NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA
DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Semana 16
Gestión de la documentación farmacéutica
Logro:
1. Al finalizar la sesión, el estudiante define y
explica, Programa de Actividades en la Gestión
Documental, mediante informaciones obtenidas.
TEMARIO
• NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. Normatividad Farmacéutica vigente relacionada a la Archivística
2. Archivística y Gestión Documental Farmacéutica
3. Programa de Actividades en la Gestión Documental
• Saberes previos:
• ¿Saben en que consiste el programa de gestión documental?
• VISUALIZAR EL VIDEO
• Video capacitación Programa Gestión Documental - YouTube
• [Link] › watch
• Después de visualizar el vídeo, comentar.
• Responder:
• ¿Qué pasaría si no hubiese programas de gestión documental?
• ¿Será necesario contar con estos programas?
NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
• Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA): •
Instrumento de gestión archivística que determina las agrupaciones
documentales y establece los valores y periodos de retención de cada una
de las series documentales independientemente de su soporte.
• La gestión documental es una herramienta fundamental en cualquier
empresa, y en el sector farmacéutico no es la excepción. La correcta
gestión de los documentos en una farmacia puede marcar la diferencia
entre una dispensación de medicamentos segura y eficiente, y una que
ponga en riesgo la salud de los pacientes.
• Son las políticas y normas de carácter obligatorio, emitidas por el Archivo
General de la Nación, la cual tiene su fundamento de validez en línea con
la Ley N° 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos, y que tienen
por objeto regular las relaciones y actuaciones en los archivos que
integran el Sistema Nacional de Archivos.
Normatividad Farmacéutica vigente relacionada a la Archivística
• Las buenas prácticas en la gestión documental son importantes para todos los
sectores, pero para las compañías farmacéuticas, si cabe, teniendo en cuenta .
La composición incorrecta de un
medicamento, las instrucciones de uso
desactualizadas o la consulta del historial
médico equivocado pueden acarrear graves
riesgos para la salud y para la industria
• Recordemos que el sector farmacéutico es amplio e incluye a todas las
empresas dedicadas a la fabricación, preparación y comercialización de
productos químicos medicinales para el tratamiento y la prevención de
enfermedades.
Laboratorios
farmacéuticos Droguerías Farmacias y
boticas
Farmacias
hospitalarias y
del sector Almacenes
privado Botiquines especializados
El rubro farmacéutico, maneja mucha documentación, apoyadas en
reglamentos, leyes y decretos supremos no solo gestiona datos relacionados
con la salud, también maneja documentación laboral y de propiedad, entre
otras.
POEs, Manuales, Reportes de
inventarios, facturas órdenes de
compra, documentación de
Oficinas capacitación del personal,
Farmacovigilancia, MOF,
farmacéuticas cuadernos de reporte de
temperatura y humedad, libros de
psicotrópicos,etc
• En una farmacia, existen multitud de actividades relacionadas con
historial de compras, número de pedidos, proveedores, análisis de nuevos
medicamentos, fichas técnicas, dispensación a hospitales, etc., que
contribuyen a mejorar la productividad y la atención de los clientes.
• Este flujo de actividad requiere la presencia de soluciones documentales
que cumplan con la legislación del sector y permitan obtener los
certificados necesarios.
Archivística y Gestión Documental Farmacéutica
• Las recetas, los POE o, incluso, los pedidos están sujetos a leyes
y normas de archivación.
• Las normativas más importantes a tener en cuenta son
las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM)
• Las Buenas Prácticas de laboratorio
• Las buenas prácticas de Almacenamiento
• D.S 014-2011- S.A De establecimientos farmacéuticos
• Ley 29459 De productos farmacéuticos, Dispositivos médicos y
productos Sanitarios.
Programa de Actividades en la Gestión Documental
• Estos procesos son: producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta y disposición final.
• El Programa de Gestión Documental – PGD, es el Conjunto de
actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su disposición final1 , con el fin de
facilitar su uso y conservación, a su vez, especifica las operaciones para el
desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de la
entidad.
Programa de Actividades en la Gestión Documental
• Estos procesos son: producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta y disposición final.
• Actividades La producción documental comprende los aspectos de origen,
creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de
las funciones propias de cada entidad o dependencia.
Órdenes de compra, protocolo de
análisis, órdenes de producción,
Laboratorios documentos de inventario,
almacenamiento, documentación del
farmacéuticos
personal, etc
Programa de Actividades en la Gestión Documental
• Creación y diseño de documentos.
• Medios y técnicas de producción y de impresión.
• Determinación y selección de soportes documentales (CD-ROM, DVD,
discos duros, microfilme).
• Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
• Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
Programa de Actividades en la Gestión Documental
• Determinación de uso y finalidad de los documentos.
• Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de
la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas
autorizadas.
Programa de Actividades en la Gestión Documental
• Normalización de la producción documental
• Identificación de dependencias productoras.
• Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y
formularios regulados en los instructivos, guías, manuales de procesos y
procedimientos .
•
Programa de Actividades en la Gestión Documental
• Control de la producción de nuevos documentos.
• Determinación de la periodicidad de la producción documental
• En el día a día , se generan constantemente ingentes cantidades de
material documental, sea por la digitalización de documentos o su
generación electrónica, lo que puede dar lugar a no pocos problemas de
organización y flujo de trabajo.
4. Experimentar
Actividad sincrónica
Realizar un organizador
gráfico del Programa de
Actividades en la Gestión
Documental en el rubro
farmacéutico
Extraído de:
[Link]
[Link]
5. Evaluar
Metacognición
¿Qué aprendimos hoy?
Respuestas mediante Padlet
¿Qué dificultades tuvimos?
¿Para qué nos sirve lo aprendido?
5. Evaluar
Consultas
REFERENCIAS
• Gestión documental en el sector farmacia. Recuperado de.
[Link]
ia
Manual de buenas prácticas de almacenamiento de productos
farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios. Recuperado
de:Manual de buenas prácticas de almacenamiento ...
Gobierno del Perú
[Link] › cenares › informes-publicaciones
Muchas gracias
