Otras

Consultas
Ing. Hugo
Gilberto García
Guerra
Consultas
Las consultas corresponden a una
solicitud de información a la base de
datos. Los datos mostrados pueden
proceder de una sola tabla o de un
conjunto de tablas.
El resultado de la consulta es una "Hoja
de respuestas dinámica"; en esta hoja se
encuentra la información extraída de las
tablas. Pero la información no se
guarda en la hoja de respuestas, sino
que sigue estando almacenada en las
tablas.
Ing. Hugo Gilberto García Guerra 2
Consultas
En determinados tipos de consulta
se puede modificar la información
de las tablas, pero la consulta
sigue siendo una forma de acceder
a la tabla, no es un objeto que
almacene información. La consulta
muestra lo que la tabla almacena
según los criterios solicitados.

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 3

Consultas
¿Qué puede hacer una consulta?
Elegir tablas: las consultas se pueden realizar
sobre una sola tabla o sobre todas las tablas
creadas en esa base de datos. De esta forma las
combinaciones posibles para obtener información
son muchas.
Elegir uno o varios campos: al crear una
consulta es posible especificar qué campo se
desea ver.
Seleccionar registros: una consulta se puede
concretar hasta el punto de ver sólo un registro.
Realizar cálculos: se pueden realizar cálculos
con los campos mostrados en la consulta. Por
ejemplo contar el número de registros
seleccionados o acumular totales. Se crearán
Ing. Hugo Gilberto García Guerra 4
campos nuevos: campos calculados que
Consultas
¿Qué puede hacer una consulta?
Modificar los datos de las tablas:
aunque las consultas no son tablas, dan
acceso a ellas, y permite modificar,
eliminar o añadir registros nuevos.
También se puede utilizar una consulta
para crear una nueva tabla que contenga
registros de otra tabla o de varias tablas.
Crear nuevas tablas, formularios,
informes o consultas: partiendo de los
datos obtenidos en una consulta se
pueden crear nuevos elementos.
Ing. Hugo Gilberto García Guerra 5
Consultas de buscar no coincidentes
Permiten comparar dos tablas e identificar los
registros de una de las tablas que no tienen
registros correspondientes en la otra tabla.
Por ejemplo si tengo la lista completa de alumnos
y la lista de los que ya pagaron sus aportaciones
y deseo encontrar los que aun no pagan.
Otro ejemplo es si tengo la lista de inventario de
una tienda y en otra la lista de productos que se
han vendido y deseo conocer cuales productos no
se han vendido (para ponerlos de oferta y
deshacerme de ellos).
Ing. Hugo Gilberto García Guerra 6
Consultas de buscar no coincidentes
Ejemplo tengo la lista completa de alumnos y
la lista de los que ya pagaron sus
aportaciones y deseo encontrar los que aun
no pagan. (Quienes Pagaron 09.xls)
Empleando el asistente,
crearemos una nueva
consulta de Buscar
no coincidentes

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 7

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 8
Consulta de buscar datos repetidos
Si una base de datos contiene datos que se
han importado de varios orígenes podría
contener registros duplicados que desee
limpiar.
Ejemplo: En Facturas.xls
buscar cuales facturas están
repetidas.
Empleando el asistente
crearemos una nueva
consulta de buscar datos
repetidos
Ing. Hugo Gilberto García Guerra 9
Asistente para búsqueda de
duplicados

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 10

Borrar registros duplicados
Si el número de registros duplicados es
pequeño, puede seleccionar individualmente
cada registro duplicado y borrarlo
manualmente.

NOTA: es importante que antes de borrar

datos realice una copia de seguridad de la
base de datos

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 11

Consultas: Consultas de Acción
Access nos ofrece cuatro tipos de consultas de
acciones:
• Consulta de creación de tabla. Crea una tabla
nueva a partir de la totalidad o parte de los datos
de otra/s tabla/s. Consulta de eliminación.
Elimina registros existentes en una o varias
tablas.
Consulta de eliminación de registros. Borra
registros de las tablas que coincidan con los
criterios establecidos.
• Consulta de datos añadidos/anexados. Agrega
un grupo de registros desde una o varias tablas
hasta otra tabla/s.
• Consulta de Ing. actualización.
Hugo Gilberto García Guerra Modifica los datos 12
 CONSULTAS DE ACCIONES
· Construir nuevas tablas
· Consulta de creación de tabla...
· Excluir registros de la tabla
· Consulta de eliminación
· Adicionar registros a la tabla
· Consulta de datos anexados...
· Alterar bloques de registros de tablas.
· Consulta de datos anexados

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 13

Importante
No podrá ejecutar consultas de acción (consultas
de datos anexados, consultas de actualización y
consultas de creación de tabla), si la base de datos
si no está firmada o si no reside en una ubicación
de confianza.
Para habilitar la BD en la a Herramientas de base
de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, active la
casilla Barra de mensajes.
En la Barra de mensajes, haga clic en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de seguridad
de Microsoft Office, haga clic en Habilitar este
contenido y luego haga clic en Aceptar.
Ing. Hugo Gilberto García Guerra 14
Ing. Hugo Gilberto García Guerra 15
Consultas de Acción
Consulta de creación de tabla.
Este tipo de consultas crean una nueva tabla
recuperando los registros solicitados y
utilizándolos para crear la tabla. Resulta útil,
entre otras cosas, para crear informes que
muestren datos a partir de un punto
especificado en el tiempo, hacer copias de
seguridad de una tabla, crear una tabla
histórica que contenga datos antiguos o
mejorar el rendimiento de los formularios o
informes que se basan en consultas de
múltiples tablas.
Ing. Hugo Gilberto García Guerra 16
 Nombre Tipo
Ejemplo de Consultas de acción IDMatemátic Auto numérico
as
Se requiere una base de datos
IDAlumno Entero Largo
MFQ para el control de las Matemáticas Single
calificaciones de los alumnos.
Nombre Tipo
TABLAS: Nombre Tipo
ID Física Auto numérico
Alumnos IDAlumn Entero
IDAlumno Entero Largo
Matemáticaso Largo
Paterno Texto Física Single
Física
Química Materno Texto

Nombre1 Texto Nombre Tipo

Nombre2 Texto ID Química Auto numérico
IDAlumno Entero Largo
Química Single

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 17

Tablas, campos y relaciones
Claves principales (IDAlumno en Tabla Alumnos
IDMatemáticas en Tabla Matemáticas , ID Física en Tabla Física ,
IDQuímica en Tabla Química )

Relaciones propuestas

Tablas de prueba en Excel (MFQ.xls)

1. Importe las 4 tablas (verifique que IDAlumno sea entero largo en todas
las tablas)
2. Asigne clave principal a IDAlumno (en tabla Alumno) e IDMatemáticas
(en Tabla Matemáticas), ID Física (en Tabla Física) , IDQuímica (en Tabla
Química)

3. Relacione las tablas (como se muestra)

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 18
4. Empleando el asistente, cree una IDalumno
Paterno
consulta (tipo detalle) con las
Materno
calificaciones de los alumnos, Nombre1
tomando la información de las 4 Nombre2
tablas. Grupo
Matemática
s
Física
Química

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 19

Consultas: Consultas de Acción
Consulta de creación de tabla.
Ejemplo 1: En la BD MFQ crear una tabla
con la lista de alumnos y sus
calificaciones.

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 20

Alumnos y calificaciones
Esta es la nueva tabla creada por Access

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 21

Todos los aprobados
Ejemplo 2. Consulta que cree una tabla con
todos los alumnos que aprobaron las tres
materias

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 22

Todos los reprobados
Haga una consulta de acción que cree una
tabla con los alumnos que reprobaron las 3
materias

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 23

Consultas de eliminación
Estas consultas que eliminan de una tabla los
registros que cumplen el criterio de búsqueda
especificado.
Para crear una consulta de eliminación:
Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
Añadimos la tabla de la que queremos borrar
los registros.
Damos clic en el botón Eliminar

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 24

Consultas de eliminación

Si NO se indica un criterio de búsqueda, se

borran TODOS los registros de la tabla.
Una vez borrados, los registros no se pueden
recuperar.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el
botón
Ing. Hugo Gilberto García Guerra 25
Eliminar reprobados
Seleccionamos las condiciones

Damos clic en Ejecutar

Resultado una tabla sin los reprobados

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 26

Consultas de datos anexados
Estas consultas añaden renglones completos a una
tabla.
Los nuevos registros se agregan siempre al final de la
tabla.
Para crear una consulta de datos anexados:
Abra una nueva consulta en vista diseño.
Añada la tabla de donde vamos a la información que
deseamos anexar en la tabla de destino.
Diseñe la consulta como una consulta de selección
normal (de manera que en el resultado de esa
consulta aparezcan los datos a insertar).
De clic en el botón Anexar de la pestaña Diseño:
Ing. Hugo Gilberto García Guerra 27
Consultas de datos anexados continuación
Elija los campos de destino para cada
columna de la consulta de datos anexados.
Ejecute la consulta para anexar los registros.

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 28

Ejemplo de Consulta de Datos Anexados
Suponga que en un profesor tiene una tabla
(Alumnos) con los datos de sus alumnos, y
requiere adicionarle los datos de otra tabla
(nuevos Alumnos), con igual estructura.
Alumnos Nuevos
Alumnos
IDalumno IDalumno
Paterno Paterno
Materno Materno
Nombre1 Nombre1
Nombre2 Nombre2
Grupo Grupo

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 29

Ejemplo de Consulta de Datos Anexados
En este ejemplo estamos anexando el total de
registros ya que no se señaló ningún criterio
que limite la acción

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 30

Otra manera de anexar datos
Access proporciona otra manera sencilla de
anexar datos a una tabla existente. Si los
datos están en Excel podemos importar los
datos a Access indicándole que se desea
anexarlos a una tabla existente.
Por ejemplo si en la base de datos con
Vendedores y Ventas, tenemos información de
las ventas hasta Octubre y queremos anexarle
las ventas de Noviembre

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 31

Otra manera de anexar datos Indicamos donde
se encuentra la
información
adicional

Y a que tabla se va
a anexar

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 32

Otra manera de anexar datos
La tabla resultante incluirá los datos de la
tabla original y de la tabla que fue anexada.

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 33

Consultas de actualización
Estas consultas que permiten modificar los
datos almacenados en una tabla (por ejemplo
para incrementar los precios un 10%).
Se pueden modificar de golpe todos los
registros de la tabla o sólo los que cumplan
las condiciones indicadas.
Para crear una consulta de actualización:
Iniciamos una nueva consulta en vista diseño.
Agregamos la tabla que queremos actualizar.
Damos clic en el botón Actualizar
Ing. Hugo Gilberto García Guerra 34
Consultas de actualización
En el renglón Actualizar a: escribimos la
expresión que calcula el nuevo valor a
asignar al campo.
Si la consulta no incluye criterio de búsqueda
se actualizarán todos los registros de la tabla.

Damos clic en Ejecutar

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 35

Consultas de actualización
Abra la base de datos MFQ con las
calificaciones de los alumnos en
Matemáticas, Física y Química.
Las calificaciones de Física son las siguientes
y deseamos incrementarlas 10%

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 36

Actualizar calificaciones
Se requiere crear una consulta que
incremente un 10% las calificaciones de
Física.
(equivale a multiplicar el valor del campo por
1.1)
Damos clic a diseño de consulta
e incluimos los campos de la tabla Física

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 37

Actualizar calificaciones incrementarlas un 10%
Damos clic a Actualizar

Aparece un nuevo renglón que

dice Actualizar a
(criterio de actualización)

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 38

Actualizar calificaciones
Introducimos el criterio de actualización

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 39

Aparece un mensaje indicando que la
consulta modificara permanentemente los
datos de la tabla.

Y que una vez modificada no se pueden

deshacer los cambios.

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 40

Tabla actualizada
Vemos que
algunos valores
exceden de 100,
por lo que será
necesario realizar
otra consulta de
actualización que
pregunte si el
valor excede de
100 lo reemplace
por 100.
Ing. Hugo Gilberto García Guerra 41
Limitar a un valor máximo de 100

Iif([Fisica]>100, 100, [Fisica])

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 42

Consultas de referencias cruzadas
Las consultas de referencias cruzadas se
utilizan para calcular y reestructurar datos de
manera que su análisis sea más sencillo.
l de
Tota
r taciones
ap o
re ro Marzo
Feb
Presentan los datos en forma Enero $ 1,600
$2 , 5 0 0
tabular con títulos en los $ 1,000 $ 1,900
Juan $ 2,3 0 0
renglones y en las columnas a $ 2 , 1 0 0
$ 1,700
An $1 , 3 0 0
(y operaciones en las $ 1,600
Pedro
intersecciones).

De esta forma se resume en muy poco espacio

mucha información de una forma clara.
Consultas con referencias
cruzadas
La creación de consultas con referencias
cruzadas es sencilla. Solo tenemos que
definir que campo ocupará los renglones,
cual ocupará las columnas y que valor
será totalizado (sumar, contar, promediar,
etc.) en los cruces de renglones y
columnas.
Ejemplo
Cree una base de datos llamada Agencia
Automotriz (importe los datos de
Agencia.xls).
En la opción Crear seleccione
el Asistente para Consultas
Elija consulta de referencias
cruzadas
Seleccione la tabla con la información
Seleccione la
tabla que
contiene los
datos con los
que va a
construir la
consulta
(este tipo de
consulta
requiere todos
los datos en una
misma tabla)
Seleccione los renglones
Elija que
campo va a
usar como
encabezado
de los
renglones
(en este
ejemplo
Vendedor)
Seleccione las columnas
Elija que
campo va a
usar como
encabezado
de las
columnas (en
este ejemplo
Departament
o)
Seleccione las intersecciones
Elija el campo
que va a usar
como base de los
valores
calculados en las
intersecciones
de renglones y
columnas (en
este ejemplo
Ventas) y la
operación a
realizar (en este
Asigne un nombre a la consulta
Designe a la
consulta con
un nombre
apropiado
(por ejemplo
Tipo de
Ventas por
Vendedor)
Resultado
Al terminar la consulta nos mostrará una
matriz que muestra cuanto vendió cada
vendedor, de productos de cada uno de los
departamentos
Ejercicio 1 (base de datos Agencia Automotriz )
Calcular la suma total de los precios de los autos vendidos por vendedor
 Campo Importe Ventas: precio
 Total suma
Calcular número de autos vendidos por vendedor
 Campo #Ventas: precio
 Total contar
Calcular precio promedio de los autos vendidos por vendedor
 Campo Promedio: precio
 Total promedio
Calcular el número de clientes de cada ciudad
 Campo Ciudad
 Total contar
Calcular el número de autos vendidos de cada tipo
 Campo Vehículo
 Total contar
Ing. Hugo Gilberto García Guerra 52
Ejercicio 2 (base de datos Agencia Automotriz )
Consultas de creación de una tabla
 Crear una tabla que muestre cuales vendedores no tienen
ventas.

Consultas de eliminación
 En tabla Vendedores, eliminar a vendedores no tienen ventas.

Consultas de datos anexados

 Agregue una tabla con los nuevos modelos. Al activar esta
consulta agregara los datos a la tabla Vehículos.

Consultas de datos actualización

 Consulta que de manera automática incremente los precios de
los autos en un 5%
Ing. Hugo Gilberto García Guerra 53
Ejercicio 3
De la base de datos Agencia Automotriz,
hacer una consulta que construya una tabla
que muestre el número de vehículos que ha
vendido cada vendedor. (requiere primero
crear una consulta simple que incluya todos
los campos necesarios)

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 54

 FIN

Ing. Hugo Gilberto García Guerra 55