Generalidades de la auditoría
Las auditorías tienen como propósito evidenciar la
eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la
gestión de los distintos procesos, actividades, planes,
proyectos, operaciones y demás resultados de las
entidades para lograr su mejora continua,
promoviendo el ejercicio de autocontrol y
autoevaluación
Actores en el proceso de •Cliente: ser la Alta Dirección, el representante
de la Alta Dirección, las oficinas de Control
auditoría Interno
•Auditado: Toda la organización es susceptible
de ser auditada
•Auditor: es la persona de la organización con
la competencia para llevar a cabo una auditoría
Objetivos de la Determinar la conformidad o no de cada uno de los elementos del SGI con los
requisitos observados.
auditoria
Determinar la eficacia del SGI implantado, para alcanzar los objetivos.
Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su proceso.
Facilitar la certificación del SGI del organismo auditado en un registro externo.
Recomendar a la Alta Dirección la implementación de planes de mejora
necesarias para hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios.
PREPARACIÓN DE LA
AUDITORÍA
•Para llevar a cabo una buena auditoría, la preparación
es de suma importancia. Esta preparación consiste en
una serie de elementos, como:
• Determinación del alcance de la auditoria.
• Estudio de los documentos importantes.
• Acordar el itinerario o programa de auditoría.
• Preparación de listas de verificación o cuestionario
EJECUCIÓN DE LA Los responsables de la gestión del programa de
auditoría deben:
AUDITORÍA
•Establecer los objetivos y la extensión del
programa de auditoría.
•Establecer las responsabilidades, los recursos
y los procedimientos.
• Asegurarse de la implementación del
programa de auditoría.
• Controlar, revisar y mejorar el programa de
auditoría.
Elaboración del
plan de auditoría
Para dar cumplimiento al · Elaboración del Plan de
programa de auditoría, los Auditoría. El líder del equipo cumplir el objetivo acordado
integrantes del equipo auditor auditor debe preparar un plan previamente respecto a la
procederán de la siguiente de auditoría que proporcione realización de esta.
manera: la base para
· Definir el alcance de la · Comunicar el Plan de
y preparar los documentos de
auditoría: Es describir la Auditoría. El líder del equipo
trabajo que sean necesarios
extensión y los límites de la auditor debe comunicar al
como referencia y registro del
auditoría, tales como auditado el correspondiente
desarrollo de la auditoría.
ubicación, unidades de la Plan de Auditoria
· Preparar la Lista de
organización, actividades y Verificación. Los miembros con la antelación suficiente
procesos a ser auditados, así del equipo auditor deben para que, tanto el auditado
como el periodo de tiempo revisar la información como su equipo de trabajo,
cubierto por la auditoría. pertinente a las tareas estén a entera disposición
asignadas
· Solicitar la documentación
debe ser revisada para
necesaria. Antes de desarrollar
determinar la conformidad del
las actividades de la auditoría
sistema con los criterios de
in-situ, la documentación del
auditoría.
auditado
Desarrollo de la
auditoría
1. Reunión inicial
Se debe realizar una reunión de apertura con los responsables de
los procesos a auditar, la cual
tiene el propósito de:
• Confirmar el Plan de Auditoría.
• Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las
actividades de auditoría.
• Presentar el equipo auditor.
• Establecer los canales de comunicación.
• Proporcionar al auditado la oportunidad de hacer preguntas.
2. Recogida de evidencias
Es necesario tener en cuenta apropiado, la información auditoría, incluyendo la actividades y procesos. Solo de la auditoría, la cual debe
que debe recopilarse y pertinente para los objetivos, información relacionada con la información que es ser registrada.
verificarse, mediante un el alcance y los criterios de la las interrelaciones entre verificable puede constituir
muestreo funciones, evidencia
3. Análisis de Hallazgos de la La evidencia de auditoría debe ser evaluada
con respecto a los criterios de auditoría para
auditoría poder generar los hallazgos, los cuales pueden
indicar tanto conformidad como no
conformidad con los criterios. De igual manera,
cuando los objetivos de la auditoría así lo
especifiquen, los hallazgos pueden identificar
una oportunidad de mejora.
El equipo auditor, antes de la reunión
de cierre de auditoría, debe reunirse
para:
•Analizar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información
recolectada. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no
conformidad con los criterios de la auditoría y/o identificar una
oportunidad de mejora.
•Acordar las conclusiones de la auditoría.
• Formular las recomendaciones pertinentes.
•Registrar las no conformidades evidenciadas en el formato
denominado “Solicitud de Acción Correctiva”.
•Hacer otras observaciones y exponer oportunidades de mejora,
caso en el cual se puede pedir un plan de mejoramiento.
4. Reunión de Cierre de
auditoría
El equipo auditor llevará a cabo la reunión de
cierre con los funcionarios que atendieron la
auditoría y el responsable del proceso auditado.
En dicho encuentro se ratifican los siguientes
aspectos:
•Objeto de la auditoría.
•Presentación del informe de auditoría.
•Conclusiones.
INFORME DE LA
AUDITORÍA
• El informe tiene por objeto
• Es responsabilidad del auditor exponer los hechos, analizar las
líder y el equipo auditor. causas y recomendar acciones
correctoras.
• Debe contener: objetivo y
alcance de la auditoría,
• En caso de duda sobre alguna
observaciones de No
situación auditada, es necesario
Conformidad, capacidad del SGI
aclararla antes de presentar el
para alcanzar los objetivos
informe.
definidos, lista de distribución del
informe.
En el desarrollo de la auditoría es necesario que tanto el líder como su equipo auditor
adopten comportamientos para planear y ejecutar actividades que hagan exitoso el
proceso. Con tal objetivo se recomienda tener en cuenta lo siguiente:
Evitar llegar sin previo aviso a realizar la auditoría.
No emitir opiniones, basar sus apreciaciones solo los hechos y datos soportados, no
tener en cuenta rumores, suposiciones o situaciones que no se encuentren
debidamente registradas.
Ser claros en las explicaciones, el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al
interlocutor.
Motivar a la mejora de las No Conformidades.
Hacer preguntas consistentes con el alcance y que permitan analizar la situación
