EL PROCESO CONTABLE
DENTRO DE UNA
EMPRESA
PRESENTACION GENERAL
La contabilidad tiene un propósito general y definitivo, el cual es
suministrar la información suficiente sobre el desarrollo de la empresa,
con el fin de ser la herramienta para la toma de decisiones.
Este objetivo se cumplirá siempre y cuando la empresa cuente con un
registro de las actividades diarias , respaldado por un sistema de
información principal o central denominado el programa de sistemas
de “contabilidad” y otros programas “satélites” que deben cumplir la
misión de “alimentar” a la contabilidad; también conocidos como los
sistemas de información complementarios, tales como el del efectivo y
equivaente de efectivo , el de inventarios, el de costos, el de nómina o
planilla , el de tesorería, entre otros.
Cada una de las operaciones que realiza una empresa debe
quedar registrada en el programa correspondiente, por
ejemplo:
Todas las operaciones relacionadas con el pago y liquidación
a los empleados quedaran registradas en el programa de
planilla;
Las transacciones que se relacionan con el manejo de
materia prima, productos en el proceso de producción y los
productos terminados, estarán manejados y controlados por
el programa de inventarios;
Las operaciones que tienen que ver con todo el manejo de
los dineros de la empresa, sus ingresos y sus pagos estarán
en el programa de tesorería;
Las transacciones de ventas de la compañía serán registradas a través del
programa de facturación y afectara también el programa de cartera o sea
aquel que controla lo relacionado con las ventas a crédito y el
correspondiente cobro a los clientes de la empresa.
Todas y cada una de las transacciones u operaciones de la empresa se
deben registrar de manera automática en el sistema de información o
programa correspondiente y también de manera automática, cada uno de
estos sistemas estará en “Interfase” o comunicara todas las transacciones
al programa principal que es el de contabilidad.
Cada operación o transacción realizada por una empresa, siempre y
cuando esta constituya un hecho económico, debe registrarse por la
compañía. Un hecho económico es aquel susceptible de ser cuantificado
en dinero, los hechos económicos son la base de los estados financieros.
Es importante hacer énfasis en lo que constituyen
hechos económicos ya que existen situaciones dentro
de una organización imposibles de ser cuantificadas,
como por ejemplo la fidelidad de los clientes, el clima
organizacional, la lealtad de sus empleados, estas no
podrán reflejarse en los estados financieros, es por
esto, una de las limitaciones de los mismos
PRESENTACIÓN DETALLADA DEL
PROCESO CONTABLE
Cada operación realizada por una empresa susceptible de ser
cuantificada, es decir cada hecho económico celebrado por una
organización debe estar respaldado por un documento, conocido como el
“documento fuente”; los principales documentos fuente y el programa de
sistemas en donde deben quedar registrados son:
1.- Facturas: respaldan las operaciones de venta y deben ser registradas
en el sistema de información de facturación.
2.- Recibos de Caja: respaldan las operaciones de ingresos de dinero
a la compañía, deben ser contabilizados en el sistema de
información de tesorería.
3.- Comprobantes de ingreso: respaldan las consignaciones realizadas
en las entidades bancarias con las cuales trabaja la empresa - incluidas
las que se realicen de los dineros recibidos en la caja de la compañía –
las cuales quedaran registradas en el sistema de información de
tesorería.
4.- Comprobantes de egreso: respaldan las salidas de dinero de la
empresa y son los documentos que deben elaborarse y adjuntarse
a cada cheque que gira la empresa; quedaran registrados en el
sistema de información de tesorería
5.- Comprobantes de contabilidad: se elaboran directamente en
el departamento contable para contabilizar transacciones u
operaciones conocidas como de “causación”, es decir que no han
implicado movimiento de dinero ni han sido realizadas por los
diferentes departamentos de la empresa, sino que corresponden
a los asientos contables exigidos por la ley, como por ejemplo las
depreciaciones (desgaste de los activos fijos de la empresa).
Los Comprobantes de contabilidad también suelen realizarse
para
efectuar algún tipo de ajuste o correcciones dentro de la
contabilidad o cada vez que la empresa recibe diferentes tipos
de facturas como por ejemplo las de los servicios públicos; antes
de ser
pasados a tesorería para su giro o pago. Con los comprobantes
de contabilidad se causa antes del pago, con el fin de garantizar
el adecuado registro contable de los diferentes ítems, como por
ejemplo el detalle de los impuestos involucrados, tales como el
IGV o impuesto al valor agregado.
Comprobantes de compras:
• Se elaboran cada vez que la empresa realiza compras por diferentes
conceptos, como por ejemplo compras de materia prima a los
proveedores de la compañía, se elaboran cada vez que la empresa
realiza compras por diferentes conceptos, como por ejemplo
compras de materia prima a los proveedores de la compañía,
compras de los activos que usara la empresa o sea de aquellos
conocidos como activos fijos, compras de papelería, dotaciones
o uniformes de los empleados, entre otros.
compras de los activos que usara la empresa o sea de aquellos
conocidos como activos fijos, compras de papelería, dotaciones
o uniformes de los empleados, entre otros.
Una vez ha sido elaborado de manera cronológica y detallada el
correspondiente documento que respalda la operación realizada
por la empresa, será automáticamente grabado o registrado en
el sistema de información correspondiente, es decir, cada vez
que se elabora el documento, al realizarlo en el sistema de
computación, automáticamente quedara registrado y estará
alimentando a la contabilidad, a través del proceso de interfase
mencionado anteriormente.
Con el fin de facilitar la adecuada clasificación de las
operaciones de una empresa, la ley Peruana diseño y autorizo
el Plan Contable General empresarial, el cual es de uso
obligatorio para todas las Empresas en el Peru; por tanto, los
documentos serán agrupados por la contabilidad en las
diferentes cuentas creadas por la ley para tales efectos.
• Una vez registrados todos los documentos,, la
empresa estará en condiciones de presentar sus
estados financieros, los cuales se emiten de forma
mensual y son presentados a un comité de gerencia y
posteriormente a la junta directiva para su análisis y
evaluación, todo,
con el fin de proceder a la toma de decisiones.
Figura 3-1. Ciclo
contable.
INFORMES CONTABLES
• Los informes suministrados por la contabilidad varían dependiendo del tipo
de usuario y del requerimiento que este haya efectuado. Por ejemplo, si el
requerimiento proviene del área comercial de la compañía, se entregara :
• El reporte diario de ventas, detallado por tipo de producto, cantidades y
valores.
• Si el área comercial no solo desea saber cómo va su gestión de ventas, sino
también de gastos, la contabilidad suministrara el detalle que tiene el
programa contable de los gastos de ventas y mercadeo.
• Si el requerimiento es del área financiera que desea conocer el estado de
las deudas que tienen los clientes con la empresa, se emitirá el listado de
cartera por edades, en donde se puede ubicar cliente por cliente, cada
factura que adeuda y la antigüedad de la misma.
• Continuando con otro ejemplo, si el requerimiento proviene del área
de manufactura, la contabilidad a través de su sistema de información
de costos estará en condiciones de suministrar el detalle de
todos los costos incurridos por esta área, materia prima, mano de
obra, costos indirectos, entre otros.
El usuario de la información contable, como se vio
anteriormente , puede ser externo o interno; previamente se
mencionaron ejemplos de usuarios internos, pero los
requerimientos pueden también provenir de autoridades de
vigilancia, como la administración de impuestos ( SUNAT) La
contabilidad está en capacidad de suministrar toda la
información necesaria para diligenciar los diferentes formatos
o declaraciones de impuestos que requiera la SUNAT.
Los informes emitidos por una empresa pueden ser
clasificados en diferentes grupos, informes de tipo
fiscal (para las autoridades de impuestos como SUNAT),
informes de tipo administrativo o gerenciales (para
directores de la empresa), informes financieros (los
estados financieros); la contabilidad debe estar en
condiciones de emitir los informes que sean
necesarios.
PRINCIPIO CONTABLE DE PARTIDA
DOBLE
Es el principio contable por excelencia. Este principio indica que
siempre que se contabilice una transacción realizada por la compañía,
el valor que se registra en el débito de la cuenta o las cuentas
afectadas, debe ser exactamente igual al valor que se registre en la
cuenta(s) afectadas en el crédito.
El cumplimiento de este principio permitirá siempre que la suma de
los débitos sea igual a la suma de los créditos; con esto se garantizará
el cumplimiento de la igualdad de la ecuación contable o ecuación
patrimonial:
Activos=Pasivos + Patrimonio
En realidad, cualquier transacción que efectué la empresa debe reflejar
no solamente “qué paso”, sino también “como paso”.
CLASIFICACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS
PRINCIPALES RUBROS DEL BALANCE
GENERAL Y DEL ESTADO DE PÉRDIDAS Y
GANANCIAS
PRINCIPALES RUBROS DEL BALANCE
GENERAL o estado de situación financiera – ESF
Según Resolución Nº 002-2019-EF/30 del 16/05/2019 del, Consejo
normativo de Contabilidad que aprueba el plan contable general
empresarial de uso obligatorio para las entidades del sector privado y
las empresas publicas que correspondan y rige a partir del 1 de enero
del 2020. ( PCGE versión 2020)
CLASIFICACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS
PRINCIPALES RUBROS DEL BALANCE GENERAL
1. ACTIVOS
1.1 Activos corrientes : Cuentas de los elementos 1 y 2 ( 1 año)
1.2 Activos no corrientes : Cuentas del elemento 3 ( mas de 1 año)
2. PASIVOS
2.1 Pasivos corrientes: cuentas 40 al 46 ( deudas a pagar dentro del
plazo de un año.
2.2 Pasivo no corrientes : Deudas a pagar en el plazo mayor de una
año.
3. PATRIMONIO:
