ACTAS
SENA
GESTION ADMINISTRATIVA
ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación pacifica. Son documentos
que adquieren un valor administrativo, legal jurídico e histórico desde el momento de
su creación.
¿PARA QUÉ SE UTILIZA EL ACTA?
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o
situación especifica. Expresan lo tratado en una reunión o situación especifica. Son
documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el
momento de su creación. De acuerdo con su importancia y de acuerdo con la
legislación vigente cada organización en algunos casos debe registrar o presentar ante
la entidad competente; en este caso dicha acta debe elaborarse con papel
membretado.
CARACTERÍSTICAS Y REDACCIÓN DE UN ACTA
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la
reunión es ordinario o extraordinario
Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir
detalles intrascendentes.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por
solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a
favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los
resultados y los nombres completos.
Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunión o junta.
Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad, deberá figurar el
nombre de ésta.
Nombre y apellidos de todos los convocados, indicando quienes han asistido
y quiénes no.
CLASES DE UN ACTAS
Actas de comités
Actas de consejos y consejo municipal
Actas de entrega
Actas de junta directiva
Actas de asambleas
Actas de reuniones administrativas
Actas de levantamiento de cadáveres
Actas de baja de inventarios
Actas de eliminación de documentos
• Actas de sociedades
Actas de baja de inventarios
ENUMERE Y DESCRIBA LAS PARTES DE UN ACTA
Titulo
El titulo esta conformado por el nombre del grupo que se
reúne. Se ubica centrado a una o dos interlineas libres de
margen superior.
Denominación del documento y numero
A una o dos interlineas libres se ubica la palabra acta, en
mayúscula sostenida, centrada y a continuación el
numero consecutivo que le corresponda.
Ejemplo: ACTA 001
Se suprime el signo (#) o la abreviatura (No.)
Encabezamiento
Encabezamiento El encabezamiento esta conformado
por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e
invitados, en mayúscula sostenida.
Lugar de origen y fecha de reunión
Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlineas libres de la denominación del documento,
se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) al frente se
anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha
Ejemplo FECHA: Bogotá D.C 15 de mayo de 2009
Hora
Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en
mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) al frente se escribe la hora de inicio y de
finalización de la reunión.
Ejemplo: De las 9:00 horas a las 16:00 horas
Lugar
Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayúscula
sostenida y seguida de dos puntos (:) al frente se escribe el sitio de la reunión.
Ejemplo: Hotel El Barón, Salón Diamante
