UNIDAD VI

ESTUDIO ORGANIZACIONAL DEL

PROYECTO
 1.- ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN

El estudio organizacional busca determinar la capacidad

operativa de la organización dueña del proyecto con el fin de
conocer, evaluar fortalezas y debilidades, definiendo la
estructura de la organización para el manejo de las etapas de
inversión, operación y mantenimiento.

En cada proyecto de inversión se presentan características

específicas y normalmente únicas que obligan a definir una
estructura organizativa acorde con los requerimientos propios
que exija la ejecución del proyecto.
Diversas teorías se han desarrollado para
definir el diseño organizacional del proyecto

La teoría clásica de la organización se basa

en los principios de la administración
propuestos por Henri Fayol, los cuales se
refieren a:
 El principio de la división del trabajo para lograr la
especialización. (estructuración de tareas)

 El principio de la unidad de dirección que postula la

agrupación de actividades que tengan el mismo
objetivo, bajo la dirección de un solo administrador,
(por funciones).

 El principio de la centralización, que establece el

equilibrio entre centralización y descentralización.

 El principio de la autoridad y responsabilidad.

Por otra parte, la teoría de la organización burocrática de
Max Weber, señala que la organización debe adoptar
ciertas estrategias de diseño para racionalizar las
actividades colectivas. Entre estas se destacan
la división del trabajo, la coordinación de las tareas y la
delegación de autoridad y el manejo impersonal y
formalista del funcionario.

La tendencia actual, sin embargo, es que el diseño

organizacional se haga de acuerdo con la situación
particular de cada proyecto.
La estructura organizativa que se diseñe para asumir estas tareas tendrá
relevancia no solo de su adecuación para el logro de los objetivos previstos,
sino también por sus repercusiones económicas en las inversiones iniciales y
en los costos de operación del proyecto.

Las estructuras se refieren a las relaciones relativamente fijas que existen

entre los puestos de una organización y son el resultado de los procesos de
división del trabajo, departamentalización, esfera de control y delegación.

La departamentalización combina y agrupa los puestos individuales de

especialización logrados por la división del trabajo y es determinante en la
estructura organizativa del proyecto porque definirá la cuantía de las
inversiones y los costos de operación asociados.
Los tipos más comunes de departamentalización son: por
funciones, territorio, productos, clientes o mixtos.

Las esferas de control determinan el tamaño adecuado de

unidades subordinadas a cargo de un supervisor en cada
uno de los niveles de la organización, considerando que
bajo una esfera de control hay una similitud de funciones,
la proximidad de los subordinados, la complejidad de las
funciones y el grado de dirección y control requerido por
los subordinados.
 2.- OBJETIVOS DEL ESTUDIO ORGANIZACIONAL:

Específicamente, el objetivo del estudio organizacional es

determinar la Estructura Organizacional Administrativa óptima y
los planes de trabajo administrativos con la cual operará el
proyecto una vez este se ponga en funcionamiento.

De este estudio, se deben determinar los requerimientos de

recursos humanos, estructura civil y su localización, muebles y
enseres, equipos, tecnología y financieros para atender los
procesos administrativos.
 3.- PROCESO PARA EL ESTUDIO
ORGANIZACIONAL

Para el diseño de la Estructura

Organizacional se siguen los siguientes
pasos:
 Definir los objetivos generales de la empresa; debe
existir concordancia entre la estructura organizacional y los
objetivos.

 Elaborar un listado de actividades administrativas necesarias

para el logro de los objetivos.

 Definir cuál de estas actividades se subcontratará y cuales se

harán de manera directa.

 Para las actividades que se atenderán directamente, agrupar las

tareas y actividades relacionadas o afines en subsistemas.

 Identificar las funciones específicas que debe cumplir cada

subsistema.
 Cuantificar las necesidades de Recurso Humano de cada
subsistema.

 Expresar los subsistemas en unidades administrativas o

grupos de trabajo

 Asignar funciones y definir cargos para cada unidad

administrativa o grupo de trabajo.

 Elaborar el Organigrama.

 Describir las funciones y responsabilidades de cada

cargo.
El diseño de la estructura organizacional depende de criterios y
principios administrativos, los cuales no son generalizables a todos los
proyectos.

Los principios administrativos de la división del trabajo, unidad de mando,

tramo de control, la departamentalización, y la delegación de funciones deben
aplicarse al momento de definir la estructura; además se deben tener en
cuenta factores particulares de cada proyecto, como: las relaciones con
Clientes y Proveedores, cuantificaciones de las operaciones, el tipo de
tecnología administrativa que se quiere adoptar; la logística necesaria
particular de cada proyecto, la externalización de algunas tareas
(Contabilidad, cartera, ventas, etc.) y la complejidad de las tareas
administrativas propias del negocio.
4.- EFECTOS ECONOMICOS ORIGINADOS DE LA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Durante la preparación del proyecto, la estructura que

se adopte para su implementación y operación está
asociada con los egresos de inversión que además
están asociados en el tamaño especifico de operación y
costos de operación, que pueden influir en la
rentabilidad o no rentabilidad del proyecto.
 A) INVERSION EN LA ORGANIZACION

De la estructura organizacional del proyecto se originará el requerimiento de

disponer de una infraestructura física y equipamiento para los diferentes
puestos de trabajo, por lo general desde el nivel gerencial hasta el nivel de
secciones, de acuerdo al requerimiento del tipo específico de cada proyecto,
como ser las oficinas de gerencia general, de producción, comercialización,
administración, adquisiciones, caja, estacionamiento, etc.

Así mismo la operatividad de la estructura, en especial la infraestructura física

como las oficinas, tendrán requerimientos de muebles, computadoras, aires
acondicionados o ventiladores, sistemas de comunicación y otras
instalaciones de acuerdo al servicio que prestará en el proyecto en marcha.
 B) COSTOS OPERACIONALES ORIGINADOS POR LA ESTRUCTRA
ORGANIZACIONAL
El diseño de la estructura organizativa requiere fundamentalmente la
definición de la naturaleza y el contenido de cada puesto de trabajo de la
organización, del cual se tendrá que estimar el costo de remuneración,
tomando en cuenta el diseño de las características del puesto de trabajo y las
habilidades necesarias para asumir los deberes y responsabilidades que le
corresponde.

De acuerdo a la estructura diseñada se tendrá los costos operacionales

cuando el proyecto está en su fase operativa, entre estos costos se tienen: la
remuneración de todos los trabajadores, (sueldos y salarios), uniforme de
trabajo, equipos de protección personal donde corresponda, refrigerios,
transporte, cargas sociales como seguro de salud y seguro contra riesgos y
accidentes.
La localización geográfica del proyecto influye
directamente sobre el costo de las remuneraciones,
cualquiera sea el nivel que ocupe el personal en la
organización.

En este sentido, la disponibilidad o escasez de personal en

la región y los posibles incentivos no monetarios que
deban implementarse para asegurar la cantidad de
profesionales y mano de obra calificada requeridos pasan
a constituir factores necesarios de estudio.
 5.- IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS EN LA FORMULACION DE PROYECTOS
En el estudio técnico del proyecto, no solo se determina el monto
de inversión de la tecnología requerida que se va a incorporar al
proyecto para su implementación. Con el tamaño de la planta y la
selección de maquinarias y equipos se establece la cantidad de
insumos demandados, su almacenamiento y la cantidad de
existencia optimas, incluyendo los espacios necesarios para ellos.
De esta manera, estudio técnico proporcionará un sin numero de
informaciones importantes, que deben procesarse e incluirse en el
estudio evaluativo y que condicionan el tamaño, la tecnología, la
localización, el financiamiento, la organización y algunos otros
aspectos.
Todos los procedimientos administrativos a implementar durante la
ejecución de obras y en el proyecto en funcionamiento, obligan a
establecer una estructura administrativa que sea capaz de resolver
eficientemente problemas que se van a presentar en esa
organización.

Así mismo se deberá estudiar el espacio físico que se requiere, el

personal administrativo, el personal de apoyo, las oficinas, las
instalaciones, el mobiliario, los vehículos, sistemas de información
y de control, impresión de los diferentes formularios, el despacho
de correspondencia, material de oficina.
FINAL