INFORMÁTICA PARA
DIRECTIVOS
ACCESS
BASE DE DATOS DE ESCRITORIO
DE ACCESS
Las bases de datos de escritorio de Access pueden
ayudarle a almacenar y realizar un seguimiento de
casi cualquier tipo de información, como inventario,
contactos o procesos empresariales.
ELEGIR UNA PLANTILLA
Las plantillas de Access tienen
tablas, consultas, formularios e
informes integrados que están
listos para usarse.
1. En Access, haga clic en > Nuevo.
2. Seleccione una plantilla de base de datos de escritorio y
escriba un nombre para la base de datos en Nombre de
archivo. (Si no ve una plantilla que le funcione, use el
cuadro Buscar plantillas en línea).
3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra
debajo del cuadro Nombre de archivo o hacer clic en el
icono de carpeta para seleccionar una.
4. Haga clic en Crear.
CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS DESDE CERO
1. En Access, haga clic en Nuevo > base de datos de
escritorio en blanco.
2. Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro
Nombre de archivo.
3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access
muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o hacer
clic en el icono de carpeta para seleccionar una.
4. Haga clic en Crear.
Agregar una tabla
1. En una base de datos, la información se almacena en
varias tablas relacionadas. Para crear una tabla:
2. Al abrir la base de datos por primera vez, verá una
tabla en blanco en la vista Hoja de datos donde puede
agregar datos. Para agregar otra tabla, haga clic en la
pestaña Crear > tabla. Puede empezar a escribir datos
en el campo vacío (celda) o pegar datos de otro origen
como un libro de Excel.
3. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga
doble clic en el encabezado de la columna y escriba el
nuevo nombre.
Haga clic en Archivo > Guardar.
Para agregar más campos, escriba la columna Hacer
clic para agregar.
Para mover una columna, selecciónelo haciendo clic en
el encabezado de columna y arrástrela hasta donde
quiera. También puede seleccionar columnas contiguas
y arrastrarlas todas a una nueva ubicación.
Copiado y pegado de datos
Puede copiar y pegar datos de otro programa como Excel o Word en una tabla de Access.
Esto funciona mejor si los datos se separan en columnas. Si los datos están en un programa
de procesamiento de texto, como Word, use etiquetas para separar las columnas o convertir
en un formato de tabla antes de copiar.
Si los datos necesitan editarse, como separar nombres completos en nombres y apellidos,
haga esto primero en el programa de origen.
Abra el origen y copie (Ctrl + C) los datos.
Abra la tabla de Access donde quiera agregar los datos en la vista Hoja de datos y péguelos
(Ctrl + V).
Haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre significativo.
Haga clic en > guardar y asigne un nombre a la nueva tabla.
Nota: Access establece el tipo de datos de cada campo en función de la
información que pegue en la primera fila de cada columna, por lo que asegúrese de
que la información de las filas siguientes coincida con la primera fila.
Cómo importar o vincular a datos
Puede importar datos de otros orígenes o vincularlos
desde Access sin mover la información desde el lugar
donde se almacenan. La vinculación puede ser una
buena opción si tiene varios usuarios actualizando los
datos y desea asegurarse de que ve la versión más
reciente o si desea ahorrar espacio de almacenamiento.
Puede elegir si desea vincular o importar datos para la
mayoría de los formatos.
El proceso difiere ligeramente según
el origen de datos, pero estas
instrucciones le ayudarán a empezar:
En la pestaña Datos externos, haga
clic en el formato de datos desde el
que va a importar o vinculando. Si
no ve el formato correcto, haga clic
en Más.
Nota: Si sigue sin encontrar el formato correcto, es posible que primero tenga que
exportar los datos a un formato de archivo compatible con Access (como un archivo de
texto delimitado).
1. Siga las instrucciones del cuadro de diálogo Obtener datos externos.
Al vincular, algunos formatos están disponibles como de solo lectura. Estos son los orígenes
externos desde los que puede importar datos o vínculos:
Importar Vínculo
Microsoft Excel Sí Sí
(solo lectura)
Microsoft Access Sí Sí
Bases de datos ODBC, tales como Sí Sí
las de SQL Server
Archivos de valores separados por Sí Sí
comas (CSV) o de texto (solo agregar nuevos registros)
Lista de SharePoint Sí Sí
XML Sí
Servicios de datos Sí
(solo lectura)
Documento HTML Sí Sí
Carpeta de Outlook Sí Sí
Organización de datos con el Analizador de tablas
Puede usar el Asistente para analizador de tablas para identificar rápidamente datos
redundantes. A continuación, el asistente proporciona una forma sencilla de organizar los datos
en tablas independientes. Access conserva la tabla original como copia de seguridad.
Abra la base de datos de Access que contiene la tabla que desea analizar.
Haga clic en Herramientas de base de datos > Analizar tabla.
Las dos primeras páginas del asistente contienen un breve tutorial con ejemplos. Si ve una casilla
con la etiqueta ¿Mostrar páginas introductorias?, active la casilla y, después, haga clic en
Atrás dos veces para ver la introducción. Si no desea volver a ver las páginas introductorias,
desactive Mostrar páginas introductorias.
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support.microsoft.com/es-es/office/introducci%C3%B3n-a-las
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