UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA
FACULTAD DE ECONOMÍA Y PLANIFICACIÓN
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN EMPRESARIAL
ADMINISTRACIÓN
GENERAL
EL CONTROL
EL CONTROL
ES LA RECOLECCIÓN
SISTEMÁTICA DE LOS DATOS
PARA CONOCER EL GRADO DE
REALIZACIÓN DE LOS PLANES.”
“MEDICIÓN DE LOS
RESULTADOS ACTUALES Y
PASADOS, EN RELACIÓN CON
LOS ESPERADOS; YA SEA TOTAL
O PARCIALMENTE, CON EL FIN
DE CORREGIR, MEJORAR Y
FORMULAR NUEVOS PLANES.”
IMPORTANCIA
• ES IMPORTANTE PUES CIERRA EL CICLO DE LA ADMINISTRACIÓN. DE
HECHO, LOS CONTROLES SON A LA VEZ MEDIOS DE PREVISIÓN
• ES LA ÚNICA FORMA EN QUE LOS GERENTES PUEDEN EVALUAR SI LAS
METAS SE ESTÁN LOGRANDO Y, DE NO SER ASÍ, DETERMINAR LAS
RAZONES.
• SE DA EN TODAS LAS DEMÁS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS; HAY
CONTROL DE LA PLANEACIÓN, DE LA ORGANIZACIÓN, DE LA
DIRECCIÓN, ETC. ES POR ELLO UN MEDIO PARA ADMINISTRARLAS
• LOS GERENTES DEBEN PONER EN PRÁCTICA CONTROLES PARA
PROTEGER A LA ORGANIZACIÓN Y SUS ACTIVOS.
EL CONTROL
PROCESO DE MONITOREAR LAS ACTIVIDADES PARA ASEGURARSE
DE QUE SE LLEVEN A CABO DE ACUERDO CON LO PLANIFICADO Y
PARA CORREGIR CUALQUIER DESVIACIÓN SIGNIFICATIVA
Planificación:
Objetivos
Metas
Estrategias
Planes
Control: Organización:
Estándares Estructura
Mediciones Administración
Comparaciones de Recursos
Acciones Dirección: Humanos
Motivación
Liderazgo
Comunicación
Comportamiento
individual y
de grupo
EL PROCESO DE CONTROL
Medición de
rendimiento real
Objetivos
y metas Comparación del
Organizacionales rendimiento real
Divisionales con el estándar
Departamentales
Individuales
Aplicación de la
acción correctiva
PASO 1: MEDICIÓN DEL
DESEMPEÑO REAL
Para determinar cuál es el nivel real del desempeño, lo primero que deben hacer
los gerentes es obtener información al respecto.
Por consiguiente, el paso número 1 del proceso de control es la medición.
Los gerentes pueden emplear uno de cuatro métodos para medir el desempeño real
e informar sobre cuál es su nivel:
la observación
los reportes estadístico
los reportes orales
los reportes escritos
FUENTES DE INFORMACIÓN PARA
MEDIR EL DESEMPEÑO
PASO 2: COMPARACIÓN DEL DESEMPEÑO REAL
CONTRA UN ESTÁNDAR
En este paso se determina la variación que existe entre el desempeño real y el
estándar.
Aunque es posible esperar que se presente cierta variación en el desempeño de
todas las actividades,
Es fundamental determinar un rango de variación aceptable fuera del rango
demanda atención
PRINCIPIOS DEL CONTROL
1. DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL
LA FUNCIÓN ES DE CARÁCTER
ADMINISTRATIVO Y ES LA
RESPUESTA AL PRINCIPIO DE
DELEGACIÓN; ÉSTA NO SE
PODRÍA DAR SIN EL CONTROL.
CUANTA MAYOR DELEGACIÓN
SE NECESITE, SE REQUIERE
MAYOR CONTROL.
EL CONTROL COMO FUNCIÓN
SOLO CORRESPONDE AL
ADMINISTRADOR
EL CONTROL DEBE ACTUAR
COMO STAFF, DE AHÍ LA
NECESIDAD DE CONVENCER Y
NO DE IMPONER LOS MEDIOS DE
CONTROL
PRINCIPIOS DEL CONTROL
2. DE LOS ESTÁNDARES
EL CONTROL ES IMPOSIBLE SI
NO EXISTEN ESTÁNDARES DE
ALGUNA MANERA PREFIJADOS, Y
SERÁ MEJOR, CUANDO ÉSTOS
SEAN MÁS PRECISOS Y
CUANTITATIVOS.
EL CONTROL SUPONE UNA BASE
DE COMPARACIÓN PREVIAMENTE
FIJADA
POR CONSIGUIENTE HAY QUE
AFINAR Y PERFECCIONAR LOS
ESTÁNDARES COMO UN MEDIO
DE PREPARAR EN CONTROL
PRINCIPIOS DE CONTROL
3. DEL CARÁTER MEDIAL DEL CONTROL
EL CONTROL SE JUSTIFICA
POR LOS BENEFICIOS O
VENTAJAS QUE PROPORCIONA,
ES DECIR, UN CONTROL DEBE
USARSE SI EL TRABAJO,
GASTO, QUE GENERA SE
JUSTIFICAN ANTE LOS
BENEFICIOS QUE DE EL SE
ESPERAN
NO HAY QUE SOBREVALORAR
NI SUBVALUAR EL CONTROL
TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL NIVEL DONDE SE APLICA
DE POLÍTICAS: CUANDO SE
APLICA AL MÁS ALTO NIVEL
DE LA ORGANIZACIÓN
DE DECISIÓN: CUANDO SE
APLICA A LOS NIVELES DONDE
SE TOMAN DECISIONES
DE OPERACIÓN: CUANDO SE
APLICA EN LOS NIVELES
OPERATIVOS, DONDE SE
EJECUTAN LAS ACTIVIDADES.
TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL MOMENTO EN QUE SE APLICA
CONTROL PREVIO: ANTES DE LA
REALIZACIÓN DE UNA ACTIVIDAD PARA
CAUTELAR SU PROCEDENCIA O
APLICABILIDAD.
CONTROL CONCURRENTE: REALIZADA
DURANTE EL PROCESO DE CUMPLIMIENTO
DE LA ACTIVIDAD
CONTROL POSTERIOR: O CONTROL DE
RESULTADOS TENDIENTE A VERIFICAR Y
EVALUAR LA EFICIENCIA ASÍ COMO LA
VERACIDAD Y LEGALIDAD DE LAS
ACTIVIDADES.
Control concurrente
Control Control
previo Actividad posterior
TIPOS DE CONTROL SEGÚN LA PERIODICIDAD
CONTROL RUTINARIO: O
COTIDIANO QUE SE EFECTÚA
PERMANENTEMENTE SOBRE TODAS
LAS ACTIVIDADES O SOBRE LAS
ÁREAS ESTRATÉGICAS, CRÍTICAS O
EXCEPCIONALES
CONTROL PERIÓDICO: APLICADO
DE MANERA ESPORÁDICA CADA
CIERTO TIEMPO SEGÚN
CONVENIENCIA, INDICIOS O
REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN.
TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL ELEMENTO QUE
LO REALIZA
CONTROL INTERNO:
CUANDO ES EFECTUADO
POR LOS PROPIOS
GERENTES(PREVIO Y
CONCURRENTE) O POR UN
ÓRGANO ESPECIALIZADO
DE LA PROPIA EMPRESA
(AUDITORÍA INTERNA)
CONTROL EXTERNO:
CUANDO ES EJERCIDO POR
ELEMENTOS EXTERNOS A
LA EMPRESA .
TIPOS DE CONTROL POR SU FORMA DE OPERAR
CONTROL SOBRE RESULTADOS (OPEN
CONTROL): ES AQUEL QUE APLICA AL FINAL
DE CADA PERÍODO PREFIJADO SEA CUANDO
SE HAYA VISTA YA SI LOS RESULTADOS
OBTENIDOS NO ALCANZARON, IGUALARON,
SUPERARON O SE APARTARON DE LO
ESPERADO.
CONTROL AUTOMÁTICO(FEEDBACK
CONTROL): SE REALIZA EN FORMA
CONSTANTE CON EL APOYO DE LA
RETROALIMENTACIÓN DE LAS
INFORMACIONES QUE RESULTAN DEL MISMO
Y UTILIZARLAS PARA QUE LA ACCIÓN
CORRECTIVA SE INICIE EN FORMA
AUTOMÁTICA: NO HAY RESULTADOS PARA
PONER EN MARCHA LA ACCIÓN
CORRECTIVA, UN PROCEDIMIENTO
PREVIAMENTE ESTABLECIDO VA
CORRIGIENDO LA ACCIÓN
CONSTANTEMENTE, CON BASE A LA
INFORMACIÓN SIN DETENER LA ACTIVIDAD.
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL
Establecer estándares y
objetivos
Crear sistemas de medición
y monitoreo
Comparar el desempeño
real frente a los objetivos
establecidos
Evaluar el resultado
y emprender medidas
correctivas
REQUISITOS DEL CONTROL EFICIENTE
DEBE REPORTAR DESVIACIONES: DE UNA MANERA OPORTUNA Y
FIDEDIGNA A EFECTOS DE ADOPTAR LAS MEDIDAS CORRECTIVAS
PERTINENTES.
DEBE SER ECONÓMICO: QUE LOS EFECTOS DE LAS MEDIDAS
CORRECTIVAS DEBEN REPORTAR VENTAJAS SIGNIFICATIVAS EN
RELACIÓN AL COSTO QUE IMPLICA LA IDENTIFICACIÓN DE LAS
MISMOS. EL CONTROL DEBE JUSTIFICAR SU COSTO.
DEBE SER COMPRENSIBLE: DE TAL MANERA QUE LOS
RESPONSABLES DE LA EJECUCIÓN DE LAS TAREAS COMPRENDAN LA
NATURALEZA Y EL SENTIDO DE SUS ALCANCES.
DEBE ASEGURAR LA ACCIÓN CORRECTIVA: FRENTE A UNA UNA
SITUACIÓN DADA QUE NO SE AJUSTE A LOS PLANES, DEBE CONDUCIR
A LA ACCIÓN CORRECTIVA
DEBE SER OBJETIVO: PROCURANDO QUE ÉSTE Y SUS NORMAS SEAN
REQUISITOS DEL CONTROL EFICIENTE
DEBE SER FLEXIBLE: LOS PLANES NO SE SIEMPRE SE
CUMPLEN TAL COMO SE LES CONCIBIÓ, HAY FACTORES
QUE HACEN VARIAR SU EJECUCIÓN, A CUYAS
CIRCUNSTANCIAS DEBE ATENER SE O ADECUARSE EL
CONTROL.
DEBE SER PROYECTIVO: ORIENTARSE
CONSTRUCTIVAMENTE HACIA EL FUTURO TANTO PARA
CORREGIR, MEJORAR O EVITAR QUE SE SIGAN
COMETIENDO ERRORES COMO PARA PREVENIR POSIBLES
PROBLEMAS QUE PUEDAN AFECTAR LA EJECUCIÓN DE
TAREAS U OPERACIONES.
DEBE CONCENTRARSE EN LOS PUNTOS CRÍTICOS:
ACTIVIDAD O ÁREA BÁSICA EN LOS CUALES EL
ADMINISTRADOR DEBE CONCENTRAR SU ATENCIÓN
DEBE REFLEJAR LA NATURALEZA DE LAS ACTIVIDADES
OBJETO DE CONTROL: EFECTUÁNDOSE EN FUNCIÓN DE
LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA.
INFORMES
EL INFORME:
ES LA DESCRIPCIÓN OBJETIVA ACERCA DEL
ANÁLISIS DE UN HECHO, DE UN PROBLEMA O
DE UNA INVESTIGACIÓN, FACILITANDO LA
TOMA DE DECISIONES Y ORIENTANDO LA
LABOR ADMINISTRATIVA.
INFORMES
LOS INFORMES SE UTILIZAN PARA
EMPRENDER UNA ACCIÓN, ESTABLECER
PRIORIDAD Y ESTIMULAR EL INTERÉS HACIA
UNA ACTIVIDAD..
PARA QUE UN INFORME SEA ÚTIL LO
PRIMERO A TENER EN CUENTA ES: ¿QUIÉN LO
VA A LEER? Y ¿QUÉ USO VA A TENER?
INFORMES
AL ELABORAR UN INFORME ES NECESARIO
DISTINGUIR SUS PARTES:
TÍTULO, DESTINATARIO, AUTOR,
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA, OBJETO,
DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS HECHOS,
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES,
DECISIONES Y APOYO SOLICITADO, FIRMA DEL
RESPONSABLE, FECHA Y LUGAR DEL INFORME
CONTROL DE LA INFORMACIÓN
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
SISTEMA QUE PROPORCIONA A LA GERENCIA LA INFORMACIÓN QUE
NECESITA, A INTERVALOS PERIÓDICOS
Los datos Se organizan Información Después son Información que
desorganizados como seleccionados los gerentes
según su pueden utilizar
pertinencia
y
significación
en
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN GERENCIAL
1. Ensayo del sistema antes
de instalarlo
2. Prepare a los usuarios con
la capacitación apropiada
3. Esté preparado para
encontrar resistencia
4. Haga que los usuarios
se involucren
5. Verifique la seguridad
6. Incluya revisiones
periódicas
