PRIMER SEMINARIO TALLER – ADMINISTRACIÓN DEL
TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ORGANIZACIÓN EFECTIVA
DE ARCHIVOS
TEMAS : 1. Gestión de Archivos
2. Métodos de Control
3. Conservación Documental
4. Resguardo de Archivos
5. Gestión de Trámite Documentario
6. Servicio de Información al usuario:
GESTIÓN DE ARCHIVOS
GENERALIDADES
Conocer que se va a archivar
Al iniciar nuestra conversación sobre la Gestión de
Archivos es necesario hacer una breve
introducción de los que nos toca enfrentar al
introducirnos en un sistema desconocido para
muchos, tomado sólo como una actividad sin
relevancia en el proceso de gestión en las
empresas y entidades públicas, pero que como
veremos más adelante es de gran importancia
en la vida de las personas, y organizaciones
privadas y públicas.
INSTITUTO DE EDUCACION, CAPACITACION Y
COMERCIO DEL PERU
INECAP
CEDES A NIVEL NACIONAL
SEDE NACIONAL LIMA: SEDE HUANUCO:
• JR PUERTO PIZARRO MZ –E-2 LTE 13 • Fonavi I Mz A lt.5 – Amarilis
•LA MOLINA TELF. 3659792 --7957412 Telef: 062-516915
SEDE LIMA NORTE: SEDE PIURA:
• AV UNIVERSITARIA 265 TUNGASUCA • Calle Libertad 1045 2do Piso
•CARABAYLLO 551-3959 Telf: 073-310974
SEDE CERRO DE PASCO: SEDE HUARAZ:
• Av. Próceres Nº 201 – 2do Piso • Av. Las Américas Nº 128
Telf.: 064-723604 • Telf: (043) 220271
Al asumir el encargo en nuestras organizaciones sobre el manejo de
archivos, nos tenemos que preguntar lo que vamos archivar, son simples
documentos administrativos, son documentos de una importancia alta
para la empresa o entidad pública, para ello debemos recoger las
informaciones de que es lo que vamos a archivar, saliendo de dudas y
opiniones distorsionadas.
Cuales son los lineamientos de política
Tenemos que conocer la actividad de la entidad o empresa, en su diseño
del planeamiento estratégico como han definido los conceptos de misión,
visión, objetivos, estrategias para enfrentar los retos de la competencia y
lucha por el posicionamiento en el mercado, sus metas en el desarrollo de
la organización.
El conocimiento de estas definiciones empresariales nos permitirá
ingresar a los fundamentos y principios esenciales acorde con la realidad
de la entidad o empresa.
Conocer la legislación del Sistema Nacional de Archivos
Cada uno de los sistemas administrativos de cualquier tipo de
organización, tienen definidos sus normas de conducción, que permiten
cumplir con sus funciones, contando para ello con principios, métodos y
procedimientos de acción, haciendo un conjunto de actos encadenados
para cumplir con la finalidad expuesta.
Así mismo el Sistema Nacional de Archivos, posee un conjunto de normas
que le permiten desarrollar sus procesos técnicos diferenciados de los
demás sistemas administrativos de la organización, por ello tiene dicha
categoría de ser un sistema, con nivel y equivalencia de los demás
sistemas.
Por donde empezar
Las Ciencias Administrativas nos definen que las actividades o funciones
esenciales de toda organización se basa en el planificar, organizar, dirigir,
coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades, lo que haremos en
esta exposición en desarrollar toda la secuencia de dichos postulados, para
hacer más coherente los aspectos administrativos y legales del sistema de
archivos.
PLANEAMIENTO DE LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA
PROGRAMA DE CONTROL DOCUMENTAL
El Programa de Control Documental está normado por la Resolución
Jefatural Nº 073-85-AGN-J, con la norma SNA.04, sobre la selección
Documental, definiéndolo como un instrumento que establece los plazos
de retención para la transferencia y eliminación de las series
documentales.
El Programa va a garantiza la conservación de los documentos
permanentes y la eliminación de aquellos que se consideran innecesario
después de haber cumplido su vida útil, que al darse su término serán
eliminados, previa autorización del Archivo General de la Nación y para lo
cual requiere de ser evaluados por la Comisión de Evaluación
Documental.
Las Series Documentales, es el conjunto de documentos que tienen
características comunes identificables, siendo generados en las unidades
orgánicas, archivados correlativamente y de acuerdo a un orden
cronológico, como por ejemplo los oficios, memorandos, resoluciones,
etc.
La Tabla de Retención Documental, es un instrumento que nos permite
establecer los periodos donde deben permanecer los documentos en cada
archivo, es decir en los archivos de gestión, archivos periféricos y en el
Órgano de Administración de archivos, antes de ser eliminados o transferidos
al Archivo General de la Nación.
El Inventario de Transferencia Documental, es un documento por el cual se
informa del traslado de material documental desde los archivos de gestión al
archivo periférico o al órgano de Administración de archivos.
El Inventario de Eliminación Documental, es un instrumento similar
al
• Anterior, pero que se informa al Archivo General de la
Nación, para dar
A conocer al Archivo General de la Nación, el volumen documental a
Eliminar, después de su periodo de vigencia, de acuerdo a la Tabla de Retención
Documental.
El Cronograma de Transferencia Documental, es el instrumento que nos permite
definir anualmente las fechas asignadas a cada unidad orgánica para efectuar
la transferencia de sus documentos existentes, de acuerdo a la tabla de
retención, cuya vigencia ha concluido en sus archivos y deben trasladarse a
los archivos periféricos y/o al OAA.
El Cronograma de Eliminación Documental, es un instrumento que nos permitirá
realizar la selección documental, de aquellos documentos que han concluido
su vigencia en la entidad y por lo cual deben ser eliminados, para lo cual
serán evaluados y solicitar la autorización al Archivo General de la Nación.
EJECUCIÓN DEL PROCESO ARCHIVÍSTICO
SNA 01. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Los procesos archivísticos que veremos a continuación, partiendo de ésta
primera norma de Administración de Archivos, (Resolución Jefatural Nº
073-85-AGN-J, Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos) por la
cual dispone que en cada entidad debe haber un Órgano de Administración
de Archivos, en el MISMO NIVEL de los demás órganos administrativos .
Los órganos administrativos a que se refiere la norma, es a los órganos de
personal, logística y economía o contabilidad, que son parte de la Gerencia
o Dirección de Administración.
Explica además, que en las organizaciones debe haber en cada unidad
orgánica un archivo llamado, archivos de gestión, que son los que generan
la información, documentación, formando las series documentales.
Si el organismo tuviera oficinas descentralizadas o desconcentradas se
formaran los archivos periféricos, como un segundo nivel.
El Órgano de Administración de Archivos (OAA), es el encargado de
normar, planificar, dirigir, coordinar, asesorar y controlar, los procesos
archivísticos del sistema en la entidad, dependiendo funcional y
normativamente del Archivo General de la Nación (AGN).
SNA 02. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
La Organización de Documentos es un proceso por el cual
se van a clasificar y ordenar los documentos generados en
las unidades orgánicas, éste ordenamiento se hará en
orden alfabético, numérico o mixto, que permita conformar
las Series Documentales, como principal elemento y
generador de la secuencialidad del quehacer archivístico.
Organizadas las series documentales en los archivos de
gestión, estos se trasfieren a los archivos periféricos o al
OAA, quienes respetarán la procedencia y orden
establecido.
La organización de los archivos en los órganos de archivos
periféricos y del OAA, mantienen el acervo documental en
las condiciones más óptimas, de acuerdo a las normas de
conservación documental.
SNA 03. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Es el proceso que consiste en identificar, clasificar los
caracteres internos y externos de los documentos a fin de
elaborar los auxiliares descriptivos, el Inventario de
transferencia de Documentos y el Inventario de Eliminación
de Documentos esenciales para el desarrollo de los archivos
institucionales.
El Inventario de Transferencia de Documentos, es un
documento como se ha explicado, de permitir el traslado de
documentos de los archivos de gestión a los archivos
superiores, de acuerdo a su ciclo vital.
De la misma forma, se formula el inventario de Eliminación
Documental, para descongestionar los archivos en la
institución, evitando la saturación, especialmente en los
archivos de gestión.
SNA 04. SELECCIÓN DOCUMENTAL
Es el proceso de identificación, análisis y
evaluación de las series
documentales para elaborar el Programa de
Control Documental,
mediante el cual determinaremos los periodos de
retención
documental, que permitirá la programación de la
transferencia y
de eliminación, a través de la Comisión de
Evaluación
1. documental, quien se encargará de su
formulación y actualización
La Comisión de Evaluación Documental, será
conformada por el
Ejecutivo de más alta jerarquía, quien la dirige, el
asesor legal y el
Jefe del OAA, quien fungirá de Secretario.
Esta importante labor del CED, permitirá cumplir
con las normas
específicas del Programa de Control Documental.
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Este importante proceso, nos obliga a la más alta responsabilidad del sistema
de archivos, por cuanto la preservación y conservación, son las actividades
esenciales del sistema, al tener que preservar en las mejores condiciones el
soporte de los documentos, así como su propio texto.
La conservación de las series documentales, permitirá determinar sus propios
valores, sean administrativos, jurídico, económico, científico, histórico, cultural
e informativo, para estudios, consultas, e investigación científica.
La Conservación se realiza en los archivos, los que contarán con locales de
material noble, buena ventilación e iluminación, durante las 24 horas y 365
días al año, con anaqueles metálicos, espacios suficientes para la movilización
de materiales, escaleras de no más de 06 peldaños, evitando cables y líneas
eléctricas al descubierto, depósitos de combustibles, ceras y otros productos
inflamables, debe contar con extintores en condiciones operativas, evitar tener
en los ambientes internos, servicios higiénicos, caños y otros que trasmitan
humedad, generadoras de hongos, bacterias, parásitos y proliferación de
insectos nocivos para los materiales archivados y las personas que laboran en
dichos ambientes.
Estas acciones permitirán mantener la integridad física del documento en su
soporte y texto, mantener en óptimas condiciones el Patrimonio Documental
de la Entidad, que no más que el Patrimonio Documental de la Nación.
