ADMINISTRACION DE
ARCHIVOS
La mayoría de centros de cómputo tienen problemas
con el control de los archivos de datos que se
resguardan
Existen varios factores por los que un centro de
cómputo pierde el control en cuanto a cantidad,
contenido, tipo e importancia de los archivos de
datos que mantiene en resguardo
Los desajustes son:
Procesos erróneos al manejar archivos equivocados
Perdidas en tiempo máquina y operación
Resultados incorrectos, hasta que el usuario los
detecta
Perdidas en impresión con datos erróneos
Saturación en discos, cintas con archivos obsoletos
Consultas erróneas y actualización de archivos
Severas dificultades al tratar de restaurar archivos
maestros mal actualizados
Extravíos frecuentes de datos valiosos e historicos
Destrucción de archivos útiles
Necesidad de trabajos urgentes, con el objeto de
reestructurar archivos mal actualizados o pérdidos.
Demoras frecuentes en la entrega de resultados
Confusión para identificar a que sistemas corresponden
Sistemas descontinuados al perder archivos medulares de
difícil recuperación
Alto grado de alteraciones fraudulentas en los archivos
Poca confidencialidad en los archivos de datos
Y mas
El primer factor para una solución que debe establecerse
para remediar el problema; es clasificar el tipo de datos
con los que opera la instalación y establecer el orden de
importancia. Esto podría ser de la siguiente manera:
Archivos de producción
Archivos para prueba de sistemas integrales
Archivos del sistema operativo en operación
Archivos del sistema operativo en prueba
Archivos para desarrollo de nuevos sistemas
Resguardo local
resguarado fuera del sitio
Resguardo local
Son los que por naturaleza de los procesos deben de estar disponibles en
el momento oportuno para la producción diaria
Siempre hay que tener un respaldo, sobre todo de los que son
actualizados constantemente
Los archivos con resguardado fuera del sitio
Son aquellos que por su importancia son vitales en caso de pérdidas o
daños de los archivos locales para restablecer cualquier accidente y que
puedan reponerse rápidamente.
Estos archivos deberán de estar en una bóveda contra accidentes, fuera y
distante del centro de cómputo, donde se mantengan los respaldos
necesarios como protección contra cualquier desastre.
En esta bóveda deberán resguardarse básicamente: archivos maestros,
históricos y aquellos de difícil recuperación.
Manejo de fechas de caducidad
Esto ayuda a resguardar y mantener archivos útiles y activos,
para eliminar así confusiones peligrosas que introdujeran a
dar de baja archivos necesarios o saturar los medios de
almacenamiento con archivos obsoletos.
Con un esquema de fechas de caducidad, los procesos
automáticos o manuales para depurar son muy seguros y
rápidos
Identificación de los archivos
Que archivo es?
A quien corresponde?
Que tipo de archivo es?
En donde se encuentra dicho archivo?
