Taller Práctico

Reuniones Efectivas
Objetivos
Al finalizar la actividad se espera que los participantes
logren:
• Desarrollar las habilidades en los participantes para
conducir juntas o reuniones eficaces, tanto informativas
como de análisis y solución de problemas.
• Proporcionar herramientas para la conducción de
reuniones eficientes de trabajo, incrementando la
sinergia entre los asistentes a la reunión.
• Realizar planes de acción para desarrollar la
productividad de sus reuniones.

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Agenda
Temario
1.- Importancia de una reunión bien preparada
¿Qué sentimientos nos provoca la convocatoria a una reunión?
¿Por qué razón a las personas no les gusta asistir a una reunión ?

2.-Tipos de reuniones existentes

¿Cuántos y qué tipos de reuniones existen?
Tipos y estilos de reuniones existentes
.
3.-Rol de los asistentes a una reunión
¿Quiénes son los distintos actores dentro de una reunión ?
Cómo complementar loa roles consistentemente.
Ejercicio de aplicación práctica
.
4.- Estructura de una reunión eficiente
Pautas de estructuración de una reunión de trabajo.
. 3
.
¿Por qué fallan las reuniones?
Check list:
• ¿Planifican las reuniones?
• ¿Respetan una agenda previamente comunicada?
• ¿Respetan los tiempos previstos?
• ¿Los asistentes son los pertinentes y necesarios?
• ¿La participación de los asistentes es productiva?

• ¿Qué otros motivos hay?

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¿Vale la pena hacer una reunión?
1. Eficacia
¿El logro de los objetivos requiere de la contribución interactiva de
varias personas?
2. Eficiencia
¿Cuáles son los costos y beneficios de hacer la reunión?
3. Productividad
¿Podemos alcanzar el nivel de productividad necesario?
4. Motivación
¿Podemos estimular la motivación y el compromiso con los
resultados?
5. Espíritu de equipo
¿Podemos hacer una contribución positiva al espíritu de equipo?
5
Alternativas para no hacer la reunión
Algunas alternativas posibles son:
• Decisión individual
• Reuniones de a dos
• Comunicación telefónica
• Videoconferencias
• Comunicación escrita
• Postergación
• Inclusión del punto en otra reunión ya planeada.

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Tipos de reuniones
• De información
• De análisis y resolución de problemas / toma de
decisiones
• De selección y evaluación de personal
• De capacitación

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Las etapas en una reunión

Una reunión es el resultado de

tres conjuntos de procesos

Antes Durante Después

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Antes de la reunión
• Planificación y preparación del contenido.
– Definir los objetivos y resultados esperados.
– Hacer un plan para conducirla.
– Reconocer y anticipar límites y conflictos.
– Confección del temario.
• Listado de participantes.
• Preparación y envío de la Agenda.
• Prever la logística.

9
Agenda

La
Laagenda
agendapermite
permiteque
quelos
losparticipantes
participantessepan:
sepan:
•• Qué
Quées
eslo
loque
quese
seva
vaaaanalizar,
analizar,
•• Por
Porqué
quése
seva
vaaadiscutir,
discutir,
•• Quienes
Quienesserán
seránlos
losparticipantes.
participantes.

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Modelo de agenda

Fecha reunión Lugar

Participantes

Horario Desde: Hasta:

Duración
Temas Presentado por
asignada

Agenda preparada por:

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Durante la reunión
• Ejecución y conducción.
• Comenzar puntualmente.
• Apertura: bienvenida y presentación de los motivos
centrales.
• Lectura de los objetivos y la Agenda.
• Comentar las posibles dificultades o limitaciones.
• Presentar el plan de trabajo a desarrollar durante la
Reunión

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Durante la reunión - continuación
• Asignar roles y hacerlos cumplir.
• Analizar los procedimientos operativos.
• Desarrollo sistemático del contenido en función de la
Agenda.
• Evitar que los participantes se dispersen.
• Mantener un ritmo de avance que permita cumplir con la
Agenda.
• Administrar las discusiones y la dinámica grupal.

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Antes de finalizar
• Resumir las conclusiones de cada punto o tema tratado.
• Definir las acciones a llevar a cabo en forma inmediata.
• Preparar Agenda para la siguiente Reunión.
• Realizar una evaluación final.

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Después de la reunión
• Confección, aprobación y envío de la Minuta.
• Seguimiento de las tareas comprometidas.
• Implementación de las decisiones derivadas.
• Confeccionar y mantener actualizada una carpeta o
archivo de las Minutas de todas las reuniones del
equipo.

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Reuniones para la toma de decisiones
• Examen del problema
• Descripción de la situación
• Priorización de problemas
• Identificación del objetivo inicial
• Definir los criterios de calidad de la decisión

1
• Diagnóstico de la situación

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Reuniones para la toma de decisiones
• Desarrollo de cursos de acción
• Generar cursos de acción alternativos
• Evaluar las alternativas – costos y beneficios
• Elección del curso de acción a seguir
• Determinación de problemas potenciales

2 17
Reuniones para la toma de decisiones
• Plan de implementación y seguimiento
• Resolución de temas específicos: quién, cómo, con qué,
cuánto, cuándo y dónde
• Comunicación de la decisión y demás información
pertinente
• Apoyo del cambio en el comportamiento humano

3
• Adopción de medidas de control

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Matriz para la toma de decisiones

Obtención y Evaluación
Generación
Etapas análisis de de Conclusión
de ideas
información alternativas

Examen del
problema

Desarrollo de
cursos de
acción

Plan de
implementación
y seguimiento

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Técnicas
Técnica Factores a tener en cuenta
1. Presentaciones - Estructura de la presentación.
- Contenido (objetivos, beneficios, plan de
acción).
- Medios visuales.
- Aspectos físicos (voz, ojos, movimientos).
- Manejo de preguntas, objeciones.
2. Tormenta de ideas - Busca cantidad, no calidad.
- Estado anímico del grupo.
- Reglas claras para liberar el inconsciente.
- Lugar apacible.
- Escribir cada idea en forma visible
(permite asociación de ideas).
- Competencia entre grupos puede ser
usada para buscar mayor creación.

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Técnicas
Técnica Factores a tener en cuenta
3. Técnica del grupo - Ideal para mentalizar dominantes y
nominal empujar al retraído.
- El conductor no participa en el tratamiento
temático.
- Enfatiza la generación de ideas pero
también su priorización (evaluación).
- Acorta el tiempo de la reunión.
4. Metaplán: - Énfasis en la visualización del proceso.
- Movilidad física que impide el
aletargamiento.
- Reduce tiempo de resumen de las
conclusiones.
- Todo lo "dicho" queda escrito.

21
La minuta

En
Enla
laMinuta
Minutase
seregistran:
registran:
•• Los
Losprincipales
principalestemas
temastratados
tratadosen
enla
la
reunión,
reunión,
•• Las
Lasdecisiones
decisionestomadas
tomadaspor
porel
el
equipo,
equipo,
•• Las
Lastareas
tareasasignadas
asignadasaamiembros
miembros
individuales,
individuales,
•• La
Laagenda
agendapara
parala
lapróxima
próximareunión.
reunión.

22
La minuta
Minuta Nº: Fecha: Responsable Acta:
Conductor: Comienzo: Final:
Presentes:
Ausentes:
Temas tratados:
Decisiones tomadas:
Acciones inmediatas: Quién Para cuándo
Tema Presentado por: Duración Observaciones

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Roles clave

Conductor o
Facilitador
Líder

Secretario de
Toma tiempos
actas

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El conductor o líder
• Propone la revisión de la agenda al comienzo de la
reunión.
• Asegura el cumplimiento de la Agenda y los horarios
planificados.
• Es un participante activo.
• Contribuye con sus ideas para orientar a los
participantes hacia los aspectos centrales de cada punto
tratado.

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El conductor o líder - continuación
• Es responsable por el orden de la reunión.
• Guía sin dominar.
• Enfoca la energía del equipo en la tarea a realizar, para
ello:
– involucra a todos los Participantes,
– promueve el uso de información “dura” para la
toma de decisiones,
– hacer cumplir los procedimientos operativos.

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Facilitador
• Se concentra fundamentalmente en la dinámica grupal.
Es decir, en el cómo y no en el qué.
• Secunda al Líder en la conducción de la Reunión.
• En equipos pequeños, su rol se superpone con el Líder.
• Informa a los participantes, acerca de la forma en que se
realizará un determinado trabajo durante la Reunión,
• Ayuda al Líder a manejar eventuales conflictos.
• Liderar la reunión solo o conjuntamente con el Líder,
especialmente cuando se discuten temas muy difíciles o
polémicos.

27
Secretario de actas
• Su rol central es el de registrar todo lo que se diga en
las reuniones.
• Tendrá a su cargo la confección de la Minuta de
Reunión.
• Además deberá:
– Volcar en el rotafolio las ideas y decisiones básicas
del equipo, a la vista del mismo.
– No modificar las ideas.
– Evitar “el poder de la lapicera”.

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Secretario de actas - continuación
• En la Lluvias de Ideas, anota las palabras exactas de
cada persona.
• Permanece neutro: no modificar las ideas de los demás.
• Aporta sus propias ideas pero, para ello, deberá salir del
rol. Es decir que lo hará como participantes de la
Reunión y no como Secretario de Actas.

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Toma tiempos
• Es una tarea de soporte al Líder y a los demás
participantes.
• Hace cumplir rigurosamente los tiempos asignados para
las exposiciones, los temas tratados, la finalización de la
Reunión.
• Consensua con los participantes cómo y cuándo deberá
recordarles los horarios.
• Informa los tiempos previstos para cada tema.
• Controla el tiempo transcurrido en cada tema y alertar
cuando el mismo se esté por terminar.

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Responsabilidades de los participantes
• Respetar los horarios de comienzo y finalización de la
Reunión.
• Cumplir con los procedimientos operativos.
• Aportar ideas.
• Razonar en base a hechos concretos.
• Exponer de forma clara y concreta.
• Evitar ser negativos.
• Ser respetuoso: no interrumpir, no agredir, no
descalificar.

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Responsabilidades de los participantes cont.
• Hablar por uno mismo y no por los demás.
• Preguntar cada vez que algo no se comprenda.
• Aportar su esfuerzo para que el equipo alcance el
consenso.
• Colaborar con el Conductor a permanecer enfocado en
la tarea y a cumplir con la agenda.
• Participar regularmente en las reuniones.

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Tipos de asistentes

Charlatán

Comediante Obstinado

Promotor Cuestionador

Víctima Errático

Mudo

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Tipos de asistentes

Ansioso
Charlatán
Trata de mostrarse participativo

Indiferente
Mudo Puede ser porque está aburrido
Tímido
Vuelve al mismo punto
Obstinado No acepta otros puntos de vista
Sólo discute sobre sus temas
Cree que trabaja más que los demás
Víctima Se siente perseguido por todos
Siempre se queja

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Tipos de asistentes
Se opone a lo que se plantea
Cuestionador Dice qué debe hacerse
Trata de cambiar el enfoque/temario
Apoya los puntos del jefe / facilitador
Propone ideas
Promotor
Reprende a otros participantes con
actitudes improductivas
Habla de otros temas
Errático Se “pierde”
Habla “en difícil”

Distrae a los otros con bromas

Comediante
Habla con otros

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Plan de Acción
Tema del Taller Acciones a implementar Fecha

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