Sesión I:

Modelo de Gestión Documental-MGD

Expositor: Mag. Soledad Carol Arteaga

Paniagua
Carta Iberoamericana de Calidad en
la Gestión Pública

Ley Marco de Modernización de la

Gestión del Estado

Modelo de Gestión de Documentos

y Administración de Archivos para la
Red de Transparencia y Acceso a la
Información
 Carta Iberoamericana de Calidad en la
Gestión Pública

• Los órganos y entes públicos orientarán sus actividades

al desarrollo de una estrategia en términos de procesos,
basada en datos y evidencias, definiendo objetivos,
metas y compromisos a alcanzar.
• La adopción de una gestión por procesos permite la
mejora de las actividades de la Administración Pública
orientada al servicio público y para resultados.
• A los efectos de la calidad en la gestión pública, los
procesos constituyen una secuencia ordenada de
actividades, interrelacionadas, para crear valor añadido”.
(CICGP, 2008
 Ley Marco de
Modernización de la
Gestión
• El proceso de del Estado
modernización de la gestión del
Estado tiene como finalidad fundamental la
obtención de mayores niveles de eficiencia del
aparato estatal, de manera que se logre una
mejor atención a la ciudadanía, priorizando y
optimizando el uso de los recursos públicos. El
objetivo es alcanzar un Estado:
• Fuente: LEY Nº 27658
Ley Marco de
Modernización de la
Gestión del Estado a)Al servicio de la
ciudadanía.

f) Fiscalmente b)Transparente en
equilibrado. su gestión

e) Con servidores
públicos calificados c) Descentralizado y
y adecuadamente desconcentrado
remunerados.

b) Con canales
efectivos de
participación
ciudadana.
 Principio de servicio al
ciudadano
2. Eficiencia: la gestión se realiza 3. Simplicidad: la gestión elimina
1. Eficacia: la gestión se organiza todo requisito y procedimiento
optimizando la utilización de los
para el cumplimiento oportuno innecesario. Los procesos deben
de los objetivos y las metas recursos disponibles, procurando
innovación y mejoramiento ser racionales y proporcionales a
gubernamentales. los fines que se persigue cumplir.
continuo.

5. Predictibilidad: la gestión
brinda información veraz, 4. Sostenibilidad ambiental: la
completa, confiable y oportuna, gestión se orienta al uso racional
que permita conciencia bastante y sostenible de los recursos
certera acerca del resultado de naturales.
cada procedimiento.
Principio de servicio al ciudadano

6. Continuidad: la gestión adopta como

referentes de actuación las políticas de Estado 7. Rendición de cuentas: los responsables de la
acordadas, así como los objetivos y metas de gestión dan cuenta periódicamente, a la
población, acerca de los avances, logros,
planeamiento y programación multianual
dificultades y perspectivas.
establecidos.

9. Celeridad: la gestión debe asegurar que todo

procedimiento cumpla su trámite regular dentro 8. Prevención: gestión para enfrentar los riesgos
de los plazos establecidos, evitando actuaciones que afecten la vida de las personas, y para
asegurar la prestación de los servicios
que dificulten su desenvolvimiento, bajo
fundamentales.
responsabilidad”.
3 Ejes Pilares Centrales
Transversales

Gobierno
Abierto

@ G o b i rno PRIMER SEGUNDO TERCER CUARTO QUINTO

Digital PILAR PILAR PILAR PILAR PILAR
Politicas I
Presupuesto para Gesti6n por Servicio Civil Sistema de
Publicas, Planes Resultados procesos, Meritocratico informad6n,
Estrattgicos y simplificaci6n seguimiento,
Articulación Operativos administrativa monitoreo,
y organizaci6n evaluad6ny
Inter-
institucional gesti6n del
institucional conocimiento
I

Gestion d,el
Cambio
 Modelo de Gestión de Documentos y Administración
de Archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la
Información
• La gestión documental y la administración de
archivos en los organismos de la administración
pública es uno de los elementos que tiene una
mayor implicación con respecto a la efectiva
implementación de una Ley de acceso a la
información y transparencia en los países.
• El no poder disponer de información podría
convertirse en un impedimento para la gestión de
las solicitudes de información, mientras que una
gestión inapropiada de archivos podría retardar la
recopilación de la información solicitada
 Modelo de Gestión de Documentos y
Administración de Archivos para la Red de
Transparencia y Acceso a la Información

• Es de aplicación a todo tipo de documentos,

en cualquier formato o soporte, creados o
recibidos por una organización o institución,
pública o privada
• en el curso de sus funciones o actividades,
durante toda la vida del documento y, por lo
tanto, para toda clase de archivos.
D. L. 1310 APRUEBA MEDIDAS ADICIONALES DE
SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA.

Las entidades de la
Administración Pública
deben interconectar

sus sistemas de trámite

así como dentro de sus documentario o
áreas, órganos y equivalentes para el
unidades, hasta el 31 de envío automático de
diciembre de 2018 documentos electrónicos
entre dichas entidades

Artículo 8.- Sistemas de

Trámite Documentario
de las Entidades de la
Administración Pública

a través de la Plataforma
Las entidades del Poder
de Interoperabilidad del
Ejecutivo deben adecuar
Estado – PIDE
sus sistemas de trámite
administrado por la
documentario o
Presidencia del Consejo
equivalentes para el
de Ministros a través de
envío automático de
la Oficina Nacional de
documentos electrónicos
Gobierno Electrónico e
con otras entidades
Informática - ONGEI
 Principios del
MGD Liderazgo

Ecoficencia Transparencia
y apertura de
datos

Integración
 Principios del
MGD Digitalización

Mejora
Seguridad continua
 Objetivo del MGD

Proporcionar un marco de referencia

que permita a las entidades Asimismo, la aplicación del MGD busca
implementar y mantener un Modelo de tratar de manera uniforme los
Gestión Documental (MGD) basado en documentos, tanto los basados en
componentes y procesos, identificando papel como los que vienen en formato
el suscriptor del documento, facilitando digital, independientemente del
la digitalización, trazabilidad, proceso documental, del canal de
conservación y usabilidad de los entrada o de personas intervinientes,
mismos, así como el intercambio de siguiendo los mismos criterios de
comunicaciones entre los diversos seguridad, indexación, categorización,
sistemas o aplicaciones de gestión etc.
documental de las entidades.
Gobierno Digital
 Entidades que se
encuentran en el
marco de la Ley
Gobierno Digital
Establecer 27444

gobernanza
personas
jurídicas o
Seguridad digital
y datos
Identidad digital
naturales
(mandato legal, encargo o
relación contractual ejercen
potestades administrativas)

Servicios
Interoperabilidad
digitales
Actividad
empresarial del
Estado, en todo
aquello que le
Arquitectura
digital resulte aplicable

Tecnologías digitales en la digitalización

de procesos os y prestación de servicios
digitales
La Ley de Gobierno Digital a determinado finalidades
Mejorar la prestación y acceso de Colaboración entre las
servicios entidades de la Administración
digitales Pública

interoperabilidad Participació
n
seguridad ciudadana

Disponible Los
interesados

Escalables

Agiles

Accesibles

transparencia
 Los principios

Digital desde
Especialidad
el diseño

Cooperación Equivalencia
Digital funcional

Privacidad
Usabilidad desde el
Diseño

Igualdad de
Responsabilida
des
 ¿Qué es el Gobierno Digital?
uso
estratégico datos en la
de las Administraci valor público
tecnologías ón Pública
digitales

sector público
otros interesados
ciudadanos

ecosistema
apoyan en la implementación de iniciativas y acciones de diseño, creación de servicios digitales y contenidos,
asegurando el pleno respeto de los derechos de los ciudadanos y personas en general en el entorno digital
 ¿Qué es el Gobierno Digital?

Procedimiento técnicas e
principios políticas Normas
s instrumentos

Administración Pública
en la gobernanza, gestión e implementación de tecnologías digitales
para la digitalización de procesos, datos, contenidos y servicios digitales
de valor para los ciudadanos.
Normar las actividades Coordinar, integrar y
de gobernanza, gestión promover la
e implementación en colaboración entre las
materia de TI, ID, SD, entidades de la
AD, interoperabilidad, Administración Pública.
SDD.

Objetivos
Promover la
investigación y Promover y orientar la
desarrollo en la formación y
implementación de capacitación en
tecnologías digitales, materia de gobierno
identidad digital, digital y tecnologías
servicios digitales, digitales en todos los
interoperabilidad, niveles de gobierno.
seguridad digital y
datos.
Se debe garantizar la prestación de servicios digitales

Capacitar en temas en
materia de firmas
electrónicas, firmas y
certificados digitales,
Garantizar la
protección de datos
disponibilidad,
personales,
integridad y
interoperabilidad,
confidencialidad de la
Reconocer y aceptar el arquitectura digital,
información de los
uso de la identidad seguridad digital, datos
servicios digitales con
digital de todas las abiertos y gobierno
la aplicación de los
personas digital
controles de seguridad
 Se debe garantizar la prestación de servicios digitales

Facilitar a las
personas
información
Considerar la detallada, concisa
implementación de y entendible sobre
pagos a través de las condiciones de
Implementar canales digitales. tratamiento de sus
servicios digitales datos personales.
haciendo un
Facilitar el acceso a análisis de la
la información arquitectura digital
requerida por y rediseño
otra entidad de la funcional
Administración
Pública.
Se debe garantizar la prestación de servicios digitales

Garantizar que en el
diseño y
configuración de los
Garantizar la servicios digitales se
conservación de las adoptan las medidas
comunicaciones y técnicas
documentos organizativas y
generados, a través legales para la
de canales digitales debida protección
en las mismas o de datos personales
mejores condiciones y la confidencialidad
que aquellas de las
utilizadas por los comunicaciones.
medios
tradicionales.
 Principios del Marco de Servicios Digitales del Estado Peruano

Especialidad.- La presente Equivalencia Funcional.- El

norma es aplicable a los ejercicio de la identidad digital
servicios digitales prestados por para el uso y prestación de Privacidad desde el Diseño.-
las entidades de la servicios digitales confiere y En el diseño y configuración de
Administración Pública en un reconoce a las personas las los servicios digitales se adoptan
entorno de gobierno digital, sin mismas garantías que otorgan las medidas preventivas de tipo
perjuicio de lo regulado para los los modos tradicionales de tecnológico, organizacional,
.
procedimientos administrativos u relacionarse entre privados y/o humano y procedimental
otros que se rigen por su propia en la relación con las entidades
normatividad. de la Administración Pública

Igualdad de
Responsabilidades.- Las
Usabilidad.- En el diseño y
entidades de la Administración
configuración de los servicios
Pública responden por los actos
digitales se propenderá a que su
realizados a través de canales
uso resulte de fácil manejo para
digitales de la misma manera y
los ciudadanos y personas en
con iguales responsabilidades
general
que por los realizados a través
de medios presenciales
 Principios del Marco de Servicios Digitales del Estado Peruano

Ley de Gobierno Digital -Principios

Proporcionalidad.- Los
Cooperación Digital.- Prima Digital desde el Diseño.- Los requerimientos de seguridad y
el intercambio de datos e servicios, de manera autenticación de los servicios
información, la preferente, progresiva y digitales prestados por las
interoperabilidad de los cuando corresponda, se entidades de la Administración
sistemas y soluciones para la diseñan y modelan para que Pública deben ser
prestación conjunta de sean digitales de principio a proporcionales al nivel de
servicios digitales. fin. riesgo asumido en la
prestación del mismo.

Datos Abiertos por

Defecto.- Los datos se Nivel de protección
encuentran abiertos y adecuado para los datos
disponibles de manera personales.- El tratamiento de
inmediata, sin comprometer el los datos personales debe
derecho a la protección de los realizarse conforme a lo
datos personales de los establecido en la Ley de
ciudadanos. Ante la duda Protección de Datos Personales
corresponde a la Autoridad de y su Reglamento.
Transparencia definirlo.
 Principios del Marco de Servicios Digitales del Estado
Peruano

Centrados en los ciudadanos

Accesibilidad
Los servicios digitales se co-
crean y co-diseñan con la Pensados para dispositivos
participación de los Los servicios digitales móviles
ciudadanos y personas en cuentan con las
general a fin de atender y características necesarias . Los servicios digitales
satisfacer sus demandas y/o para que sean accesibles están configurados para
necesidades. por todas las personas, en poder ser utilizados con un
especial por las personas en dispositivo móvil, teléfono
situación de discapacidad. inteligente o similar.
Principios del Marco de Servicios Digitales del Estado
Peruano

Escalabilidad

Innovación abierta y mejora continua

Los servicios digitales
aseguran y mantienen Conservación de la
niveles razonables de calidad En base a las necesidades de información.
ante el incremento de la las personas, se garantiza la
demanda. mejora continua de los Se garantiza que las
servicios digitales, así como comunicaciones y
el despliegue de estrategias documentos generados en
de innovación abierta. entornos digitales, se
conservan en las mismas o
mejores condiciones que
aquellas utilizadas por los
medios tradicionales, de
acuerdo con la normatividad
de la materia.
Principios del Marco de Servicios Digitales del Estado
Peruano
Seguridad desde el diseño
Interculturalidad.
Los servicios digitales se
diseñan y desarrollan Los servicios digitales se
preservando la desarrollan bajo un
disponibilidad, integridad, enfoque intercultural
confidencialidad de la considerando las
información que gestiona y, necesidades culturales y
cuando corresponda, la sociales de los grupos
autenticidad y no repudio étnicoculturales del país.
de la información
proporcionada. .
 Gobernanza de Datos

bases de datos
define como el conjunto
destinadas a promover la puesta a disposición de
articulado de políticas,
adecuada recopilación, los datos que gestionan
normas, medidas,
procesamiento, las entidades de la
procesos, tecnologías
publicación, Administración Pública
digitales, repositorios
almacenamiento

está constituído por

instrumentos técnicos y asegurar un nivel básico y
normativos que aceptable para la
establecen los requisitos recopilación,
mínimos que las procesamiento,
entidades de la publicación,
Administración almacenamiento y
Pública deben apertura de los datos
implementar
Gobernanza de Datos

administran sus datos como un activo estratégico,

garantiza que estos se recopilen, procesen,

publiquen, almacenen y pongan a disposición
durante el tiempo que sea necesario y cuando sea
apropiado

considera las necesidades de información, riesgos y

la normatividad vigente en materia de gobierno
digital,
seguridad digital, transparencia, protección de
datos
personales y cualquier otra vinculante
 SEGURIDAD DIGITAL

 Es el estado de confianza en el entorno digital

que resulta de la gestión y aplicación de un
conjunto de medidas proactivas y reactivas
frente a los riesgos que afectan la seguridad de
las personas,
 La prosperidad económica y social, la seguridad
nacional y los objetivos nacionales en dicho
entorno.
 Se sustenta en la articulación con actores del
sector público, sector privado y otros quienes
apoyan en la implementación de controles,
acciones y medidas.
 Gestión del Marco de seguridad digital

Inteligenc Institucio
Defensa Justicia
ia nal
 Ente rector

Presidencia del Consejo de

Ministros
Secretaría de Gobierno y Transforacion Digital
Comité de Gobierno Digital
Se establece como único
mecanismo de gobernanza
responsable del gobierno digital
de la entidad, que tiene como
competencia la gestión
documental, interoperabilidad.
Identidad digital, gobernanza de
daros y seguridad digital,
siendo esta ultima articulada y
soportada en la seguridad de la
información.
 Titular de la
entidad o
representante
Responsable
de Líder de GD
Planificación

Responsable Comité de Responsable

Legal de Informática
Gobierno y
Transformación
Digital
Oficina de Responsable
Seguridad de de Recursos
la Información Humanos
Responsable
de Atención al
Ciudadano
Funciones debe tener el Comité de Gobierno y
Transformación Digital

 Formular el Plan de  Promover y gestionar  Promover el

GD la implementación de intercambio , así
 Liderar y dirigir el estándares y buenas como la colaboración
proceso de práctica.  Gestionar, mantener
transformación  Informar sobre el y documental el MGD,
digital
progreso del PGD. MDAG y SGSI.
 Evaluar el uso de
 Evaluar el desempeño 
las tecnologías. Promover equipos
del MGD,MDAG y SGSI. multidisciplinario
 Gestionar personal
y recursos para el  Vigilar el agiles.
PGD, MGD, MDAG, cumplimiento
SGSI. normativo
Modelo de Datos Abierto Gubernamentales

es aquel donde la sociedad civil y los interactuar con las entidades públicas,
ciudadanos pueden obtener fiscalizar a los servidores públicos, y
fácilmente información relevante y participar en los procesos de toma de
comprensible, decisiones.

Accesible a través de canales de

comunicación con la ciudadanía para
tratar políticas públicas, la calidad de
Donde la información pública debe ser los servicios públicos y el desempeño
accesible, relevante, completa, de las entidades públicas; y que
confiable y objetiva a lo largo del promueva la participación y
tiempo. colaboración, es decir la co-creación
de “valor público” entre gobierno,
sociedad, empresas privadas,
academia y personas.

Donde la innovación sea un medio

que permita generar mayor
accesibilidad y potenciar la capacidad
de la sociedad para diseñar
herramientas utilizando las TIC que
mejoren la información y los servicios
ofrecidos a los ciudadanos
MDA Diseñado con un enfoque de
procesos y cadena de valor de los
G datos abiertos,

propósito de tener una visión

completa y compartida de todos los
procesos de nivel estratégico,
operativo, apoyo o soporte,
incluyendo los procesos de medición
del desempeño e impacto
 Sistema de Gestión de Seguridad de la
Información

Es el conjunto de medidas preventivas y

reactivas de las organizaciones que
permiten resguardar y proteger la
información buscando mantener las
dimensiones (confidencialidad,
disponibilidad e integridad) de la misma.
 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

El análisis de los requisitos para la

protección de los activos de
información y la aplicación de controles
adecuados para garantizar la
protección de estos activos de
información, contribuye a la exitosa
implementación de un SGSI.
Sistema de Gestión de Seguridad de la
Información
 Abarca todo tipo de información
 Impresa o escrita a mano
 Grabada con asistencia técnica
 Transmitida por correo electrónico o electrónicamente
 Incluida en un sitio web
 Mostrada en videos corporativos
 Mencionada durante las conversaciones
 Plan de Gobierno
digital
 Plan de Gobierno Digital
 Principios para la planificación del gobierno digital
 Identificación y definición en el PGD
- Identificar el enfoque estratégico de la entidad,
- Definir la situación actual del Gobierno Digital en la
entidad,
- Definir los objetivos de Gobierno Digital
 Plan de Gobierno Digital

 Esel instrumento para la gestión y

planificación del Gobierno Digital del la
Administración Pública.
 Debe estar aprobado por el titular de
la entidad para un periodo mínimo de
3 años.
 Debe ser actualizado y evaluado.
 Diseño centrado en las
necesidades y demandas del
ciudadano

Digital por defecto

Agnóstico al dispositivo y centrado

en los móviles

Centrado en los datos

Principios del PGD

Inclusión digital

Colaboración digital

Seguridad digital

Abierto al ciudadano

Infraestructura compartida y
flexible

Privacidad desde el diseño y por

defecto
 Contar con un conjunto de
etapas y actividades que le
permitan a las entidades

planificar las acciones

estratégicas e iniciativas para
lograr la digitalización de
servicios, procesos e
Objetivos del PGD

información, así como la

transformación digital de la
entidad.

Proponer un conjunto de
herramientas que sirvan de
referencia a las entidades en la
formulación del PGD.

Coadyuvar al uso eficiente de las

tecnologías digitales dentro de la
entidad, destacando su rol
habilitador y facilitador para el
cumplimiento de su misión,
objetivos estratégicos
institucionales, entre otros.
Orientar a los tomadores de
decisiones de la entidad con
respecto a la asignación de
recursos en el presupuesto
anual, a fin de lograr la
transformación digital y la
consecución de los objetivos
establecidos en el PGD.
GRACIAS