SESIÓN 2: REDACCIÓN DE
DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
Docente: Rómulo Eduardo Pizarro Martell
Temas de la Sesión
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310358
Errores frecuentes en la redacción de documentos
administrativos
Mayúsculas y minúsculas en la redacción de cargos,
profesiones y oficios
Relación de los principales documentos a emplearse
Revisión de documentos administrativos mal redactados
Redacción administrativa: el oficio y la carta. Definición y
estructura
Temas de la Sesión
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Modelos a emplearse.
Redacción administrativa: informe ordinario, extraordinario y
técnico. Definición y estructura.
El memorando. Definición y estructura
Redacción en las redes sociales al interior de las instituciones del
sector público: correo electrónico y WhatsApp. Definición,
estructura y principales recomendaciones.
Errores frecuentes en la
redacción de documentos
administrativos
La fluidez de la comunicación en una empresa se encuentra determinada por
la expresión oral y escrita de todo el grupo de trabajo, su efectividad incide
ampliamente en la productividad de la organización.
En el caso de la expresión escrita, los diferentes documentos que se manejan
en dicho contexto exigen ser redactados de manera clara, sencilla y concisa,
cuando no es así se da lugar a confusiones y a acciones ejecutadas de manera
inadecuada. Los errores comunes en la redacción de textos empresariales
suelen ser el producto de una mala puntuación y de la poca claridad al
expresar las ideas.
Un documento mal redactado genera poca confianza y puede afectar la
aceptación de una idea. Es importante evitar incurrir en este tipo de errores
para que los textos sean claros y permitan una mayor productividad en las
gestiones internas y externas de la empresa.
Mayúsculas y minúsculas en la
redacción de cargos,
profesiones y oficios
Los nombres de cargos, profesiones o titulaciones se escriben con minúscula
inicial: maestro, catedrática, doctor, ingeniera agrónoma... En caso de citar el
nombre oficial de la titulación, este se escribe con mayúscula: licenciado en
Ciencias de la Información o licenciatura en Ciencias de la Información.
Relación de los principales
documentos a emplearse
Los documentos administrativos son herramientas para constatar una
actuación administrativa determinada y que constan de datos que pueden
servir de pruebas.
¿Qué son los documentos administrativos?
Los documentos administrativos son documentos escritos en el que constan
datos fidedignos, que sirve de prueba o testimonio, o que proporcionan una
información, especialmente de carácter histórico, oficial o legal.
Son el resultado de la actividad administrativa que llevan a cabo los órganos
de la Administración en el ejercicio de las funciones y competencias que le
encomiendan las normas. Se trata de herramientas esenciales en la gestión de
cualquier organización.
Estos documentos son un instrumento de constatación que permite
comprobar el desarrollo de una actuación administrativa pero también un
documento de comunicación, ya que permiten trasladar el contenido de los
actos a otros órganos o unidades de la Administración o a terceros
interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas
jurídicas naturales.
¿Qué tipos de documentos
administrativos existen?
En una empresa u organización se pueden usar diferentes tipos de
documentos administrativos. Aquí hacemos un repaso de los principales:
• Memorandos: Son notas internas utilizadas para comunicar información
o instrucciones dentro de la empresa. Generalmente se usan para la
comunicación entre departamentos o empleados.
• Informes: Son documentos escritos que recopilan y presentan
información detallada sobre un tema o situación específica. Pueden ser
informes de progreso, informes de ventas, financieros, de investigación,
entre otros.
• Cartas: Son documentos escritos para comunicarse con personas externas
a la empresa. Pueden ser formales o informales y se envían a clientes,
proveedores, socios comerciales u otras partes interesadas.
• Contratos: Son documentos legales que establecen acuerdos formales
entre dos o más partes. Los contratos pueden ser de compra, de
arrendamiento, de servicios, de empleo, entre otros.
• Solicitud: Este es un documento que entra en la clasificación de
comunicación oficial, pero a la vez en los de solicitudes. En ellos, los
emisores le pedirán al destinatario que le suministre determinado material
de oficina para completar alguna tarea.
Modelos de Documentos
Memorando:
Informes:
Cartas:
Contratos:
Solicitud:
Revisión de documentos
administrativos mal redactados
Acá se revisaran los documentos de la clase que
se pidieron en la clase pasada
Redacción administrativa: el
oficio y la carta. Definición y
estructura
• El oficio es un documento que emite un organismo oficial, cuyo fin es
comunicar una actuación administrativa relacionada con un
procedimiento.
• La carta es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un
mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por
igual. Hace las veces de acta, con redacción breve y escueta.
El Oficio
La carta
Modelos a emplearse
Podemos decir que los documentos administrativos son aquellos que utiliza
la empresa para llevar un control general de todos los movimientos internos
y externos que realice la compañía. A continuación mencionaremos:
• Documentos administrativos internos
• Documentos administrativos Externos
Documentos administrativos
internos
Proceso administrativos: Se trata de las reglas, políticas y todas las
actividades realizadas por la organización.
Requisición de compras: Generalmente este registro lo lleva a cabo el
departamento de finanzas y organiza toda la documentación de pedidos,
orden de compras, devolución de productos, entre otros.
Informe empresarial: Tiene información de carácter técnico, científico o
comercial de la empresa.
Informe ejecutivo: En este documento se recopilan las informaciones
referentes a los beneficios y costes de un producto en concreto.
Informe general: Este informe se presenta cada año en los que incluyen
ganancias, pérdidas, futuras inversiones, pagos entre otros datos importantes.
Expediente administrativo: Uno de los documentos más importantes en la
administración y la contabilidad de la empresa, debido a que el oficio que se
va a entregar debe tener el nombre de la oficina que elabora el documento,
fecha de inicio y final del documento y firma del departamento.
Documentos administrativos
Externos
Estos documentos se refieren a aquellos que la empresa elabora para ser
mostrados al exterior:
Anuncios: Se refieren a las publicaciones publicitarias en redes sociales, revistas,
periódicos entre otras, con la finalidad de darle publicidad o realizar
reclutamiento de personal.
Invitaciones: Son aquellas tarjetas de invitación para cócteles, fiestas o reuniones
a personas cercanas a la empresa.
Tarjetas comerciales: Son tarjetas elaboradas con la finalidad de promover el
negocio ante otras empresas o personas.
Cartas circulares: Son las notificaciones que se elaboran con la finalidad de dar
a conocer un cambio o algo importante de lo que el personal debe estar al tanto.
Redacción administrativa:
informe ordinario,
extraordinario y técnico.
Definición y estructura.
El informe es un documento por el cual se hace conocer el avance o
culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos
considerados de interés. El informe es un documento que se difunde
solamente dentro de una institución o empresa. Relaciona al subordinado con
su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel.
Partes del Informe
El informe posee las siguientes partes:
1. Lugar y fecha
2. código
3. destinatario
4. asunto
5. texto
6. antefirma
7. firma y posfirma
8. "con copia"
9. pie de página
Clases de Informe
Existen diferentes criterios para clasificar a los informes. Por ejemplo, en la
Policía Nacional del Perú los dividen en administrativos y policiales, en base
al asunto que tratan. Nosotros, tentativamente, los clasificamos en ordinarios,
extraordinarios y técnicos, teniendo en cuenta a las personas que los
emplean, la rigidez que observan en su redacción y la regularidad con la que
se presentan.
INFORME ORDINARIO
El informe ordinario lo usan los que desempeñan cargos para informar a sus
superiores sobre el avance de acciones programadas.
El informe sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque
proporciona información sobre el porcentaje de avances en periodos
determinados y sobre las condiciones en las que se ejecutan dichas acciones.
Además, el informe ordinario constituye un verdadero documento de trabajo,
porque también sirve para formular proyectos, resúmenes, cuadros
estadísticos, comparaciones, etc. Por eso, toda información que suministre
debe ser fría, objetiva e imparcial.
CARACTERÍSTICAS:
a) Es regular y rígido. Regular, porque se remite periódicamente, cada vez
que transcurre el lapso fijado de antemano; y rígido, porque se estructura
bajo determinados lineamientos dados también con anticipación.
b) El informe ordinario puede ser diario, semanal, quincenal, mensual,
bimestral, trimestral o semestral.
d) Por lo general es numerado.
e) La mayoría lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de revisión.
INFORME EXTRAORDINARIO
El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos, los
responsables o miembros de comisiones (tengan o no responsabilidad
directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos
diversos de trabajo.
CARACTERÍSTICAS
a) Es irregular y flexible; es decir, no se fijan periodos estrictos para su
remisión ni normas rígidas para su redacción.
b) Los informes extraordinarios se envían a pedido de la autoridad y/o
cuando es necesario comunicar algún avance o culminación de alguna tarea
encomendada, haya o no petición del superior.
c) Pueden ser numerados o no. La numeración de los informes
extraordinarios es obligatoria solo si el remitente desempeña cargo
administrativo.
d) Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de remisión.
e) No llevan titulo
EL INFORME TÉCNICO
El informe técnico es aquel que informa las acciones que se han ejecutado en
el cumplimiento de la misión encomendada y es usado por los especialistas.
El informe técnico se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad
competente. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de
juicio, orienta las acciones de la autoridad, particularmente en el tratamiento,
esclarecimiento o solución de problemas o hechos delicados que requieren
conocimientos especializados. Es un instrumento valioso para la toma de
decisiones. Es elaborado por uno o más especialistas.
CARACTERÍSTICAS
CARACTERÍSTICAS:
a) En el código lleva "informe técnico" como nombre del documento.
b) Usa obligatoriamente "referencia".
c) Es numerado.
d) El que lo firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura.
El texto del informe técnico puede comprender los siguientes subtítulos:
SUBTITULOS DEL TEXTO
DEL INFORME TÉCNICO
• Introducción: que especifica el motivo o las razones que impulsan a la
redacción del informe.
• Antecedentes: que ofrece una breve historia de cómo de suscitan los actos
o hechos que se estudian.
El memorando. Definición y
estructura
Un memorándum es un escrito que tiene la función de recordarle algo a otra
persona. La mejor forma de saber para qué sirve un memorándum, es
conociendo las aplicaciones que tiene.
Para esto debemos tener claro que un memorándum es para dar un
recordatorio sobre una actividad o tema concreto, concerniente a la persona o
institución a la cual esté dirigido.
Este documento también es conocido como memo aunque puede tener
diferentes aplicaciones según sea utilizado.
En su formato es simple, con una estructura de carta y debe tener el nombre
de la persona a quien está dirigido, fecha y nombre de quien la escribe es
obligado que contenga la palabra memorándum en la parte superior central
de la página; si este documento está relacionado a un expediente (ya sea
privado o público), puede tener un rubro con los datos del mismo, aunque
generalmente estos datos se encuentran en el cuerpo del mensaje.
Existen muchos tipos de memorándum como:
• memorandos de pedidos
• memorándums de felicitaciones
• memorandos de asensos
• memorando de cambio de turno laboral
• memorandos judiciales
• memorándums de peticiones
• memorándum de recordatorios de reuniones etc.
Redacción en las redes sociales
al interior de las instituciones
del sector público: correo
electrónico y WhatsApp.
Definición, estructura y
principales recomendaciones.
Las redes te permiten segmentar tu audiencia y crear anuncios
específicos para cada red que manejes. Y esa es una de las grandes
ventajas de las redes sociales: puedes saber en dónde están tus
seguidores, a qué se dedican, qué les gusta, qué comparten, qué
edades tienen, etc.
La presencia en las redes sociales permite el contacto directo con los
ciudadanos, conocerlos de manera eficaz, comprender sus
necesidades, recopilar la información que ellos transmiten, etc.
Gracias a ello, es posible desarrollar planes de acción y estrategias
que les permitan mejorar sus productos y servicios, valorar sus
comentarios y plasmar los cambios en construir una imagen positiva.
Las empresas del sector público, al igual que las del rubro privado,
necesitan generar recordación, cercanía y confianza.
GRACIAS POR SU
ATENCION
Docente: Rómulo Eduardo Pizarro Martell
