UF 3: Gestión de bases de datos, diseño de

hojas de cálculo e integración de aplicaciones

Profesor: Pablo González
Contenidos de la UF3:

1. Elaboración de hojas de cálculo para el tratamiento de la información administrativa:

1. Estructura y funciones.
2. Instalación y carga de programas libres y / o privativos.
3. Diseño y elaboración de documentos administrativos y comerciales utilizando hojas de cálculo: presupuestos,
albaranes, facturas, libros registro de facturas emitidas y recibidas, fichas de almacén, control de tesorería,
entre otros.
4. Edición de los documentos administrativos y comerciales utilizando una hoja de cálculo.
5. Creación de tablas, tablas dinámicas, filtros y gráficos dinámicos.
6. Tratamiento de datos.
7. Otras utilidades: creación y gestión de las plantillas, importación y exportación de datos, entre otros.
8. Gestión de archivos.
9. Impresión de hojas de cálculo.
10. Interrelaciones con otras aplicaciones.
11. Diseño y creación de macros.
1. Estructura y funciones:
¿Qué es Excel?
Excel es un Programa (Software) Ofimático en el cual elaboramos, manejamos y modificamos Hojas
de Cálculo.

Excel es un programa casi obligatorio para cualquier persona que trabaje en una oficina, y por lo
general, se utiliza Excel para organizar información de forma conjuntas y hacer cálculos de manera
sencilla y sistemática.
¿Para qué sirve?

• Crear tablas para registrar y manejar los datos.

• Generar gráficos estadísticos usando plantillas y formatos.
• Vincular información a sitios webs, texto, hojas de cálculos, etc.
• Hacer cálculos matemáticos de forma automática mediante el uso de fórmulas de Excel.
• Elaborar calendarios, cronogramas, horarios de trabajo y escolares, etc.
• Diseñar facturas.
• Generar reportes contables.
• Crear presupuestos.
• Editar hojas de cálculo de otros programas compatibles, etc.
• Procesar texto e insertar imágenes en las hojas de cálculo.
• Utilizar diferentes formatos, como el formato condicional.
La mayoría de las herramientas que utiliza al trabajar en Excel se encuentran en la CINTA que se
muestra en la parte superior de la ventana.

Dicha cinta está organizada en PESTAÑA DE COMANDOS orientadas a la realización de tareas.

Cada pestaña está dividida en GRUPOS DE COMANDOS con comandos y opciones relacionados con el
nombre del grupo. Debido a que se puede personalizar la cinta y a que pueden aparecer nuevas
pestañas según la configuración, como las pestañas Desarrollador y Complementos.
Conceptos Básicos:

En la Imagen de la diapositiva anterior, se muestra un libro o archivo de hoja de cálculo.

Un libro es similar a un libro físico con muchas páginas. El nombre del archivo (Libro1) y el nombre
del programa (Excel) aparecen en la barra de título en la parte superior de la pantalla, es el título
temporal del libro hasta que lo guardamos con el nombre que mejor nos convenga.

El nuevo libro contiene una hoja de cálculo (Hoja1) predeterminada (similar a la primera página en un
libro), donde se escribe la información. Si un libro tiene más páginas (u hojas de cálculo), use las
pestañas de las hojas que se encuentran justo por encima de la barra de estado para ir cambiando
entre ellas.

Con el botón Nueva hoja (+) se pueden crear nuevas Hojas (Hoja1, Hoja2, Hoja3 y así sucesivamente).
Para modificar el nombre de la hoja actual, se puede hacer de 2 maneras. Haciendo doble clic encima
de la Hoja que queramos cambiar el nombre; o, con botón derecho Cambiar nombre.
Conceptos Básicos:

Una HOJA DE CÁLCULO es una cuadrícula compuesta por:

• COLUMNAS de una hoja de cálculo empieza en la parte superior de la hoja de cálculo y llega hasta
la parte inferior de esta. Están identificadas con una letra. [Va desde la A - XFD].

• FILAS empieza en el borde izquierdo de la hoja de cálculo y continúa hacia la derecha. Están
identificadas con un número. [Va desde la 1 - 1048576].

• CELDAS de la cuadrícula se identifica por la intersección de una columna y una fila. Así, la primera
celda de una hoja de cálculo abierta es A1.
• La celda activa: se denomina a la celda actual o celda resaltada (es en la que estamos
trabajando).
¡VAMOS A PROBAR!

I. Ejecutamos (abrir) Excel.

II. Del lado derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha
desplegable. En la lista desplegable, seleccione Impresión rápida. El icono de
Impresión rápida se agregará a la barra de acceso rápido. Vuelva a hacer clic en la
flecha abajo y seleccione Abrir en la lista desplegable.
¡VAMOS A PROBAR!

III. A continuación, haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier punto de la
Barra de herramientas de acceso rápido y luego seleccione Mostrar la barra de
herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones.

IV. Haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña Inicio y haga clic en
Contraer a cinta de opciones. Ahora solo las pestañas se muestran en pantalla. Esto
aumenta el área de trabajo.

V. Vuelva a hacer clic con el botón secundario del mouse en la pestaña Inicio y elija
Contraer la cinta de opciones para anular la selección de la opción y que se puedan
volver a ver los comandos de la cinta.
¡VAMOS A PROBAR!

VI. Del lado derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido, que ahora se muestra
debajo de la cinta, haga clic en la flecha desplegable. Haga clic en Mostrar encima de
la cinta de la lista desplegable.

VII.Haga clic con el botón secundario del mouse en el comando Abrir y seleccione Eliminar
de la barra de herramientas de acceso rápido.

VIII.En el lado derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha
desplegable y en Impresión rápida para quitar la marca de verificación del menú y así
eliminar el icono de Impresión rápida de la Barra de herramientas de acceso rápido.

TRUQUITO: Para agregar a la barra de acceso rápido comandos que no aparecen en la lista desplegable, haga
clic en Más comandos en el menú desplegable. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel. También
puede hacer clic con el botón derecho en la Barra de herramientas de acceso rápido o en cualquier pestaña de
la cinta y seleccionar Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
Cambiar la Vista del Libro:
I. Clic en la pestaña Vista.

II. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Diseño de página. En esta vista, se puede ver dónde están
los márgenes y dónde hay saltos de página, y puede agregar un encabezado o un pie de página.

III.También se puede acceder a Diseño de página, desde la parte inferior derecha de la Hoja de
cálculo:
¿Para qué nos sirve?:
Esta vista le permitirá ajustar las páginas antes de imprimir. Puede cambiar el diseño y el formato de la
hoja de cálculo tanto en esta vista como en la vista Normal. También puede usar las reglas para medir
el ancho y el alto de la ventana, y determinar si necesita cambiar los márgenes o la orientación de
impresión.
Navegación:

Esta vista le permitirá ajustar las páginas antes de imprimir. Puede cambiar el diseño y el formato de la
hoja de cálculo tanto en esta vista como en la vista Normal. También puede usar las reglas para medir
el ancho y el alto de la ventana, y determinar si necesita cambiar los márgenes o la orientación de
impresión.
PRÁCTICA:
I. Abrimos un nuevo Libro de Excel.
II. Rellenamos las Celdas hasta la J15.
III. Presione Ctrl+Fin para ir al final del documento (celda J15).
IV. Presione Ctrl+Inicio para ir al principio del documento (celda A1).
V. Haga clic en el Cuadro de nombres, escriba A5 y luego presione Intro para activar la celda.
VI. Presione Ctrl+Flecha abajo para ir a la última fila de datos (celda A15).
VII.Presione Ctrl+Flecha derecha. La celda J15, la última columna del intervalo de datos, se convierte en la celda activa.
VIII.Presione Ctrl+Flecha abajo. Se visualizará la última fila posible de la hoja de cálculo.
IX. Presione Ctrl+Inicio.

TRUQUITO: Para Los métodos abreviados de teclado Ctrl+Flecha le permiten desplazarse al comienzo y al final de los
rangos de datos.
¿Qué significa ####### en Excel?

Si has trasteado con Excel alguna vez durante un rato largo, es muy probable que te hayas
topado con este fenómeno y que te hayas sentido aturdido.

La aparición de estas cuatro almohadillas en Excel puede significar 2 cosas, que en

cualquier caso son perfectamente solucionables:

• El NÚERO que quieres mostrar en una celda es demasiado ancho como para que
quepa. La solución más simple pasa por, sencillamente, ampliar el tamaño de la celda
arrastrándola hacia la derecha.

• Has introducido una FECHA con un valor negativo. Asegúrate de que la has escrito en
el formato correcto.
2. Instalación y carga de programas libres y / o privativos:
3. Diseño y elaboración de documentos administrativos y
comerciales utilizando hojas de cálculo: presupuestos,
albaranes, facturas, libros registro de facturas emitidas y
recibidas, fichas de almacén, control de tesorería, entre
otros:
¡Gracias por participar!
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