Dirección
Principios de Administración y Economía
Dirección
La dirección, que sigue a la planeación y la organización,
constituye la tercera función administrativa. Definida la
planeación y establecida la organización, sólo resta hacer que las
cosas marchen. Éste es el papel de la dirección: poner a
funcionar la empresa y dinamizarla.
La dirección se relaciona con la acción –cómo poner en
marcha-, y tiene mucho que ver con las personas:
se halla ligada de modo directo
con la actuación sobre los recursos
humanos de la
empresa.
Importancia de la dirección
Las personas deben ser utilizadas en sus cargos y funciones,
entrenadas, guiadas y motivadas para lograr los resultados que se esperan
de ellas. Para que la planeación y la organización puedan ser eficaces,
deben ser dinamizadas y complementadas por la orientación que debe
darse a las personas mediante la comunicación, capacidad
de liderazgo y motivación adecuadas. Para dirigir a los subordinados, el
administrador debe comunicar, liderar y motivar. Dado que no existen
empresas sin personas, la dirección constituye una de las más complejas
funciones administrativas porque implica orientar, ayudar a la ejecución,
comunicar, liderar, motivar, entre otros. La dirección debe incluir dos
aspectos: guiar y motivar el comportamiento de los subordinados,
adecuándolos a los planes y cargos establecidos y comprender los
sentimientos de los subordinados y los problemas que enfrentan cuando
traducen los planes en acciones completas.
Principios de la Dirección
a) De la armonía o coordinación de intereses. La dirección será
eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos
generales de la empresa.
b) Impersonalidad de mando. La autoridad y su ejercicio
(mando) surgen como necesidad de la organización para obtener
ciertos resultados entonces los subordinados como los jefes
deben estar conscientes de que la autoridad que emanan de los
dirigentes surgen como requerimiento para lograr los objetivos y
no de su voluntad o arbitrio.
c) Supervisión directa. Apoyo y comunicación que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución
de los planes de tal manera que se realice con mayo facilidad.
Principios de la Dirección
d) Resolución del conflicto. Indica
que hay que resolver el problema
cuando surge y no más tarde cuando
ocasiones conflictos.
e) De la vía jerárquica. Importancia de respetar los
canales de comunicación establecidos en la organización
formal, de tal manera que al ser emitida una orden se emita a
través e los
canales de autoridad para evitar fugas de autoridad
y responsabilidad, perdidas de tiempo, etc.
f) Aprovechamiento del conflicto. Al surgir un problema que
se antepone al logro de loa objetivos, es necesario buscar
soluciones para tener nuevas estrategias y emprender nuevas
Elementos de la Dirección
1. INTEGRACIÓN
Consiste en ocupar y mantener así los puestos de la
estructura organizacional. Esto se realiza mediante los
requerimientos de fuerza de trabajo, inventario de personas
disponibles y el reclutamiento, selección, contratación
ascensos, evaluación,
planeación de carreras,
compensación y
capacitación o desarrollo
tanto de candidatos como
de los empleados e funciones
a fin de que puedan cumplir
eficaz y eficientemente sus tareas.
Elementos de la Dirección
Proceso de Integración
1. Reclutamiento. Hacer de una
persona extraña un candidato
a ocupar un puesto.
(Reclutamiento Interno y Externo)
2. Selección. Elegir entre los candidatos, al mejor para ocupar un
puesto. Es el proceso mediante el cual las características y
cualidades personales y laborales de un candidato de empleo se
comparan con otras a efecto de elegir de entre ellas la mejor para
cubrir una plaza vacante. (Entrevista de selección, exámenes de
conocimientos, psicológicos, de desempeño y médicos).
Elementos de la Dirección
Proceso de Integración
3. Contratación. Un contrato consiste en la prestación de un trabajo personal
subordinado mediante el pago de un salario, los contratos pueden ser
individuales y colectivos.
4. Inducción. Implica dotar a los nuevos empleados de información
preeliminar sobre la empresa, sus funciones, tareas y su personal.
5. Capacitación. En términos generales, está deriva del
entrenamiento, el cual consiste en prepararse para un esfuerzo físico y
mental, para poder desempeñar una labor. Éste entrenamiento comprende:
- Capacitación. Adquisición de conocimientos, principalmente de
carácter técnico, científico y administrativo.
- Adiestramiento. Proporcionar destreza en una habilidad
adquirida, es casi siempre mediante una práctica más o menos prolongada de
trabajos de carácter muscular o motriz.
- Por otro lado se habla de Desarrollo cuando se considera la
formación de la personalidad del individuo.
2. TOMA DE DECISIONES Elementos de la Dirección
Es la selección de un curso de acción entre varias
alternativas y constituye una parte esencial de la planeación.
Secuencia de eventos realizada por la administración para
resolver problemas gerenciales.
Proceso
a. Definir el problema (Fuentes de información)
b. Analizar el problema (Desglosar los componentes)
c. Evaluar alternativas (Soluciones:
ventajas y desventajas, factibilidad
y recursos)
d. Elegir entre alternativas. Experiencia,
experimentación e investigación.
e. Aplicar la decisión
Elementos de la Dirección
3. COMUNICACIÓN
Es el arte de desarrollar y lograr entendimiento entre las
personas. Es el proceso de intercambiar información y sentimientos
entre dos o más personas, y es esencial para una administración
efectiva.
Elementos del proceso:
- Emisor - Mensaje – Receptor – Canal -Ruido
Tipos.
- Formal. Sigue la cadena de mando de la organización
formal. A su vez la ésta, puede ser: Vertical (ascendente –
descendente), Horizontal y Diagonal.
- Informal. Comúnmente llamada rumor, la utilizan los gerentes
astutos para complementar la comunicación formal.
- Verbal – Escrita
Tipos de comunicación organizacional
Elementos de la Dirección
4. MOTIVACIÓN
Es un término que se aplica a una serie de impulsos,
deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Los motivadores
son cosas que inducen a un individuo a alcanzar un alto
desempeño, éstos pueden ser recompensas o incentivos ya
identificados que intensifican el impulso a satisfacer esos deseos.
Pirámide de las Necesidades
Abraham Maslow
Elementos de la Dirección
5. LIDERAZGO
Es la relación en la cual una persona (el líder) influye en
otras personas para trabajar voluntariamente en tareas
relacionadas para alcanzar los objetivos deseados por el líder
y/o el grupo. Arte o proceso de influir en las personas
para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el
cumplimiento de metas grupales.
TEORÍAS DE LIDERAZGO
a) Teorías de rasgos
b) Teorías del comportamiento
c) Teorías situacionales
Elementos de la Dirección
a) Teorías de rasgos
Las primeras teorías que surgieron se basaron en los
rasgos personales de los líderes.
*Rasgos personales de Edwin Ghiselli
Clasificó los rasgos de la personalidad de un líder en tres
grupos, desde aquellos que son muy importantes hasta lo que
no tiene importancia con el éxito del liderazgo.
Elementos de la Dirección
b)Teorías del comportamiento
Los cuatro sistemas de Rensis Likert
a. Sistema1. Explotador autoritario (temor como
motivo, comunicación descendente, poca interacción, toma de
decisiones por un líder y productividad mediocre).
b. Sistema 2. Benevolente autoritario (dinero como
motivador, mejora la comunicación y productividad regular)
c. Sistema 3. Consultivo (productividad buena, control en
niveles altos, pero se comparte, los objetivos se fijan
después de discutirlos y las decisiones operacionales en niveles
inferiores).
d. Sistema 4. Grupo participativo (fuerzas motivacionales por
ego, toma de decisiones en grupo y fijación de objetivos,
interacción y productividad excelentes).
c) Teorías situacionales Elementos de la Dirección
Liderazgo situacional de Paul Hersey y Keneth Blanchard
Indica que el estilo de liderazgo más efectivo debe variar de acuerdo con el nivel de
madurez de los empleados. Contempla tres aspectos en su teoría:
•
1. Comportamiento de
tarea: Comunicación
unidireccional, qué debe
hacerse, cuándo hacerlo y
cómo desempeñar las
tareas.
2. Comportamiento de
relación. Comunicación
bidireccional y
comportamiento
facilitador.
3. Nivel de madurez: Necesidad de logro, disponibilidad de los subordinados a aceptar
más responsabilidad y educación y/o experiencia de los subordinados en el puesto.
control
La función administrativa de control es la medición y
corrección del desempeño a fin de garantizar que se han
cumplido los objetivos de la empresa y los planeas ideados
para alcanzarlos. Planeación y control están estrechamente
relacionados, sin planes y objetivos, el control es imposible.
En el control se determina qué se está realizando, esto es,
evalúa el desempeño y, si es necesario, aplicar medidas
correctivas de manera que el desempeño tenga
lugar de acuerdo con los planes
Principios del control
a. Equilibrio. A cada grupo de delegación conferido
debe proporcionársele el control correspondiente.
b. De los objetivos. El control existe en función de los
objetivos, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar
los objetivos preestablecidos.
c. De la oportunidad. Para que
control sea eficaz, necesita
ser oportuno, debe aplicarse
antes de que se ejecute el
error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas con anticipación.
Principios del control
d. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones
que se presenten en relación con los planes deben ser
analizadas detalladamente de tal manera que sea posible
conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las
medidas necesarias para evitarlos en el futuro.
e. De excepción. En control debe aplicarse a las
actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir
costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales
funciones estratégicas requerirán control.
f. De la función controladora. La función controladora por
ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya
que se pierde efectividad en el control.
Etapas del control
Establecimiento de estándares
Estándar: Unidad de medida que sirve como modelo, guía o
patrón con base en el cual se efectúa en control, puede medir:
• Rendimiento de beneficios
• Posición de mercado
• Productividad
• Calidad de producto
• Desarrollo de personal
• Evaluación de la actuación.
MEDICIÓN DE RESULTADOS
Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la
aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de
acuerdo con los estándares.
CORRECCIÓN DE DESVIACIONES
La utilidad concreta y tangible del control está en la acción
correctiva para integrar las desviaciones en relación con los
estándares. Mientras mayor sea la diferencia entre el desempeño
real y el deseado, mayor será la necesidad de acción
RETROALIMENTACIÓN
Con relación a los resultados obtenidos, ésta etapa nos va a
permitir alimentar nuevamente al sistema con la información
generada, para iniciar nuevamente nuestro ciclo de
planeación.
Tipos de estándares
a) En cuanto al método
• Estadísticos o históricos. Se elaboran con base a un análisis
de experiencias pasadas ya sea de la misma empresa o
empresas competidoras.
• Fijados por apreciación. Son juicios de valor resultado de
experiencias pasadas del administrador, tales como moral de la
empresa, actitud del personal, etc.
• Técnicamente elaborados. Se fundamentan en un estudio
objetivo y cuantitativo de una situación específica,
por ejemplo: productividad, maquinaria, tiempos y
movimientos, etc.
b) Cuantitativos
• Físicos: unidades de producción, unidades defectuosas, etc.
• Costo: costo de ventas, de producción, de operación, etc.
• Capital: rendimiento, razones financieras, utilización de
activos.
• Ingreso: Ventas, cuentas por cobrar, etc.
• De programas: investigación de mercados, de ventas,
publicidad, etc.
c) Cualitativos
• Evaluación de la actuación
• Curvas de comportamiento
• Perfiles.
Factores que comprende el control:
• Cantidad. Aplica en actividades en las que el
volumen es importante.
• Tiempo. Controla las fechas programadas
• Costo. Indicador de la eficiencia administrativa
• Calidad. Especificaciones del producto
TIPOS DE CONTROL (Control y su periodicidad)
a. Control preeliminar. Es aquel que tiene lugar antes de que
inicien las operaciones, e incluye la creación de políticas,
procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las
actividades planeadas sean ejecutadas con propiedad.
b. Control concurrente. Tiene lugar durante la fase de acción
de ejecutar los planes e incluye la dirección,
vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran.
c. Control de retroalimentación. Se enfoca sobre el uso de la
información de los resultados anteriores para corregir
posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.
Técnicas para el control
• Técnicas para el control
• Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
• Contabilidad
• Auditoria
• Presupuestos
• Reportes, informes
• Formas
• Archivos (memorias de expedientes)
• Computarizados
• Mecanizados
• Gráficas y diagramas
• Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
• Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.
• Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.
• Métodos cuantitativos
• Redes
• Modelos matemáticos
• Investigación de operaciones
• Estadística
• Cálculos probabilísticas
