ORDENAR DATOS EN EXCEL
R E L AT O R : M A U R I C I O A G U I L E R A C .
En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos
utilizando los comandos Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a
A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario solamente se
ordenarán algunos de los datos.
Ordenar columnas en Excel
Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de los datos.
Debes seleccionar una celda de la columna que deseas ordenar
y en la ficha Inicio hacer clic en el botón Ordenar y filtrar y
seleccionar el comando Ordenar de A a Z para ordenar
alfabéticamente o en caso de que sean datos numéricos ordenar
del más pequeño al más grande. Si necesitas un ordenamiento
del más grande al más pequeño deberás utilizar el comando
Ordenar de Z a A.
Ambos comandos los puedes encontrar también en la
ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar. Observa el
siguiente ejemplo donde ordenaré los datos de manera
ascendente y descendente utilizando los comandos
correspondientes.
Orden personalizado en Excel
Excel nos permite ordenar los datos en un rango por cualquiera
de sus columnas utilizando el comando “Ordenar de A a Z”
para aplicar un orden ascendente o el comando “Ordenar de Z
a A” para un orden descendente pero existen ocasiones en las
que necesitamos aplicar un orden personalizado en Excel.
El comando Orden
personalizado en Excel
El comando Orden
personalizado se
encuentra en la ficha
Inicio > Modificar >
Ordenar y Filtrar.
Este comando abrirá el cuadro de diálogo Ordenar el cual nos
permitirá ordenar los datos por múltiples columnas e inclusive
ordenarlas por el color de las celdas. También podremos crear
un orden personalizado para cualquiera de las columnas
basándonos en una lista personalizada.
Ordenar por varias columnas en Excel
Cuando trabajamos en Excel es muy fácil ordenar una tabla de
datos por cualquiera de sus columnas ya sea de manera
ascendente o descendente, pero a veces necesitamos ordenar
por varias columnas y la única manera de hacerlo es utilizando
el cuadro de diálogo Ordenar.
Por ejemplo, considera un rango de datos con información
sobre órdenes de compra donde queremos ordenar la
información por el nombre de la ciudad y posteriormente por
la fecha de la orden. Todo comienza por seleccionar cualquiera
de las celdas de datos y pulsando el comando Inicio >
Modificar > Ordenar y Filtrar > Orden personalizado.
Una vez que se abre el cuadro de diálogo deberás elegir las
opciones para el primer nivel que son tres: Columna, Ordenar
según y Criterio de ordenación. Para la
opción Columna encontrarás una lista con todos los
encabezados de columna de la tabla de datos y solo deberás
elegir aquella por la cual se realizará el ordenamiento. Para
nuestro ejemplo será la columna Ciudad.
La opción Ordenar según la dejaremos con su valor
predeterminado que es Valores y la opción Criterio de
ordenación como A a Z ya que deseamos aplicar un orden
ascendente en la columna Ciudad. Para agregar un segundo
nivel de ordenación debes pulsar el botón Agregar nivel lo cual
nos permitirá indicar la segunda columna por la cual deseamos
ordenar los datos.
Observa que al detectar que la columna Fecha orden es de
tipo fecha, las opciones para el Criterio de ordenación cambian
y podemos seleccionar la opción De más antiguos a más
recientes que nos permite ordenar las fechas de manera
ascendente. Para aplicar los dos niveles de ordenación
definidos debemos pulsar el botón Aceptar y obtendremos un
resultado como el siguiente:
Las ciudades han sido ordenadas alfabéticamente y en el
caso de la ciudad de Monterrey se ha colocado primero la
orden del mes siete y posteriormente la del mes ocho. De
esta misma manera podrás agregar tantos niveles de
ordenación como necesites y Excel aplicará cada uno de
ellos en el orden indicado.
