TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
SECUNDARIAS
Paula Camila Prieto Miranda
Ficha: 2501736
Bogotá D.C.
2023
¿Qué es una transferencia documental? Es el proceso técnico, legal y administrativo en el que se entregan los documentos de acuerdo a lo
establecido en las Tablas de Retención o Valoración Documental al Archivo Central o Histórico según sea el caso.
ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO
Transferencia Transferencia
primaria secundaria
Archivo activo Archivo semi-activo Archivo inactivo
Las transferencias primarias se hacen cuando los documentos tienen valores primarios y las transferencias secundarias cuando los documentos
tienen valores secundarios.
Decreto 1080
de 2015
VALORES PRIMARIOS
Testimonio de los procesos y actividades que
Valor administrativo realiza la entidad.
Testimonio de los derechos y obligaciones legales
Valor legal que tiene la entidad.
Documentos de archivo útiles para el Tesoro y la
Valor fiscal Hacienda Pública.
Documentos que soportan las cuentas, los
ingresos, egresos y movimientos económicos que
Valor contable haga la entidad.
Documentos producidos o recibidos en virtud de
Valor técnico su misión institucional.
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VALORES SECUNDARIOS
Valor histórico Documentos útiles para la reconstrucción de la
historia o memoria de una comunidad.
Documentos que registran información
Valor científico importante para la creación de conocimiento.
Documentos que dan testimonio de la cultura de
una comunidad y que son útiles para el
Valor cultural conocimiento de su identidad.
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Proceso para realizar una transferencia
documental secundaria:
Validar
Verificar
Organizar
Diagnosticar
VERIFICAR
¿Qué series y subseries debemos
transferir?
1. Series y subseries a
¿Ya pasó el tiempo de retención
transferir.
indicado en TRD y TVD? ¿Son de
2. Cumpliendo de tiempos de
Conservación Total o Selección? ¿Sus
retención (Tablas de
tiempos de retención son acordes a la
Retención o Valoración
normatividad?
según sea el caso).
3. Inventario documental.
¿Cuenta con inventario documental?
¿Están descritas adecuadamente las
series y subseries a transferir en dicho
instrumento?
Las Tablas de Retención Documental
Las Tablas de Valoración Documental
(TRD) son un listado de series, con sus
(TVD) son un listado de asuntos o series
correspondientes tipos documentales, a las
documentales a los cuales se asigna el
cuales se les asigna el tiempo de
tiempo de permanencia, así como su
permanencia en cada etapa del ciclo vital
disposición final
de los documentos.
DIAGNOSTICAR
¿El Fondo Documental
está listo para ¿Cómo están las
transferir? unidades de
conservación?
¿Los documentos
tienen algún signo de
deterioro?
¿Los documentos
cumplen con los
¿El Fondo Documental requisitos de
está correctamente reprografía,
clasificado, ordenado y digitalización,
descrito? microfilmación?
ORGANIZAR
Dependiendo la información recolectada en el Diagnóstico previamente hecho se realiza el Plan de Transferencias Documentales Secundarias,
el cual se presenta al Archivo General de la Nación quien lo evalúa y aprueba mediante firma estipulando bajo qué condiciones se recibirá el
fondo y qué acciones anteriores a la entrega debe realizar la entidad encargada de enviar sus documentos. Una vez hecho esto, la empresa
inicia con el proceso de organización de sus documentos.
Clasificación Ordenación Descripción
Es la labor intelectual mediante la cual Es el proceso mediante el cual se Proceso de análisis de los
se identifican y establecen las series y establece la claridad de las relaciones documentos de archivo o de sus
subseries de una empresa según el internas entre los documentos que agrupaciones que permite su
fondo, la sección y la subsección, es conforman las series y subseries identificación, localización y
decir, de acuerdo a la estructura previamente clasificadas. recuperación de su información para
orgánico -funcional. la gestión y para la investigación.
✔ Depuración.
✔ Foliación. ✔ Inventario documental.
✔ Cuadro de Clasificación. ✔ Rotulación. ✔ Base de Datos según noma ISAD
✔ Limpieza y desinfección en caso G.
de ser necesario.
✔ Reprografía.
El Plan de Transferencias Secundarias debe contener: Informe técnico
detallando los procesos de organización y conservación, CCD, TRD o
TVD, inventario documental, base de datos, cronograma y normativa.
VALIDAR
Verificación de Entrega de
Firma de acta
requisitos transferencia
✔ Plan de transferencias Se reciben los documentos El ingreso se legaliza a través
documentales secundarias junto con su inventario tanto del Acta de Entrega, El acta
✔ Cronograma de físico como digital. debe contener los siguientes
transferencias secundarias ítems:
✔ Informes técnicos de ✔ Fecha de legalización de la
validación de requisitos. transferencia documental
✔ Nombre del fondo
documental
✔ Periodos, si aplica
✔ Fechas extremas
✔ Volumen, soportes o peso.
✔ Señalar en qué soporte se
reciben los inventarios
documentales y número de
registros.
✔ Firma de la entidad que
transfiere y firma de quienes
reciben.
WEBGRAFÍA
❑ Archivo General de la Nación. Guía: Lineamientos Técnicos para Transferencias Documentales Secundarias. Archivo General de la Nación.
2021. Disponible en: [Link]
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❑ División de Clasificación y Descripción AGN. Cartilla Ordenación Documental – Archivo General de la Nación. 2003. Disponible en:
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❑ Grupo de organización descripción y reprografía AGN. La foliación en Archivos. Archivo General de la Nación. 2009 disponible en:
[Link] os/Publicaciones/[Link]
