CAPACITACIÓN TRANSFERENCIAS

PRIMARIAS
COORDINACIÓN GENERAL DE ARCHIVOS
16 DE FEBRERO DEL 2024
Conceptos
¿ Qué es una Transferencia?
Es el traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de
tramite a uno de concentración (Transferencia Primaria) y de expedientes que deben conservarse
de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (Transferencia
Secundaria).
¿Por qué se hace una Transferencia?
Nacional Financiera, S.N.C. como sujeto obligado de la Administración Pública Federal, a través de la
Coordinación General de Archivos a partir del año 2007 realiza de manera anual el Programa de
Transferencias Primarias, a la fecha se han llevado a cabo 17 Programas en cumplimiento de lo
siguiente:

Ley Federal de
Transparencia y
Programa Anual
Acceso a la Ley Federal de Ley General de
de Desarrollo
Información Archivos Archivos
Archivístico
Pública (23/01/2012) (15/06/2019)
(PADA)
Gubernamental
(12/06/2003)

Se encuentra publicado en el portal de

Entre el periodo 2003 a 2018 se tienen
Nafin, en el cual se indica todos los
varias reformas, así como la expedición de
Programas y/ actividades que realizará la
Reglamentos y Lineamientos.
Coordinación General de Archivos
¿Cómo se han realizado?
Las Transferencias Primarias que resguarda el Archivo de Concentración, presentan dos
características:

I. Del año 2007 al primer semestre del año 2010 las Transferencia Primarias se realizaron sin un
sistema aplicativo, y la generación de caratulas y etiquetas archivísticas se realizaba a través de
la migración de tablas de excel a Access.

II. A partir del segundo semestre del año 2010 a la actualidad, se utiliza el Sistema Integral de
Archivos SIARCH a través del cual se administra el ciclo vital del expediente.
¿Cómo debe estar un Expediente?
Un expediente de Transferencia Primaria debe: ¿qué pasa si
los
 Estar cerrado en el Sistema Integral de Archivos (SIARCH). expedientes
no están
así?
 Tener carátula y etiqueta archivística actualizada.
 Estar Integrado y completo conforme a los procesos establecidos por cada área.
 No tener fojas sueltas, ni en contraportadas.
 Estar libres de grapas y clips.
 No exceder de 500 fojas.
 Tener guardas en buen estado.
La Unidad
 Tener en porta documentos USB, CD, DVD o cualquier medio electrónico. Administrativa esta
incurriendo en malas
practicas archivísticas
Ciclo vital del Expediente
Todo expediente debe pasar por su ciclo vital
cActividades que realiza Archivo de Trámite
Identificar en
SIARCH Recibir y cotejar Actualizar en
Foliar expedientes
expedientes con expedientes, SIARCH numero
físico y/o digital
estatus vencido en legajos y cajas. de hojas y legajos
trámite

Asignar en
Generar caratulas, Solicitar la Cotejar el
SIARCH número
etiquetas y notas digitalización del expediente físico
de transferencia y
archivísticas expediente contra el digital
número de caja

Archivo de
Gestionar el Concentración
Entregar al Archivo
traslado al Archivo recibe, coteja,
de Concentración
de Concentración formaliza y
resguarda
Archivo de Trámite Central
Se refiere a la administración de los expedientes que se encuentran bajo custodia y resguardo de la
Coordinación General de Archivos, por lo que las Unidades Administrativas solicitan el ingreso de los
expedientes a este archivo, derivado del alto volumen o por tratarse de expedientes cerrados que
cumplen con su vigencia documental.

vigencia documental periodo

durante el cual un documento de Plazo de Conservación
archivo mantiene sus valores periodo de guarda de la
administrativos, legales, fiscales documentación en los archivos
o contables. de trámite y concentración.
Estatus del expediente en Archivo deTrámite
¿ Cómo diferenciar un expediente no vigente y uno vigente?
Un expediente se cierra
Expediente no Expediente cuando se concluye
con el asunto o trámite
vigente vigente

Expediente con fecha

de cierre, la cual Expediente que no
registra en SIARCH la tiene fecha de cierre
Unidad Administrativa

La Unidad
Cumplió con su plazo
Administrativa puede
de conservación en
integrar documentos
Archivo de Trámite
porque el asunto esta
conforme CADIDO
vigente

Solo los expedientes NO

Su estatus en
SIARCH indica
Su estatus en
SIARCH indica
VIGENTES son para
vencido en trámite archivo de trámite Transferencia Primaria
Archivo de Concentración
Cuando una Transferencia Primaria llega al Archivo de Concentración se realizan las siguientes actividades:
 Se validan y cotejan los expedientes, legajos, cajas en físico y contra el SIARCH.
 Se revisa el Acta e Inventario de Transferencia Primaria, previo a su impresión definitiva para firma.
 Se firman las bitácoras de cotejo.
 Se recibe Acta e Inventario de Transferencia Primaria firmado.
 Se recibe Transferencia Primaria en SIARCH.
 Se firma y sella Inventario de Transferencia Primaria.
 Se actualiza mapa topográfico.
 Se actualiza Calendario de Caducidades.
 Se resguardan los expedientes hasta que cumplan con su plazo de conservación.
 Se atiende solicitudes de préstamo y consulta de expedientes.
 Se realiza el proceso de valoración documental.
 Se gestiona el destino final de los expeidentes.
Estatus del expediente en Archivo de
Concentración
¿ Cómo diferenciar un expediente no vigente y uno vigente?
Cuando un expediente ya cumplió su
Expediente no Expediente plazo de conservación en archivo de
vigente vigente concentración pasa a su etapa para
valoración documental en la cual
se definirá el destino final de la
Ya cumplió con su vigencia Se encuentra cumpliendo su documentación.
documental y plazo de vigencia documental y plazo de
conservación en Archivo de conservación en archivo de
Concentración conforme concentración conforme
CADIDO CADIDO

Su estatus en SIARCH
Su estatus en SIARCH indica
indica vencido en
archivo de concentración
concentración

Su préstamo no es viable y
Sí se puede prestar (enviar) a
solo se puede consultar en
Unidad Administrativa
sitio.
Destino Final
La documentación solo tiene dos destinos, baja documental o transferencia secundaria, y es el
Grupo Interdisciplinario quién autoriza continuar con el trámite ante la Secretaria de Hacienda y
Crédito Público y Archivo General de la Nación.

CGA Baja documental

Jurídico
OIC • Es la destrucción de la documentación, a través de la donación de
Informática la misma a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos
CONALITEG.

Transferencia secundaria
• Es la conservación de manera permanente en un Archivo Histórico.
• Los expedientes deben pasar por un proceso de limpieza, expurgo,
Grupo Interdisciplinario foliado, digitalización y cosido.
debe estar integrado por
7 áreas de la Institución
El Archivo General de la Nación es quién
Dictamina y autoriza en ambos casos.
Conclusión
La Coordinacion General de Archivos con el objetivo de que Nacional Financiera, S.N.C. lleve a cabo
las practicas archivísticas de acuerdo a la normatividad vigente en la materia, se ha dado a la tarea de
elaborar criterios específicos que ayuden al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su
ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta,
valoración documental y conservación.
Actualmente se encuentran publicados en el portal de Nafin los siguientes:
 Criterios Específicos para la Organización, Conservación, Custodia y Baja de los Archivos de
Nacional Financiera, S.N.C.
 Criterios de Foliado de Expedientes de Archivo de Nacional Financiera, S.N.C.
 Criterios de Valoración Documental de Nacional Financiera, S.N.C.