, atienden
las consultas habituales, toman mensajes y deciden qué
llamadas requieren la atención inmediata del jefe. Los
secretarios pueden encargarse de mirar el correo
ordinario y el correo electrónico que se haya recibido, y
decidir si hay algo que el jefe tiene que ver o atender
personalmente.
1.4 ROL PRINCIPAL
DE UNA SECRETARIA
Organizar eventos,
reuniones, congresos,
viajes de negocios, etc.
Recibir las visitas externas,
organizar agendas del
equipo de dirección.
Redactar documentos,
desarrollar presentaciones,
etc. Gestionar, archivar y
tratar diferentes
documentos y dato
1.5 HABILIDADES Y
ACTITUDES DE UNA
SECRETARIA
Ser Amable por teléfono,
tener actitud amable.
servicial con los visitas.
Tener tacto y discreción.
Ser capaz de pensar con
rapidez y mantener la calma
bajo presión.
Respetar la confidencialidad,
ya que tal vez maneje
información personal,
confidencial o sensible.
1.6 MOBILIARO QUE SE
UTILIZA EN UNA
OFICINA SECRETARIAL
• Mesa de oficina. Las mesas
de oficina o escritorios de
trabajo son unos muebles
totalmente imprescindibles
para el buen funcionamiento.
• Silla de oficina. ...
• Bancadas. ...
• Sofás de recepción. ...
• Mueble de recepción. ...
• Archivadores. ...
• Cajoneras. ...
• Estanterías.
1.7 EQUIPOS QUE
MANEJA Y UTILIZA
UNA SECRETARIA
Los tipos de tecnología más
comunes que utilizan las
secretarias incluyen:
computadoras
impresoras y escáneres
teléfonos y otros
dispositivos de
comunicación
Las secretarias también
utilizan software como
programas de
procesamiento de textos,
hojas de cálculo, bases de
datos y correo electrónico.
1.8 IMPORTACIA DE UNA SECRETARIA EN
UNA ORGANIZACIÓN
Las secretarias tienen un rol que contribuye con la eficiencia general del
negocio, participando de manera cercana en el desarrollo económico y
cultural de las organizaciones. Representan el nexo entre la empresa y
distintos agentes externos.
1.9 ÉTICA
PROFESIONAL DE UNA
SECRETARIA
La secretaria tiene el
deber de contribuir a la
celeridad del trabajo, no
debiendo aceptar
sugerencias ni coacciones
para eludir su
cumplimiento.
La secretaria debe cultivar
sus aptitudes y actualizar
sus conocimientos, a fin de
que su trabajo se ejecute
al más alto nivel de
rendimiento.
1.10 Diga las Razones o Motivaciones que le impulsaron a tomar el Curso de Secretariado
Ejecutivo y que beneficios le está reportando ahora o en el futuro.
Mis motivos de realizar este curso, fue ampliar mis conocimientos tener un
campo laboral muy amplio y poder desempeñarme en empresas públicas y
privadas, bancos, compañías de seguro, ministerios, consulados, colegios
nacionales y particulares, microempresas propias y de terceros, agencias,
aeropuertos, empresas de telecomunicaciones y toda empresa existente
siempre necesitará de las funciones de éste perfil profesional y laboral.
CONCLUSIÓN
En este tema que acabo de
concluir puede aprender
con mas detalle los trabajos
que desempeña Las
secretarias ejecutivas las
cuales un gran brindan
apoyo administrativo de alto
nivel a los ejecutivos
manejando solicitudes de
información y tareas de
oficina como
