El Sistema SAP es un sistema de informacin que gestiona de manera integrada, "on-line", todas las reas funcionales de una empresa.
Las siglas SAP (System, Applications and Products) identifican a una compaa de sistemas informticos con sede en Alemania, que se introdujo en el mercado de los sistemas de informacin con un producto denominado SAP R/2, antecesor al SAP R/3.
Un Sistema de Informacin ERP es un sistema de Gestin de Recursos Empresariales, mejor conocido como ERP (Enterprise Resource Planning), el cual es un conjunto de aplicaciones con el fin de integrar muchas o todas las funciones de una empresa.
Con sede en Walldorf (Alemania), es el primer proveedor de aplicaciones de software empresarial en el mundo, que comercializa un conjunto de aplicaciones de software para soluciones integradas de negocios
La empresa SAP es considerada el tercer proveedor independiente de software del mundo y el mayor fabricante europeo. Con 12 millones de usuarios, 100.600 instalaciones, y ms de 1.500 socios.
SAP fue fundada en 1972 en la Ciudad de Mannheim, Alemania, por antiguos empleados de IBM. Despus de haber dominado el mercado, la empresa afronta una mayor competencia de Microsoft e IBM
A comienzos del 2006 fue anunciada una alianza muy importante entre SAP y Microsoft para integrar las aplicaciones ERP de SAP con las de Office de Microsoft bajo el nombre de proyecto "Duet".
La compra de SAP por parte de Microsoft habra sido uno de los acuerdos ms grandes en la historia de la industria del software, dado el valor de mercado de la alemana, de ms de 55.000 millones de euros (junio 2004).
SAP ofrece diseo y estrategias de procesos, as como, servicios permanentes que ayudan a emigrar los sistemas empresariales. Ayuda a sus clientes a dirigirlos durante dichas transiciones (SAP R/2), a los de clienteservidor (SAP R/3) y de estos a la arquitectura hacia la arquitectura orientada a los servicios (ESA).
SAP trabaja en el sector de software de planificacin de recursos empresariales (o ERP por las siglas en ingls de Enterprise Resource Planning). El principal producto de la compaa es R/3, en el que la R significa procesamiento en tiempo real y el nmero 3 se refiere a las tres capas de la arquitectura de proceso: bases de datos, servidor de aplicaciones y cliente. El predecesor de R/3 fue R/2.
SAP tambin ofrece una nueva plataforma tecnolgica denominada SAP NetWeaver. Esta convierte a SAP en un programa Web-enabled, lo que significa que estara totalmente preparado para trabajar con l mediante la web, se puede trabajar con SAP mediante cualquier navegador de internet si se tienen los componentes apropiados de SAP NetWeaver (SAP Portals).
El sistema SAP R/3 es un sistema integrado. Esto significa que una vez que la informacin es almacenada, est disponible a travs de todo el sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de informacin.
Tiene un conjunto de normas estndares en el rea de software de negocios y ofrece soluciones estndares para las necesidades enteras de informacin de una compaa.
El R/3 es un ERP (Enterprise Resource Planning) de origen alemn, creado por SAP. Es un sistema integrado de gestin que permite controlar todos los procesos que se llevan a cabo en una empresa, a travs de mdulos.
Las aplicaciones o mdulos de SAP R/3 se dividen en tres grandes reas: Financiera, logstica y de recursos humanos. Estos tres grupos no son independientes unos de otros. Adems de stos, existen otros componentes, llamados Cross Aplications, que son vlidos para todas las aplicaciones.
Los diferentes mdulos que componen el sistema R/3 son:
Finanzas FI (Gestin financiera) CO (Controlling o Contabilidad de costes) EC (Controlling Corporativo) IM (Gestin de inversiones) TR (Tesorera)
Logstica LO (Logstica general) SD (Ventas y Distribucin) MM (Gestin de Materiales) PP (Planeamiento de la produccin) PM (Mantenimiento) QM (Control de calidad) PS (Sistema de control de proyectos) WM (Gestin de almacenes)
Recursos Humanos PA (Administracin de personal) PD (Desarrollo y planificacin personal) IS (Solucin vertical para industrias)
Arquitectura cliente / servidor del sistema R/3. El sistema R/3 opera utilizando el principio cliente / servidor aplicado a varios niveles. Es altamente modular y se aplica fundamentalmente por medio del software, de forma que los modos de iteracin entre los diversos clientes y servidores puedan ser controlados.
PRINCIPIOS DE SISTEMA ABIERTO INCLUIDOS EN EL SISTEMA R/3. NORMAS INTERNACIONALES PARA INTERFAZ ABIERTA
TCP/IP. Protocolo de comunicaciones en red.
RPC. Incluido en ABAP/4 como RFC (Remote Function Call) Constituye la interfaz de programacin abierta de R/3, permitiendo que otros sistemas se conecten con las funciones de R/3.
CPI-C. Common Programming Interface-Communication). Utilizado para las comunicaciones programa-a-programa a travs de sistemas mltiples.
SQL. Structured Query Language.
ODBC. Open Data Base Connectivity. Son las normas utilizadas para el acceso abierto de los datos a los datos comerciales de R/3 en las bases de datos relacinales.
OLE/DDE. Object Linking and Embedding. Es el estndar principal para integrar las aplicaciones de las PCs con el sistema R/3.
X.400/X.500, MAPI. Messaging Application Programming Interface y EDI (Electronic Data Interchange) Son las normas para las comunicaciones externas.
SISTEMAS OPERATIVOS COMPATIBLES CON EL SISTEMA R/3 UNIX Open VMS MPE/iX Windows Server IBM OS/400 BASES DE DATOS COMPATIBLES CON EL SISTEMA R/3 Informix Oracle Adabas Sybase ASE IBM DB/2 Microsoft SQL Server
COMPATIBILIDAD ENTRE LAS PRESENTACIONES DEL TIPO FRONT-END
SAP-GUI (Interfaz grfica de usuario) es capaz de mostrar los resultados en forma de lista o grfico en la mayora de los sistemas de presentacin front-end, incluidos los siguientes:
Windows OSF/Motif OS/2PM Macintosh
El Sistema SAP R/3 consta, en la vista modular, de reas empresariales homogneas, que soportan las operaciones empresariales de una empresa y trabajan integradas en tiempo real.
La integracin en SAP se logra a travs de la puesta en comn de la informacin de cada uno de los mdulos y por la alimentacin de una b a s e d e d a t o s c o m n . Los mdulos funcionales de los que est compuesto el sistema SAP responden de forma completa a los procesos operativos de las compaas.
Gestin financiera (FI) Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.
Controlling (CO) Gastos generales, costos de producto, cuenta de resultados, centros de beneficio, etc.
Gestin de personal (HR) Gestin de personal, clculo de la nmina, contratacin de personal, etc.
Tesorera (TR) Control de fondos, gestin presupuestaria, etc.
Sistema de proyectos (PS) Grafos, contabilidad de costos de proyecto, etc.
Mantenimiento (PM) Planificacin de tareas, planificacin de mantenimiento, etc. Gestin de calidad (QM) Planificacin de calidad, inspeccin de calidad, c erti fic ado de, a vi so de c ali da d, etc .
Planificacin de producto (PP) Fabricacin sobre pedido, fabricacin en serie, Kanban, etc. Gestin de material (MM) Gestin de stocks, compras, verificacin de facturas, etc. Comercial(SD) Ventas, expedicin, facturacin, etc. Workflow (WF), Soluciones sectoriales (IS) Contienen funciones que se pueden aplicar en t o d o s l o s m d u l o s .
MDULO SISTEMA DE PROYECTOS
Con este mdulo se pueden distinguir los siguientes grupos de tareas como:
Planificacin aproximada inicial, con tiempos y valores establecidos desde un desglose de la estructura de trabajo o, al menos, desde un listado de los que hay que hacer. Planificacin ajustada, que puede utilizar elementos de costo o mtodos de clculo de costos unitarios e implicar la insercin manual de fechas crticas, detalles de las actividades, programacin automtica con R/3 y la identificacin de las actividades del camino crtico. Coordinacin de los recursos a travs de requisiciones de compras automticas y planes de reserva de materiales, control de inventario de existencia, planificacin en red del equipo de personas, capacidades, materiales, recursos operativos y servicios.
MDULO SISTEMA DE PROYECTOS
Seguimiento de los materiales, capacidades y fondos, toda vez que el proyecto se aprueba y ejecuta utilizando la administracin de presupuestos, la reserva y asignacin de fondos, comprobando su disponibilidad, as como la de los materiales y capacidades, con una alarma a la direccin del proyecto en caso de exceder ciertos lmites. Finalizacin del proyecto, con anlisis de los resultados y cancelacin.
MDULO PLANIFICACIN Y CONTROL DE LA PRODUCCIN
Este mdulo ha sido diseado para ser utilizado en cualquier sector industrial. Provee procesos comprensivos para todo tipo de manufactura. El enfoque clsico de la planificacin de los requisitos de material (MRP II) parte de la planificacin de las operaciones que debe llevarse a cabo, tanto en el rea de ventas o pedidos, como en la de proyectos. A partir de esta fase inicial el sistema ofrece mtodos aceptados de planificacin y control de los materiales hasta la entrega misma de los productos. La administracin integrada de la cadena de suministro es el mtodo que utiliza SAP para construir y soportar la planificacin y el control de la produccin.
MDULO MANTENIMIENTO DE PLANTA
Provee una planeacin y el control del mantenimiento de la planta a travs de la calendarizacin, as como las inspecciones, mantenimientos de daos y administracin de servicios para asegurar la disponibilidad de los sistemas operacionales, incluyendo plantas y equipos entregados a los clientes.
MDULO ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD
Monitorea, captura y maneja todos los procesos relevantes relacionados con el mantenimiento de la calidad a lo largo de la cadena de suministros, coordina la inspeccin de los procesos e inicia la correccin de medidas e integra laboratorios de s i s t e m a s d e i n f o r m a c i n .
MDULO VENTAS Y DISTRIBUCIN
El diseo de este mdulo hace hincapi en el uso de una estrategia de ventas que responda a las condiciones del mercado. Al personalizar el sistema, una de las prioridades debe de ser desarrollar una estructura de datos que pueda registrar, analizar y controlar las actividades que satisfagan a los clientes y que reporten un beneficio adecuado en el siguiente ejercicio contable y en el futuro. Este mdulo proporciona un conjunto de registros maestros de datos y un sistema de transacciones comerciales documentadas.
MDULO RECURSOS HUMANOS
La mayora de los componentes del mdulo HR de Recursos Humanos pueden implementarse de forma gradual segn se vaya necesitando. Algunos pueden configurarse como sistemas autnomos, como una etapa de transicin antes de tener una instalacin totalmente integrada a SAP. Los mdulos constituyentes de la aplicacin HR de Recursos Humanos han sido diseados para cubrir dos apartados importantes de la empresa, el financiero y el relativo a las calificaciones de los trabajadores.
MDULO ADMINISTRACIN DE MATERIALES
El objetivo del mdulo MM-Administracin de materiales es proporcionar un soporte detallado de las actividades diarias para todo tipo de empresa que consuman materiales en sus procesos de produccin, incluidos la energa y los servicios.
El sistema SAP R/3 a partir de la Versin 4.0x, incorpora la funcionalidad de Gestin Organizacional por medio del mdulo de Recursos Humanos (HR, por sus siglas en ingls), lo cual permite definir la estructura organizativa y funcional de la Compaa, mediante el plan organizacional. El sistema SAP R/3 cuenta con un mdulo para realizar la administracin de la seguridad y de los usuarios a nivel del sistema, denominado Basis. Una de las principales caractersticas de dicho mdulo es la administracin de seguridad y accesos a las distintas aplicaciones de negocio implantadas, como por ejemplo: Gestin de Materiales (MM), Ventas y Distribucin (SD), Contabilidad Financiera (FI), Recursos Humanos (HR), Gestin de Calidad (QM), Planificacin de Mantenimiento (PM).
Un plan organizacional es un conjunto de informacin que describe la estructura organizativa y el ambiente funcional de la compaa; ste debe contar con los elementos denominados objetos predefinidos del sistema SAP R/3, los cuales se mencionan a continuacin: Unidad Organizacional: representa un departamento o unidad de la compaa. Ejemplo: Departamento de Ventas, Departamento de Finanzas. Trabajo (Job): es la clasificacin que recibe la funcin que se realizar en una unidad organizacional. Ejemplo: gerente de ventas, analista de cuentas por cobrar. Posicin: representa una asignacin especfica a los empleados de una unidad organizacional y que ser ocupada por una persona (empleado). Ejemplo: gerente de ventas de Caracas, gerente de ventas de Maracay, a n a l i s t a d e c u e n t a s p o r c o b r a r .
Tareas: descripcin de las actividades que debe realizar cada posicin dentro de la unidad organizacional. Ejemplo: crear pedido, aprobar v e n t a , r e g i s t r a r a s i e n t o c o n t a b l e .
El objetivo principal de disear y desarrollar el plan organizacional en el sistema SAP R/3, es el de integrar la administracin de usuarios a la estructura organizacional de la Compaa, lo cual permitir simplificar y minimizar las actividades realizadas por los administradores de usuarios.
Un esquema de seguridad en un ambiente SAP R/3, podra definirse como un conjunto de directrices, que en concordancia con las polticas y procedimientos de las reas de negocio apoyadas por el sistema SAP R/3, sistematizan y codifican la administracin de las autorizaciones que se deben otorgar a los usuarios definidos en el sistema. El principal componente de un esquema de seguridad en un ambiente SAP R/3, son las denominadas Matrices de Roles. Los roles se traducen dentro del sistema SAP R/3 en lo que comnmente se conoce como grupos de actividades (papeles).
Un esquema de seguridad SAP R/3 basado en un plan organizacional, consiste en asociar los grupos de actividades (papeles) a cada una de las posiciones definidas en el Plan Organizacional. Para ello, es necesario contar con Matrices de Roles claramente definidas y aprobadas por las unidades de negocio que apoya el sistema SAP R/3, debido a que en stas radica una adecuada definicin de segregacin de funciones en el ambiente de seguridad de acceso a las funcionalidades del sistema.
MATRIZ DE ROLES
Problema Solucin
Administrar la asignacin de los grupos de actividades (papeles) directamente a los usuarios puede llegar a ser incmodo y resulta en implantaciones muy largas.
Construir grupos de actividades (papeles) basados en objetos organizacionales, por ejemplo posiciones (gerente de ventas, analista de cuentas por cobrar, etc).
Debido a que las funciones de los usuarios del sistema SAP R/3 pueden variar sus autorizaciones deben ser constantemente revisadas.
Asignar grupos de actividades (papeles) al plan organizacional. Los usuarios heredarn las autorizaciones de acuerdo a su posicin en el plan organizacional.
La implantacin de este esquema basado en un plan organizacional, inducir a la Compaa a modificar la manera tradicional de realizar la administracin de la seguridad en un ambiente SAP R/3, lo que generar mltiples beneficios para sta:
Facilita la administracin de los usuarios e incrementa el control de acceso a los mdulos instalados.
La rotacin de personal o contratacin de personal nuevo, no crear inconsistencias en los accesos otorgados a stos, ya que estarn asociados al cargo que desempearn dentro de la Compaa. La auditoria de seguridad de accesos en el ambiente SAP R/3, se realizar con base a las posiciones definidas en el plan organizacional, lo cual permitir una ms clara c omp re nsi n d e l os ac c esos ot o rga do s a l os usuari os de fi ni do s .
adopta SAP R/3. Con una inversin de 20 millones de dlares, la Petroqumica de Venezuela (Pequiven) implant la solucin R/3 de SAP. A finales del ao 1991, el Complejo del Tablazo estaba en plena expansin, y surgi la necesidad por parte de la directiva de Pequiven de controlar los costos y triplicar la produccin. En la actualidad, la produccin de Pequiven llega a 7 millones de toneladas mtricas. Pequiven era una empresa de fertilizantes controlada por el gobierno y cuando comenz la expansin del Tablazo tuvo que controlar los costos", explic Edgar Alizo, gerente de implantacin SAP para Pequiven. Para lograrlo iniciaron la estandarizacin de los procesos sobre la plataforma SAP R/2. La actualizacin al sistema R/3 comenz hace dos aos, y signific renovacin de hardware, redes, servidores, adquisicin de licencias, manejadores de bases de datos, ms la participacin de un g r u p o e s p e c i a l i z a d o d e c o n s u l t o r e s .
El R/3 controla los sectores financiero, materiales, produccin, ventas y distribucin. En el proceso se evaluaron las soluciones de People Soft, Oracle y SAP. Esta ltima gana la licitacin, y se realiza un value contract para todas las empresas filiales de Pequiven. Con esto controlan las licencias, consultora necesaria y soporte. Pequiven desarroll una serie de planes para eliminar el "no s" de los trabajadores y adecuarlos al cambio de la empresa; adiestrarlos para eliminar el "no puedo" y un plan organizacional para eliminar el "no quiero". La transformacin signific una integracin por parte de los proveedores y clientes donde se interconectan todos los sistemas. "Es un reensamble de la empresa. Se pasan de sistemas verticales a procesos o ciclos integrados".
En el rea tecnolgica, los sistemas centralizados mainframe pasaron a sistemas abiertos (cliente/servidor). La plataforma de trabajo corre en UNIX, y el sistema operativo es Windows NT. Las mquinas de trabajo son en su mayora IBM y HP. Cuentan con un servidor de base de datos con tecnologa Oracle, y tres servidores de aplicaciones. Las comunicaciones se hacen a travs de la red de fibra ptica de la industria, y en c a s o d e f a l l a s c u e n t a n c o n e l s o p o r t e d e C a n t v. El cambio de plataformas representa para Pequiven reducciones en las reas financiera, de produccin, cobranzas y en el manejo de los inventarios.
Para los empleados, el cambio no fue tan brusco. La transformacin de plataformas fue evidente, pero la manera de trabajar se mantiene. Los controles en las ventas, distribuciones e inventarios ahora son parte de un proceso integrado.
El sistema SAP comprende muchos mdulos completamente integrados, que abarcan prcticamente todos los aspectos de la administracin empresarial. Cada mdulo realiza una funcin diferente, pero esta diseado para trabajar con otros mdulos. La caracterstica ms importante del sistema SAP es que la informacin se comparte entre todos los mdulos que la necesiten y que pueden tener acceso a ella. La informacin se comparte, tanto entre mdulos, como entre todas las reas. SAP se constituye con herramientas ideales para cubrir todas las necesidades de la gestin empresarial, sean grandes o pequeas, en torno a administracin de negocios, sistemas contables, manejo de finanzas, contabilidad, administracin de operaciones y planes de m e r c a d o t e c n i a , l o g s t i c a , e t c .
La empresa SAP proporciona productos y servicios de software para solucionar problemas en las empresas que surgen del entorno competitivo mundial, los desarrollos de estrategias de satisfaccin al cliente, las necesidades de innovacin tecnolgica, procesos de calidad y mejoras continuas, as como, el cumplimiento de normatividad legal impuesta por l a s i n s t i t u c i o n e s g u b e r n a m e n t a l e s . La implantacin de un esquema de seguridad en un ambiente SAP R/3 basada en un plan organizacional adecuadamente definido, le permitir a la Compaa estandarizar y controlar los accesos que se otorgan a los usuarios que ingresen al sistema, adems le permitir reducir los costos de administracin de usuarios y disminuir el riesgo de poseer personal, realizando actividades incompatibles dentro del sistema SAP R/3. Una de las empresas venezolanas que aplica hoy en da el Sistema SAP es PEQUIVEN, quien a obtenido beneficios tanto cualitativos como cuantitativos, como por ejemplo reducciones en las reas financieras, de produccin, cobranzas y en el manejo de los inventarios .
