Clasificación
documental
Instructora: Yamilé Hidalgo Urrea
Prof. En Ciencias de la Información y la
Documentación, Bibliotecología y
Archivística
Magister en Gestión de TI
PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN DESCRIPCIÓN
PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVOS
• CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor
intelectual mediante la cual se identifican y
establecen las series que componen cada
agrupación documental (fondo, sección y
subsección).
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
• Permite la identificación y el agrupamiento
de los documentos con características
comunes.
FONDO- SECCIÓN-
SUBSECCIÓN
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
Procedencia (productor) permite identificar
los creadores de los documentos, que
pueden ser institucionales (fondos
documental), y administrativos (secciones
y subsecciones documentales).
EJEMPLO
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS
• PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Es la
secuencia administrativa de producción,
determina el orden en que los documentos
que se producen para el desarrollo de un
trámite.
PRINCIPIO ORDEN ORIGINAL
Una serie esta conformada por tipos documentales:
CONTRATOS
Contratos de Adquisición de Bienes y Servicios
• Contrato Radicado o carta de Aceptación
• Certificado de Registro Presupuestal
• Recibo de Pago Publicación del Contrato
• Recibo de Pago de Impuesto de Timbre
• Póliza de Garantías Exigidas
• Adiciones, Modificaciones, Aclaraciones, Prorrogas,
Otro si al Contrato….
MANUAL DE FUNCIONES
• Los documentos se producen según las
funciones de cada sección documental.
• FUNCIONES COMUNES: manejo de
personal, presupuesto, asuntos jurídicos,
contratación, etc.
• FUNCIONES ESPECÍFICAS: Desarrollan
la misión de la entidad. (historia clínica)
PASOS METODOLÓGICOS
1. IDENTIFICACIÓN DE LOS
PRODUCTORES
FONDOS ABIERTOS: SENA
FONDOS CERRADOS: Salucoop, Telecom
FONDOS ACUMULADOS: no tienen ningún
criterio de organización por ejemplo las
Instituciones Educativas
PASOS METODOLÓGICOS
• 2. ESTRUCTURA ORGÁNICA
CUADROS DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL (CCD)
• Esquema que refleja la jerarquización y
clasificación dada a la documentación
producida por una entidad.
• Cada oficina productora se debe
identificar con un código
PRIMER DIGITO….......……SECCIÓN
SEGUNDO DIGITO…………SUBSECCION
CUADROS DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL (CCD)
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
CUADROS DE
