Llamadas Telefónicas:
Definición:
Una llamada telefónica es la operación en la que se comunican
generalmente 2 personas, aunque pueden ser varias personas, a ambos
extremos de una línea telefónica.
La comunicación suele realizarse de forma remota a través de dos
teléfonos, utilizando la voz.
Aunque es posible llamar al teléfono del compañero de la mesa de al lado
en una oficina o a nuestro vecino.
Aparte del aparato telefónico, llamado forma abreviada “teléfono” a
secas, se requiere el número de teléfono de dicho aparato para poder
contactar, lo que se denomina llamar al número de teléfono.
Cuando Llamas:
Si no agendaste la llamada, pregunta.
Ten en claro el objetivo de la llamada.
Sé breve.
Realízala tranquila.
Sonríe cuando hables.
Si La Recibes:
Cuando estés en junta, avisa.
Si te encuentras en un momento de expansión mental, evítala.
Si estás de mal humor, no contestes.
Algunos Consejos Prácticos:
Si el tema es importante, agenda.
Si se corta la llamada, vuelve realizarla.
El saludo, se amable y di buenos días.
Cuando exista una mala noticia laboral se breve y cortés.
La despedida, siempre di muchas gracias hasta luego o hasta pronto.
Reglas De Etiqueta Para Una
Llamada Telefónica Profesional:
El teléfono es una herramienta que muchas veces es canal
para buscar clientes o cerrar tratos. Usar un tono de voz
inadecuado podría ser fatal.
Si No Agendaste La Llamada, Pregunta:
Por protocolo, si no agendaste la llamada telefónica lo primero que
debes hacer es preguntar si existe la posibilidad de hacerla, basta
con un – ¿Tienes cinco minutos?, Esto se hace para no interrumpir
a la persona a la que se llama. Demuestra educación y prudencia.
Ten En Claro El Objetivo De La
Llamada Telefónica:
Si no sabes para qué la estás haciendo, mejor no la realices. Hacer
llamadas telefónicas sin sentido puede hacer que pierdas el tiempo y que
la otra persona lo pierda. También ayudaría a propiciar que no te
contesten en otra ocasión. Apunta en una hoja los puntos que quieres
tratar con la persona.
Sé Breve:
El tiempo es muy importante en una llamada. Una llamada de
calidad no necesariamente tiene que ser larga. “En la actualidad
existen muchas maneras para comunicarse, inclusive, la menos
sencilla es por teléfono, así que la brevedad es primordial para
realizar una llamada de calidad”.
Sonríe Cuando Hables:
Una buena sonrisa se transmite hasta en el teléfono. Contestar de
la mejor manera posible ocasionará mayor fluidez y confianza en el
diálogo. La simpatía es lo que cuenta por teléfono.
Cuando Estés En Junta, Avisa:
Si te encuentras en una reunión o en alguna junta de trabajo
es importante que avises con anticipación, esto evitará malos
entendidos con los presentes y demostrarás interés en las
personas con las que te encuentras.
Si Te Encuentras En Un Momento De
Expansión Mental, Evítala:
Cuando te encuentres en momentos importantes de trabajo: en un
momento de innovación, de creatividad, de creación, etc.; evita
tomar una llamada, ni pondrás atención y puede boicotear tus
objetivos. Pregunta si puedes regresarla en cinco minutos.
Si Estás De Mal Humor, No Contestes:
Los directivos y gerentes tienen la obligación de tener una
retroalimentación constante con su equipo de trabajo, y el
teléfono es importante para ello. Sin embargo, el enojo, la ira o el
mal humor, son estados de ánimo que se reflejan en una llamada
telefónica, evita tener un mal trato con tus colaboradores o con tu
jefe. Mejor di que estás ocupado y que les regresarás la llamada.
Si El Tema Es Importante, Agenda:
Por sí misma, una llamada telefónica demera importancia, sin
embargo, cuando exista un tema que sea por demás relevante, la
mejor forma de poner atención y dedicación es agendándola, de
esta forma, ambas partes estarán dispuestas a tratar el tema.
Si Se Corta La Llamada:
La manera adecuada es que la persona que realizó la llamada vuelva
a llamar, el interés es de ella. Contesta de manera ecuánime. El
tono de voz es importante en una llamada telefónica, trata que sea
tranquilo y directo. Evita amiguismos innecesarios.
El Saludo:
Ya existen identificadores de llamada, esto sirve para diferenciar
de una llamada profesional de una personal. Si la llamada es
profesional contesta con un buenos días u hola.
Cuando Exista Una Mala Noticia Laboral:
Tranquilízate, recuerda que el humor se transmite. Actúa con
inteligencia emocional, analiza el problema y si existe una solución,
llama después.
Muchas Gracias Por Tu Atención.
