Si no lees no pasa
nada.
Si lees pasa mucho.
El conocimiento aquí explicado es sólo un comienzo…
compleméntalo.
Objetivo:
Entender la Gestión de “Stakeholders” del Proyecto bajo lineamientos
del PMI, asimilar su importancia y generar los fundamentos para su
aplicación en la dirección de proyectos.
Stakeholders
Individuos o grupos con múltiples intereses, expectativas y demandas sobre un negocio
4
Definición
La Gestión de Interesados incluye los
procesos requeridos para identificar
todas las personas u organizaciones
afectadas por el proyecto;
analizando sus expectativas y su
impacto en el proyecto para
desarrollar estrategias de gestión
adecuadas para lograr una
participación efectiva de éstos en la
toma de decisiones y en la ejecución
del proyecto.
5
Procesos de la gestión de interesados
AREA Inicio Planeación Ejecución Seg./Control Cierre
DGTP MCTP
Integración DACP DPDP GC CPF
RCIC
PGA VA
RR
Alcance
DA CA
CEDT
PGC
DA
SA
Cronograma CC
ERA
EDA
DC
PGC
Costo EC CC
DP
Calidad PC RAC CC
AEP
Recursos PGRH DEP
GEP
Comunicaciones PGC GC CC
PGR
IR
Riesgo RACR CR
RACR
PRR
Adquisiciones PGA EA CA CA
Interesados II PII GII CII
OBJETIVO: Identificar todas las personas u organizaciones que reciben el
impacto del proyecto y documentar información relevante relativa a sus
intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto.
TIPS: Todas las personas u organizaciones que pueden afectar o ser afectadas
positiva o negativamente por el proyecto.
DIAGRAMA I-TT-O DE II
II – HERRAMIENTAS Y TECNICAS (2)
Análisis de Interesados
•Consiste en determinar cuáles son los intereses, influencia y expectativas de
todos los interesados del proyecto. Existen 3 pasos claves en este análisis:
II – HERRAMIENTAS Y TECNICAS (2)
Matrices Poder/Influencia – Influencia/Impacto - Prominencia
•Usadas para categorizarlos según su influencia, intereses, participación, etc.
II – SALIDAS (1)
Registro de Interesados
•Documento privado del DP que recopila toda la información
relativa a la identificación (nombre, cargo, rol, ubicación),
evaluación (requisitos, expectativas, influencia) y clasificación
(interno, externo, partidario/neutral/reticente) de los
interesados.
•Puede ser compartido a un tercero si el DP lo considera ya que
contiene información delicada. Por eso se dice que es de
naturaleza privada del DP.
II – SALIDAS (1)
Registro de Interesados
Ejemplo de un registro de interesados:
II – PREGUNTA TIPO EXAMEN
Estás evaluando el impacto potencial y la relevancia de la larga lista de
interesados que tienes en tu proyecto de nuevo centro de comunicaciones
de una televisión regional. Estás analizando una matriz que agrupa a los
interesados en función de su participación activa y su capacidad de efectuar
cambios. ¿Cómo se llama esta matriz?
[Link] de poder-interés
[Link] de poder-influencia
[Link] de influencia-impacto
[Link] de prominencia
II – PREGUNTA TIPO EXAMEN
Estás evaluando el impacto potencial y la relevancia de la larga lista de
interesados que tienes en tu proyecto de nuevo centro de comunicaciones de
una televisión regional. Estás analizando una matriz que agrupa a los
interesados en función de su participación activa y su capacidad de efectuar
cambios. ¿Cómo se llama esta matriz?
[Link] de poder-interés
[Link] de poder-influencia
[Link] de influencia-impacto [agrupa a los interesados en función de su
participación activa (influencia) y su capacidad de efectuar cambios en el
proyecto (impacto)].
[Link] de prominencia
PMBOK 7 ed.
Los stakeholders
Una nueva frontera
Pero esto sin
buenas prácticas...
no es sencillo.
MODELO: Estrategia de pensamiento para explicar un proceso, marco o
PMBOK 7 ed.
fenómeno.
• Liderazgo situacional • Desarrollo de equipos • Prominencia (Interesados)
Sin Fronteras • Comunicación • Conflictos
• Motivación • Negociación
1. Introducción • Cambio • Planificación
• Complejidad • Grupos de proceso
2. Dominios de desempeño del
MÉTODO: Medio para lograr un resultado, salida, resultado o entregable del
proyecto
proyecto.
3. Adaptación (Tailoring)
• Recopilación y análisis • Puntuación Neta del
4. Modelos, Métodos y Artefactos de datos Promotor (Net Promoter
• Estimación Score NPS)
• Reuniones y eventos • Esquema de priorización
• Mapeo de impacto • Período de Tiempo
• Modelado Preestablecido (Timebox)
ARTEFACTO: Puede ser una plantilla, un documento, una salida o una
entrega de proyecto.
• Bitácoras y Registros: • Planes: • Planes: • Líneas Bases
• Artefactos de Estrategia: Supuestos Control de cambios Gestión del Alcance Presupuesto
Presenta una breve descripción de los Caso de Negocio Backlog Comunicaciones Gestión del Cronograma Cronograma de
modelos, métodos y artefactos de uso Canvas Registro de cambios Gestión de Costos Involucramiento de Hitos
Informe del Proyecto Puntos de atención Iteración Interesados Medición del
común. (Incidentes) Gestión de Adquisiciones Plan de Pruebas Desempeño
(Project Brief)
Acta de Constitución Lecciones aprendidas Dirección del Proyecto • Diagramas Jerárquicos Cronograma del
Ilustra la gama de opciones que los Declaración de la Lista de trabajo Gestión de la Calidad OBS Proyecto
visión del Proyecto pendiente ajustada al De Liberación Estructura de Del Alcance
equipos de proyecto pueden usar para riesgo Gestión de Requisitos desglose del
Hoja de Ruta
producir entregas, organizar el trabajo y Registro de riesgos Gestión de Recursos producto
habilitar la comunicación y la Registro de Gestión de Riesgos RBS
interesados EDR
colaboración. WBS
Modelos, Métodos y Artefactos
de la Dirección de Proyectos
Los grupos de procesos no son fases de
2
procesos
un proyecto.
Interactúan dentro de cada fase del ciclo
de vida de un proyecto.
49
Todos los procesos pueden ocurrir dentro
de una sola fase. Son en total
procesos distribuidos en 5 grupos.
Pueden ser iterados dentro de una fase o
GRUPO DE PROCESOS DEL
ciclo de vida. Las iteraciones e
interacciones entre los procesos varía
según las necesidades del proyecto.
INICIO
El grupo de Inicio tiene 2 procesos y
tienen como objetivo lograr un acuerdo y
Aprobación del proyecto o inicio de una
fase
Modelos, Métodos y Artefactos
PLANIFICACIÓN de la Dirección de Proyectos 24
procesos
GRUPO DE PROCESOS DE LA
Definición y refinamiento de objetivos, y
selección de la mejor alternativa entre
distintos cursos de acción para alcanzar
los objetivos planteados por el proyecto.
Procesos de la gestión de interesados
AREA Inicio Planeación Ejecución Seg./Control Cierre
DGTP MCTP
Integración DACP DPDP GC CPF
RCIC
PGA VA
RR
Alcance
DA CA
CEDT
PGC
DA
SA
Cronograma CC
ERA
EDA
DC
PGC
Costo EC CC
DP
Calidad PC RAC CC
AEP
Recursos PGRH DEP
GEP
Comunicaciones PGC GC CC
PGR
IR
Riesgo RACR CR
RACR
PRR
Adquisiciones PGA EA CA CA
Interesados II PII GII CII
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
OBJETIVO: desarrollar las
estrategias que se
llevarán a cabo para
obtener la participación
de los interesados y
mitigar los impactos
negativos durante el ciclo
de vida del proyecto.
DIAGRAMA I-TT-O DE PII
PII – HERRAMIENTAS Y TECNICAS (2)
Representación de Datos
Análisis comparativo de la implicación y actitud de los interesados actual
respecto a la deseada para poder agruparlos en función de si son contrarios al
proyecto, son neutrales, apoyan el proyecto o serán susceptibles de, incluso,
liderarlo.
PII – HERRAMIENTAS Y TECNICAS (2)
Estrategias de Involucramiento
PII – SALIDAS (1)
Plan de Involucramiento de Interesados
Incluye las estrategias que se llevarán a cabo para obtener la participación de los
interesados y mitigar los impactos negativos durante el ciclo de vida del proyecto.
Este plan debe dar respuesta a:
¿Cuál es el nivel actual de participación de cada interesado?
¿Cuál es el nivel deseado de participación de cada interesado?
¿Qué impacto tendrá sobre los interesados un cambio en el proyecto?
¿Cómo son las interrelaciones entre los interesados?
¿Qué información vamos a comunicar a cada interesado?
¿Con qué frecuencia vamos a comunicarnos con los interesados?
¿Cómo y cuándo actualizaremos el plan de gestión de los interesados?
PII – PREGUNTA TIPO EXAMEN
Quieres realizar un análisis comparativo de la implicación y actitud de los
interesados actual respecto a la deseada para poder agruparlos en función
de si son contrarios al proyecto, son neutrales, apoyan el proyecto o serán
susceptibles de, incluso, liderarlo. ¿Cuál de las siguientes herramientas te
ayudará a realizar este trabajo?
El análisis de interesados
[Link] sistemas de gestión de la información
[Link] directivas
[Link] uso de técnicas analíticas
PII – PREGUNTA TIPO EXAMEN
Quieres realizar un análisis comparativo de la implicación y actitud de los
interesados actual respecto a la deseada para poder agruparlos en función de si son
contrarios al proyecto, son neutrales, apoyan el proyecto o serán susceptibles de,
incluso, liderarlo. ¿Cuál de las siguientes herramientas te ayudará a realizar este
trabajo?
[Link] análisis de interesados
[Link] sistemas de gestión de la información
[Link] directivas
[Link] uso de técnicas analíticas (matriz de interesados compromiso/estrategia)
Procesos de la gestión de interesados
AREA Inicio Planeación Ejecución Seg./Control Cierre
DGTP MCTP
Integración DACP DPDP GC CPF
RCIC
PGA VA
RR
Alcance
DA CA
CEDT
PGC
DA
SA
Cronograma CC
ERA
EDA
DC
PGC
Costo EC CC
DP
Calidad PC RAC CC
AEP
Recursos PGRH DEP
GEP
Comunicaciones PGC GC CC
PGR
IR
Riesgo RACR CR
RACR
PRR
Adquisiciones PGA EA CA CA
Interesados II PII GII CII
GII – GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS
INTERESADOS
OBJETIVO: Administrar las
comunicaciones con los
interesados a fin de satisfacer sus
necesidades y mitigar potenciales
conflictos.
Una correcta gestión de los
interesados se da cuando el DP
logra que todos los interesados
participen.
DIAGRAMA I-TT-O DE GII
Habilidades de Comunicación
•Capacidad utilizar correctamente reuniones, teleconferencias, email,
webinars, retroalimentación, encuestas, etc..
Habilidades Interpersonales
Capacidad de la persona para relacionarse e interactuar con otras, también se conoce como
habilidades blandas; importantes para desarrollar efectivamente el equipo del proyecto: liderazgo,
inteligencia emocional, resolución de conflictos, reglas básicas, construcción de equipo.
GII – HERRAMIENTAS Y TECNICAS (1)
Habilidades Interpersonales (ii) -Liderazgo
Existen diversos estilos de Liderazgo: Al inicio, para marcar el rumbo del proyecto
•Directivo: dice lo que hay que hacer
•Consultivo (coaching): da instrucciones En planeación y ejecución, para
•Participativo (supporting): brinda asistencia mejorar el trabajo en equipo
•Facilitador: coordina a los demás
•Delegativo (Empowerment): el empleado decide por sí solo
•Autocrático: toma decisiones sin consultar
Cada vez que hay un problema,
•Consenso: tiene en cuenta la opinión de todos el DP NO debe reunir a todos
ENTONCES, ¿CUAL ES EL MEJOR ESTILO DE LIDERAZGO????? para buscar Consenso.
DEPENDE
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GII – HERRAMIENTAS Y TECNICAS (3)
Actividades de desarrollo del espíritu de equipo (i)
Son actividades que se realizan con los miembros del equipo con el fin de
mejorar la interacción y el trabajo en equipo. Pueden ser formales o
informales, tales como:
•Crear la EDT involucrando varios miembros del equipo
•Dar planes de respuesta a los riesgos por medio de una lluvia de ideas
•Jugar un partido de futbol al finalizar la jornada
•Organizar un karaoke bailable en casa del DP
GII – HERRAMIENTAS Y TECNICAS (3)
Actividades de desarrollo del espíritu de equipo (ii)
El Modelo Tuckman (por Bruce Tuckman, investigador de las dinámicas de grupo)
describe las 5 etapas de desarrollo que todo equipo debe sobrepasar. En algunos
casos es posible que se estanquen o retrocedan; o en otros, que se salten alguna si ya
han trabajado en el pasado.
Gestión de Conflictos (i)
• Todos los proyectos están plagados de conflictos; por lo El 50% del examen
tanto, una de las cualidades de un DP será resolverlos. PMP se trata de
resolución de conflictos
• Las polémicas bien manejadas por el DP pueden situacionales
convertirse en algo positivo para el proyecto, ya que
impulsa la creatividad de las personas para resolver sus
controversias.
Gestión de Conflictos (ii)
OJO: En el examen, la
última causa
de conflicto suele
ser “la personalidad”
¿Cuál es la principal fuente de conflicto en los proyectos?
A. Agenda (cronograma) Estas deben ser las principales causas de los
B. Prioridades (cambios) conflictos. Lo que pasa es que esas causas afectan
C. Costos (recursos) el estado anímico de las personas.
D. Personalidad OJO: Culpar a las personas por como son, no está bien.
Gestión de Conflictos (iii)
Mandamientos para una correcta gestión de conflictos:
• Tratarlos en forma temprana y en privado
• Utilizar un enfoque directo y constructivo
• Solo tomar acciones disciplinarias en última instancia
Formas de resolver un conflicto:
• Apartarse/ Eludir: retirase del conflicto o postergarlo
• Suavizar / Acomodar: resaltar los puntos en común acuerdo en lugar de las diff.
• Compromiso /Reconciliación: cada parte debe ceder algo
• Colaborar: incorporar múltiples opiniones para buscar consenso y compromiso
Colaborar es sinónimo de resolver
abiertamente las diferencias y
comprometerse en la solución conjunta
de lo problemas. Tipo de solución
ganar-ganar.
Gestión de Conflictos (iv)
¿Cuál es la mejor forma
de resolver un conflicto?
1. Propiciar una reunión
cara a cara con los
involucrados,
buscando la causa raíz
y una “colaboración”
entre las partes.
2. Registrar el problema
y su resolución en el
registro de incidentes.
Gestión de Conflictos (v)
Pasos para la resolución de conflictos
1. Identificar la causa problema
2. Analizar el problema
3. Identificar alternativas de solución
4. Implementar una decisión
5. Revisar si esa decisión resolvió el problema
GII – HERRAMIENTAS Y TECNICAS (4)
Reglas Básicas
Establecer normas mínimas de convivencia, admisibles por los
integrantes del equipo del proyecto:
•En las reuniones de seguimiento, apagar celulares
•En las reuniones directivas, usar traje formal
•Lavar las tazas de café al finalizar las reuniones
•Pedir la palabra antes de hablar en una reunión
•La reunión inicia a las 8:00AM. A las 7:59AM se cierra la
puerta
•El acta de la reunión la realiza el último en llegar
GII – SALIDAS (1)
Registro de Asuntos = Issue Log
Registro de puntos o asuntos respecto a los cuales existe una
controversia, que no se ha resuelto y se está analizando o
respecto a los cuales existen posiciones opuestas.
GII – PREGUNTA TIPO EXAMEN
El proyecto que diriges es el de restauración de la fachada de un conjunto
de edificios históricos. Es un proyecto con cierta contestación social y en el
que la comunicación proactiva y la gestión de intereses que confluyen es
clave. En este momento estás informando del desempeño a los
representantes de los partidos del ayuntamiento. ¿Qué técnicas o
herramientas NO utilizarás?:
A.Métodos de comunicación
[Link] de gestión
[Link] interpersonales
[Link]álisis de los interesados
GII – PREGUNTA TIPO EXAMEN
El proyecto que diriges es el de restauración de la fachada de un conjunto de
edificios históricos. Es un proyecto con cierta contestación social y en el que la
comunicación proactiva y la gestión de intereses que confluyen es clave. En este
momento estás informando del desempeño a los representantes de los partidos
del ayuntamiento. ¿Qué técnicas o herramientas NO utilizarás?:
A.Métodos de comunicación
[Link] de gestión
[Link] interpersonales
[Link]álisis de los interesados (herramienta usada para la identificación de
interesados)
Procesos de la gestión de interesados
AREA Inicio Planeación Ejecución Seg./Control Cierre
DGTP MCTP
Integración DACP DPDP GC CPF
RCIC
PGA VA
RR
Aclance
DA CA
CEDT
PGC
DA
SA
Cronograma CC
ERA
EDA
DC
PGC
Costo EC CC
DP
Calidad PC RAC CC
AEP
Recursos PGRH DEP
GEP
Comunicaciones PGC GC CC
PGR
IR
Riesgo RACR CR
RACR
PRR
Adquisiciones PGA EA CA CA
Interesados II PII GII MII
MII – CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS
INTERESADOS
OBJETIVO: monitorear de manera general las relaciones con los
interesados para ajustar las estrategias y planes para lograr la
adecuada participación de éstos.
DIAGRAMA I-TT-O DE MII
MII – SALIDAS (1)
Información sobre el desempeño del trabajo
Los datos de desempeño recolectados de diversos procesos de
control, analizados en su contexto e integrados basándose en las
relaciones entre las áreas. De este modo los datos de desempeño del
trabajo se han transformado en información de desempeño del
trabajo.
La acción de controlar la participación de interesados, podría
redundar en el cambio de estado de los interesados según cambie su
poder, influencia o interés dentro del proyecto.
MII – SALIDAS (3)
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Registro de Interesados: se actualiza cuando la información sobre
los interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados
o en el caso de que los originalmente registrados ya no
participen en el proyecto o no reciban su impacto, o cuando se
requieren otras actualizaciones para interesados específicos.
Registro de incidentes. se actualiza a medida que se identifican
nuevos incidentes y se resuelven los actuales.
MII – PREGUNTA TIPO EXAMEN
Como parte del control que realizas para garantizar que la gestión de
interesados es efectiva, mantienes reuniones periódicas con un
grupo de accionistas mayoritario de la compañía. En una de esas
reuniones uno de ellos te solicita que introduzcas un cambio en el
alcance del proyecto. ¿Qué es lo mejor que puedes hacer?
[Link] que la solicitud es una orden ya que es un accionista
importante
[Link] consejo al patrocinador
[Link] el impacto en el plan para la dirección de proyecto
[Link] amablemente que su petición no ha lugar puesto que
afecta al plazo e introduce nuevos riesgos
MII – PREGUNTA TIPO EXAMEN
Como parte del control que realizas para garantizar que la gestión de
interesados es efectiva, mantienes reuniones periódicas con un grupo de
accionistas mayoritario de la compañía. En una de esas reuniones uno de
ellos te solicita que introduzcas un cambio en el alcance del proyecto. ¿Qué
es lo mejor que puedes hacer?
[Link] que la solicitud es una orden ya que es un accionista importante
[Link] consejo al patrocinador
[Link] el impacto en el plan para la dirección de proyecto
[Link] amablemente que su petición no ha lugar puesto que afecta al
plazo e introduce nuevos riesgos
