LA CUENTA
1. CONCEPTO:
Las cosas que constituyen el patrimonio en la empresa
sufren frecuentes variaciones que hacen cambiar la
composición del mismo y a veces su cuantía. Cuando cobramos
tenemos mas dinero y cuando pagamos tenemos menos.
Cuando compramos mercadería tenemos mas y cuando
vendemos menos.
Para llevar cuenta y razón de todas estas variaciones se
han ideado unos estados llamados CUENTAS, compuestas de
dos partes que se llaman respectivamente DEBE y HABER.
Llamaremos CUENTA en contabilidad a la representación
de distintos valores que intervienen en la formación de
una empresa los cuales están reconocidos bajo un
nombre y un código. Representa un conjunto de valores,
bienes, servicios o resultados de un mismo orden.
Mediante las cuentas podemos conocer en cada
momento las modificaciones que las operaciones
económicas o sociales introducen en el valor de las
riquezas que posee o administra la empresa.
La cuenta, como base del nombre de contabilidad o de donde se deriva el nombre de
CONTABILIDAD, sirve como método para registrar las operaciones de la empresa una por una, así
como sus efectos (aumento o disminución se refiere) en el activo, pasivo, capital, ingresos y gastos.
La cuenta representa el instrumento fundamental de la ciencia contable.
Observando nuestro Plan Contable General Empresarial podemos verificar que el Elemento 1 por
ejemplo esta compuesto por varias cuentas, entre ellas:
10 EFECTIVO O EQUIVALENTE DE EFECTIVO
101 Caja
Al número 10 se le denomina CÓDIGO y representa a la cuenta Efectivo o Equivalente de Efectivo.
Al 10.1 se le denomina sub código y representa a la sub cuenta Caja.
¿Qué es el Código? Es un símbolo que representa a las cuentas de P.C.G.E.
Antes de determinar el rayado y las ubicación de las cuentas daremos a conocer lo que significa
ASENTAR O CONTABILIZAR y diremos considerados como sinónimos. Asentar se relaciona con el
ASIENTO, llamándose así a cada una de las operaciones que se registran: una compra, una venta, un
gasto, un ingreso y Contabilizar desde el punto de vista técnico significa registrar en términos
contables. Puede utilizarse cualquiera de los dos términos para señalar el acto de transportar a los
libros contables las operaciones del comerciante. El término más usado o corriente es el de
ASENTAR.
2. RAYADO Y UBICACIÓN DE LAS CUENTAS:
Como vimos anteriormente, toda cuenta significa la anotación de valores
monetarios que una empresa o persona realiza de lo que entrega o confía a otras y
de todo lo que recibe de ellas, de tal manera que, comparando lo entregado y
recibido se puede determinar aquello que se debe reclamar y lo que se debe pagar.
Entonces, lo dicho anteriormente debe estar registrado en una cuenta según
corresponda, para ello debemos hacer uso del rayado de la cuenta cuya forma mas
usual se asemeja a la letra T, el parte superior de la cuenta se registra el nombre de
la misma dividiéndose esta en dos partes.
la sección de izquierda se llama DEBE y la sección de la parte derecha se llama
HABER.
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE HABER
En el debe se anotan: los valores que adeuda la empresa y que deben ser cancelados así
como los ingresos que obtiene. En el haber se anotan los valores que representan
deudas en favor de la empresa así como los egreso o pagos que concede.
El nombre de la cuenta que aparece como encabezado, expresa de una manera concisa
la inversión o capital de la empresa, llámese ACTIVO, PASIVO y CAPITAL. De igual forma
la cuenta representa los resultados como ingresos y gastos, es decir la utilidad o perdida,
neta que el dueño del negocio haya obtenido como resultado de sus actividades.
Rayado T
DEBE TITULO DE LA CUENTA HABER
FECHA DETALLE IMPORTE FECHA DETALLE IMPORTE
El hecho de asentar o anotar una cantidad en el debe de una cuenta se conoce con el
nombre cargar, adeudar o debitar y el hecho de asentar o anotar una cantidad en el
haber de una cuenta se conoce con el nombre de abonar, acreditar o datar. En otras
palabras el conjunto de los cargos se llama movimiento deudor y de los abonos
movimiento acreedor.
Con un ejemplo practico determinaremos la ubicación y estructura de la cuenta.
Supongamos que una empresa al iniciar su ejercicio contable en el mes de enero
recibe en efectivo S/. 1,200.00 por concepto de una venta realizada (fecha
10/01/2011) posteriormente (fecha 20/01/2011) gasta en efectivo S/. 1,000.00 en luz,
agua, teléfono, según este ejemplo la ubicación o disposición de la cuenta EFECTIVO
O EQUIVALENTE DE EFECTIVO seria:
ESQUEMA DE LA CUENTA
DEBE 10 efectivo o equivalente de efectivo HABER
10.1 caja
FECHA DETALLE IMPORTE FECHA DETALLE IMPORTE
10/01 Ingreso de Dinero de efectivo 1,200.00 20/01 Egreso de dinero en efectivo
por ventas por gastos varios 1,000.00
Por saldo
200.00
1,200.00 1,200.00
3. MANEJO CONTABLE DE LAS CUENTAS:
Es necesario conocer las formas y procedimientos que se debe adoptar en su
aplicación para poner en funcionamiento el mecanismo de las cuentas. A
continuación describiremos las mas usuales:
A. Abrir una cuenta: es la denominación de la cuenta que va a ser asentada o
registrada, en el ejemplo anterior seria la cuenta 10 Efectivo o equivalente de
efectivo (10.1 Caja)
B. Cargar o debitar una cuenta: consiste en anotar una cantidad en el debe de la
misma, representa un ingreso para la empresa. En nuestro caso seria S/.
1,200.00. Es decir se carga a la cuenta 10 Efectivo o equivalente de efectivo S/
1,200.00 por ingresar dinero en efectivo a caja por una venta realizada.
C. Abonar, acreditar o datar una cuenta: significa registrar una cuenta en el haber
de la misma, representa un egreso para empresa. En nuestro caso seria S/:
1,000.00. Es decir se abono a la cuenta 10 Efectivo o equivalente de efectivo S/.
1,000.00 porque salió dinero en efectivo de la caja para gastos de luz agua y
teléfono.
D. Débito: es la suma del debe o suma de los cargos en este caso es S/. 1, 200.00.
E. Crédito: es la suma del haber o suma de los abonos en este caso es S/. 1,000.00.
F. Saldo de una cuenta: es la diferencia que existe entre el debito o suma del debe y el
crédito o suma del haber.
Si el debe es mayor que el haber se dice que la cuenta tiene saldo deudor.
Si el debe es menor que el haber se dice que la cuenta tiene saldo acreedor.
Si el debe es igual que el haber se dice que la cuenta tiene saldo nulo.
Según nuestro ejemplo su saldo es deudor porque la suma del debe es de S/. 1,200.00 y
el haber S/. 1,000.00, por lo tanto la cuenta Efectivo o Equivalente de efectivo tiene un
saldo deudor de S/. 200.00. Para saldar la cuenta al final de las operaciones realizadas por
la empresa, esta tiene que tener una igualdad, es decir que el debe se iguale al haber,
para ello, agregamos S/. 200.00 al haber precedido de la palabra por saldar o por saldo
quedando así
Debe Haber
1,200.00 1,000.00
por saldar 200.00
1,200.00 = 1,200.00
G. Cerrar una cuenta: significa cruzar una línea horizontal, debajo de la cual se anotara la
igualdad del debe y haber, 1,200.00 = 1,200.00.
H. Reabrir una cuenta: es colocar el saldo en el lugar opuesto del que se utilizo para
saldarla, según el ejercicio practico seria:
DEBE 10 EFECTIVO O EQUIVALENTE DE EFECTIVO HABER
(101 Caja)
FECHA DETALLE IMPORTE FECHA DETALLE IMPORTE
01-02 A saldo 200.00
El uso del debe y del haber no es el mismo para cada cuenta, puesto que
depende directamente de la clase de cuenta de que se trate. Puede decirse
entonces que mientras que en unas cuentas, el debe se utiliza para anotar el
valor inicial y los aumentos, anotando en el haber las disminuciones; en otro
grupo de cuentas se anota en el haber el valor inicial y los aumentos,
registrándose en el debe las disminuciones
Según ALFREDO ROCAFORT, podemos decir que:
1. Las cuentas del activo: lo que posee la empresa
Se cargan por aumentos (se registra en el debe)
Se abonan por disminuciones (se registra en el haber)
2. Las cuentas del pasivo: lo que debe la empresa a terceros
Se cargan por disminuciones (se registra en el debe)
Se abonan por aumentos (se registra en el haber)
3. Las cuentas de patrimonio: lo que debe la empresa a los dueños o socios
Se cargan por disminuciones (se registra en el debe)
Se abonan por aumentos (se registra en el haber)
4. Las cuentas de gastos:
Se cargan por aumento (se registra en el debe)
Se abonan por disminuciones (se registra en el haber)
5. Las cuentas de ingresos:
Se cargan por disminuciones (se registra en el debe)
Se abonan por aumentos (se registra en el haber)
4. FUNCIONES DE LA CUENTA:
La cuenta como instrumento de contabilidad recopila sistemáticamente los
movimientos patrimoniales, para proporcionarnos de esta forma el
conocimiento de los elementos que integran un patrimonio. Reúne tres
importantes funciones:
A. Clasificativa: reúne y recopila todos los hechos contables que se
producen en un periodo económico, determinando las cuentas del activo,
pasivo y patrimonio de una empresa.
B. Histórica: recoge los elementos patrimoniales que varían en el tiempo.
Por ejemplo: como varia el capital social año a año, si este aumenta o
disminuye.
C. Aritmética: toda cuenta patrimonial es representada por un numero. Los
registros contables deben ser asentados en forma cuantitativa bajo
números absolutos.
5. LAS CUENTAS Y SU OBJETO EN LA CONTABILIDAD:
Todo proceso contable se registra mediante el uso de cuentas y en ella
se refleja la evolución económica de toda empresa. Toda obligación
que se tiene con terceros exige un registro en la contabilidad
mediante el uso de las cuentas, determinándose con exactitud las
relaciones jurídicas producidas en base a las transacciones
mercantiles. Por lo tanto todo empresario tiene un modo real de
apreciar la situación económica de la empresa en base a las cuentas,
analizando las relaciones comerciales que juzgue necesarias sobre lo
que Debe y lo que Tiene, así como los cambios producidos en el
patrimonio o valores expresados en cada cuenta.
Las cuentas son la historia viva de los negocios ya que mediante su
análisis protege la postura de los empresarios, por tal motivo deben
ser registradas conforme a las normas jurídicas, disposiciones o
normas convenidas.
