CURSO MICROSOFT TEAMS

INDICE
1. OFFICE 365
- SUITE APLICACIONES
- VENTAJAS

2. MICROSOFT TEAMS
- ACCESO
- BUENAS PRÁCTICAS (FOTO, -
WEBCAM, ACTIVACION
NOTIFICICACIONES ..)
- PRIMEROS PASOS

3. OTRAS APLICACIONES
- PLANNER
- ONENOTE
- FORMS
- SHAREPOINT
- ...
¿Qué es Office 365? [Link]

Es una colección de aplicaciones que Cobra ha contratado

para favorecer :

• El trabajo colaborativo
• El almacenamiento y compartimentación de archivos
seguros,
• Las comunicaciones internas y externas de la empresa
• En general, para aumentar la eficiencia en el trabajo

Incluye programas clásicos como el Word, Excel o

PowerPoint y otros muchos nuevos, todos disponibles
online y algunos también en local.
¿Qué es Microsoft Teams?
Microsoft Teams, forma parte del paquete office365, y es una plataforma colaborativa donde personas de una
misma organización pueden:

• Organizarse en equipos y desarrollar su trabajo.

• Compartir información (documentos, hojas de cálculo, imágenes…)
• Realizar llamadas o videollamadas, tanto de uno a uno como en grupo pudiendo compartir tu pantalla o
ceder el control de tu pantalla a otra persona en la llamada.
• Elaborar documentación de forma colaborativa y concurrente comentando cualquier cuestión relevante que
queda almacenada sin necesidad de enviar correos electrónicos.
• Incorporarse más tarde a un equipo (o ser invitado) y acceder a todo el histórico de información de ese
equipo.
¿ACCEDER?
VIA WEB ESCRITORIO
Para entrar en Teams debes acceder a la suite de Office 365 de MIrosoft en la url [Link]

y seleccionar el icono Teams.

Deberemos validarnos con nuestra cuenta (usuario, contraseña).

¿CONFIGURACIÓN? AVISOS Y DISPOSITIVOS
Para que esto funcione cuando nos mandan un mensaje o alguien publica algo en
FOTO Y DATOS PERSONALES alguno de los canales, lo más importante es que la información fluya y lo haga rápido. Y
para esto es imprescindible que instalemos la aplicación en todos los dispositivos que
Es importante en las relaciones digitales que la carencia del contacto físico se
cobra nos ofrezca: móviles, tablets, ordenadores…
compense con la facilidad e inmediatez de las interacciones, un mensaje es
instantáneo con un emoticono, completar el perfil con nuestros datos personales para Además tenemos que configurar, sobre todo en los ordenadores, que la aplicación esté
que puedan saber siempre algo más de nosotros y como no, una foto clara y optimista arrancada en segundo plano para que lleguen siempre esos avisos.
nuestra que permita esa conexión visual.
Muy importante también configurar los avisos que en los canales que sean de mayor
Igualmente, siempre que os sea posible es importante utilizar la webcam, al menos al interés y silenciar los que no lo sean para que los avisos no supongan una interrupción o
distracción en nuestro trabajo.
inicio y final de las reuniones para que se produzca ese contacto visual que supla un
poco la distancia.

Hay consejos para esa foto que nos representa, que se te reconozca bien y esté bien
iluminada la cara que sea con un fondo claro o desenfocado, que esté bien iluminada
la cara, o que aparezcas con la ropa que sueles usar para tu trabajo diario. También
sonreír, enseñar esa faceta optimista de tu personalidad. Que no sea muy antigua
sobre todo si has cambiado de aspecto.

Aquí hay un enlace de una web online que te ayuda a generar

una foto quitando el fondo y haciendo de una foto cualquiera
algo más profesional

[Link]
INTERFAZ PRINCIPAL Actividad: Al seleccionar se puede ver mi actividad. Últimos chats, últimas
acciones que he hecho, quien me ha comentado algo, conversaciones que se han
hecho o llamadas perdidas.
Chat: Esta opción permite iniciar nuevos chats con el resto del equipo o con algún
MENÚ IZQUIERDO subconjunto del equipo. Puedes acceder a chats pasados y buscar por palabras
clave para encontrar conversaciones que te interesen.
Equipos: Dentro de tu Teams puedes tener diversos equipos a los que
pertenezcas, cada uno con sus conversaciones y sus documentos asociados. No
todos los miembros de tu Teams tienen que estar en todos los equipos. Cada
equipo tiene un fin exclusivo y por tanto está formado por unas personas. Al
seleccionar esta opción podrás ver en que equipos estás, agregarte a equipos de
otros si te dan permiso o crearte uno nuevo. El concepto de Equipo es análogo al
concepto de grupo en WhatsApp.
Calendario: Funciona de manera análoga a otros calendarios como el de Google.
Puedes programar citas o reuniones y visualizarlas dentro de un calendario con
vistas semanal, diaria o mensual.
Reunión: Al hacer clic en Calendario puedes programar una reunión (llamada
o videollamada) en ese momento haciendo clic en este botón.
Llamadas: Permite hacer llamadas o videollamadas a una persona de la
universidad que esté conectada a Teams.
Archivos: Aquí podemos ver y acceder a los archivos utilizados dentro del Teams.
… : Podemos instalar aplicaciones externas desde la tienda que puedes adquirir e
integrar dentro de Teams.
 INTERFAZ PRINCIPAL Gestionar tu usuario y la aplicación Teams

BARRA SUPERIOR: Búsquedas: A la derecha de la barra central se muestra tu id de usuario

y el Teams al que estas conectado.
Al hacer clic en tu id de usuario se despliega un menú
donde puedes:
• Cambiar la imagen de tu usuario
• Indicar si estás disponible, ocupado, etc.
• Definir un mensaje para cuando quieran comunicarse
contigo (por ejemplo, indicando que estas de vacaciones)
• Configurar Teams, donde se proponen diversas formas de
visualizar la información y otras características que puedes
personalizar.
• Además, si estás en un ordenador compartido puedes
Cerrar sesión.
Por otra parte, junto a tu id de usuario en la barra central
aparece un desplegable con el Teams al que estás
conectado.
El campo de texto central en la barra superior sirve para realizar múltiples búsquedas. Las más típicas son: Puedes pertenecer a varios Teams cada uno con sus equipos
• Buscar personas de tu organización. Teclea algunas letras del nombre o apellidos y salen las personas de de personas, susdocumentos y sus conversaciones
la universidad que cumplen ese patrón. asociadas. Pasar de uno a otro es fácil, basta seleccionarlo
• Buscar palabras clave para localizar alguna conversación o archivo. Se muestran mensajes, contactos o en el desplegable.
archivos que cumplen el patrón. También puedes acceder a canales o equipos con el patrón especificado.
• Además puedes buscar por multitud de comandos para acceder a cualquier información (tecleando /o
@)
• También puedes acceder a tu histórico de búsquedas como puedes ver en la figura (se había buscado
anteriormente los patrones “control de accesos” y “catálogo de servicios”).
Comencemos a trabajar
- Crea un equipo de trabajo
- Crea un canal para tratar un tema
- Otras características potentes en Microsoft Teams
- Planner
- Sharepoint
 Si hago clic en unirse a un equipo o crear
Crea un equipo de trabajo uno me muestra, las opciones:

Haciendo clic en esta opción del menú izquierdo, por comodidad,

sale el último grupo donde has trabajado. Haciendo clic en sus
equipos se visualizan todos los equipos a los que pertenezco dentro
del Teams y puedo crear o agregarme a equipos nuevos. Un equipo
es un grupo de personas con las que me relaciono para unos
objetivos concretos. Recuerda la analogía con los grupos de
WhatsApp. Si hago clic en me muestra, además de otros equipos
públicos de la empresa.

· Existe un equipo común de todo OyM, equipos por cada

emplazamiento y otros equipos de equipos mixtos Cobra-Clientes y
Cobra con subcontratas.

· Cobra OyM ha estandarizado unos equipos de trabajo y se ruega

coordinar con planificación y el Departamento Técnico la inclusión de
nuevos equipos cuando sea necesario.
Canales
Dentro de cada EQUIPO de trabajo, por ejemplo "O&M
Termosolar España", existe un nivel más pequeño de
organización que se llama CANAL. Los estamos usando
por temáticas, departamentos, por personas a las que
está dirigido, para un proyecto concreto, etc.

Los canales son de dos tipos:

· Canales Públicos: En los que todos los miembros
del equipo pueden participar, ver los comentarios,
acceder a los archivos del canal, etc.
· Canales Privados: Sólo los invitados y los
propietarios pueden verlo e interactuar con él.
Crea un canal para tratar un tema
Al hacer clic en el menú Izquierdo en esta opción se
muestran los equipos a los que pertenezco.
Selecciono el equipo al que me quiero dirigir.
En ese momento, en la pantalla central aparecen los
diversos canales que tengo establecidos en ese equipo.

Si tuviera que tratar 5 temas debería crear 5 canales y

cada canal tendría sus documentos, sus
tareas y sus conversaciones.
Vamos a crear uno. En pantalla vemos que no hay ningún
canal creado. Solo el General que se crea por defecto al
Crear Equipo. Para crear un canal hago clic junto al equipo
en el icono …:
 Crea un canal para tratar un tema
1. Hay varias pestañas:
- PRIMERA con el nombre del canal registra las actividades que se
desarrollan en el canal (publicaciones, chat …)
- SEGUNDA, archivos que contienen el canal (pdf, excel, Word)
son documentos interactivos que podrán modificarse a la vez
por todos los usuarios del canal
- + , se pueden agregar multitud de aplicaciones (Power BI,
SharePoint…)

2. Reuniones:
Se podrán programar reuniones puntuales o periódicas

3. Opciones básicas que muestra el canal al crearlo

Otras características potentes en Microsoft Teams
Chat
En la barra superior podemos ver diversas pestañas para:
• Acceder a añadir archivos para compartir en este chat,
• Acceso a la actividad del chat
• Acceso a la organización.
En la parte derecha podemos ver 4 iconos que permiten:
En una conversación escrita, Teams me permite realizar una serie
de acciones. Debajo de la caja de texto donde escribimos el
contenido del mensaje hay una serie de iconos donde destacamos:
Acceso a formato: Negritas, viñetas, hipervínculos…
Prioridad del mensaje: Estándar, importante o urgente que envía
notificaciones cada 2 minutos.
Adjuntar archivos al chat
Añadir emojis o stickers
Enviar el mensaje. También se puede enviar con la tecla ENTER. Si
se quiere hacer un salto de página debe especificarse ↑
Mayusculas y ENTER a la vez.
TRUCO: Para que alguien sepa que le he mandado un mensaje:
En la caja de texto escribo @y luego el nombre de alguien del
equipo, se le notifica a esa persona el mensaje.
Como hacer una Videollamada
Desde múltiples lugares en Teams tengo opción de iniciar una videollamada. EL icono que me permite hacerlo es . Al hacer clic me muestra una pantalla
donde se ve mi imagen, si dispongo de cámara en el dispositivo.

ANTES DE UNIRME A LA CONVERSACIÓN:

En la parte inferior donde se muestra mi imagen puedo realizar
las siguientes opciones:
• Activar /desactivar la imagen. En un momento dado puede
interesarme que no se vea mi imagen.
En ese caso, como muestra la figura, los demás miembros de la
videollamada verían la foto que tengo asociada a mi cuenta
• Activar/desactivar fondo: SI no quiero que se muestre lo que
hay detrás mio durante la grabación desactivo esa opción. Teams
me da a elegir entre poner una imagen de fondo o difuminar la
imagen.
• Activar/desactivar sonido: Igualmente a la imagen , en un
momento dado puede interesarme queno se transmita mi audio.
Cuando esté preparado, pulse el botón “Unirse ahora” y entre en
la videollamada
Como hacer una Videollamada
DESPUÉS DE UNIRSE A LA CONVERSACIÓN:
La pantalla mostrará todas las imágenes en vivo con las personas
que intervienen en la videollamada ( salvo aquellas que han
seleccionado no mostrar imagen).
Además de las opciones especificadas antes de unirse como
activar/desactivar video o activar/desactivar sonido puedo:
Compartir pantalla Se abre un menú con múltiples acciones donde
destacamos la posibilidad de grabar la videollamada.
Ocultar/mostrar chat: Como se puede ver en la Figura, a la
derecha de la pantalla se puede iniciar, durante la videollamada,
un chat conversacional en paralelo con los demás miembros de la
ideollamada.
Ocultar/mostrar contactos: En el mismo espacio a la derecha de la
pantalla se pueden mostrar los contactos que están en la video
llamada.
Colgar la llamada
Montar una reunión
Una funcionalidad muy potente de Teams es la posibilidad de programar reuniones que podrán ser videollamadas o llamadas con múltiples
usuarios. También permite especificar la ubicación si es presencial. Para crear una reunión, en el panel izquierdo, vamos a la opción
calendario, accedemos a la agenda de reuniones que tengamos programada en Teams:
Para programar una reunión: Pulsar en nueva reunión, se abrirá la siguiente ventana

• Título: La hemos llamado Seguimiento

Procedimiento Teletrabajo
• Invitar a personas: Hemos añadido los
asistentes. Simplemente escribiendo su
nombre en la caja de texto, el sistema nos
sugiere las personas que concuerdan con lo
escrito.
• Horario: Indicamos día y hora de inicio y final
de reunión.
• Periodicidad: Especificamos si la reunión es
periódica o puntual.
• …
 Planner
Aplicación muy similar a Trello, es una aplicación que permite administrar planes de trabajo, de tal forma que facilita asignar de manera organizada diferentes
actividades que se tendrán que realizar para cumplir con un plan, la fecha de entrega, así como el o los responsables de llevarla a cabo.

Tutoriales
- [Link]
- [Link]
- [Link]
SharePoint
Con Microsoft SharePoint puedes:

• Cree sitios de intranet, páginas, bibliotecas de documentos y listas.

• Agregue elementos web para personalizar el contenido.
• Muestre elementos visuales importantes, noticias y actualizaciones
con un sitio de grupo o comunicación.
• Descubra, siga y busque sitios, archivos y personas en toda la
empresa.
• Administre su rutina diaria con flujos de trabajo, formularios y listas.
• Sincronice y almacene los archivos en la nube para que cualquiera
pueda trabajar de forma segura con usted.
• Póngase al día de las noticias desde cualquier lugar con la aplicación
móvil.
Tutoriales
- [Link]
- [Link]
OneNote
Tu bloc de notas digital

¿Qué es y para qué se utiliza OneNote?

OneNote es su propio bloc de notas digital. Si
tiene un millón de ideas, de tareas pendientes o
de cosas que recordar, OneNote es la aplicación
perfecta para tenerlo todo bajo control.
Con OneNote, puede: Escribir notas o grabar
audio en su portátil.
 Forms
¿Qué es Microsoft Forms?
Microsoft Forms es una herramienta muy intuitiva que permite
en muy poco tiempo crear encuestas o formularios con
preguntas de opción múltiple, abiertas, clasificaciones y
muchas más opciones. Una vez se generan los formularios o
encuestas, se comparten con los usuarios que queremos que
respondan y estos, a través de cualquier navegador web o
incluso desde el móvil, acceden al archivo en línea.
Además, a medida que se van respondiendo las preguntas, los
resultados se mostrarán en tiempo real con estadísticas
detalladas en forma de gráficos muy visuales con la
información referente a cada pregunta. Los resultados también
pueden exportarse y descargarse en Excel para realizar un
análisis más avanzado.
[Link]
OneDrive
¿Qué es y para qué sirve OneDrive?
OneDrive es el servicio en la nube de Microsoft que le conecta a todos los archivos. Te permite almacenar y proteger
tus archivos, compartirlos con otros usuarios y acceder a ellos desde cualquier lugar en todos tus dispositivos.
Otras Aplicaciones
En la pestaña inferior del lado izquierdo "Aplicaciones" muestra las aplicaciones existentes para el entorno, divididas
por grupos: Populares, Microsoft, Educación ...
Teams es el lugar adecuado para trabajar . Las conversaciones son informales,
cortas y al punto. Se llama Equipos porque estás trabajando con... equipos
muy unidos . ¡Y eso incluye a personas externas que no están en su red!

Outlook está hecho para su ciclo abierto. Puede enviar un correo electrónico a
cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico, pero "Todavía no entiendo por qué
siempre quiere ver lo que dice en un correo electrónico para que alguien usaría Teams", considere cuántas
importante no lo reciba como un reenvío, ¿verdad? Entonces, el correo veces recibe correos electrónicos
electrónico es más formal, más concreto y menos arbitrario. Mantenga innecesarios, mensajes cortos en
Outlook para enviar mensajes oficiales a clientes, proveedores, etc. largas cadenas de correos
electrónicos que son difíciles de
recorrer, y respuestas de tipo
"está bien", "gracias" y
"entendido".
Odias esos correos
electrónicos . Le dices a la gente
que recibes demasiado correo
electrónico todo el
tiempo . Teams hace que estos
problemas de usabilidad sean
cosa del pasado