Alberto Emilio Gutiérrez Charris
Administrador de Empresas
Gerencia de Proyectos – PRINCE2
Magíster en Pensamiento Estratégico y Prospectiva
Doctorado en Estudios Sociales
[email protected]
@albertogutich
Contexto
La gestión de los interesados consiste en identificar, analizar y desarrollar relaciones con todas aquellas personas u
organizaciones que se verán afectadas por el proyecto o que afectarán de alguna forma al proyecto. El DP deberá
gestionar las expectativas de los interesados y analizar los impactos de éstos sobre el proyecto.
Los buenos DP desarrollan estrategias de gestión y comunicación con los interesados para involucrarlos en las
principales decisiones del proyecto y así facilitar su ejecución.
Procesos de la gestión de los
interesados
Procesos de interesados
Procesos de la gestión de interesados
Los cuatro procesos de la gestión de los interesados son:
1. Identificar a los interesados: realizar un listado de todas las personas u organizaciones que de alguna manera
se verán afectadas por el proyecto o afectarán con su accionar al proyecto.
2. Planificar la gestión de los interesados: en función de las necesidades y expectativas de cada grupo de
interesados, se desarrolla la estrategia para comprometerlos con el proyecto y mitigar de esa forma posibles
impactos negativos.
3. Gestionar la participación de los interesados: comunicarse de manera frecuente y proactiva con los
interesados para involucrarlos con el proyecto y satisfacer sus necesidades y expectativas. Además, se
gestionan los conflictos entre los interesados en tiempo y forma.
4. Controlar la participación de los interesados: realizar un seguimiento de las relaciones y comportamiento
de los interesados a lo largo de todo el proyecto, y ajustar la estrategia de gestión, cuando sea necesario, para
mantener el compromiso de los grupos de interés con el proyecto.
Para tener en cuenta
Querer quedar bien con todos los interesados es casi imposible, pero gestionar su influencia para mantenerlos
comprometidos con el proyecto es la clave del éxito.
Identificar a los interesados
Identificar a los interesados
Los interesados son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados de manera
positiva o negativa por el proyecto, como así también todos los que influyan sobre el proyecto y todos los que
perciban que se verán afectados por el proyecto.
Se debe identificar a los interesados desde el comienzo del proyecto para analizar sus expectativas y su poder de
influencia sobre el proyecto.
La identificación de todos los interesados en las fases iniciales es clave para un proyecto exitoso. Si nos
olvidamos de alguien que aparece luego con el proyecto en marcha, podría colocar trabas en la ejecución.
Identificar a los interesados
Análisis de los interesados
El análisis de los interesados también consiste en agruparlos o categorizarlos en función de: poder/interés,
poder/influencia, influencia/impacto, poder/urgencia/legitimidad, internos/externos,
soporte/neutrales/opositores, cooperación/impacto, etc.
Identificar a los interesados
Ejemplo:
Identificar a los interesados
S: Registro de los interesados: documento donde se recopila toda la información de los interesados. Por ejemplo:
nombre, puesto de trabajo, rol en el proyecto, intereses, expectativas, poder de influencia, categorización, etc.
Planificar la gestión de los
interesados
Contexto
Una vez que conocemos las necesidades, intereses y potenciales impactos sobre el proyecto de cada grupo de
interesados, tenemos que desarrollar estrategias para gestionar la participación y compromiso de los interesados
con el proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida.
¿Qué necesito para empezar?
• Planes: recursos humanos y comunicaciones
• Registro de interesados
Herramientas
¿Qué herramientas puedo utilizar?
• Técnicas analíticas: se compara la participación o compromiso actual de los interesados vs. el compromiso
deseado según el plan.
Contexto
Herramientas
Otro de los modelos reconocidos de clasificación de los interesados según su preponderancia o rasgo sobresaliente
es el desarrollado por los autores Mitchell, Agle y Wood denominado en inglés “The salience model”. Según este
modelo a los interesados se los puede clasificar en función de tres atributos:
Poder: habilidad de los interesados para poder influir sobre los entregables del proyecto.
Legitimidad: autoridad y nivel de participación de los interesados en el proyecto.
Urgencia: tiempo de respuesta que esperan los interesados para satisfacer sus expectativas.
Según cómo se combinen estos tres atributos, podemos asignar categorías y
prioridades a cada grupo de interesados como se presentan en la figura y tabla
a continuación.
Contexto
Gestionar la participación de los
interesados
Contexto
El DP es el responsable de llevar a cabo el proceso de gestionar la participación de los interesados en el proyecto.
Durante este proceso se administran las comunicaciones con los interesados a los fines de satisfacer sus
necesidades y mitigar potenciales conflictos.
Una correcta gestión de los interesados se da cuando el DP logra la participación de todos los interesados en el
proyecto.
Herramientas
¿Qué herramientas puedo utilizar?
Métodos de comunicación: reuniones, teleconferencias, email, webinars, etc.
Habilidades interpersonales y de gestión: generar confianza, resolución de conflictos, escucha efectiva, actitud
hacia el cambio, negociación, oratoria, búsqueda de consenso, etc.
El DP debería contactarse con los interesados para comprender cuáles son sus intereses a los fines de mejorar
el compromiso de ellos con el proyecto.
Tener en cuenta
Los interesados tienen más chances de poder influir sobre el proyecto en sus fases iniciales.
Si el DP gestiona de manera correcta la participación de los interesados, podrá alinear los objetivos del
proyecto con las necesidades de los interesados, lo que facilitará la sostenibilidad del proyecto.
Controlar la participación de
los interesados
Contexto
• Durante el proceso de controlar la participación de los interesados se lleva a cabo un seguimiento de los
impactos del proyecto en los interesados y viceversa. Por su parte, cuando se lo considera necesario, se mejora
o corrige la estrategia de gestión de los interesados.
¿Qué necesito para empezar?
• Planes: cronograma, recursos humanos y comunicaciones
• Registro de incidentes
• Datos sobre el desempeño del trabajo
Herramientas
Sistema de gestión de la información: procedimientos estandarizados para recopilar, almacenar y distribuir la
información del proyecto a los interesados. Por ejemplo, se puede tener una intranet disponible para que los
principales interesados accedan en cualquier
momento a actualizar la información y/o solicitar el estado del proyecto: avances, CPI, SPI, etc.
¿Qué obtengo al final del proceso?
• Informes de desempeño del trabajo: es el resultado de analizar y procesar los datos de desempeño.
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones
Gracias
Alberto Emilio Gutiérrez Charris
[email protected]
@albertogutich
