GENERALIDADES
DEL PROCESO DE
COMPRAS
CONCEPTO
Adquirir bienes y servicios de la
calidad adecuada, en el momento y
al aprecio adecuado y del proveedor
más apropiado.
Dentro del concepto de empresa
moderna las compras se deben
manejar por un departamento
especializado que debe formar parte
de la propia organización de la
empresa.
OBJETIVOS
Mantener la continuidad del abastecimiento.
Hacerlo con la inversión mínima de
abastecimiento.
Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de
los materiales.
Mantener los niveles de calidad en los materiales,
basándose en lo adecuado de los mismos para el
uso a que se destinan.
Procurar materiales al precio más bajo posible
compatible con la calidad y el servicio requeridos.
Mantener la posición competitiva de la empresa y
conservar el nivel de sus beneficios en lo que a
costos de material se refiere.
ANTECEDENTES
• Las compras son tana
antiguas como la historia del
hombre. Empezaron cuando
el hombre dio en trueque o
en cambio alguna de sus
propiedades por la posesión
de una pertenencia ajena.
IMPORTANCIA
ECONOMICA DE
LAS COMPRAS
• No es posible hacer ventas
apropiadas a menos que los
materiales empleados en la
fabricación se adquieren a un
costo final proporcional al
que obtienen los
competidores.
IMPORTANCIA
ECONOMICA DE LAS
COMPRAS
• La operación eficiente de cualquier industria
depende de la renovación adecuada de la
inversión. El departamento de compras tiene
que asegurar la recepción de los materiales
adecuados cuando se necesiten, en las
cantidades adecuadas para la producción o
venta y hacer las entregas a tiempo. A su vez
no debe aumentar las inversiones más allá del
inventario necesario para cubrir las
necesidades y mantener un coeficiente de
seguridad razonable
IMPORTANCIA
ECONOMICA DE
LAS COMPRAS
• Por sus estrechos contactos con otras
muchas compañías y con el mercado en
general, compras está en situación de
aconsejar a la empresa sobre:
1. Nuevos materiales que pueden usarse
con ventaja para sustituir a los que
emplean en ese momento.
2. Nuevas líneas o surtidores posibles de
productos para añadir a la producción.
3. Variaciones en las tendencias ya sea en
precios o en otros aspectos que pueden
afectar las ventas de la empresa.
4. Aumento del crédito de la empresa
dentro del área en que se desenvuelve.
• Es importante hacer notar
que, desde el punto de vista
de seguridad y control, la
¡Nota persona encargada de hacer
los pagos en la empresa debe
importante! ser diferente a la que negocia
las compras, pues en esta
forma puede evitarse una
situación problemática.
DEBERES DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRA
• Planificación y gestión del departamento de compras en función de un
presupuesto dado.
• Estar pendiente de las novedades del mercado: cotizaciones, noticias del
sector, etc.
• Encontrar los proveedores más eficientes en cuestión de precio,
eficiencia y flexibilidad de condiciones.
• Encontrar alternativas a dichos proveedores, en el caso de que estos
fallen. Siempre vienen bien contar con un plan B, en caso de apuros.
• Solicitar presupuestos a los distintos proveedores para poder hacer
comparativa de opciones. No importa que sean proveedores
preseleccionados, ya que eso nos facilitará la toma de decisiones.
• Definir los procedimientos y procesos para la compra de suministros.
Esto es: quién compra qué, cada cuánto se realizarán las compras, qué
documentación a presentar será necesaria.
DEBERES DEL
DEPARTAMENTO DE
COMPRA
• Acordar las condiciones de suministro con los proveedores más adecuados.
• Saber qué necesidades de stock existen, que no falte material, pero tampoco
excederse.
• Supervisar la calidad de los productos adquiridos, así como si han llegado en
perfectas condiciones. En caso de que no fuera así, se desprende otra tarea
que sería la de reclamar al proveedor.
• Gestión de toda la documentación relativa a la compra de los materiales.
• Gestión de la relación con proveedores. Esto implica hacer seguimientos de
órdenes de pedido, las entregas, los problemas que pueden surgir. Quizá
también podamos desarrollar un sistema para que los procesos de entrega se
puedan mejorar.
• Intentar ahorrar costes a la empresa. El departamento de compras va a contar
con un presupuesto para ir adquiriendo los materiales que necesitamos. Pero
también pueden reducir los costes a la empresa si negocian los gastos en la
adquisición del material, organizando el inventariado de una forma más
eficiente, etc.
ORGANIZACIÓ
N DEL
DEPARTAMENT
O DE COMPRAS
Centralización y Descentralización
departamento de compra.
CENTRALIZACIÓN
• Tienen como finalidad adquirir
materiales, suministros y
equipo a través de una solo
oficina matriz, con unidad de
política de compras y en la
cual se reúne personal
especializado y competente.
Ventajas de Compras
Centralizadas
Menor costo y mayor eficiencia al eliminar la multiplicación de
esfuerzos de las diferentes personas involucradas en el proceso.
Mejora la gestión del gasto, logrando beneficios de escala.
Estandarización de productos.
Es posible aprovechar la experiencia y habilidades especializadas
de los responsables de compra, relevando a otros departamentos de
esa responsabilidad y reduciendo riesgos.
Gestión centralizada de información y análisis de datos.
Se realizan compras mediante protocolos estandarizados.
Mayor poder de negociación gracias al alto volumen de compras.
Facilita al proveedor mantener una relación más directa con un
punto de contacto, potenciando la confianza, el entendimiento y el
apoyo mutuo.
Desventajas de
Compras Centralizadas
• Falta de conocimiento de las necesidades
locales de cada departamento.
• La operación puede volverse demasiado
complejas y burocráticas, generando atrasos y
costos.
• Pueden darse atrasos en las entregas al usuario
final.
• Se dificultan las compras en casos de
emergencias.
• Elimina la autonomía de los diferentes
directores de compras.
• No siempre se atienden las necesidades con la
prontitud y efectividad necesaria.
Descentralización en
Compras
Las compras descentralizadas
hacen referencia al proceso de
gestión de la adquisición de
bienes y servicios dispuestos
en diferentes áreas de una
empresa. Implica el
establecimiento de diferentes
puntos de compras con sus
propios responsables y
procesos.
VENTAJAS DE COMPRAS
DESCENTRALIZADAS
• Mayor conocimiento de las necesidades de cada
departamento.
• Se simplifica el proceso de toma de decisiones.
• Tiempos de entrega más cortos.
• Conocimiento de proveedores locales.
• Mayor autonomía en la toma de decisiones.
• Facilidad en casos de compras urgentes.
• Flexibilidad en empresas de rápido crecimiento.
• Recomendadas en compras de servicios más
complejos.
• Menor riesgo: las oficinas suelen estar más
cerca de los proveedores y clientes, por lo que
conocen mejor sus necesidades y retos
Desventajas de Compras
Descentralizadas
• Los usuarios tienden a no planificar con
antelación las compras.
• Puede haber falta de estandarización de procesos
y de requerimientos.
• El costo podría elevarse al perder los beneficios
de la escala.
• Duplicidad de esfuerzos en la gestión de
proveedores.
• Compras duplicadas del mismo material o equipo
en diferentes departamentos, que de otra forma
podrían compartirse.
Modelo Híbrido de
Compras
Este modelo se personaliza y la
empresa disfruta de los beneficios de
ambos escenarios, optimizando los
resultados finales.
Puede utilizarse un modelo de
compras descentralizadas con las
negociaciones centralizadas.
VENTAJAS DE
COMPRAS HIBRIDAS
• Mediante la planificación y la unificación de las
necesidades de cada departamento, el área de compras
puede obtener de los proveedores precios unificados
negociados, descuentos por mayor volumen, mejores
condiciones de pagos, alianzas, etc. que resultan en
beneficios económicos para la empresa.
• Permite la transparencia y la responsabilidad en el proceso
de negociación, asegurando que todas las partes interesadas
tengan una clara comprensión de los términos del acuerdo.
• Se valora la gestión centralizada, pero se da un cierto grado
de autonomía local que facilita y agiliza los procesos.
• Es un modelo más flexible y eficiente, combinando lo
mejor de ambos.
Cúal modelo utilizar?
La decisión de centralizar, descentralizar o utilizar un
modelo mixto, no es una decisión fácil, pues dependerá
de varios factores, entre ellos: el tamaño de la empresa,
las ubicaciones geográficas, el tipo de industria, el
crecimiento que presente, si tiene más de una filial, las
categorías que maneje, su cultura y estilo de
organización, etc.
Pero sea cual sea el modelo que se adopte, hay un
factor clave que es fundamental no olvidar: LA
COMUNICACIÓN, para garantizar que se mantengan
los estándares de compra, que fluyan los procesos,
prevalezca la transparencia y se maximicen resultados
para el beneficio de la empresa y sus socios estratégicos.
Relación con
otros
departamento
s
Relación con otros
departamentos
• Producción: Estrecha relación con esta área, ya que se
encarga de proporcionar la materia prima requeridas
de manera oportuna, con la calidad y al menor precio
posible.
• Ventas: Ventas es el encargado de proporcionar
información clave al área de compras, pues las
adquisiciones de materia prima, así como los plazos de
recepción de materiales, fechas de órdenes de compra
y envíos de productos terminados depende de lo que
el área de ventas haya negociado con los clientes.
• Distribución: es la responsable de la entrega de los
productos terminados y que las órdenes de compra se
entreguen en las condiciones que fueron pactadas
previamente por ventas de manera oportuna.
Relación con otros
departamentos
• Inventarios y Almacén: Almacén es el departamento que en
conjunto con inventario retroalimenta a compra respecto a
existencia de materias primas y mercancías y se encarga de
solicitar lo que se necesita.
• Finanzas: Tiene el control exacto de costos beneficios obtenidos
por las compras, el departamento financiero es quien se encarga
de llevar el registro de las operaciones comerciales de una
empresa.
• Contabilidad: Complementa la función de finanza estando al
tanto de registro de movimientos comerciales, pago a
proveedores, así como la cobranza. Influye en la negociación con
proveedores pues interviene en la estandarización de procesos
comerciales.
• Mercadotecnia: Se encarga de diseñar la estrategia comercial
que ha de seguir toda la empresa y tiene relación con compras
en la medida que se involucra en las decisiones de que
proveedores a elegir de acuerdo a la calidad, costo y
posicionamiento deseado.
Bibliografía
• Compras (Principios y aplicaciones ) – Cuarta Edición – Dr. Salvador
Mercado – Editorial Limusa.
• Proceso Administrativo- By Editorial Digital Unid
