COMPRA
S L A F U NC I O N
DEL
D E PARTA M E N
TO D E
COMPRAS EN
LAS
O R GA NI Z AC I
O NE S
Historia de las compras
Desde la antigüedad la humanidad ha tenido que
intercambiar cosas con el propósito de satisfacer sus
necesidades, ya desde entonces se puede decir que
existían las compras como fomento de progreso y
riqueza del hombre.
Con el paso de los años, las compras se fueron generalizando
hasta llegar a ser un proceso necesario en todos los, ámbitos
donde el hombre interactúa, ya sea dentro de la familia, la
comunidad o en las grandes organizaciones.
Las compras se pueden Nacionales ( Locales y foráneas)
clasificar de muchas
formas las más conocidas
Extranjeras ( importaciones )
son:
DEFINICIÓN DE COMPRAS
Es la adquisición de bienes y
servicios de calidad, en el
tiempo y precio adecuado.
Procurando siempre comprar al
proveedor más confiable.
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
En la empresa moderna las compras se
deben realizar por un departamento que
cuente con el personal especializado, este
es el: Departamento de compras debe de
formar parte de la organización de la
compañía.
UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LA
ORGANIZACIÓN
• Esta ubicación varía de acuerdo a la
importancia , a las necesidades y al tamaño
de la empresa u organización.
• El departamento de compras puede reportar a
la Dirección comercial, al departamento de
contabilidad, a la contraloría, o directamente
a la Dirección general.
En las empresas medianas,
este departamento puede
estar constituido por un
gerente o jefe de compras,
una secretaría, 1 o 2
compradores, y un posible
mensajero.
PERSONAL DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Contratar personal
altamente capacitado para
realizar tal función es
fundamental.
Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas,
suministros y servicios a la empresa.
Entrevistar a los proveedores o sus representantes
Cotizar, los precios, calidad y transporte.
Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de re
FUNCIONES
chazo y ajustes
DEL DEPTO.
DE COMPRAS
Vender los desechos, sobrantes y artículos de desuso
Recepción, guarda y almacenaje
Efectuar la clasificación de los recursos materiales
Realizar el control de existencias
Tres principales factores en la decisión de una
compra
CALIDAD
Funcionalidad
Precio
Dirección
Contabilidad Producción
Áreas con las que
el departamento
Ingeniería
de compras tiene
relación Ventas
Almacén Programación
El departamento
de compras
reporta
actividades DIRECCIO
relacionadas a
datos estadísticos
de los mercados
N
de insumos y la
posición de la
organización ante
estos.
PRODUCCIÓN
La relación entre
estos dos
departamentos
es que compras
procure los
materiales
necesarios para
la producción.
VENTAS
• La relación entre compras y
ventas es cercana y vital, el
éxito del departamento de
ventas depende de la
calidad, precio, cantidad y
confiabilidad de entrega del
producto que compras
adquiere.
PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
1.- Cumplir con los programas
de abastecimiento
2.- Seguir de cerca el
desarrollo
del mercado.
3.- Desarrollar información
basándose en presupuestos
de los abastecimientos de En toda actividad de
materiales, mercados y nuestra vida es necesario
programar las entregas. planear
INGENIERIA
• La relación es de servicio
mutuo.
• El departamento de compras
sirve a ingeniería procurando
materiales, refacciones, y
equipos solicitados.
• A su vez ingeniería da a
compras asesoría en
relación con las
especificaciones
necesarias para la
comprensión de los
requerimientos de
materiales y equipos.
CONTABILIDAD
• Esta relación debe de ser muy
estrecha, ya que contabilidad debe
ver que siempre existan fondos
disponibles para que la función de
compras no se vea obstruida y esto
pueda ocasionar problemas mayores
en las demás áreas de la empresa.
• Entre compras y contabilidad se
establecen los plazos de crédito que
podrán ser negociados con los
proveedores.
VENTAS
• La relación entre compras y ventas es cercana y vital, el éxito
del departamento de ventas depende de la calidad, precio,
cantidad y confiabilidad de entrega del producto que compras
adquiere.
RELACIONES
PUBLICAS
• La relación de estos dos
departamentos es de
una alianza común,
debido a que el personal
que labora en el
departamento de
compras, mantiene un
amplio contacto con
todos los proveedores.
ALMACÉN
En las empresas una vez que el
departamento de recepción
controla los suministros,
artículos, materiales o
mercancías, estos se trasladan
a los almacenes .
ALMACENISTA
Almacenistas son los responsables de llevar
el control minucioso de las existencias
mediante tarjetas de control de almacén.
Todo negocio debe de contar con un sistema de control de las mercancías,
y se espera que el almacenista sepa en todo momento la cantidad
disponible de cada tipo de mercancías.
ALMACENES
El Almacenista debe de solicitar • La Cantidad necesaria,
los materiales especificando • Los Requisitos y,
correctamente: • El programa de entregas
Con el propósito de que el
departamento de compras haga
su trabajo con efectividad,
buscando siempre abatir
costos.
INVENTARIOS PERPETUOS
Es una ficha o una tarjeta de almacén que
refleja las recepciones, las entregas y las
existencias de los productos.
• Es la forma más simple de controlar las
mercancías
• Para que tenga valor debe de estar al día
La mayoría de las empresas actuales
llevan este control con el auxilio de los
programas computacionales que existen
para tal fin.
Los artículos que se reciben
y se despachan se incluyen en
el inventario del mismo día en que se
realizan las operaciones.
General Consumo Cocina 210
Armando Torres Ríos
535 Ventas
5 caja Litro
REQUISICIÓN DE ALMACÉN
Cuando un artículo esta apunto de
agotarse de inmediato se da aviso al
departamento de compras y se formula
una Requisición de Almacén también
conocida como Orden de compra
Este documento se elabora para el
Departamento de compras, el cual
esta recibiendo el mensaje de que debe
comprar determinado articulo o materia
prima.
COTIZACIÓN
• A las empresas les interesa comprar a precios
bajos con el fin de obtener una mayor utilidad,
para esto solicitan a diferentes proveedores su
lista de precios o cotizaciones.
• En base a las cuales deciden adquirir los
productos o artículos al precio que más les
convenga, por ser el más bajo o por mejorar las
condiciones de pago.
Cuando ya se han verificado los precios, se
elabora el PEDIDO, que es un contrato de
compraventa
Es el contrato de compra u orden que se
firma con un proveedor para que remita las
mercancías solicitadas.
• Los pedidos por escrito o mediante forma
impresa son los más usados en el comercio
bien administrado, y varían según la
importancia y las necesidades de la
empresa
PEDIDO
•Verbal o telefónica
Formas más
conocidas de • Correo electrónico
un
Pedido :
• Por escrito.
CARACTERÍSTICAS DE UN PEDIDO
2. Membrete
1. Expresión de impreso 3. Número
pedido (Datos generales Progresivo
de la empresa)
5. Datos del 6. Plazo de
4. Fecha
proveedor Entrega
7. Columnas para
8. Original y 3 copias
indicar la cantidad,
como mínimo, que
clave o artículo,
generalmente se
unidad, precio e
destinan como sigue:
importe.
DIAGRAMA DE FLUJO DE
DOCUMENTOS Y
DEPARTAMENTOS QUE Requisición de Compra de
INTERVIENEN EN EL
PROCESO DE UNA COMPRA Almacén algún departamento
Orden de
INGRESO DE MERCANCIAS
Compra (NOTA DE ENTRADA Y TARJETA
DE ALMACÉN)
Solicitud de Precios al COMPRA CAJA
Proveedor (tel., Internet, etc S
ODEN DE COMPRA FACTURA
Cotización
Pedido
NOTA DE CARGO
MERCANCÍA ó
NOTA DE CRÉDITO
(según sea el caso)
Proveedor
