UNIDAD VIII

EL PROCESO DE CONTROL
Lic. Cristina Quintanilla A.
 El control ha sido definido bajo dos grandes
perspectivas, una perspectiva limitada y una
perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el
control se concibe como la verificación a posteriori de
los resultados conseguidos en el seguimiento de los
objetivos planteados y el control de gastos invertido en
el proceso realizado por los niveles directivos donde la
estandarización en términos cuantitativos, forma parte
central de la acción de control.
 Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido
como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de
todos los niveles y miembros de la entidad,
orientando a la organización hacia el cumplimiento
de los objetivos propuestos bajo mecanismos de
medición cualitativos y cuantitativos.
 Todo esto lleva a pensar que el control es un
mecanismo que permite corregir desviaciones a través
de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un
contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento
de los objetivos claves para el éxito organizacional, es
decir, el control se entiende no como un proceso
netamente técnico de seguimiento, sino también como
un proceso informal donde se evalúan factores
culturales, organizativos, humanos y grupales.
DEFINICIÓN DE CONTROL.

 El control es una etapa primordial en la

administración, pues, aunque una empresa cuente
con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección eficiente, el
ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real
de la organización i no existe un mecanismo que se
cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con
los objetivos.
 El concepto de control es muy general y puede ser
utilizado en el contexto organizacional para evaluar
el desempeño general frente a un plan estratégico.
 A fin de incentivar que cada uno establezca una
definición propia del concepto se revisara algunos
planteamientos de varios autores estudiosos del
tema:
 Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo
ocurre de conformidad con el PLAN adoptado, con
las instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades
y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
 Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales
resultados en relación con los planes,
diagnosticando la razón de las desviaciones y
tomando las medidas correctivas necesarias.
 George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está
llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando
medidas correctivas, de manera que la ejecución se
desarrolle de acuerdo con lo planeado.
También hay otras connotaciones para la palabra
control:
 Comprobar o verificar;
 Regular;
 Comparar con un patrón;
 Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
 Frenar o impedir.
 Evidentemente todas esas definiciones representan
concepciones incompletas del control, quizás
definidas en un modo subjetivo y de aplicación; en
definitiva, debe entenderse el control como:
 Una función administrativa, ya que conforma parte
del proceso de administración, que permite verificar,
constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso,
unidad, elemento o sistema seleccionado está
cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que
se esperan.
 ELEMENTOS DE CONCEPTO

 Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos
que se establecen en la planeación.
 Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
 Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir
las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
 Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los
errores.
 REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL.
 Corrección de fallas y errores: El control debe
detectar e indicar errores de planeación,
organización o dirección.
 Previsión de fallas o errores futuros: el control, al
detectar e indicar errores actuales, debe prevenir
errores futuros, ya sean de planeación, organización
o dirección.
 IMPORTANCIA DEL CONTROL.

 Una de las razones más evidentes de la importancia

del control es porque hasta el mejor de los planes se
puede desviar. El control se emplea para:
 Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se
detectan y el proceso se corrige para eliminar
errores.
 Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del
ambiente de cualquier organización. Los mercados
cambian, la competencia en todo el mundo ofrece
productos o servicios nuevos que captan la atención del
público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se
aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La
función del control sirve a los gerentes para responder a las
amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les
ayuda a detectar los cambios que están afectando los
productos y los servicios de sus organizaciones.
 Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer
la demanda de los consumidores para un diseño,
calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy
distinta es acelerar los ciclos que implican el
desarrollo y la entrega de esos productos y servicios
nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad
no solo esperan velocidad, sino también productos y
servicios a su medida
 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La
tendencia contemporánea hacia la administración
participativa también aumenta la necesidad de delegar
autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos
en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de
la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso
de control. Por tanto, el proceso de control permite que el
gerente controle el avance de los empleados, sin
entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
 BASES DEL CONTROL.

 Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría

traer a nuestra memoria y fijarnos en la clase de geometría
cuando nos explicaban que un triángulo está conformado
por dos elementos principales: base y altura. Para aquel
entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y
darnos cuenta que sin aquella base ¿sería acaso posible la
estabilidad del triángulo? Asimismo funciona con el control
organizacional y sus basamentos, podríamos decir que el
control se basa en la consecución de las siguientes
actividades:
 Establecer objetivos.
 Hacer.
 Evaluar.
 Mejorar.
  Los objetivos. son los programas que desea lograr la empresa,
los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace
necesaria la planificación y organización para fijar qué debe
hacerse y cómo.
 El hacer. es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la
consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una
información que proporciona detalles sobre lo que se está
realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales.
Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.
 El evaluar. que no es más que la interpretación y
comparación de la información obtenida con los
objetivos trazados, se puedan tomar decisiones
acerca de que medidas deben ser necesarias tomar.
 La mejora. es la puesta en práctica de las medidas
que resolverán las desviaciones que hacen perder
el equilibrio al sistema.
 ELEMENTOS DEL CONTROL

 El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está

compuesto de cuatro elementos que se suceden:
 Establecimiento de estándares: Es la primera etapa
del control, que establece los estándares o criterios de
evaluación o comparación. Un estándar es una norma
o un criterio que sirve de base para la evaluación o
comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de
estándares; los cuales se presentan a continuación:
 Estándares de cantidad: Como volumen de
producción, cantidad de existencias, cantidad de
materiales primas, números de horas, entre otros.
 Estándares de calidad: Como control de materia
prima recibida, control de calidad de producción,
especificaciones del producto, entre otros.
 Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para
producir un determinado producto, tiempo medio de
existencias de un producto determinado, entre otros.
 Estándares de costos: Como costos de producción,
costos de administración, costos de ventas, entre
otros.
 Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del
control, que tiene como fin evaluar lo que se está
haciendo.
 Comparación del desempeño con el estándar
establecido: Es la tercera etapa del control, que
compara el desempeño con lo que fue establecido
como estándar, para verificar si hay desvío o variación,
esto es, algún error o falla con relación al desempeño
esperado.
 Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del
control que busca corregir el desempeño para
adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva
es siempre una medida de corrección y adecuación
de algún desvío o variación con relación al estándar
esperado.
 ÁREAS DEL CONTROL.

 El control actúa en todas las áreas y en todos los

niveles de la empresa. Prácticamente todas las
actividades de una empresa están bajo alguna
forma de control o monitoreo.
 Las principales áreas de control en la empresa son:
 Áreas de producción: Si la empresa es industrial,
el área de producción es aquella donde se fabrican
los productos; si la empresa fuera prestadora de
servicios, el área de producción es aquella donde se
prestan los servicios; los principales controles
existentes en el área de producción son los
siguientes:
 Control de producción: El objetivo fundamental de
este control es programar, coordinar e implantar
todas las medidas tendientes a lograr un optima
rendimiento en las unidades producidas, e indicar el
modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las
metas de producción, cumpliendo así con todas las
necesidades del departamento de ventas.
 Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los
estándares de calidad de los productos o servicios,
en cada sección (control de rechazos, inspecciones,
entre otros).
 Control de costos: Verificar continuamente los costos
de producción, ya sea de materia prima o de mano
de obra.
 Control de los tiempos de producción: Por operario o por
maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o
esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos
y movimientos.
 Control de inventarios: De materias primas, partes y
herramientas, productos, tanto sub ensamblados como
terminados, entre otros.
 Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas,
programas y abastecimientos, entre otros.
 Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus
mínimos tolerables y deseables.
 Control de mantenimiento y conservación: Tiempos
de máquinas paradas, costos, entre otros.
 Área comercial: Es el área de la empresa que se
encarga de vender o comercializar los productos o
servicios producidos.
 Control de ventas: Acompaña el volumen diario,
semanal, mensual y anula de las ventas de la empresa
por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con
el fin de señalar fallas o distorsiones en relación con
las previsiones. Pueden mencionarse como principales
controles de ventas:
 Por volumen total de las mismas ventas.
 Por tipos de artículos vendidos.
 Por volumen de ventas estacionales.
 Por el precio de artículos vendidos.
 Por clientes.
 Por territorios.
 Por vendedores.
 Por utilidades producidas.
 Por costos de los diversos tipos de ventas.
 Control de propaganda: Para acompañar la
propaganda contratada por la empresa y verificar su
resultado en las ventas.
 Control de costos: Para verificar continuamente los
costos de ventas, así como las comisiones de los
vendedores, los costos de propaganda, entre otros.
 Área financiera: Es el área de la empresa que se
encarga de los recursos financieros, como el capital, la
facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los
principales controles en el área financiera se
presentan a continuación:
 Control presupuestario: Es el control de las previsiones
de los gastos financieros, por departamento, para
verificar cualquier desvío en los gastos.
 Control de costos: Control global de los costos
incurridos por la empresa, ya sean costos de
producción, de ventas, administrativos (gastos
administrativos entre los cuales están; salarios de la
dirección y gerencia, alquiler de edificios, entre
otros), financieros como los intereses y
amortizaciones, préstamos o financiamientos
externos entre otros.
 Área de recursos humanos: Es el área que
administra al personal, los principales controles que
se aplican son los que siguen:
 Controles de asistencia y retrasos: Es el control del
reloj chequeador o del expediente que verifica los
retrasos del personal, las faltas justificadas por
motivos médicos, y las no justificadas.
 Control de vacaciones: Es el control que señala
cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y
por cuántos días.
 Control de salarios: Verifica los salarios, sus
reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre
otros.
 PASOS DEL PROCESO DE CONTROL.
 Se divide el control en cuatro pasos los cuales son:
 1. Establecer normas y métodos para medir el
rendimiento
 Representa un plano ideal, las metas y los objetivos
que se han establecido en el proceso de
planificación están definidos en términos claros y
mensurables, que incluyen fechas límites
específicas.
 En primer lugar; las metas definidas en forma vaga,
por ejemplo, «mejorar las habilidades de los
empleados», estas son palabras huecas, mientras
los gerentes no comiencen a especificar que quieren
decir con mejorar, que pretenden hacer para
alcanzar esas metas, y cuando.
 En segundo lugar. Las metas enunciadas con
exactitud, como por ejemplo «mejorar las
habilidades de los empleados realizando seminarios
semanales en nuestras instalaciones, durante los
meses de febrero y marzo; se pueden medir mejor,
en cuanto a exactitud y utilidad, que las palabras
huecas.
 Y por último; los objetivos mensurables, enunciados
con exactitud, se pueden comunicar con facilidad y
traducir a normas y métodos que se pueden usar
para medir los resultados. Esta facilidad para
comunicar metas y objetivos enunciados con
exactitud resulta de suma importancia para el
control, pues algunas personas suelen llenar los
roles de la planificación, mientras que a otras se les
asignan los roles de control.
 2. Medir los resultados.
 En muchos sentidos éste es el paso más fácil del
proceso de control; las dificultades, presuntamente
se han superado con los dos primeros pasos. Ahora,
es cuestión de comparar los resultados medidos con
las metas o criterios previamente establecidos. Si los
resultados corresponden a las normas, los gerentes
pueden suponer «que todo está bajo control»
 3. Tomar medidas correctivas
 Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los
niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que
se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden
involucrar un cambio en una o varias actividades de las
operaciones de la organización. Por ejemplo; el dueño
director de una franquicia podría ver que necesita más
empleados en el mostrador para alcanzar la norma de
espera de cinco minutos por clientes establecidos por
McDonald’s
 4. Retroalimentación
 Siempre será necesario dar a conocer los resultados
de la medición a ciertos miembros de la
organización para solucionar las causas de las
desviaciones. Se les pueden proporcionar los
resultados tanto a los individuos cuyas actuaciones
son medidas, como a sus jefes, o a otros gerentes
de nivel superior y los miembros del staff.
Técnicas para el control
 Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
 Contabilidad
 Auditoria
 Presupuestos
 Reportes, informes
 Formas
 Archivos (memorias de expedientes)
 Computarizados
 Gráficas y diagramas
 Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
 Procedimiento hombre maquina.
 Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.
 Métodos cuantitativos
 Modelos matemáticos
 Investigación de operaciones
 Estadística
 Cálculos probabilísticos
 FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL.

 Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y culpables

en vez de causas y posibles soluciones. Es cierto que como decía WEINER “los
sucesos imprevistos e inesperados provocan un mayor intento de explicación que
el resto”, pero esto provoca que se trate de personificar el error en aras de
encubrir otros que le dieron origen.
 Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de
control puede no ser demasiado específico e
involucrar al total del Personal el cual al sentirse
atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del
equilibrio, reacciona negativamente.
 Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo,
hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve
costoso, creando, además, un clima de baja
confianza ya que limita la libertad individual para
actuar y auto controlarse.
 Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo
que pasó, se vuelve recursivo, lo que limita una
efectiva toma de medidas correctivas.