Micros
oft
Excel
PRESENTACIÓN
En este taller aprenderás a
conocer y dominar los conceptos
básicos e interfaz de Microsoft
Excel como herramienta de
trabajo para la elaboración,
análisis, gestión y comunicación
de los datos mediante hojas de
cálculo.
CONTENIDO
1. ¿ Q u é e s M i c ro s o ft E x c e l ?
2. ¿ Q u é s e p u e d e h a c e r e n M i c ro s o ft
Excel?
3. ¿ C ó m o i n gresa r?
4. C r e a r u n n u e v o libro
5. C o n o c i e n d o la h o j a d e c á l c u l o
6. Introducir datos
7. F o r m a t o d e c e l d a s
8. Fo r m u l a s y f u n c i o n e s
9. G r á fi c o s
10.G u a rd a r libro
¿QUÉ ES MICROSOFT EXCEL?
Excel es un programa informático desarrollado
por Microsoft. Se trata de un software que
permite realizar tareas contables y financieras
gracias a sus funciones, desarrolladas
específicamente para ayudar a crear y trabajar
con hojas de cálculo.
Excel se distingue de los demás programas
ofimáticos porque nos permite organizar
datos en filas y columnas, y al introducir
datos numéricos y alfanuméricos en las
hojas de cálculo de Excel, podemos realizar
cálculos aritméticos básicos o aplicar
funciones matemáticas de mayor
complejidad y utilizar funciones de
estadísticas o funciones de tipo lógica en
Excel.
¿QUÉ SE PUEDE HACER EN MICROSOFT
EXCEL?
Excel es una herramienta para poder hacer
cualquier tipo de cálculo matemático.
• Se pueden realizar operaciones matemáticas
• Crear tablas de números
• Insertar datos numéricos, texto, alfanuméricos
• Utilizar fórmulas
• Contabilidad
• Análisis de datos matemáticos
¿COMO INGRESAR A MICROSOFT EXCEL?
Programa Desde una
Excel
1. computadora:
Tecla Windows
2. Escribir Excel
3. Dar enter/dar clic con el
mouse
Te c l a
Windows
AL INGRESAR A MICROSOFT EXCEL SE PODRÁ USAR UNA
HOJA DE CALCULO (EN UN LIBRO EN BLANCO), O BIEN
VOLVER A INGRESAR Y SEGUIR TRABAJANDO CON ALGÚN
LIBRO DONDE SE NECESITE AÑADIR O ACTUALIZAR LA
INFORMACIÓN RECOPILADA PREVIAMENTE.
EN LA SECCIÓN NUEVO CONTARÁ CON DIVERSAS
PLANTILLAS DE TRABAJO PREDETERMINADAS. DESDE UNA
PLANTILLA EN BLANCO HASTA PLANTILLAS PREDISEÑADAS
PARA DIVERSOS FINES.
EN LA SECCIÓN DE ABRIR, SE PUEDE VISUALIZAR LAS
ULTIMAS TAREAS REALIZADAS
CREAR UN NUEVO
LIBRO
Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro
tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de
cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un
libro o puede crear libros nuevos para separar los datos.
[Link] clic en Archivo y después en Nuevo.
[Link] Nuevo, haga clic en Libro en blanco
CONOCIENDO LA HOJA DE
CÁLCULO
10.- Información
1.- Barra de - ayuda.
herramientas de 11.- Compartir en
acceso rápido. la red.
2.- Barra de título. 12.- Cinta de
3.- Definición de opciones.
cuenta. 13.- Cuadro de
4.- Botón opciones de nombres.
presentación de la 14.- Barra
cinta de opciones. fórmulas.
5.- Botón minimizar. 15.- Botón
6.- Botón restaurar. insertar función.
7.- Botón cerrar. 16.- Cuadro de
8.- Botón opción contenido.
archivo. 17.- Columnas.
9.- Barra menú 18.- Filas.
13
principal.
BARRA DE
MENÚS
La barra de menús de Excel se encuentra en la parte
inferior de la barra de título y tiene la finalidad de
agrupar en menús desplegables los comandos más
usados de Excel.
Haciendo clic en cada una de las opciones se despliegan
los contenidos relacionados con dicha opción.
MENÚ INICIO
Dentro de la pestaña de “Inicio” se conseguirá todas las
herramientas de portapapeles, fuentes, alineación,
números, estilos, celdas, edición. Todo eso para poder
cambiar las propiedades del texto como su fuente,
alineación, formato, estilo, etc.
MENÚ INSERTAR
Dentro de la pestaña “Insertar” se podrá encontrar las
herramientas: tablas imágenes, ilustraciones, complementos,
gráficos, vínculos, texto y símbolos.
MENÚ DISPOSICIÓN DE
PÁGINA
En la pestaña “Diseño de página” se contará con las
herramientas de temas, configurar pagina, ajustar área de
impresión, opciones de la hoja, organizar; y con más opciones
para modificar la hoja de Excel de acuerdo a tus necesidades.
MENÚ FÓRMULAS
En la pestaña de “Fórmulas” se podrá contar las con las
herramientas de biblioteca de funciones, nombres definidos,
auditoria de formulas, calculo. Es una de las pestañas más
utilizadas para el cálculo de operaciones matemáticas,
financieras, contables o estadísticas.
MENÚ DATOS
En la pestaña “Datos” se observará que se tendrá opciones
para poder obtener y transformar datos, consultar y realizar
conexiones, poder ordenar y filtrar datos, utilizar
herramientas para tratar datos, realizar previsiones, realizar
esquemas y resolución de análisis.
Menú
Revisar
En la pestaña “Revisar” observarás que tendrás opciones para
hacer correcciones ortográficas, comprobar accesibilidad, hacer
búsquedas inteligentes, traducir palabras de diferentes idiomas,
poner comentarios, hacer protección de hojas y celdas, y entrada
de lápiz óptico.
MENÚ VISTA
En la pestaña “Vistas” observarás que tendrás opciones para
modificar las vistas de libro, mostrar las cuadriculas , formulas,
encabezados, reglas, realizar zoom, organizar con ventanas, y
diseñar macros.
Menú
Ayuda
En la pestaña “Ayuda” observarás que tendrás opciones para
consultar por apoyo del equipo de Microsoft para poder
resolver problemáticas con referencia al programa de Excel .
Barra de búsqueda (¿Qué deseas hacer?)
En la pestaña “¿Qué de sea hacer?” observarás que
tendrás acceso a búsqueda de herramientas en
Excel en caso de no ubicar la herramienta de
preferencia.
CELDA
S Técnicamente, una celda es la intersección entre una fila o
línea horizontal con una columna vertical en la hoja de
cálculo. Por ello, el nombre de cada casilla de Excel
proviene de la combinación del número de la fila con el de
la columna.
Su tamaño puede ser modificado y en ellas se puede
introducir todo tipo de datos.
Celda B3
24
SELECCIONAR CELDAS, RANGOS, FILAS O
COLUMNAS DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Seleccionar una o varias celdas
[Link] clic en la celda para seleccionarla. O bien use el teclado
para navegar a esta y seleccionarla.
[Link] seleccionar un rango, seleccione una celda y, después,
con el botón primario del mouse presionado, arrastre las
demás.
[Link] seleccionar rangos de celdas y celdas no adyacentes,
mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione las
celdas.
SELECCIONAR UNA O MAS FILAS Y
COLUMNAS
[Link] la letra en la parte superior de una columna
para seleccionar toda la columna. O bien haga clic
en cualquier celda de la columna y, después, presione
Ctrl + Barra espaciadora.
2. Seleccione el número de fila para
seleccionar una fila. O bien haga
clic en cualquier celda de la fila y,
después, presione Shift + Barra
espaciadora.
3. Para seleccionar filas o
columnas no adyacentes,
mantenga presionada la tecla
SELECCIONAR UNA TABLA, LISTA U
HOJA DE CÁLCULO
[Link] seleccionar una tabla o lista, seleccione una
celda en la tabla o lista y, después, presione Ctrl + E.
[Link] seleccionar toda la hoja de cálculo, haga clic en
el botón Seleccionar todo en la esquina superior
izquierda.
INTRODUCIR DATOS
Para introducir datos
manualmente:
[Link] una celda vacía
(como D1) y, después, escriba
texto o un número.
[Link] Entrar o Tab para
pasar a la celda siguiente.
RELLENAR CELDAS CON UNA SERIE DE
DATOS
1.-Escriba el principio de la serie en dos celdas (por ejemplo,
enero y febrero).
2.-Seleccione las dos celdas que contienen la serie y
después arrastre el controlador de relleno en sentido
vertical u horizontal por las celdas.
RELLENAR CELDAS CON VALORES
NUMÉRICOS
[Link] las celdas que quiera usar como base para
rellenar celdas adicionales.
Para una serie como “1, 2, 3, 4, 5…”, escribir 1 y 2 en las
primeras dos celdas. Para la serie “2, 4, 6, 8…”,
escribir 2 y 4.
Para la serie “2, 2, 2, 2…”, escribir 2 solo en la primera celda.
[Link] el controlador de relleno .
[Link] necesario, hacer clic en Opciones de autor relleno
y seleccionar la opción que desee.
APLICAR BORDE A LAS
CELDAS
[Link] la celda o el rango de celdas a las
que desea agregar un borde.
[Link] la pestaña inicio, en el grupo Fuente, haga clic
en la flecha junto a Bordes y, después, haga
clic en el estilo de borde que quiere.
Fórmulas en Microsoft
Excel
Una fórmula de Excel es un código especial que
introducimos en una celda. Ese código realiza algunos
cálculos y regresa un resultado que es desplegado en
la celda.
31
FÓRMULAS EN MICROSOFT
EXCEL
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada
persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus
necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de
fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas
reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas
deben empezar con un símbolo igual (=).
32
FÓRMULAS EN MICROSOFT
EXCEL
Considera la siguiente fórmula para la celda A1
ingresada en la barra de fórmulas:
Al pulsar la tecla Enter obtendremos el resultado calculado por
Excel y el cual será mostrado en la celda A1.
33
FÓRMULAS EN MICROSOFT
EXCEL
Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual = al inicio de
una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido
como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la
celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto
34
BARRA DE FÓRMULAS
Es la parte interactiva entre la hoja de cálculo electrónica y el
usuario, porque en ella se refleja lo que se teclea en la celda
activa, con el propósito de verificar su contenido o bien
editarlo en cualquier momento
Cuadro de nombres:
Indica la referencia o dirección de la celda
activa o rango de celdas.
35
ELEMENTOS DE LA BARRA DE
FÓRMULAS
Botón cancelar:
Sirve para cancelar una edición del contenido de la celda
activa, se puede emplear la tecla Esc como tecla auxiliar o dar
un clic sobre el icono de cancelar.
Botón aceptar:
Confirma el contenido de la celda activa para colocarlo en ella,
otra opción es utilizar la tecla enter como la auxiliar o dar un clic
sobre este icono de aceptar.
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ELEMENTOS DE LA BARRA DE
FÓRMULAS
Botón insertar función:
Permite abrir el cuadro de diálogo para seleccionar una
función preestablecida de la hoja de cálculo
y aplicársela a la celda activa.
Cuadro de contenido:
Es la zona donde aparecen los datos que el usuario va
tecleando, pueden ser textos, números o fórmulas, cabe
mencionar que el resultado de la fórmula se muestra en la
celda activa y en el cuadro de contenido se visualiza la
fórmula
37
¿CUÁLES SON LAS PARTES DE UNA
FÓRMULA?
Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier
de los siguientes elementos:
• Constantes o texto.
• Referencias de celda.
• Operadores.
• Funciones de Excel.
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CONSTANTES O
TEXTO
Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto
también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero
siempre deberá estar encerrado por dobles comillas
como “Marzo”.
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REFERENCIAS DE CELDA
En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas,
podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la
celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra
fórmula
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OPERADORES
Los operadores más utilizados en Excel son los mismos operadores
matemáticos que conocemos como: (+ para la suma), ( * para la
multiplicación), (/ para la división)
41
EJEMPLO DE FÓRMULAS BÁSICAS
Sumar
Si los números están en la celda de la =A1+A2
columna A1 y A2 Si los números están en la =B1+B2
celda de la columna B1 y B2
Re s t a r
Si los números están en la celda de la =A1-
columna A1 y A2 Si los números están en la A2
celda de la columna B1 y B2 =B1-
B2
42
EJEMPLO DE FORMULAS BÁSICAS
Multiplicar
Multiplicar los números de la celda A1 y A2
=A1*A2
Multiplicar los números de la celda B1 y B2
=B1*B2
Dividir
Si los números están en la celda de la columna=A1/A2
A1 y A2
Si los números están en la celda de la columna =B1/B2
B1 y B2
Si los números están en la celda de la columna =C1/C2
B1 y B2
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EJEMPLO DE FORMULA
S u m a r y dividir
Sumar los números de la celda A1 y A2 y dividirlo con el valor de
la celda A3 =(A1+A2)/A3
Restar el rnúmero
Re s t a de la celda A1 y A2 y dividirlo con el valor de
y dividir
la celda A3 =(A1-A2)/A3
Restar el número de la columna B1 y B2 y dividirlo con el
valor de la celda B3 =(B1-B2)/B3
M u l t i p l i c a r y dividir
Multiplicar los números de la celda A1 y A2 y dividirlo con el
valor de la celda A3 =(A1*A2)/A3
Multiplicar los números de la celda B1 y B2 y dividirlo con el 44
valor de la celda B3 =(B1*B2)/B3
MOVER O COPIAR UNA
FÓRMULA
Mover una fórmula
[Link] la celda que contiene la fórmula que desea
mover.
[Link] el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, hacer clic en
Cortar.
También se puede mover fórmulas arrastrando el borde de la
celda seleccionada a la celda superior
izquierda del área de pegado. Esto reemplazará los datos
existentes.
[Link] uno de los siguientes procedimientos:
• Para pegar la fórmula y cualquier formato: en el grupo
Portapapeles de la pestaña Inicio, haga clic en Pegar.
• Para pegar solo la fórmula: en el grupo Portapapeles de la
pestaña Inicio, haga clic en Pegar, haga clic en
Copiar una fórmula
[Link] la celda que contiene la fórmula que desea
copiar.
[Link] el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, hacer clic en
Copiar.
[Link] uno de los siguientes procedimientos:
[Link] pegar la fórmula y cualquier formato, en el grupo
Portapapeles de la pestaña Inicio, hacer clic en Pegar.
[Link] pegar solo la fórmula, en el grupo Portapapeles de la
pestaña Inicio, hacer clic en Pegar, hacer clic en
Pegado especial y, a continuación, hacer clic en Fórmulas.
4. Comprobar que las referencias de celda de la fórmula
produzcan el resultado que desee. Der ser necesario,
cambiar el tipo de referencia haciendo lo siguiente:
[Link] la celda que contenga la fórmula.
[Link] la barra de fórmulas, seleccionar la
referencia que desee cambiar.
[Link] F4 para cambiar entre las
combinaciones.
La tabla resume cómo se actualizará un tipo de referencia
si una fórmula que contiene la referencia se copia dos
celdas hacia abajo y dos celdas a la derecha
FUNCIONES DE
EXCEL
Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones
de Excel.
Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la
cual podemos incluir como parte de una fórmula.
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FUNCIONES CON
AUTOSUMA
Una forma rápida y sencilla de
agregar valores en Excel es usar
Autosuma. Solo tiene que
seleccionar una celda vacía
directamente debajo de una
columna de datos.
1. En la pestaña Fórmula
2. Autosuma
3. Suma
Excel detectará automáticamente
el rango que se va a suman.
Autosuma crea la fórmula
automáticamente para que no tenga
que escribir. Si se prefiere escribir la
fórmula usted mismo, vea la función
SUMA.
Agregar en función de las condiciones
• Use la función [Link] para sumar
valores con una condición.
Ejemplo, cuando necesita sumar las
ventas totales de un producto
determinado.
• Use la función [Link] cuando
desee sumar valores con más de una
condición.
Ejemplo, es posible que desee sumar
FUNCIÓN SUMA
La función SUMA suma valores. Puede sumar valores
individuales, referencias o rangos de celda o una
combinación de las tres.
Por ejemplo:
•=SUMA(A2:A10) Suma los valores de las celdas A2:10.
•=SUMA(A2:A10, C2:C10) Suma los valores de las celdas A2:10,
así como las celdas C2:C10.
51
FUNCIÓN SUMAR SI
La función [Link] se usa para sumar los valores
intervalo de un rango que cumplan los criterios que haya
especificado.
Por ejemplo, supongamos que, en una columna que
contiene números, solo quiere sumar los valores mayores
que 5. Puede usar la siguiente fórmula:
=[Link](B2:B25;">5")
Otros
ejemplos
52
FUNCIÓN PROMEDIO
• Devuelve el promedio (media aritmética) de los
argumentos. Por ejemplo, si el intervalo A1:A20
contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20)
devuelve el promedio de dichos números.
Otros
ejemplos
53
FUNCIÓN
CONTAR
La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen
números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la
función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de
número de un rango o matriz de números. Por ejemplo, puede escribir
la siguiente fórmula para contar los números en el rango [Link]
=CONTAR(A1:A20). En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango
contienen números, el resultado es 5.
Otros
ejemplos
54
FUNCIÓN CONTAR SI
Use [Link], una de las funciones estadísticas, para contar el
número de celdas que cumplen un criterio; por ejemplo, para contar
el número de veces que una ciudad determinada aparece en una
lista de clientes. En su forma más sencilla, [Link] indica lo
siguiente:
•=[Link](¿Dónde quiere realizar la
búsqueda y qué quiere buscar?) Por ejemplo:
55
Función
SI
La función SI permite realizar comparaciones lógicas entre un
valor y un resultado que espera. Por esto, una instrucción SI
puede tener dos resultados. El primer resultado es si la
comparación es Verdadera y el segundo si la comparación es
Falsa.
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FUNCIÓN BUSCARV
Use BUSCARV cuando necesite
buscar elementos en una tabla o en
un rango por fila. Por ejemplo,
busque un precio de una parte de
automóvil por el número de pieza o
busque un nombre de empleado
basándose en su identificador de
empleado.
57
OCULTAR UNA FORMULA
[Link] el rango de celdas cuyas fórmulas
quiere ocultar.
[Link] clic en Inicio > Formato > Formato de
celdas.
[Link] la pestaña Proteger, activar la casilla Oculta.
[Link] clic en Aceptar.
[Link] clic en Revisar > Proteger hoja.
[Link] que la casilla Proteger hoja y contenido
de celdas bloqueadas está seleccionada y, después,
hacer clic en Aceptar.
GRÁFIC
OS
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GRÁFICOS
Los gráficos nos ayudan a que la
audiencia visualice los datos de una
forma más efectiva, además nos permite
poder organizar y analizar mejor la
información que trabajemos en Excel.
60
PASOS PARA CREAR
GRÁFICOS
1. Seleccione datos para el gráfico.
2. Seleccione Insertar > Gráficos recomendados.
3. Seleccione un gráfico en la pestaña Gráficos.
recomendados para
obtener una vista previa.
4. Seleccione un gráfico.
5. Seleccione Aceptar.
Nota: Puede seleccionar los datos que quiera en el gráfico y
presionar ALT + F1 para crear un gráfico
inmediatamente
61
AGREGAR UNA LÍNEA DE
TENDENCIA
[Link] un gráfico.
[Link] Diseño > Agregar elemento de gráfico.
[Link] Tendencia y, después, seleccione el tipo de línea
de tendencia que quiera, como Lineal, Exponencial, Extrapolar
lineal o Media móvil
62
AGREGAR UN TITULO AL
GRÁFICO
[Link] el gráfico, seleccione el
cuadro "Título del gráfico" y
escriba un título.
[Link] el signo + en la parte
superior derecha del gráfico.
[Link] la flecha situada junto
a Título del gráfico.
[Link] Superposición centrada
para que se muestre el título sobre el
Agosto Septiembre Octubre
gráfico, o Más opciones para ver
opciones adicionales.
[Link] clic con el botón derecho en
el título del gráfico para aplicar 63
formato con opciones como Relleno o
GUARDAR
LIBRO
Sea donde sea que desee guardar el libro (en el equipo o en la
web, por ejemplo), todo el trabajo de guardar se realiza en la
pestaña Archivo.
Mientras que usa Guardar o presiona Ctrl+G para guardar un
libro existente en su ubicación actual, debe usar Guardar
como para guardar el libro por primera vez, en una ubicación
diferente, o para crear una copia del libro en la misma
ubicación o una ubicación distinta.
64
PASOS
1. Haga clic en Archivo > Guardar como.
2. Debajo de Guardar como, elija el lugar
donde desea guardar el libro. Por ejemplo,
para guardar en su escritorio o en una
carpeta del equipo, haga clic en Equipo.
65
PASO
S
3. Haga clic en Examinar para encontrar la ubicación que desea
en su carpeta Documentos. Para elegir otra ubicación en el equipo,
haga clic en Escritorio y, a continuación, elija el lugar exacto donde
desea guardar su libro.
4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el
libro nuevo. Escriba un nombre diferente si está creando una
copia de un libro existente.
5. Para guardar el libro en un formato de archivo
diferente (como .xls o .txt), en la lista Guardar como
tipo (debajo del cuadro Nombre de archivo), elija el
formato que desee. 66
6. Haga clic en Guardar.
