PRESUPUESTACION

Msc. Diego Herrera

 El proceso administrativo
Las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad son las
operaciones de planificación y control.
En los negocios, en el gobierno y en la mayoría de otras actividades de
grupo, se emplea en forma generalizada un sistema de planificación y
control (denominado también presupuestación administrativa)
El propósito es ofrecer una visión panorámica del proceso administrativo y
establecer dicho proceso, junto con la estructura organizacional de la
entidad, como la base para un eficaz sistema de planificación y control.
PRESUPUESTACION

• Planificación y control integral de utilidades

• Presupuestación en los negocios,
• Presupuestación de la dirección (o gerencial) y
presupuestos.
• Planificación y control integral de utilidades
 EL PAPEL DE LA ADMINISTRACIÓN

El éxito de la empresa se mide en términos del logro de sus metas.

La administración puede definirse como el proceso de fijar las metas de la

entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas
mediante el empleo eficiente de los recursos humanos, los materiales y el
capital.

El proceso administrativo es una serie de actividades independientes

utilizadas por la administración de una organización para el desempeño de
las siguientes funciones a su cargo: planificar, organizar, suministrar el
personal y controlar.
Orientación hacia las metas

Tanto las empresas mercantiles como las no mercantiles deben tener objetivos y metas.
En las organizaciones mercantiles, las orientaciones primordiales a las metas son:
1) el rendimiento sobre la inversión y
2) la contribución a la mejoría económica y social de un medio ambiente .

En igual forma, las empresas no mercantiles tienen objetivos específicos, como el cumplimiento de
una misión dada, dentro de limitaciones especificadas de costos.
Las responsabilidades de la administración por la especificación y la articulación de metas y objetivos
son, por lo tanto, fundamentalmente idénticas tanto en las empresas mercantiles como en las no
mercantiles.
 Orientación hacia la gente

El éxito de una empresa mercantil u otra organización depende de la gente

relacionada con la misma, incluyendo tanto a los administradores como a
los demás empleados, ya que todas estas personas se encuentran
comprometidas de manera importante en el logro de los objetivos de la
empresa.

Así pues, la “gente” constituye la parte más crítica de la administración no la

tierra, los edificios, el equipo o los materiales.
Desarrollar un personal eficaz, crear un ambiente auténtico de trabajo y
motivar positivamente a la gente determina, en gran medida, el éxito de la
mayoría de las empresas
 LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planificación es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para
lograrlos. Comprende:
a) establecer los objetivos de la empresa,
b) desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el cual han de cumplirse,
c) elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos,
d) iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones y
e) replatear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes

Organizar es el proceso mediante el cual se relacionan los empleados y sus labores para cumplir los objetivos
de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales
del grupo. Organizar implica también establecer autoridad directiva.
 continuación

Suministrar el personal y administrar los recursos humanos es el proceso de asegurar

que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los
objetivos de la empresa. La eficaz dotación de personal y la administración de recursos
humanos implica también el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los
empleados se sientan satisfechos.

Dirigir y motivar es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel, superiores,
subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar voluntaria y
armónicamente en el logro de los objetivos de la empresa (a este proceso también se le
conoce como dirigir o actuar).

Controlar es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos de la

empresa. Implica: a) establecer metas y normas, b) comparar el desempeño medido contra
las metas y normas establecidas, y c) reforzar los aciertos y corregir las fallas.
•
 PROCESO ADMINISTRATIVO

1.
PLANEAR

Retroalimentación

5. 2.
CONTROLAR ORGANIZAR

4. 3.

DIRECCIÓN E DOTAR EL PERSONAL Y

INFLUENCIA ADMON. DE
INTERPERSONAL RECURSOS HUMANOS
 PLANIFICACIÓN DIRECTIVA

La planificación es la primera función de la administración, la misma se lleva a cabo de manera continua porque el
transcurso del tiempo exige tanto la planificación como el desarrollo de nuevos planes.
Además, la retroalimentación continua a menudo requiere de acciones planificadas recientemente para:
a) corregir las deficiencias observadas en el desempeño,
b) hacer frente a sucesos imprevistos de naturaleza desfavorable y
c) aprovechar los nuevos adelantos.
La planificación directiva es un proceso que comprende las siguientes cinco fases:
1) establecer objetivos y metas empresariales,
2) desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el que opera la entidad,
3) tomar decisiones respecto a los cursos de acción,
4) emprender acciones que tiendan a activar los planes y
5) evaluar la retroalimentación del desempeño para la replanificación.
El proceso de toma de decisiones

• La toma de decisiones entraña un compromiso o resolución de hacer, dejar de hacer algo, o de adoptar o
rechazar una actitud.
• Una sana toma de decisiones requiere creatividad y confianza. Se ve cercada por el riesgo, la incertidumbre,
la crítica y la conjetura. Es importante comprender que no hacer nada respecto a un asunto o a un problema
es, en sí y por sí, una decisión
 Proceso de toma de decisiones

Paso1 Reconocer un problema —Existe un problema, necesita hacerse una elección o hay un obstáculo
para alcanzar una meta empresarial.
Paso 2 Identificar alternativas —Se hace un esfuerzo sistemático por identificar las opciones
disponibles. Por lo general, existe un número limitado de alternativas, restringidas, además, por el
tiempo y los recursos monetarios.
Paso 3 Especificar las fuentes de incertidumbre —Se efectúa un análisis cuidadoso de los posibles
sucesos que puedan ocurrir. Hasta donde es posible, quizá existan probabilidades o posibilidades
asociadas con estos sucesos.
Paso 4 Escoger un criterio —Se elige el criterio conforme al cual se evaluarán las alternativas.
Pueden escogerse criterios tales como la utilidad, el margen global de contribución, la tasa de
rendimiento o el valor actual neto.
 continuación

Paso 5 Considerar preferencias de riesgo —Se toma en consideración el punto hasta el cual la dirección
está dispuesta a elegir una alternativa riesgosa. De manera equivalente, la dirección considera la
proporción entre el riesgo y el rendimiento. ¿Qué mayor rendimiento es necesario que brinde una
alternativa riesgosa para que pue- da justificar su riesgo inherente?
Paso 6 Evaluar alternativas —A la luz del menú de opciones en el paso 2, las fuentes de incertidumbre
identificadas en el paso 3, el criterio establecido en el paso 4 y las preferencias de riesgo precisadas en el
paso 5 determinan el resultado final aso- ciado con cada alternativa.
Paso 7 Elegir la mejor alternativa —la evaluación de alternativas en el paso 6, junto con una cuidadosa
consideración de los objetivos y las metas de la empresa, tiene como resultado la elección de una
alternativa
Paso 8 Implantar el curso de acción seleccionado —Se implantan las acciones aprobadas para iniciar la
alternativa escogida. Ninguna decisión eficaz será posible a menos que se lleven a cabo acciones eficaces
que la hagan realidad
Organizar

La actividad de organización depende de los planes de la empresa. Consiste en:

a) la subdivisión de una empresa en unidades de trabajo manejables (es decir, divisiones y departamentos),
b) la asignación o delegación de responsabilidades administrativas y
c) la definición del lugar de las decisiones.

Normalmente, a esto se le denomina organizar o desarrollar una estructura organizacional. organización

 CONTROL ADMINISTRATIVO

Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las actividades periódicas de un negocio
y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes fases:

• Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas planificadas.

• Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los resultados planificados y
cualquier diferencia entre ambos (v.g., las variaciones por encima o por debajo de los resultados
planificados).
• Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes de las
variaciones.
• Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier deficiencias y aprender de los éxitos.
• Hacer una selección (acción correctiva) del menú de alternativas y ponerla en práctica.
• Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección; continuar con la alimentación
adelantada para efectos de replanificación.
 Los fundamentos de la planificación
y control de utilidades
o Un proceso administrativo que comprende planificar, organizar, proveer el personal, dirigir y controlar
o Un compromiso de la alta administración de promover la eficaz participación por todos los niveles en la entidad
o Una estructura de organización que claramente especifique las asignaciones de la autoridad y la
responsabilidad a todos los niveles de la organización.
o Un proceso de planificación por parte de la alta administración,
o Un proceso de control administrativo,
o Una continua y congruente coordinación de todas las funciones de la administración.
o En forma continua, alimentación adelantada, retroalimentación, seguimiento y replanificación a través de
canales de comunicación definidos (tanto en sentido descendente como ascendente).
o Un plan estratégico de utilidades (de largo alcance).
o Un plan táctico de utilidades (de corto plazo).
o Un sistema de contabilidad por áreas (o centros) de responsabilidad.
o Un uso continuo del principio de excepción.
o Un programa de administración del comportamiento.
 Impacto de los presupuestos sobre el comportamiento de la gente

Ha habido pruebas sustanciales que sugieren que los supervisores a menudo suponen que los presupuestos pueden
utilizarse como instrumentos efectivos de presión para incrementar la productividad.

Un efecto es que los empleados, tal vez inconscientemente, procuran no excederse en el cumplimiento del
presupuesto con el fin de disminuir la probabilidad de que el nivel de desempeño presupuestado, en el fondo, sea
fijado aún más alto.

Además, los empleados reaccionan con frecuencia ante la presión presupuestaria poniéndose nerviosos, mostrándose
resentidos y suspicaces de cualquier nuevo movimiento que haga la administración para incrementar la productividad.

Otra reacción común de la gente ante la presión presupuestaria es crear grupos informales, los cuales por lo general
se desarrollan paulatinamente conforme los empleados se dan cuenta de que otros también sienten la presión
presupuestaria y que ésta puede aliviarse un poco comentándola con otros empleados del grupo.

En ciertas situaciones, tales grupos se hacen muy cohesivos y sirven como trampolín para presentar quejas a la alta
administración sobre un sinnúmero de problemas.
 Holguras (“acolchonamiento”) del presupuesto: Un problema de comportamiento

La participación en el desarrollo de un plan de utilidades puede tener como resultado intentos in- geniosos (y a
menudo obvios) por “acolchonar” el presupuesto. A continuación se listan algunas opiniones típicas que
ayudan a explicar por qué existe el acolchonamiento (u holguras) en el pre- supuesto:
• Las estimaciones del presupuesto de ventas están sub expresadas “para protegernos y, ciertamente, no puede
criticársenos el que nos excedamos en el presupuesto de ventas”.

• Sobreestimar los gastos “para que así tengamos mucho dinero y el gastar menos de lo presupuestado sea
bien visto por la administración”.

• Solicitar más efectivo del que se necesita “con el fin de que no tengamos que pedir más y, si devolvemos
algo, se verá bien”.
 ESTABLECIMIENTO DE LA BASE PARA LA PCU

Los pasos que debe efectuar una empresa para establecer una base sólida sobre la cual iniciar un programa de
planificación y control de utilidades.
1. Debe haber compromisos por parte de la administración general con el concepto fundamental de la pla- nificación y
control de utilidades y una comprensión perfeccionada de sus repercusiones y operaciones.
2. Las características de la empresa y el medio ambiente en el que opera (incluyendo las variables controlables y las
no controlables) deben identificarse y evaluarse de modo que puedan tomarse las decisiones pertinentes acerca de
los rasgos distintivos de un programa de planificación y control que fuera eficaz y práctico.
3. Debe haber una evaluación de la estructura organizacional y de la asignación de responsabilidades di- rectivas, así
como la implantación de los cambios que se consideren procedentes para la planificación y el control eficaces.
4. También debe haber una evaluación y reorganización del sistema de contabilidad para asegurar que éste se
amolde a las responsabilidades organizacionales (contabilidad por áreas o centros de responsabilidad) a fin de que
pueda proporcionar datos particularmente útiles para los propósitos de la planificación y el control.
5. Debe determinarse la política acerca de las dimensiones de tiempo que habrán de emplearse para los efectos de la
planificación y el control de utilidades.
6. Debe desarrollarse un programa de educación presupuestaria para informar a la administración, en todos los
niveles, sobre: a) el propósito del programa; b) la manera en la que funcionará, incluyendo las políticas y directrices
básicas de la alta dirección para su administración; c) la responsabilidad de cada nivel de la administración en el
programa, y d) las formas en que el programa puede facilitar el desempeño de las funciones de cada gerente.
•
La mayor parte de los hogares encuestados no
manejan una Planificación o un Presupuesto de
Gastos.
Unas de las creencias acerca del Presupuesto es
que solo debe ser utilizado por profesionales, y
que es aplicable únicamente en las empresas.
 Escasez de recursos
Aumento de las necesidades
Necesidad de crecimiento y continuidad

Como estirar el dinero hasta cubrir todas

las necesidades de las familias?
 Una pregunta interesante:
¿Qué sucedería con una familia que hoy sobrevive con
un sueldo mínimo si sus ingresos aumentaran
veces más en los meses posteriores?
Paso 1: PLANIFICAR

Paso 2: ORGANIZAR

Paso 3: EJECUTAR

Paso 4: CONTROLAR
 Qué significa administrar....
Planificar Definir...los objetivos familiares y como lograrlos
Organizar Buscando lograr juntos las metas familiares

Ejecutar Realizar y respetar lo planificado

Controlar Verificar los resultados....que se debe cambiar

Para......
Lograr los objetivos estipulados

A través de.....
un aprovechamiento óptimo y eficiente de los recursos
disponibles
LA ADMINISTRACIÓN EFICÁZ EMPIEZA
CON EL ESTABLECIMIENTO DE METAS

Re
a lis
tas

Medibles
METAS
DE LA
FAMILIA
icas
ct
P rá

“Un punto importante es saber su norte,

hacia donde va”
 QUE?

COMO?

CUANDO?

CON QUIEN?

La respuestas a estas preguntas básicas

ayudan a solucionar cualquier problema.
Qué hacer....?
1 Escribir sus metas, sus objetivos.
2 Describir sus metas
3 Enumerarlos y clasificarlos según el orden de prioridad
Puede habilitar una pequeña Agenda Familiar donde se
compile las metas y objetivos como familia.

Muy importante:
La comunicación y la información.
No olvide ponerla a la vista para todos !!!!
Qué metas financieras tenemos para la
familia?
Mirar el horizonte de tiempo

A Corto plazo:
Si tiene deudas lo prioritario es reducir las deudas
pequeñas
Qué gastos recortar?

A Largo plazo:
Cómo quiere ver a su familia de aquí a 5, 10, 20 años?
Quiere tener casa propia?
Cómo hacer....?
Apele a su creatividad
A Corto plazo:
Cómo reducir las deudas?
Cómo generar un excedente?
 Podría realizar algunos trabajos extras.

A Largo plazo:
 Ahorrar un monto mensual
Tener visión optimista de un futuro de vida abundante.
 Cuándo hacerlo....?
Puede ser

 Una vez al año.

 Cada seis meses
 Cada mes

Con quien hacerlo....?

Con el cónyuge
Con la familia
 PRESUPUESTO CÁLCULO
Es una una lista ordenada de todos los ingresos que se percibirán
en un período determinado, y la manera en que estos podrán ser
distribuidos o asignados a los gastos durante ese periodo.

Consejos relacionados con el Presupuesto

 Nunca compre algo que no esté presupuestado, sobre
todo cuando no fuere muy necesario o implique la
inversión de una suma importante de dinero.

 La Disciplina en sus finanzas, el respeto a las partidas presupuestadas es muy

importante.

 Usted puede tener las mejores metas para el bienestar de su familia pero si no
respeta lo que dice su presupuesto familiar, muy pronto esas metas serán meras
ilusiones . Trabaje para que sea una realidad.
UTILIDAD DEL PRESUPUESTO
El presupuesto requiere Disciplina

La mayoría de los hogares

Gastan más de lo que Gana...

El presupuesto ayuda a

Organizar los gastos !!!

El presupuesto

Facilita el ahorro !!!

Un modelo sencillo
de Presupuesto
INGRESOS DEL HOGAR: GASTOS DE LA CASA:
-Contribuciones
-Sueldo del mes:
-Otros ingresos: -Alimentos
-Vestimenta:
-Manten./repar.-vivienda
-Servicios Básicos
-Salud
-Higiene:
-Transporte:
-Deudas:
-Ahorro:
-Entretenimiento:
-Otros gastos:
GASTOS DEL MES:
TOTAL DINERO
DISPONIBLE:
¿Qué es un presupuesto
y para qué sirve?
Es la representación monetaria de un plan de acción
dirigido a cumplir una meta prevista que debe
cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada
centro de responsabilidad de la organización
BIBLIOGRAFÍA

WELSCH, GLENN A. y Cols.

Presupuestos Planificación y control
PEARSON EDUCACIÓN, México, 2005 ISBN: 970-26-0551-2
Materia: Finanzas
Formato: 18.5 ´ 25.5 Páginas: 496