DIVISIÓN DE
FUNCIONES
Consiste en la asignación de responsabilidades
para la ejecución de todas las
acciones que incluyen el plan global de trabajo
del congreso.
La complejidad mayor o menor de este proceso depende de los factores
que se desarrollan a continuación:
• Numero de asistentes al congreso
Un congreso en el que hay previstos 100 asistentes requiere una
operativa mucho
mas sencilla que cuando hablamos de congresos con mas de 1,000
participantes.
• Contenido del programa del congreso
La diversidad de sistemas de presentación de ponencias, el numero de
ponentes y
conferenciantes, y la existencia o no de una exposición comercial
paralela van a
marcar necesidades de especialización diversa.
• Contenido del programa social y de acompañantes
Hay congresos que no ofrecen programa de acompañantes,
simplemente por que se
cuenta con asistencia de congresistas exclusivamente.
• Responsabilidad que puede asumir el comité organizador
Hay congresos en los que el propio comité organizador desea
llevar parte de la
operación de algunas funciones,
• Duración del congreso
Ya se ha visto que la duración de los congresos difiere bastante
de un sector a otro.
Se puede hablar de jornadas de un día, que derivan funciones
de coordinación muy
distintas a aquellos congresos de 4,5 o 6 días de duración.
• Recursos disponibles
Cuando se habla de asignar responsabilidades es preciso
conocer previamente los
recursos que tenemos a nuestra disposición: el personal con
que cuenta, su
experiencia y profesionalidad, y la logística disponible.
• Recursos económicos
Un congreso se ha de autofinanciar, es decir nunca debe ser
tomado como un coste
de producción para la institución u organización convocante,
sino más bien, y en
todo caso, un ingreso extraordinario, cuando su gestión de
operación se ha llevado
con profesionalidad.
Cada organizador deberá dividir funciones y asignar responsabilidades aplicando el
sistema que mejor le convenga, pero es conveniente seguir las siguientes pautas:
a) Escribir todas las acciones que el plan general de trabajo contiene en relación con
el congreso:
• Base de datos
• Anuncio, programas
• Papelería, documentación
• Sede
• Hoteles
• Catering
• Ponentes
• Inscripciones
b) agrupar acciones en grupos, de acuerdo a sus
características:
• 1. Sede, hoteles, catering
• 2. Anuncio, programas ponentes
• 3. Base de datos, inscripciones
• 4. Papelería, documentación
c) organizar las acciones de cada grupo por orden cronológico
de acción:
• 1.1 Sede
• 1.2 Hoteles
• 1.3 Catering
• d) definir las funciones correspondientes a cada acción.
• 1.1. A Buscar sedes y ver disponibilidad
• 1.1. B Decidir fechas en función de seda
• 1.1. C Reservar sede
• 1.1. D Buscar hoteles próximos
• 1.1. E Negociar precios y cupos
• 1.1. F Reservar cupos
SECRETARÍA CIENTÍFICA
Se encarga de las relaciones con los ponentes y la preparación
del programa
científico.
Desarrolla un papel de suma importancia, pues el motor que
da vida a un congreso
es el programa, ya sea científico, cultural o profesional, así
como la calidad y
prestigio de sus ponentes.
Para analizar con precisión la operativa y las necesidades de
esta secretaria es
preciso conocer las distintas formas comunes de presentación
