MÓDULO 1.

“ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
DE LOS SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS EN LA
EMPRESA”
Asistencia Tecnica
Maestr
a
Alba Yaneth de Rodriguez

Nuestros Integrantes

Luis Mario Molina Abel de Jesús Solórzano

Oscar Moises Mancia Salvador Orlando Menjivar

Nahomi Nicolle Sosa

 Introduccion al tema
El desarrollo de la archivística ha estado enmarcado en los últimos 10 años por disciplinas como la
informática, la administración y la gestión de información, gracias a las cuales es común escuchar sobre
conceptos como gestión documental, gestión de electrónica de documentos y gestión de información
empresarial, los cuales convergen en el campo de la administración de negocios como. En un primer
escenario, la tecnología ha modificado enormemente, durante los último años la forma como se almacena,
genera, accede y usa la información, lo cual no solo ha traído como consecuencia el cambio de paradigmas
que hasta hace poco eran simples predicciones de los tecnologistas, sin ninguna base empírica,
caracterizada cada vez más por la creciente clientela de información en soportes electrónicos. En el campo
archivístico conceptos como el de gestión de documentos se incorporaron a las bases teóricas tradicionales
de la disciplina archivística, otorgándole fuerza a conceptos hasta entonces manejados por administradores
y especialistas en planeación organizacional, al integrar al concepto de archivo el de documentación
corriente o en trámite (es decir al prearchivo o archivo en formación), lo cual abrió un espectro de
posibilidades para los archivistas frente a la planeación de la documentación en una organización.
Sabiendo que La Archivística es la ciencia que se encarga del estudio teórico y práctico de los principios,
procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha
documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y sirva de testimonio, pues da fe de
sucesos anteriores.
Los cuales en el presente trabajo abordaremos de manera clara y sencilla para su mejor compresión.
 Objetivos

·Conocer sobre los diferentes programas ofimáticos para

1. organizar nuestros archivos electrónicamente.

2. • Investigar sobre el resguardo, la protección y la seguridad de

nuestra información

• Investigar sobre los medios externo de grabación su uso, sus

3.
ventajas y sus características.
 La gestion documental son todas las acciones que realizamos para administrar,
almacenar y tratar archivosMes
e información.
1 Mes 2 En el caso
Mes 3de unaMes
empresa,
4 llevar
Mes 5 una
buena gestión documental es esencial para mantener flujos de información ágiles.
Con la tecnología se ha dado un paso más, el manejo de la información
administrativa y financiera de la empresa en formato digital. Teniendo también los
archivos en forma electrónico se nos hace más fácil tenerlos a la mano, además
que los podemos tomar y adquirir en cualquier momento, cualquier lugar y a la
hora que los deseamos usar, con la ayuda de un software.
¿Qué es un
software de Es un programa que nos ayuda a gestionar y
organizar documentos, a tener un acceso
gestión más rápido y fácil a los archivos y nunca
preocuparse de que los documentos y la
documental información contenida en ellos se extravíe.

?
ayuda a archivar los documentos digitales
clasificándolos y haciéndolos accesibles.
Sowftwares de gestion
documental
 Google drive: Con Google Drive podrás
centralizar, almacenar y compartir archivos
con el resto del equipo. Va integrado a la
cuenta de Gmail, por lo que, si la empresa
tiene una cuenta de Gmail propia, todas las
personas de la organización podrán usar este
programa.
 OpenMK: OpenKM es el software de
gestión de proyectos que te permite
organizar los documentos y agilizar los
proyectos en la empresa.
 R2DOCUO: Este software de gestión
documental en la nube ayuda a agilizar
los procesos de trabajo en la empresa y
mejorar la productividad de los equipos.
Entre otras funcionalidades, el
programa permite agilizar la gestión de
los tickets para que puedas garantizar
Objetivos
una buena atención al cliente.
 Estos softwares nos pueden ser
de mucha ayuda si deseamos
empezara resguardar nuestros
archivos de forma digital, ya que
tenemos nuestros documentos a
la orden y en cualquier
momento en que nos
encontramos fuera de la oficina
o lejos de nuestra base de datos
solo tendremos que acceder a
nuestro programa y los
podremos ocupar.
También es muy importante el resguardo y la
protección que se les den a nuestros archivos
así que a continuación veremos que es un
archivo electrónico, su resguardo y su
protección.

Un documento electrónico es un documento

cuyo soporte material es algún tipo
dispositivo electrónico, es decir toda base de
documentos que se realizan mediante una
computadora que puede ser leído,
interpretado o reproducido mediante sus
conocimientos sociales adquiridos por las
redes informáticas que nos ayudan a abrir un
En este tipo de documentos se puede modificar
muchas cosas:
·Imágenes
·Fuente
·Videos
·Entre otras cosas

Sus principales características son:

·Es de carácter interactivo

·Es Carácter multimediático
·Es de carácter hipertextual
·Es volátil
·Es de carácter mutable
·Disponibilidad es decir que se puede localizar,
recuperar y leer.
 Resguardo
El sujeto obligado debe establecer la estrategia de conservación a largo
plazo y las acciones que garanticen los procesos de gestión documental
electrónica, cuyo propósito es garantizar el uso y conservación de los
documentos de archivo electrónico.

Para ello, debe prever que la información sea:

Legible en el futuro
Entendible
Identificable
Recuperable
Comprensible
Autentica
 Por lo que se debe garantizar, la:

• Transferencia y custodia: Debe contar con mecanismos de transferencia

fiables que aseguren que se mantendrá inalterada aquella que llegue del
entorno de producción.
• Entorno de almacenamiento: Debe ser estable para los soportes de
conservación de la información.
• Acceso y protección: Debe contar con restricciones de acceso bien
definidas, así como con medios para protegerla de toda alteración
accidental o de mala fe.

Para este propósito, el sujeto obligado adoptará las medidas organizativas,

técnicas y tecnológicas necesarias para garantizar la recuperación y
conservación de los documentos electrónicos producidos y recibidos que se
encuentren en el sistema de administración y gestión documental, bases de
datos y correos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
 Seguridad de la información
Los responsables deben de acatar las medidas
necesarias para garantizar la seguridad de la
información, independientemente del soporte
en que se encuentre; para ello se solicita:
• Adoptar un programa de seguridad de la
información que permita asegurar la
continuidad de la operación, minimizar los
riesgos y maximizar la eficiencia de los
servicios.
• Implementar controles que incluyan
políticas, procesos, procedimientos,
estructuras organizacionales y funciones de
software y hardware.
A la hora de guardar y preservar los documentos de
archivo, las empresas se enfrentan a varios tipos de
problemas. Por un lado, encontramos aquellas
empresas cuyos documentos están bien archivados,
pero en formato físico. Por otro lado, hay empresas
que han digitalizado todos sus documentos, pero se
desconoce dónde están. Por eso tenemos que tener
nuestra información lista y ordenada.
 Consejos a la hora de digitalizar tus documentos

·Mantente apegado al protocolo de almacenamiento de información digital, ya

que el equipo de gestión documental deberá encargarse de asignar los
nombres tanto de los documentos, como de las carpetas y subcarpetas de la
matriz.

·Se deberán establecer, partiendo de la relevancia de la información, si los

documentos serán archivados en la nube o en servidores locales.

·Desde el inicio se deben estipular las estructuras y jerarquías de

almacenamiento, ya que esto facilitará su búsqueda y ubicación final.
 Ventajas de una gestión documental
• Mayor facilidad de recuperación de información y mayor acceso a la
información
• Mayor accesibilidad y sencillez con respecto a la documentación de la
empresa
• Mejor uso compartido, recurso para todos
• Ahorro de gasto en copias, duplicados, etc.
• Ahorro de tiempo y dinero
• Reducción de espacio de almacenamiento
• Menor necesidad de trasladar los documentos
• Uso racional de los recursos
• Mayor control de la gestión
• Mayor productividad
• Mejora en los procesos
• Mayor seguridad de los documentos
 • Mantener una codificación homogénea y coherente con lo
establecido en los instrumentos archivísticos, hace viable el control
sobre la documentación.

• Ejecutar una constante depuración teniendo como base las Tablas

de Valoración Documental. Aunque los documentos no estén
ocupando un espacio físico, y no estemos viendo carpetas por
doquier, algo que permite la evolución de la gestión es la
depuración. Siempre es importante tener presentes los documentos
que sean obsoletos, para empezar un proceso de eliminación y así,
de limpieza del archivo.

• Revisa las copias de seguridad y mantén en constante control los

documentos y su seguridad.
Otra opción de guardar nuestros archivos de manera electrónica
es utilizando medios externos de grabación a continuación
veremos ejemplos de estos y las características.
 ¿qué es un medio externo de grabación?

Un dispositivo de almacenamiento externo es un componente informático

específicamente diseñado para el almacenamiento de archivos que
pueden ser de texto, de imagen, de sonido, de vídeo, programas
informáticos, etc.

Este dispositivo no está integrado en el PC, Son aparatos independientes

que se conectan a él de diversas formas según su tipo. El fin es guardar en
él archivos procedentes del ordenador PC o de internet, así como para que
este pueda leerlos y utilizarlos. Estos dispositivos son ideales para el
almacenamiento de la información
 Objetivo de los medios externos de grabación

El objetivo de los dispositivos de almacenamiento externo es facilitar

el respaldo, la protección, el traslado o el uso de determinada
información digital. Por ejemplo, ya sea que el usuario desee extraer
un archivo de su computadora para mantenerlo en un entorno más
seguro, o que prefiera llevar la información consigo de manera
portátil para poder usarla en cualquier otra parte.
Ejemplos de medio externo de
grabación

• USB
• CD
• Discos duros externos
• Tarjeta de memoria(sd)
• Agendas electrónicas
• DVD
 Características de los medios externos
• Son muy fácil de transportar, esto debido a su pequeño de tamaño
• Tienen una alta capacidad de almacenamiento pueden variar entre 500
GB, 700 GB, 1 TB, 2 TB, 4 TB, 8 TB y 10 TB.
• Recubrimiento: hay dispositivos con un recubrimiento reforzado para
soportar golpes o incluso recubrimiento impermeable.
• Compatibilidad: con sistemas operativos Windows y Linux, y otros solo
con macOS.
Estos medios externos de grabación nos pueden ayudar mucho en nuestro
resguardo de información de manera electrónica, ya sea por su gran
disponibilidad de espacio y por su fácil manejo a la hora de transportarlos,
por ejemplo, en alguna reunión de trabajo podemos llevar todos los
documentos a utilizar en una memoria USB, evitando la necesidad de
andar cargando demasiados papeles.
La Agenda
Electronica La Agenda electrónica
Una agenda electrónica es similar a una
computadora, sólo que en una escala
mucho más pequeña las agendas
electrónicas tienen muchas
características que las han hecho
populares. Aunque las agendas
electrónicas varían en tamaño y
capacidades de memoria, muchas son
capaces de intercambiar información con
las computadoras de tamaño completo.
Por ejemplo, es posible transferir un
documento desde tu computadora a tu
agenda electrónica para que puedas
trabajar en él cuando no estés cerca de
tu computadora.
 • Las agendas electrónicas siempre
han tenido características básicas
como calendarios, libretas de
Caracteristic direcciones y programas de listas
de tareas. Sin embargo, con el
as
aumento de la tecnología ahora
puedes encontrar agendas
electrónicas con Wi-Fi, cámaras
digitales, reproductores de MP3 y
correo electrónico.

• Están protegidos por una

contraseña que solo tu la sabes,
para que luego puedas almacenar
tus documentos en una PC y en la
memoria USB.
 • Acceso en cualquier lugar. Se pueden
acceder a muchos diarios electrónicos desde
cualquier ordenador o dispositivo portátil,
siempre que el usuario tenga la información
correcta de inicio de sesión y ...

• Diccionario. Si tienes una cita en una hora

determinada o quieres recordar algo en un día
determinado, un sistema de agenda
electrónica puede enviarte un recordatorio Ventaja
antes de que llegue ...
s
• Ediciones. No necesitas de líquido corrector
de tachado con rotulador. Si descubres un
error o necesita hacer una anotación, sólo
realiza los cambios y guarda la información
nueva.

• Organización del proyecto. Cuando trabajas

en un proyecto grande, un sistema de agenda
electrónica puede seguir el estado del
proyecto, enviar información sobre cambios o
retrasos y actualizar a todas las partes
involucradas, o sólo ciertos miembros, como
 El correo
Electronico

es un servicio de red que permite mandar y recibir mensajes con

múltiples destinatarios o receptores, situados en cualquier parte
del mundo. Para usar este servicio se necesita cualquiera de los
programas de correo electrónico que ofrece la red. En un mensaje
de correo electrónico, además de un texto escrito, puede incluir
archivos como documentos, imágenes, música, archivos de video,
etc. La facilidad de uso, rapidez y el bajo costo de la transmisión de
información han hecho que la mayoría de las instituciones y
particulares tengan el correo electrónico como principal medio de
comunicación.
 Conclusió
n
Como podemos observar es muy importante tener
nuestros archivos bien organizados ya sea de manera
física o electrónica ya que es muy importante para el
desarrollo de la empresa, una mala organización de los
documentos nos puede llevar inconvenientes en el
manejo de grandes volúmenes de información y un
servicio lento e inoportuno.
También el uso de las agendas electrónicas nos puede
ser de mucha ayuda en nuestro espacio laboral ya que
se da un paso mas en el que podemos tener nuestra
información en la palma de nuestra mano y a la hora
que la necesitemos.
 ¡Gracias!
Fin de la presentacion :3